Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
нению с подборками документов имеет то преимущество, что если в системе появятся новые документы, отвечающие критериям запроса, то в дальнейшем, запустив запрос, сотрудник получит на экран полный список, включающий и вновь появившиеся документы. Некоторые программы имеют функцию подписки, позволяющую сотруднику получать уведомления обо всех новых документах, появившихся в системе и отвечающих тому или иному критерию, например, связанных с конкретной организацией и т. п.
9.Отдельным справочником, расширяющим информационно-справочные возможности СЭД, является адресная книга. В коммерческих организациях сегодня все чаще это даже не модуль СЭД, а отдельная программа, представляющая собой целый класс программ - CRM-система, то есть система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-customerrelationshipmanagement). Такая сильно расширенная адресная книга содержит в себе сведения обо всех организациях, с которыми данная компания поддерживает взаимоотношения: их адреса, банковские реквизиты, фамилии, имена, отчества, контактные телефоны и другая справочная информация, включая информацию о поставках, заключенных договорах, переговорах и т. п. Наличие такой информации в системе делает работу с корпоративными клиентами в большей степени независящей от конкретного менеджера и минимизирует риски потерь в случае ухода сотрудника.
10.Дополнительные справочные материалы. Сегодня служба ДОУ ведет не только информационно-справочную работу по документам организации, но и может собирать всю необходимую информацию по тематике работы организации, отслеживая публикации в прессе, в сети Интернет, выходящие печатные издания и другую необходимую по работе сотрудникам организации информацию. Вся эта информация ежедневно собирается, добавляется в систему и с заданной периодичностью, например раз в неделю, сотрудники оповещаются о новых поступлениях, путем циркулярной рассылки по электронной почте или выкладывания информации на внутрикорпоративный интернет-сайт[16].
4.5Создание документов
Компьютер представляет наибольшие возможности для облегчения и ускорения создания документа. Составлением документов приходилось заниматься всем работникам управленческого аппарата, но с автоматизацией этой работы в последние годы её всё чаще стали поручать секретарю-референту[3].
Для экономии времени в системе электронного документооборота (СЭД) реализован такой сервис, как создание документа по шаблону. Шаблон - это заготовка определенного вида документа, в которую можно включить все повторяющиеся элементы.
Шаблоны могут быть двух видов:
- заготовка в виде файла, подготовленного в одном из офисных приложений. Пример такого шаблона приведен на рис. 11, а пример готовой регистрационно-контрольной карточки с этим прикрепленным файлом - на рис. 12. Шаблон открывается в родном приложении и дальнейшая работа происходит в нем;
Рисунок 11. Пример заготовки в виде файла
Рисунок 12. Пример готовой РКК с прикрепленным файлом
- текст, который можно просмотреть прямо в регистрационно-контрольной карточке документа. Пример шаблона приказа приведен на рис. 13.
Рисунок 13. Пример шаблона приказа
Первый вариант шаблонов удобнее применять, когда организация использует смешанный тип электронного документооборота: часть операций по обработке документов выполняется в СЭД, часть - вживую с использованием бумажных экземпляров документов.
Второй вариант удобнее, когда работа с документами переходит полностью в ведение СЭД. Например, шаблон приказа по личному составу удобнее делать в виде файла WORD, так как его нужно будет распечатать для длительного хранения (согласно законодательству - 75 лет). Второй тип шаблонов вполне можно использовать и для внутренних распоряжений и указаний.
В шаблон помимо бланка и схемы расположения реквизитов может быть включена рыба текста приказа. Если документ должен содержать обязательные данные, их можно включить в документ как текст, выделенный цветом. Пример шаблона письма с использованием такого выделения на рисунке 11. Для создателя документа это удобное напоминание о необходимости включить в документ те или иные данные.
Шаблоны документов могут быть личные и корпоративные.
Каждый сотрудник, имеющий рабочее место в СЭД, может сделать заготовки документов, с которыми он часто работает.
Экономить время всех сотрудников, создающих проекты документов, позволяют корпоративные шаблоны. Корпоративный шаблон документа - это тоже заготовка документа, но выполненная в соответствии с правилами, принятыми в организации. Например, шаблоны документов могут быть утверждены Инструкцией по делопроизводству (документационному обеспечению управления). Функционал СЭД позволяет организовать работу так, что созданием и внесением изменений в шаблоны занимается один специально назначенный человек, а все остальные пользователи используют шаблоны для создания проектов документов, не имея возможности вносить изменения в исходный шаблон. Это позволяет оперативно вносить необходимые изменения в шаблоны, которые тут же становятся доступны всем заинтересованным сотрудникам.
Наличие корпоративных шаблонов позволяет организовать работу по подготовке проектов документов таким образом, что создавать электронный образ проекта документа будет не делопроизводитель, а заинтересованная сторона [17].
4.6Подписание до?/p>