К. С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген

Вид материала

Документы

Содержание Адм. организация Процессы управления персоналом Адм. организация Общий обзор процесса

Подобный материал:

• Ван Дейк Антонис (1599—1641), 76.1kb.
• Тойн А. ван Дейк вопросы прагматики текста, 1064.11kb.
• Хенри ван де вельде, 90.42kb.
• Президентская администрация М. Ван Бюрена (1837-1841 годы) § Путь к президентству, 229.14kb.
• Ван Эйк (van Eyck) Ян (около 1390-1441), нидерландский живописец, 43.2kb.
• Тема I: Реформы Ван Мана и крушение первой династии Хань, 73.37kb.
• Внеклассное мероприятие «Безумная любовь моя Бетховен!» «Благодарить, где только можешь,, 59.91kb.
•  Величайший живописец эпохи Возрождения Ян ван Эйк (ок. 1390-1441) открывает плеяду, 112.34kb.
• Ме­то­ди­ки фор­му­ван­ня сти­лі­с­ти­ч­них умінь май­бу­т­ніх учи­те­лів по­ча­т­ко­вих, 430.88kb.
• Лицензированная медсестра, Эрик Ван Вийнгаерден, доктор медицинских наук, Херман Боббаерс,, 1773.58kb.

3. Оценка физической емкости файла. В ходе этой оценки необходимо отслеживать влияние изменений на физическую организацию файла. Следует рассмотреть, является ли целесообразной компь­ютеризация ручных картотек. Что касается использования ком­пьютерных распечаток или форм, то следует рассмотреть приме­нение методов микропамяти (микрофиша, микрофильм и т. д.), приводящие к экономии. Эта экономия достигается в областях

производства, поиска и храпения (экономия места) наборов данных. Помимо этого, следует обдумать замещение документов, которые должны быть сохранены на основе требований закона и подпадают под ряд ограничений. Может потребоваться пра­вительственное одобрение. Одним из условий получения этого одобрения является наличие управляемых процедур, которые гарантировали бы полное и точное документирование данных.

Постоянное снижение стоимости персональных компьюте­ров дает все больше оснований для компьютеризации файлов дан­ных. Она также может затрагивать файлы для личного исполь­зования. Недавно выпущенные пакеты программ управления файлами использовать очень легко, они предлагают диапазон до­полнительных возможностей сортировки и выбора.

Иногда рекомендуется менять физическую структуру фай­лов без применения передовых методов; к примеру, путем вне­дрения специальных методов выбора или преобразования набо­ров данных на бумаге в файлы документов. Следует обдумать тот факт, что наиболее важными затратами в управлении набо­рами данных являются затраты на персонал. Затраты на управ­ляемый (регулируемый) материал обычно играют меньшую роль.

В. Оценка эффективности организации файлов, используемых одним или несколькими административными бизнес-процессами

Эта оценка выявляет ненужные дублирования, связанные с вводом данных в один или несколько файлов в рассматриваемом процессе, а так­же в других процессах в рамках организации. Списки покупателей явля­ются хорошей иллюстрацией ненужного дублирования. Также необходи­мо провести анализ ненужного дублирования и других непроизводитель­ных мероприятий при использовании и обновлении файлов. Оценка дол­жна включать в себя файлы, которые хранятся в оборудовании по обра­ботке данных как в больших универсальных ЭВМ, так и в микроЭВМ. Необходимо учитывать, что неэффективность дизайна наборов данных не всегда можно легко исправить. Часто для усложненных приложений отсутствует возможность изменения компьютеризированных файлов в краткосрочном периоде, поскольку все эти файлы связаны с трудоемки­ми перестройками программы. С другой стороны, пространственные (гео­графические) или функциональные расстояния (к примеру, файлы, нахо­дящиеся в разных отделах), которые основываются на соображениях, не связанных с производительностью, не единственные соображения, отно-

Дата:	01 - 30 - 1992	Код документа:
Проект:	Адм. организация	Фаза проекта:	Анализ
Команда, работающая над проектом:	Персонал	Предметная область:	Процессы управления персоналом
Составитель документа:	Дж. Виллемс	Предмет: Применение файлов данных по персоналу

Рисунок 4.Е Схема содержания наборов данных

сящиеся к местоположению файла (к примеру, доступность информации, если возможности (способности) обработки данных или файлы данных не доступны). Проведение такого рода анализа не всегда целесообразно. Рекомендуется перед началом проведения анализа сформировать широ­кую схему возможностей изменений.

Оценку организации файла можно найти на Рисунках 4.Е и 4.F. На Рисунке 4.Е сравниваются друг с другом различно применяемые файлы по первичной записи или первичному вводу информации (критерий вы­бора), элементы, к которым относится файл (такие как данные о персона­ле, данные об акциях и т. д.), и характеристики (информация) о каждом из этих элементов, хранящиеся в файлах. Рекомендуется составлять план отдельного обзора для каждого элемента. На Рисунке 4.F для каждого мероприятия указаны наборы данных и характеристики, связанные с ме­роприятием. Система кодирования отмечает, был ли файл обновлен, зап­рашивались или заимствовались из него данные, файл истощился или данные были удалены из него. В схеме мероприятия по сортировке пред­ставлены кружками, квадратами и т. д. Файл, относящийся к мероприя­тиям, обозначен буквами А, Б, В и т. д. Эти буквы соответствуют коду файла на Рисунке 4.Е.

В сфере бизнес-консалтинга для заполнения схем используются микрокомпьютеры. Преимуществом использования микрокомпьюте­ров является то, что они снимают ограничения физических рамок форм, представленных на Рисунках 4.Е и 4.F. Кроме того, можно применять автоматизированный подсчет, немедленно будут выявляться дублиро­вания и пропуски. Также из-за использования автоматизированных сим­волов и простых процедур коррекции снижается время обработки.

На основе Рисунков 4.Е и 4.F, а также на основе документации по процессу (в соответствии с методиками, описанными в главе 3), можно сформировать мнение результативности и эффективности дизайна и при­менения различных методик. Возможности комбинации файлов и концен­трации мероприятий могут быть проанализированы на основе этого мне­ния. На основе этих рисунков можно сделать вывод о том, что существу­ют значительные дублирования между информацией в анкете (форме) пер­сонала, графике работы персонала и в форме компьютерного ввода ин­формации. Далее целесообразно рассмотреть:

• Можно ли исключить график работы персонала, поскольку ан­кета персонала и компьютерные данные могут использоваться как справочная информация.
  
• Может ли небольшое количество данных, которые задокументированы в анкете персонала, а в не в графике работы персона­ла, быть записаны в графике работы персонала или в компью­тере, или требуемую справку надо брать в других файлах.
  

Дата: 30-01 - 1992	Код документа:
Проект: Адм. организация
Команда, работающая Персонал над проектом:	Предметная область: Процессы управления персонапом
Составитель документа: Дж. Виппемс	Предмет: Файлы, применяемые при обработке данных о недавно поступивших на работу

Рисунок 4.F Схема использования наборов данных

• Могут ли образовательный план и график поездок быть ском­бинированы с оставшимся набором данных.
  
• Могут ли данные, занесенные в различные формы и графики (обучение, путешествия, затраты, выходные и данные о персо­нале), быть записаны вместе в одном файле в микрокомпьютере, предназначенном для этой цели (объединения всех этих дан­ных с файлом платежной ведомости).
  

Объединение файлов должно приводить к снижению количества ме­роприятий, соответствующих наборам данных (таким образом, меньше данных нужно будет документировать и вводить). Документация по про­екту должна использоваться наряду с этими методиками для того, чтобы выяснить, не препятствуют ли географическое или функциональное рас­положение вышеупомянутым изменениям. Если одна и та же информация необходима различным отделам (к примеру, график поездок находится в различных отделах), следует определить, возможно ли будет работать с терминалами или микрокомпьютерами, которые связаны друг с другом или с копиями или с машинописными экземплярами оставшейся докумен­тации, полученными при помощи копировальной бумаги графики рабо­ты персонала, анкеты (формы) персонала или компьютерная информация.

4.5 Анализ своевременности выполнения и длительности цикла

Методики, учитывающие элемент времени, можно разделить на две группы:

• Методики, измеряющие своевременность выполнения административных бизнес-процессов.
  
• Методики, анализирующие длительность цикла.
  

Проводить анализы такого рода следует в том случае, когда существует

свидетельство того, что процессы не завершаются в срок, задерживаются операции обработки. Это становится очевидным из-за отложенных сроков поставки, аннулирования заказов клиентами или частого использования ава­рийных и временных процедур (в случае автоматизированной платеж­ной ведомости отдел выплачивает вансы или обновляет обширные наборы данных вручную, поскольку регулярная компьютерная инфор­мация появляется позже). Кроме того, потребность в проведении анали­за может возникать в результате анализа маршрутизации в Разделе 4.7.

Анализ своевременности выполнения процессов должен быть прове­ден в первую очередь. Если результаты этого анализа говорят, что задер­жек практически нет, то, соответственно, нет прямой необходимости в расширении анализа и в проведении анализа длительности цикла. Если

Дата:	08 - 15 1992	Код документа:
Проект:	Адм. организация	Фаза проекта:.	Анализ
Команда, работающая над проектом:	Персонал	Предметная область:	Обработка данных о новых сотрудниках
Составитель документа:	Дж. Дв Вит	Предмет:	Общий обзор процесса

Рисунок 4.G Пример анализа своевременности выполнения и длительности цикла

процессы выполняются с отставанием, следует проанализировать марш­рутизацию соответствующих процессов. На основе анализа можно опре­делить, происходит или не происходит следующее:

• Большое количество отделов вовлечено в процесс, в ходе которого документы часто перемещаются из одного отдела в другой.
  
• Всего несколько отделов вовлечены в процесс, в ходе которого документы часто перемещаются из одного отдела в другой.
  
• Всего один-два отдела вовлечены в процесс, в ходе которого документы часто перемещаются из одного отдела в другой.
  

Если всего один-два отдела вовлечены в административный бизнес-процесс, причины запаздывания можно выявить быстро. В других случа­ях следует провести анализ длительности цикла в каждом отделе, особен­но если в процесс вовлечено большое количество сотрудников и/или если существуют исправленные циклы, внедренные в процесс. Анализ должен разрабатываться в форме целенаправленного изучения длительности цик­ла в отдельных отделах и между ними. Так бывает, когда происходят мно­гократные передачи документов/информации между отделами. Время, ко­торое документы проводят в различных отделах, и время, необходимое для проведения различных мероприятий, должно быть задокументировано (в терминах запаздывания и времени обработки), так же как время, необходимое для перемещения документов (к примеру, система внутрен­ней почты).

Различие между этими двумя видами анализа показано на Рисунке 4.G. Общая схема процесса представляет обработку информации о вновь при­нятых на работу. Своевременность выполнения измеряется при помощи регистрации количества вновь принятых на работу в начале и в конце процесса (обозначено А). Кроме того, замеры (измерения) своевременно­сти выполнения процесса измеряют длительность цикла (обозначено В).

Проведение анализов такого рода - процедура достаточно трудоем­кая. Результаты наблюдений стоит обрабатывать при помощи специаль­но разработанных для этой цели персональных компьютеров и программ­ного обеспечения.

4.5.1 Анализ своевременности выполнения процессов. Фаза III - Анализ: Определение возможностей для улучшений

В ходе этого вида анализа составляется график отрезка времени между:

• Моментом начала процесса (начальной границей). В процессе набора и отбора сотрудников этот момент может начинаться с
  

принятии решения о необходимости привлечения нового сотруд­ника. В процессе обработки информации о людях, недавно при­нятых па работу, этот момент возникает, когда по почте отправ­ляется письмо с предложением работы. В процессе управления заказом начало может определяться моментом получения заказа.

• Моментом завершения процесса (конечной границей). Для при­веденных выше примеров в качестве времени завершения может рассматриваться момент отправки по почте письма с предложе­нием работы, момент завершения обработки данных о людях, недавно принятых на работу, в платежной ведомости и отделах кадров и момент отправки проданных товаров и соответствую­щих им счетов (накладных).
  

Для каждого анализируемого процесса уже установлено действие или событие, с которого начинается процесс и действие, которым процесс пред­полагается завершить. Необходимо определить мероприятия, формиру­ющие компоненты процесса, который должен быть проанализирован (по­лучение подтверждения страхования на случай болезни или страхование пенсии могут относиться к административной обработке информации о людях, недавно принятых на работу).

Анализ может проводиться двумя методами: выполнением исследо­вания случайной выборки и регистрацией наблюдений за процессами, которые необходимо выполнить.

Если исследование случайной выборки выполняется в отношении уже завершенных процессов, следует искать связи с документами, созданны­ми как часть этих процессов, и данными, содержащимися в этих докумен­тах. Изучение должно проводиться с учетом приведенных ниже шагов.

1. Определить масштаб исследования случайной выборки. Для изучения методов исследования случайных выборок рекомендуется обратиться к ссылкам в конце книги.
   
2. Решить, какие части совокупности подлежат более детальному изучению.
   
3. Стандартизировать требуемую длительность цикла. Стандартизация может основываться на количестве дней от начала цикла, за которые процесс должен быть завершен (к примеру, в случае обработки заказов на закупку) или может основываться на определенных данных, при помощи которых процесс должен быть завершен (информация о недавно поступивших на работу должна быть обработана до того момента, когда начинается обработка следующей платежной ведомости).
   

4. Проведение исследования случайной выборки. Для каждого наблю­дения необходимо зафиксировать дату начала, фактическую и планируемую дату завершения. Если процесс должен быть завер­шен к определенной дате, то следует указать планируемую дату завершения. Дата начала позволяет определить, что является при­чиной возможного запаздывания: медленная обработка или поздняя дата начала.
   
5. Определение количества рабочих дней, необходимых на каждое наблюдение. Количество рабочих дней, необходимых на каждое наблюдение, может быть рассчитано на основе даты начала и завершения и для дополнительного времени - между нормати­вом и датой завершения.
   
6. Рассчитать:
   

• Среднюю продолжительность выполнения процесса
  
• Сколько раз была превышена норма
  

• Среднее превышение (нормативный период и количество раз, когда он превышался за определенный период сгруп­пировать по классам)
  

Хотя средние данные по процессу являются хорошей отправной точ­кой, основная связанная с процессом проблема не всегда основывается на средних величинах. Часто, основываясь на средней длительности цикла можно потерять покупателей, так как фактическая длительность цикла, может оказаться больше средней. Это означает, что собранные данные должны включать в себя распределение нормативов и процент элемен­тов, которые проходят через повторяющиеся циклы. Это позволит осу­ществлять такие меры, как расчет и анализ сигмы длительностей цикла. Для оказания помощи в проведении расчетов, связанных с некоторыми сложностями процессов и соответствующих им данных, создаются ком­пьютерные модели процессов. Типичные коммерческие программы, ко­торые могут помочь при проведении этих расчетов - программы, предос­тавляемые компаниями EDGE Software Pleasanton, штат Калифорния и Pro-Model в Ореме, штат Юта (для более подробной информации о моде­лировании см. Главу 5). Если процесс должен быть завершен к определен­ной дате, то необходимо подсчитать, сколько раз норма превышалась из-за задержки с запуском процесса и сколько раз норма превышалась из-за запаздывания с обработкой.

Анализ времени может также проводиться путем наблюдения за про­цессом, который еще требует завершения. Этот метод должен использо­ваться в тех случаях, когда либо исходные документы, либо данные, со­держащиеся в этих документах, недоступны.

Наблюдение и документирование могут проводиться при помощи:

• Сотрудников, занятых в административном бизнес-процессе.
  
• Независимого, специально назначенного наблюдателя (только если интервал времени между началом и окончанием процесса не очень долгий).
  
• Другими сотрудниками или отделами, участвующими или не участвующими в реальном процессе.
  

Объективность наблюдения можно гарантировать в том случае, если результаты изучения не будут напрямую влиять на сотрудника, непосред­ственно участвующего в процессе, или если он не будет иметь возможно­сти повлиять на них.

Анализ должен принимать во внимание структуру сезонных колеба­ний, касающуюся обрабатываемых объемов информации. Количество новых приемов на работу, заказов и т. д., которое должно быть обрабо­тано, может колебаться по неделям или месяцам в соответствии со струк­турой сезонных колебаний; таким образом может оказаться необходимым разбить исследование случайной выборки по неделям и месяцам. Затем по завершению рабочего цикла должны быть объяснены одноразовые задержки. На Рисунке 4.Н приведен пример возможных результатов ана­лиза времени.

4.5.2 Методики анализа длительности цикла

Анализ длительности цикла связан с измерением своевременности вы­полнения процессов. Если предыдущий анализ выявляет, что процессы не выполняются в срок, то при помощи анализа длительности цикла может быть проведено более детальное изучение областей, в которых возника­ют запаздывания. Другой причиной проведения этих видов анализа яв-

1