Информационное обеспечение деятельности руководителя

Дипломная работа - Менеджмент

Другие дипломы по предмету Менеджмент

?енных информационных технологий.

Информационная технология возникла на Земле несколько миллионов лет назад вместе с нечленораздельными звуками, мимикой, жестами, прикосновениями и другими первыми приемами общения наших предков. Но тогда обеспечивался лишь обмен сиюминутной оперативной информацией между индивидами. Только около 100 тысяч лет назад с развитием речи стало возможным индивидуальное накопление информации в памяти человека. Коллективную память человечеству дало возникновение письменности V-VI тысячелетий назад. Письменность позволила реализовать полный набор процессов переработки информации: сбор, передачу, хранение и другие. Эти возможности открыла фиксация информации на материальных носителях.

В процессе эволюции развивается и проходит ряд метаморфоз информационное обеспечение, которое до середины 60-х годов прошлого века существует в основном на базе документационного обеспечения.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 № 24-ФЗ Об информации, информатизации и защите информации устанавливает: Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

Современное документирование включает использование всех способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.

Основной базовой единицей информационного обеспечения становится документ, который и в настоящее время является неотъемлемой частью в работе руководителя любого ранга. Движение документов образует документооборот - подсистему информационного обеспечения, возможно наиболее актуальную его часть в рамках рассматриваемой темы. Вуду чего необходимо рассмотреть ряд важных в теоретическом плане определений.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документами могут быть - текст, рисунок, графика, фотография, аудио-и видеозапись.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документационное обеспечение руководителя - сфера, охватывающая вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления, основная цель которой информационное обеспечение управления.

Таким образом, документ и его движение - неотъемлемая часть информационного обеспечения руководителя.

Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

  • удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
  • определение и отбор источников информации;
  • правильная интерпретация и систематизация полученных данных;
  • проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
  • исключение дублирования информации;
  • представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
  • многократное использование полученной информации;
  • постоянное обновление данных.
  • Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.
  • Для каждой функции управления задачи информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.
  • Информационное обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:
  • сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;
  • документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;
  • получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.
  • Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:
  • сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;
  • сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;
  • доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;
  • документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;
  • предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.
  • Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:
  • - сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;
  • сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;
  • сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);
  • организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;
  • доведение информац?/p>