Методы коммуникации в организациях
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
щие цели:
1.служить массовым средством разъяснения служащим деятельности компании и ее политики;
2.помогать служащим почувствовать себя причастными к деятельности компании;
3.создавать атмосферу адекватного восприятия перемен.
Идеальная периодичность издания - один раз в неделю или две. Престижный журнал можно присылать служащему домой (иногда за номинальную плату). Информационный бюллетень должен быть бесплатным: материалы в нем должны быть необходимы служащему, чтобы он захотел их прочесть, и в этом случае в интересах руководства сделать бюллетень как можно более доступным. Для распространения обычных выпусков газеты и информационного бюллетеня можно воспользоваться лотками для распространения листовок [10, с.79].
Площадь в корпоративных газетах должна быть разделена на три части: треть отводится новостям, влияющим на работу каждого человека; треть - усовершенствованиям и изменениям в условиях найма и треть - неофициальным мероприятиям.
Информационный бюллетень руководителя. В крупных организациях, где в газете освещается широкий спектр деятельности, могут потребоваться дополнительные организационные меры, и тогда начальник отдела может прибегнуть к общению в письменной форме со всеми служащими данного подразделения. Неоценимую помощь оказывают информационные бюллетени начальника отдела, рассылаемые всем служащим отдела. Частота выхода информационного бюллетеня - не реже раза в месяц.
Схемы отчетности. Люди должны знать кто начальник и кто начальник их начальника. Каждый работник должен иметь копию схемы отчетности, принятой в его отделе, в которой указаны имя начальника и тех, кто перед ним отчитывается.
Справочник служащего. Каждый служащий должен получить справочник, в котором записаны основные правила и организационные меры, касающиеся этого человека. Все должно быть изложено предельно кратко, но могут прилагаться буклеты, посвященные конкретным темам.
Системы передачи информации через громкоговорители. Основная опасность таится в том, что ими будут очень усилено пользоваться. Они не подходят для доведения политики компании до сотрудников, потому что слушающий не видит говорящего, не говоря уже о том, что не может задавать вопросы.
Внутренняя информационная служба. В некоторых крупных компаниях используется система телефонной информационной службы, когда любой работник может набрать внутренний номер и прослушать записанное на пленку сообщение о текущей деятельности организации, о показателях продаж, либо обоснование каких- то новшеств. Кое-где применяется система, когда человек задает вопрос, вопрос записывается, и через некоторое время на него можно получит ответ.
Массовые собрания. Они хороши тем, что это единственный практический способ сделать так, чтобы служащие могли выслушать представителей высшего руководства "живьем". Массовые собрания не работают на достижение понимания главным образом потому, что люди не будут задавать вопросов; собрания не заменяют инструктивных совещаний.
Годовой отчет для работников. Публикация годового отчета компании дает людям реальную возможность понять всю необходимость и важность их работы. В отчеты для работников может входить информация о них самих, длительности срока службы, статистика по вопросам техники безопасности и пропусков работы и времени, потраченного на разрешение трудовых конфликтов. Это особенно полезно, если цифры сравниваются по регионам или по отделам. Опыт показывает, что лучше всего отчеты раздавать на инструктаже или перед массовым собранием. В этом случае можно быть уверенным, что отчет получат все, и каждый сможет при необходимости задать вопросы.
Другие массовые методы. К ним относятся плакаты, кино - и видеофильмы, кабельное телевидение.
Многие компании активно используют массовые методы коммуникации. Так, например, компания United Airlines ежедневную листовку для служащих Employee Newsline и ежемесячную газету. Особый интерес представляет публикуемый раз в две недели листок Supervisor Hotlines с информацией для линейных руководителей, которую они в свою очередь по возможности точно должны доносить до своих подчиненных
Рассмотрим сильные и слабые стороны каждого из методов.
Массовые методы.
Сильные стороны:
1.Наиболее дешевый способ доведения конкретной информации до большого количества людей.
2.Оперативность (сообщения по громкоговорителю и др.)
3.Минимальная вероятность того, что передаваемая информация не будет соответствовать действительности.
4.Необходимое средство поддержки общения в среде руководства.
Слабые стороны:
1.Массовые методы не годятся для достижения понимания, т.к. доске объявлений или письму нельзя задать вопрос.
2.Из того, что передаваемая информация соответствует действительности, не следует, что она будет воспринята правильно.
3.Наиболее важные для понимания вопросы - те, которые отражаются на отдельном человеке или рабочей группе. Для этого необходимы дополнительные объяснения для каждой группы, а массовые методы затрагивают только общие аспекты.
Менеджеры и инспекторы.
Сильные стороны:
1.Менеджер или инспектор, будучи представителем руководства рабочей группы в офисе или на предприятии, является именно тем человеком, к кому можно обращаться с возникающими вопросами наибольшей важности, потому что последние есть результат либо управленческих решений, либо - в случае с делами, обсуждающимися не переговорах, - совместных решений руководства/