Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
сегоС переносом срока15Всего по подразделениюИвановПетровСидоровРисунок 5. Пример формы итоговой отчетности
Все эти формы выходной отчетности продумываются при подготовке технического задания и заносятся в программу в ходе ее настройки. Также необходимо продумать и указать в техническом задании сроки рассылки напоминаний системой. Например, для сложного документа, срок исполнения которого истекает только через полгода, первое напоминание системы может быть за месяц до истечения срока исполнения, а для простых документов - накануне[3,14].
При создании (настройке) системы автоматизации работы с документами рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это может быть:
Справка (отчет) об отправленных документах;
Справка (отчет) о поступивших документах;
Справка (отчет) о документах, с которыми работает тот или иной исполнитель;
Справка (отчет) о неисполненных документах и т.д.;
Такая система помогает руководству контролировать работу с деловыми бумагами в организации[3,6].
Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задается начальная и конечная дата интересующего периода.
Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован с тем, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения (Рис. 6).
Название подразделения
на 00.00.00
Фамилия исполнителяВходящий номерДатаСрок исполнения (когда документ должен быть исполнен)Краткое содержаниеРисунок 6. Пример формы справки, содержащей список документов с просроченным сроком исполнения
В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых раньше или равен текущей дате.
Аналогично могут формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений - по исполнителям. Такая справка даёт представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определённый период времени (Рис. 7, 8).
Исполнитель: Иванов И.И.
Номер исходящего документа и название корреспондентаДатаНа входящий №ДатаКраткое содержаниеДело №, дата исполненияВсего документов за исполнителем:Из них исполнено:В работе:Рисунок 7. Пример формы справки, содержащей список документов с просроченным сроком исполнения
Название подразделения с 00.00.00 по 00.00.00
Фамилия исполнителяВсего входящихиз них исполненовсего исходящихиз них исполненоРисунок 8. Пример формы справки (отчета) об общем количестве документов, числящихся за исполнителями
Эти данные могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.
При создании и настройке системы рекомендуется предусмотреть все часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию[3].
4.3Согласование и совместная подготовка документов
Как показывает практика, при традиционном, бумажном, документообороте подготовка проекта и согласование документа являются самыми трудоемкими. Объясняется это тем, что на этих стадиях может принимать участие большое количество людей, и основные затраты времени по работе с документами на этих стадиях приходится на передачу документов от одного участника к другому, на отслеживание, какая версия документа является окончательной и устраивает всех участников[18].
По имеющимся наблюдениям, обычно на предприятиях путь бумажного документа от одной стадии подготовки до другой занимает один рабочий день.
Согласование очень простого документа, предполагающее одну стадию внесения исправлений и наличие 3 исполнителей займет 10 рабочих дней.
Если взять подготовку более сложного документа, когда соавторы не согласились с правками других участников и не могут договориться, топосле двух-трех стадий переработки документа уже трудно вспомнить, каков был его изначальный вариант и что добавил каждый соавтор. При увеличении числа соавторов разобраться в ходе процесса становится все более сложно
Появление текстовых редакторов произвело революцию в деле совместной подготовки-правки стало возможно вносить непосредственно в текст документа.
Наличие режима их просмотра добавило возможность отслеживать, кто и какие исправления внес.
Пересылка документов по электронной почте ускорила процесс передачи документов от одной стадии к другой.
Но по-прежнему оставался нерешенным вопрос об отслеживании хода подготовки документа: сложно в короткие сроки определить тех, кто в данный момент работает с документом; есть ли необходимость вмешаться в процесс; тяжело проконтролировать, сколько времени каждый участник продержал документ у себя; вспомнить, что было в исходном тексте документа, и кто какие правки вносил.
Именно поэтому одним из наиболее востребованных сервисов системы электронного делопроизводства стали процессы согласования и совместной подготовки документов[20].
Какой способ выбрать, определ?/p>