Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?умента
Один из важных этапов жизненного цикла документа - его подписание, когда статус документа меняется со статуса Проект на статус Утвержденный.
Использование системы электронного документооборота существенно ускоряет процесс подписания документа.
Даже в маленькой организации нужно дойти до начальника и положить бумажный документ в папку для подписи. В большой компании подписание может представлять собой достаточно длительный процесс: документ передается делопроизводителю подразделения, тот передаетего во внутреннюю почту или непосредственно руководителю, но через некоторое время. В какой срок документ окажется на столе начальника - предсказать трудно. При использовании системы электронного документооборота передача документа происходит практически мгновенно, и уже от самого начальника зависит, как быстро он его рассмотрит[21].
При направлении проекта документа на подпись подписанту отправляется уведомление, доступное также его заместителям. Подписант имеет возможность как подписать документ, так и отказать в подписи[7].
Для занятых руководителей может оказаться действенной система корпоративного тайм-менеджмента, созданного с использованием системы электронного документооборота. С ее помощью для таких сотрудников может оказаться очень удобным возможность получения напоминаний о необходимости подписать документы. Каждое новое напоминание может быть выделено цветом, чтобы руководителю более наглядно была представлена информация о том, какие документы он еще не рассмотрел. Электронное подписание документов возможно в промежутках между другими делами - три минуты найти легче, чем целый час на штудирование толстой папки с документами на подпись[21].
В любой момент можно отследить, где именно сейчас находится документ, подписан он или нет, а если в подписи отказано, можно, не теряя времени на ожидание возвращения документа, начинать работу над следующим вариантом. Кроме того, можно отслеживать сроки подписания документов, не допуская, чтобы происходили задержки с рассмотрением документов[18].
Сегодня мы приходим к использованию электронно-цифровой подписи в сфере текущего делопроизводства[15].
В современных системах делопроизводства документ подписывается электронной подписью нажатием кнопки Электронная подпись. Для этого применяется технология Открытого и Закрытого ключа. Компьютер, на котором работает человек, подписывающий документ, запрашивает закрытый ключ. Закрытый ключ может быть записан на отдельном флоппи диске или специальном магнитном носителе. Система открытых и закрытых ключей позволяет любому из зарегистрированных участников делопроизводства абсолютно надежно проверить, кто подписал документ и не внесены ли в него какие-либо изменения[28].
Использование электронно-цифровой подписи требует, чтобы файл документа после подписания ЭЦП оставался неизменным. В то же время в бумажном делопроизводстве на документе уже после его подписания проставляются его дата и номер. В электронном делопроизводстве дата и номер документа после подписания его ЭЦП могут проставляться только в регистрационно-контрольной карточке, но никак не на самом документе[14,15].
4.7Прием и передача документов
Одно из основных преимуществ современного офиса, оснащенного локальной сетью, - значительное ускорение и упрощение передачи документа внутри учреждения на согласование или для ознакомления. Передача проводится путем установления последовательного маршрута движения документа либо параллельной его рассылкой всем заинтересованным лицам в соответствии с установленным перечнем согласования (Рис 14).
Рисунок 14.Окно маршрута движения документа
Такой перечень заранее утверждается руководством и вносится в память машины. Для автоматизированной рассылки в программах пакета MS Office командой Файл-Добавить маршрут (в Word 2000 -Файл - Отправить - По маршруту) устанавливается последовательная или одновременная доставка документа, из адресной книги выбираются необходимые адресаты, устанавливается порядок редактирования документа. В случае последовательной рассылки устанавливается порядок адресатов и кнопкой Разослать запускается процесс движения документа. Далее сообщение о документе появляется в компьютерах всех заинтересованных подразделений. Если установлена последовательная рассылка, то каждый последующий рецензент видит правку и замечания сотрудников, рассматривавших документ до него. Завершение правки одним сотрудником сопровождается автоматической передачей документа другому сотруднику, указанному в списке на согласование. Внесение исправлений, добавлений и сокращений в документ не приводит к уничтожению исходного текста. В документе фиксируется, кто какую внес правку. Правка разных сотрудников выделяется разными цветами. После рассмотрения документа всеми заинтересованными лицами, он автоматически возвращается к запустившему процесс исполнителю. Исполнитель просматривает внесенные в документ исправления и либо соглашается с ними, и только тогда исправления становятся частью текста документа, либо отказывается от того или иного исправления.
В автоматизированных системах делопроизводства так называемый модуль маршрутизации осуществляет эту процедуру автоматически в соответствии с заранее разработанным службой делопроизводства или секретарем-референтом списком согласующих (визирующих) инстанций для каждо