Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ся с клавиатуры) либо использоваться заранее разработанный и заложенный в программу рубрикатор. Если будет использоваться рубрикатор, необходимо решить, будет он одноуровневым (набор ключевых слов) или иметь несколько (и сколько именно) уровней - основные рубрики, подрубрики. Создание рубрикатора - отдельная работа, требующая хорошего знания специфики конкретной организации и возможных потребностей по поиску информации, ее тематике. Однако поскольку данное поле относится к категории наиболее трудоемких, то для егозаполнения необходимо внимательно прочитать и осмыслить регистрируемый документ; оно все чаще не заполняется, а для поиска используется текст прикрепленного к регистрационной карточке документа: электронного, если регистрируется документ, созданный в организации либо присланный по электронной почте, или результат сканирования и распознавания, если регистрируется входящий документ, полученный в бумажном виде[12].
Регистрация входящих документов
При регистрации входящего документазаполняются следующие поля:
1)дата получения документа (в это поле автоматически проставляется текущая дата);
2)регистрационный номер документа (порядковый номер с начала года). Номер из этого поля переносится в регистрационный штамп поступившего документа;
)название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации);
)корреспондент (название организации, приславшей документ);
)дата документа (дата, указанная на документе);
)номер документа (номер, указанный на документе);
)количество листов документа;
)количество листов приложений (если приложения нет, то количество листов приложений = 0);
)вид документа (выбирается из раскрывающегося списка);
)краткое содержание (переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание)
Карточка должна иметь раздел (вложенную форму) Сведения о движении документа, в котором отражаются передача документа руководителю для наложения резолюции и дальнейшее движение документа к исполнителю (исполнителям) (Рис 2.).
Рисунок 2. Пример раздела "Сведения о движении-документа"
Поле Состояние документа отражает стадию работы с документом и может принимать одно из следующих значений:
- Передан руководителю - поступивший документ после регистрации передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции;
- На исполнение - сведения о резолюции и назначенном исполнителе;
- На исполнении - передача документа после регистрации сразу исполнителю;
- У внешней организации - в том случае, если в ходе исполнения документ временно передается внешней организации;
- Исполнен -документ исполнен.
При передаче документа внешней организации за его своевременное возвращение отвечает лицо, указанное в поле Исполнитель.
В поле Исполнитель указывается лицо, которому передан документ.
В поле Срок исполнения проставляется дата, к которой документ должен быть исполнен. Дата исполнения документа берется из поступившего документа, а при ее отсутствии - из резолюции руководителя. Если в резолюции срок исполнения не указан, он устанавливается на основании типовых сроков исполнения аналогичных документов в организации. Типовые сроки исполнения должны быть указаны в инструкции по делопроизводству данной организации.
Если документ передается руководству, то после принятия руководителем решения по документу заполняются поля: Автор резолюции, Резолюция, Исполнитель, Контрольная дата.
Если документ сразу передается исполнителю, заполняются поля Исполнитель и Контрольная дата.
Для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата и номер, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.
При регистрации нескольких документов распечатывается сводная форма, в которой распечатываются все исполнители, получившие документы (Рис 3).
Рисунок 3. Образец сводной формы получения
При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется вышеуказанная форма движения документов. Одновременно данные о передаче документа и о ходе исполнения должны быть внесены в регистрационную карточку в поле Ход исполнения документа. В этом же поле фиксируется конечный результат исполнения документа.
В поле Состояние документа устанавливается значение Исполнен.
В том случае, когда исполнение документа сопровождается созданием нового документа (ответного письма, договора, справки, служебной записки и т.п.) можно установить связь с РК этих документов с помощью кнопки Связанные документы.
При подшивке документа в дело в поле Дело № вносится запись об исполнении документа и выбирается номер дела по номенклатуре. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре структурного подразделения.
Регистрацияисходящих документов
Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем:
1)указывается название подразделения, подготовившего документ;
2)исходящий номер переносится на отправляемый документ;
)проставляется дата (подписания утверждения, отправки) документа;
)указывается