Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
Содержание
делопроизводство автоматизация электронный документооборот
Введение
. Основные понятия и типовые процессы в делопроизводстве
. Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ
. Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
. Основные автоматизированные процессы делопроизводства
.1 Регистрация
.2 Контроль исполнения
.3 Согласование и совместная подготовка документов
.4 Поиск документов и справочная работа
.5 Создание документов
.6 Подписание документа
.7 Прием и передача документов
Заключение
Библиографическое описание
Введение
Автоматизация делопроизводства уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации[24].
Актуальность темы. Тема курсовой работы актуальна, в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами - в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки [4].
На сегодняшний день автоматизация делопроизводства также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого[2].
Объектом исследования являются автоматизированные системы делопроизводства.
Предмет исследования:технологические процессы делопроизводства: регистрация, контроль, согласование, совместная подготовка, подписание, поиск документов и справочная работа.
Цельюнастоящей работы является изучение основныхпроцессов автоматизации делопроизводства.
На основании поставленной цели выделим задачи исследования:
.Рассмотреть основные понятия и типовые процессы в делопроизводстве.
.Раскрыть основные цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ.
.Рассмотреть основные системы автоматизации и электронного документооборота
.Рассмотреть основные автоматизированные процессы: регистрация контроль, согласование и др.
Методы исследования. В работе используются эмпирические и теоретические методы исследования.
Эмпирические методы включают в себя изучение литературы по данной теме.
Теоретические методы включают: сравнение, обобщение,систематизацию, анализ.
1.Основные понятия и типовые процессы в делопроизводстве
Но прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Поэтому необходимо остановиться на определении ключевых понятий[2,24].
Делопроизводство (документационное обеспечение управления)- деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.
Документирование- создание документов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.
Организация работы с документами- обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.
Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [2].
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:
входящие документы, поступившие из внешних организаций;
исходящиедокументы, создаваемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации;
внутренниедокументы, издаваемые руководителем или структурными подразделениями для рассылки внутри службы.
Входящие документы подвергаются следующим операциям:
экспедиционной обработке;
регистрации;
рассмотрению руководством и выдаче резолюции;
ознакомлению в структурном подразделении или исполнению;
контролю за исполнением, включающему постановку на контроль документов;
отслеживанию хода исполнения;
составлению делопроизводственных отчетов для руководства;
снятию исполненных документов с контроля.
Основные процедуры обработки исходящих документов:
разработка проекта документа в структурном подразделении;
согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
утверждение документа руководством;
регистрация документа;
экспедиционная обработка документа.
При создании внутренних документов делопроизводители выполняют следующие операции:
подготовка проекта внутреннего документа;
обеспечение согласования документа;
утверждение;
регистрация;
рассылка по подразделениям;
контроль исполнения документа[5].
2.Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ
Цели автоматизации ДОУвсех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:
а)повышение качества и оперативности управления организациейпутем совершенствования делопроизводства;
б)объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, ?/p>