Информационное обеспечение деятельности руководителя
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
/p>
)Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)
)Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.
)Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.
)Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.
)Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
)Ведение протокола заседаний ректоратов, оформление выписок из протоколов.
)Ежедневное составление совместно с Главой администрации плана его работы на день.
Фактически в приёмной работают два человека. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у руководителя может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. Могут часто возникать ситуации, когда руководитель на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказа- запрещает, противореча себе. Главой администрации явно перегружен информацией и документами для оптимального принятия решений.
В администрации города Георгиевска есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота.
Рисунок 3. Схема документооборота
В результате просмотра журнала регистрации и анализа полученной информации была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (2009 -2011). Из таблицы 2 можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.
Таблица 2
Анализ структуры документооборота
Наименование документаКоличество документовТемпы роста, 0920102011в 2010в 2011к 2009к 2010Входящие124203268164132Исходящие384402431105107Приказы87079893492117в том числе:- по основной деятельности15711619674169- по командировкам21532822215368- по личному составу49835451671146Внутренние384139804080104103в том числе:- финансовые14921022105668103- управленческая докумментация234929583024126102Итого в год:521953835713103106В среднем за день202122103106Доходы бюджета, тыс.руб.482330562230743975116,62,3%
Из таблицы, видно, что доходы бюджета города возрастали из года в год на 16,6% (в 1,16 раза) и на 32% (в 1,323 раза), а общее количество документов в организации увеличилось до уровня 103 и 106 процентов от предыдущего года. В 2005 году успешно введено автоматизирование бухгалтерской информации и установлена в этом подразделении локальная сеть отдела финансового и бухгалтерского контроля - явно прослеживается снижение объемов данной информации и документооборота в среднем за два года на 15 % от предшествующего уровня.
При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки всех документов возрастали.
Таблица 3
Выявление сезонности в объёме документооборота
МесяцыВиды документовДоляГодаВходящиеИсходящиеУправленческая документацияВнутренниеЯнварь82328593,6%Февраль2142791428,7%Март2136701277,8%Апрель2531651217,4%Май3220651177,2%Июнь121867975,9%Июль1820721106,7%Август2023651086,6%Сентябрь2036881448,8%Октябрь324610818611,4%Ноябрь216212120412,5%Декабрь387410621813,3%Итого2684319341633100
Администрация города Георгиевска - сезонно независимое предприятие.
Из представленной выше таблицы видно, что четвертый квартал период повышенной активности организации, так как администрация именно в этот период максимально работает, что связано со спецификой его деятельности. Ниже на рисунке представлены графики с учетом специфики работы организации.
В результате проведённого анализа выявлено, что основные потоки информации идут через финансово - экономические службы. Также определилась наибольшая активность работ, связанная со спецификой деятельности. В результате внедрения в финансовом подразделении локальной сети и автоматизации части документооборота и информационного обеспечения вообще и Главы администрации в частности, то в данной сфере выявлено общее снижение потока информации.
Рисунок 4. Динамика объёма документооборота в течение года
Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений и внедрения современных информационных комплексных систем.
Рисунок 5. Информационное обеспечение деятельности руководителя
2.3 Анализ материально-технического оснащения информационного обеспечения принятия решений
Быстрый рост количества информации, особенно начиная со второй половины 20 века, стал приводить к заметному замедлению и ухудшению работы с ней. Возникла необходимость более качественной обработки, передачи и более быстрого поиска информации. В это же время происходит бурное развитие научно-технического прогресса и, как одной из его составляющих, информационных наук и технологий.
Это дало возможность принципиально по-новому подойти к проблеме хранения, обработки и передачи информации, особенно ее больших массивов с помощью электронно-вычислительных устройств.
В настоящее время эти технологии очень широко используются, в том числе, и при обработке информации, используемой в управлении.
Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное планирование, управление и контроль. Обеспечить Главу администрации как можно быстрее необходимой е