Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?ентов по специально настраиваемой схеме копирования данных из любого зарегистрированного в системе документа Настройка, автоматическое ведение и печать реестров документов Поиск документов по их реквизитамЭлектронная канцелярия (Золушка) НТЦ ИРМРегистрация корреспонденции в регистрационно-контрольной карточке Поиск документов по набору атрибутов или по содержанию Выдача поручений и напоминаний о сроках исполнения документов Контроль исполнительской дисциплины, подготовка различных справок, сводок, списков и реестров Организация доступа к электронным копиям документов Автоматическое формирование папки документов по вопросу: первичные документы, повторные и сопроводительные документы, переписка во исполнение Возможность разделения прав доступа по подразделениям и исполнителям Автоматическая отправка поручения и напоминаний по электронной почте Выдача сигнальных напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения Сквозной контроль исполнения документов в территориально распределенных организациях, в том числе ведущих самостоятельную переписку Формирование истории движения документовНесмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные (ручные) технологии, организовать работу с документами и с помощью компьютерных сетей поновому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации. Проиллюстрируем это на примере комплексной системы автоматизации делопроизводства ДЕЛО. В одном из рекламных проспектов этого основного продукта специализированной компании Электронные офисные системы, являющейся одним из признанных лидеров в области разработки и внедрения автоматизированных информационных технологий, отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии, принятой в системе ДЕЛО, представлено в таблице 2[ 1].
Таблица 2. Отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии.
Традиционная технологияТехнология системы ДЕЛОРучной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)Автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналамРучная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестровАвтоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетовРазмножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителямАвтоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сетиРучная, часто необязательная, регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицуАвтоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сетиМногократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделенийОднократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделенийРучной поиск документов и сбор сведений о их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделенийАвтоматический поиск по всем картотекам и выдача сведений как в разрезе документов, так и в разрезе исполнителейПочтовая отправка документов и резолюций в другие учрежденияАвтоматизация функций оформления почтовой рассылки, отправка документов и резолюций в другие учреждения посредством электронной почты
В моей работе рассматриваются автоматизированные процессы делопроизводства на примере системы ESCOM.BPM.
Система ESCOM.BPM - это автоматизированная универсальная программная платформа, соответствующая мировым стандартам управления (BPMI, MoReq, WfMC, OMG) и предназначенная для комплексной автоматизации бизнес-процессов, локального и корпоративного электронного документооборота, а так же контроля исполнения документов и поручений в компаниях любого масштаба[27].
4.Основные автоматизированные процессы делопроизводства
4.1Регистрация
Первая операция, которая выполняется всеми программами, - это учет и регистрация документов организации. Она является центральной, так как преследует сразу несколько целей: подтверждение факта создания документа путем учета и создание базы данных для дальнейшей информационно-справочной работы и контроля за исполнением. Поэтому именно автоматизация регистрации документов необходима в первую очередь любой делопроизводственной службе.
Стандартно программа должна обеспечивать регистрацию всех документов: входящих, исходящих и всех видов внутренних документов, поступающих по любым каналам - обычной почтой, по факсу, электронной почтой[12].
Сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку (Рис 1.), сохраняемую в базе данных[9].
Рисунок 1.Форма регистрационной карточки для входящих документов
Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку должны быть включены следующие сведения:
1)дата получения (регистрации) документа;
2)регистрационный номер;
)корреспондент;
)дата документа;
)номер документа;
)краткое содержание;
)автор резолюции;
)текст резолюции;
)исполнители;
)срок испол