Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
адресат: название организации, которой посылается документ;
)указывается исполнитель: фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка);
)если на документ ожидается ответ, заполняется поле Контрольная дата;
)если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, кнопкой Связанные документыустанавливается связь с регистрационными карточками связанныхдокументов;
8)в поле Дело № выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу).
Остальные поля полностью соответствуют полям, заполняемым при регистрации входящих документов.
Регистрациявнутренних документов
При регистрации внутренних документовзаполняются следующие поля регистрационной карточки:
)регистрационный номер внутреннего документа (порядковый номер с начала года);
2)вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с РК. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы лс (личный состав); к номеру распоряжения - буквы рп (распоряжения);
3)дата документа;
)количество листов документа;
)количество листов приложений;
)краткое содержание документа;
)подразделение, ответственное за исполнение документа:
)исполнитель (фамилия, инициалы);
)срок исполнения (контрольная дата);
)отметка об исполнении;
)ход исполнения;
12)связанные документы. Если исполнение документа связано подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с РК связанных документов;
13)Дело № (в этом поле выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ).
Для приказов, распоряжений, решений коллегиальных органов отдельно регистрируется и ставится на контроль каждое решение. Отдельно могут регистрироваться и ставиться на контроль поручения руководства.
Несомненное достоинство компьютеризированной системы регистрации документов по сравнению с ручной состоит в том, что она:
- обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации;
- позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу;
- позволяет автоматически составлять внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения[4, 10].
4.2Контроль исполнения
Традиционно в средних и крупных организациях существовали группы контроля исполнения, ежедневно по картотеке выявляющие документы с истекающими сроками исполнения и по телефону осуществляющие напоминание, предупредительный контроль исполнения документов, готовящие отчеты об исполнительской дисциплине в подразделениях и в организации в целом. С внедрением компьютерных технологий эти подразделения постепенно уходят в прошлое[14].
Автоматизированная система легко позволяет контролировать все зарегистрированные документы, содержащие задание и требующие исполнения. Также могут при необходимости быть поставлены на контроль и устные поручения и задания руководства.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля "Срок исполнения (Контрольная дата)" в регистрационной карточке документа. Даже несложные системы позволяют автоматически генерировать списки документов с истекающими сроками исполнения[3,14].
Программа может автоматически напоминать исполнителю о документах, срок исполнения которых заканчивается, - всплывающими напоминаниями в стиле MicrosoftOutlook или сообщениями по электронной почте, содержащими ссылки на контролируемые документы, и т. п.(Рис.4)[14].
Рисунок 4. Окно напоминание
Снятие документа с контроляосуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в поле "Ход исполнения". Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п. В поле "Связанные документы" устанавливается связь с номерами (регистрационными карточками) на документы, упомянутые в поле "Ход исполнения". Это могут быть как документы, созданные в ходе исполнения, так и другие документы по данному вопросу[3].
Существуют следующие этапы контроля:
текущий контроль (предусматривает сбор ежедневных сведений о документах, срок которых истекает);
предупредительный контроль (предупреждение о необходимости исполнения документа за 2-3 дня до срока)
итоговый контроль (обобщает результаты по исполнению документов отдельными сотрудниками, подразделениями всей организацией[6].
Руководство подразделений и организации в целом автоматическом или полуавтоматическом режиме может получать итоговую отчетность об исполнительской дисциплине, документах с истекшими сроками исполнения, статистику о документах, исполненных в срок, с превышением срока, с переносом срока - меньше чем на 5 дней, меньше чем на 10 дней, больше чем на 15 дней и т. п.(Рис. 5).
Исполнительская дисциплина за период с 00.00.00 по 00.00.00Подразделение /исполнительВсегоВыполненоНе выполненов срокс нарушением срокас переносом срокав