Система управления базой данных приёмной комиссии университета
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
зацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) в организации ООО Синема-мир осуществляется Общим отделом.
Организация работы с документами в организации ООО Синема-мир включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.
Под объемом документооборота организации ООО Синема-мир понимается количество документов, полученных и созданных организацией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Анализируя документооборот организации ООО Синема-мир за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту (таблица 2.1.).
В документационном обеспечении организации ООО Синема-мир выделяют три группы документов:
- поступающие (входящие);
- отправляемые (исходящие);
- внутренние.
Таблица 2.1. Объем документооборота организации ООО Синема-мир за 2008-2010 гг.
ГодКоличество входящих документовКоличество исходящих документовКоличество внутренних документовИтого2008 год318389347412009 год539487811 1072010 год7206801541 554
- Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.
- Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.
- Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.
- Внутренние документы организации ООО Синема-мир по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
- организационные документы, которые регламентируют деятельность организации (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);
- распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;
- информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты и т.д.).
Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов в организации ООО Синема-мир можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.
Внутренние документы в организации ООО Синема-мир оформляются на бумаге формата А 4 с воспроизведением следующих реквизитов:
- название организации,
- название подразделения,
- вида документа,
- места составления,
- даты и номера.
Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.
Прием всей входящей документации в организации ООО Синема-мир и вся последующая обработка осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления.
Документы с грифом лично секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.
Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Порядок прохождения входящих документов в организации ООО Синема-мир представлен в таблице 2.2.
Таблица 2.2. Оперограмма движения входящих документов в ООО Синема-мир
Кто выполняет операцииОбщий отделРуководство КомпаниейСекретари структурных подразделенийРуководство структрурных подразделенийИспол-нители1.Прием документов2. Вскрытие3. Сортировка4.Регистрация5.Передача на рассмотрение руководству6.Рассмотрение руководством7.Получение от руководства рассмотренных документов8.Фиксация резолюции9. Постановка на контроль10. Передача в подразделение 11. Получение документа подразделением 12.Регистрация документов13.Рассмотрение руководством подразделения14. Фиксация результатов рассмотрения15. Передача на исполнениедвижение документов, поступающих на имя Генерального директора