Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?ключая территориально отдаленные;
в)обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;
г)снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, какследствие, получение экономического эффекта;
д)заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.
Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации,которые условно можно систематизировать по следующим областям:
1)Подготовка и оформление документов.
Автоматизация этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать форму документов.
2)Организация документооборота и исполнения документов.Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации), путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа, упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов), повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.
3)Организация контроля исполнения документов.
Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа, отслеживать этапы прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.
4)Организация хранения документов, поисковая система по документам.Автоматизация позволяет обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материаловпо тематическому или иному признаку.
Говоря о необходимости определения уровня автоматизации ДОУприменительно к каждой конкретной организации, следует определиться с тем, что должен охватить процесс автоматизации ДОУ:
всю организацию, включая ее территориально удаленные подразделения;
головной офис организации целиком;
ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (например, служба кадров + служба ДОУ + бухгалтерия и др.);
структуры, отвечающие за организацию ДОУ (управление делами, служба ДОУ, секретариат, канцелярия и т.п.);
специальные структуры (бухгалтерия, служба кадров и т.п.)[22].
3.Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации[22].
Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы вданной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач[8].
Выбирая систему автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:
автоматизация делопроизводства;
автоматизация документооборота.
Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не реквизиты документов в виде т.н. "регистрационно-контрольной карточки", но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.
Системы электронного документооборота, прежде всего, ориентированы на работу с электронными документами, их движением по организации или между организациями, что практически вытекает из самого словосочетания "электронный документооборот".
В таких системах большое внимание уделено всемжизненным фазам электронного документа, начиная от подготовки первой версии и первоначального помещения в хранилище документов и до его переноса в архив. При этом акцент делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, ведении версий документа, утверждении финальной версии и её публикации[23].
Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность в системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга[26].
Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами:
разработка оригинальной системы автоматизации;
инсталляция типовой сис