Система управления базой данных приёмной комиссии университета
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
операций:
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела организации ООО Синема-мир вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
В организации ООО Синема-мир проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом организации. Такое согласование оформляется визой.
После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.
Порядок работы с исходящими документами организации ООО Синема-мир приведен в таблице 2.3.
Таблица 2.3. Оперограмма движения исходящих документов в ООО Синема-мир
Кто выполняет операцииИсполители Структурные подразделенияЮристГен. Директор организацииОбщий одел1.Составление проекта2. Согласование3. Внесение изменений4.Печать5. Визирование6.Внесение изменений7. Считка8. Визирование9. Передача на подпись10 Подписание11 Передача на регистрацию12. Регистрация13. Отправкадвижение документов, подписываемых Генеральным директором
- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений
- В организации ООО Синема-мир регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.
- На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
- Регистрация входящих документов ООО Синема Мир осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.
- Форма регистрационного журнала для входящих документов выглядит так:
Дата поступленияВх. №Дата и № документтаКорреспондент / кто подписалЗаголовокИсполнитель123456
- Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу название вида документа.
- На исходящих документах организации ООО Синема-мир проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.
- Как известно, контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.
- Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела ООО Синема-мир по поручению руководства организации.
- В организации ООО Синема-мир для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.
- Базы данных по контролю содержат следующие графы:
№ п/п№ док-таДата док-таВид док-таКраткое содержаниеИспол-нительСрок испол-ненияХод исполненияОтметка о снятии с контроля123456789
- Сотрудниками Общего отдела организации ООО Синема-мир осуществляются следующие операции:
- формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
- получение информации о ходе и результатах исполнения;
- занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
- регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
- снятие документов с контроля по указанию руководителя.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.
Типовые сроки исполнения документов организации ООО Синема-мир, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор организации.
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.
.3 Анализ службы документационного обеспечения управления (ДОУ)
и анализ локальных нормативных документов в организации ООО
Синема-мир
Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения организации в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем,