• Дисциплины
• Виды работ

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит

Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит

го вида и разновидности документов. Например, договор автоматически поступит в бухгалтерию, юристу и в зависимости от типа договора - другим заинтересованным подразделениям.

Автоматизированные системы осуществляют контроль прохождения документа, напоминание в случае задержки документа в том или ином подразделении.

Качественный скачок в сроках доставки документов произошел во внешних сношениях. Еще недавно основным средством сообщения была почта, но сегодня с распространением факсимильных аппаратов и факс-модемных устройств для компьютеров документ может быть отправлен и получен везде, где есть телефонная розетка.

Факс-модемсочетает в себе функции двух устройств: факса и модема (дополнительно может быть функция работы с речевыми сообщениями). Факсимильная часть осуществляет прием сообщений от факсимильных аппаратов на компьютер и передачу сообщений с компьютера на факсимильные аппараты. Особенностью является получение факсимильного сообщения непосредственно в компьютер. В дальнейшем оно может быть распечатано, передано на другие компьютеры, использовано для подготовки ответного сообщения. Отправка факсов может осуществляться как путем сканирования имеющегося документа, так и путем подготовки текста документа непосредственно на компьютере, что исключает необходимость создания бумажного документа. Компьютер позволяет осуществлять отправку факсов в заданное время, а также рассылку циркулярных факсов по списку адресов.

Модем (модулятор-демодулятор) - устройство, позволяющее соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям. При использовании модема сообщения могут быть переданы непосредственно с одного компьютера на другой, появляется возможность пользоваться электронной почтой и подключаться к международной сети Internet, дающей доступ к огромному объему всевозможной информации.

Большим преимуществом передачи документа непосредственно с компьютера на компьютер является возможность получить документ в том виде, в котором он был подготовлен, с включенными в него таблицами, графиками, изображениями и т.п. Сведения из такого документа легко могут быть использованы в других документах. Он может редактироваться, передаваться по сети внутри учреждения.

Факсимильные сообщения поступают в компьютер в виде графического изображения страниц.

Особенно удобно использование факс-модема вместо факса для отсеивания рекламных сообщений (вызывающих ненужный расход печатных материалов) и для циркулярной рассылки без изготовления многочисленных бумажных копий одного и того же сообщения.

Электронная почта сочетает в себе ряд преимуществ традиционной почты и факсимильных сообщений. Электронная почта опирается на сеть своеобразных почтовых отделений, осуществляющих передачу сообщения. Ее преимущества в низких расценках, одинаковых для внутренних и международных сообщений. Однако в отличие от традиционной при пользовании электронной почтой сообщение доставляется в срок от нескольких минут до нескольких часов. По сравнению с факсом электронная почта не так оперативна, но поскольку для передачи сообщения необходимо соединиться лишь с ближайшим почтовым отделением, а затем информация передается в сжатом виде по специальным выделенным каналам, процесс передачи происходит гораздо легче, чем передача факса в другой город или тем более в другую страну. Электронную почту отличает высокое качество пересылаемого документа. Это особенно актуально в условиях плохого качества линий связи, когда передача факса в другой город требует упорного дозванивания и не гарантирует читабельности полученного документа[11].

Заключение

 

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и предназначены для эффективного управления современным предприятием[26 ].

Внедрение САДЭД - это здравое решение в области бизнеса, а не технологий. Принятие руководством организации решения о вложении средств в улучшенную систему управления документацией даст практический результат - более качественный и оперативный сервис, более эффективное рабочее пространство и, что особенно важно, преимущество перед конкурентами.

Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объема в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.

На поиск, согласование и утверждение документов приходится 30% рабочего времени сотрудников. Это примерно 1 месяц в год;

На ожидание поступления документов - 20 %;

На передачу документов между подразделениями - 10 %;

На подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10 %;

На создание новых документов тратится примерно 30% рабочего времени;

20 - 30% поставленных задач вообще не решаются;

6 - 15% бумажных документов безвозвратно теряется;

В среднем создается 19 копий каждого документа.

САДЭД не только поможет решить эти проблемы, но и принесет экономическую выгоду.

Увеличение скорости и точности поиска позволяет сэкономить от 2х до 5ти часов в неделю на одного сотрудника и составляет от 5-15%;

Применение систем электронного документооборота увеличивает производи

• На первую страницу
• Назад
• 5
• 6
• 7
• 8
• 9
• 10
• 11
• 12
• 13
• 14
• 15
• 16
• 17
• Далее