Система управления базой данных приёмной комиссии университета
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
кончательно применить их или отказаться от некоторых из них.
Перед отправкой документа рецензенту необходимо воспользоваться командой ToolsProtect Document в режиме Tracked Changes, задать пароль и сохранить документ в таком виде.
В стандартном режиме каждый новый рецензент автоматически делает правки своим цветом, а настроить цвета можно заранее, с помощью команды ToolOptionsTrack Changes.
Отправка документа по маршруту
Для отправки документа на согласование необходимо воспользоваться в Word командой File-Send To. Эта команда, в отличие от почтового клиента, позволяет не только определить группу получателей, но и задать последовательный маршрут прохождения документа от одного рецензента к другому, с попутным уведомлением автора.
Такая возможность настраивается командой FileSend ToRouting Recipient.
Комплексные документы
В Word 2007 есть возможность работы с документами, представляющими собой объемные отчеты, аналитические справки и т.п. Авторами таких документов, как правило, является целая группа сотрудников компании, каждый из которых готовит свою часть документа.
Координатор группы может объединить подготовленные части в один общий документ таким образом, чтобы все изменения в любой из частей автоматически отражались при открытии общего документа.
Такой документ называется главным документом и создается в Word 2007 в режиме Outline View. Этот режим позволяет в главном документе прописать с помощью стандартных стилей оформления заголовков названия частей, а потом динамически связать с каждым из этих заголовков файл, который подготовлен как отдельная часть документа. Подобная динамическая связь обеспечивается с помощью кнопок Insert Subdocument и Create Subdocument, расположенных на панели инструментов для главного документа.
Главный документ можно создавать как до создания подчиненных документов, так и после того, как они уже существуют в виде отдельных файлов. Разница состоит в том, что в первом случае подчиненный документ, созданный из главного, получает все шаблоны, стили оформления и настройки главного документа.
Файл подчиненного документа в этом случае создается автоматически при первом сохранении главного документа, находится в той же папке, что и главный документ, и получает имя, совпадающее с его заголовком в главном документе.
Во втором случае подчиненный документ может иметь собственные шаблоны и стили оформления, находиться отдельно от главного документа и называться собственным именем, но при развертывании подчиненного документа в главном часть настроек главного документа (нумерация заголовков, нумерация страниц, параметры печати и пр.) временно применяется к подчиненному с целью единообразия оформления.
Подчиненные документы являются, однако, достаточно автономными файлами и допускают независимое редактирование вне рамок главного документа. В главном документе они представлены обычно гиперссылками на соответствующие файлы. Но если координатору группы нужно просмотреть в рамках главного документа, отформатировать или отредактировать подчиненные документы, то ему необходимо развернуть все гиперссылки с помощью кнопки Expand/Collapse Subdocument.
Публикация однотипных документов
Эффективным методом публикации документа с однотипным содержанием для нескольких адресатов является процедура ToolsMail Merge.
Процедура позволяет подготовить текст документа или воспользоваться уже подготовленным документом, в котором можно по тексту расставить в виде автоматически заполняемых полей данные из корпоративных источников: баз данных, таблиц, адресных книг.
Эти документы в процедуре так и называются - источники данных.
Подключив на втором этапе процедуры нужный источник данных, можно вернуться в окно исходного документа и воспользоваться появившимся на панели инструментов списком полей из активного источника данных. При этом не обязательно хранить все экземпляры персонифицированного документа, поскольку генерация таких экземпляров всегда ведется автоматически - на третьем, последнем этапе процедуры.
Процедура генерации может быть настроена с помощью набора кнопок на панели инструментов таким образом, чтобы все документы были сразу же напечатаны на принтере без сохранения в виде отдельного файла, либо сохранены как один документ со многими разделами, либо, что очень ценно, отправлены электронной почтой по указанному списку адресов.
Настройки процедуры слияния позволяют поработать и с источником данных: сделать выборку по нужным полям, отсортировать исходные данные в нужном порядке, ограничить область просмотра в базе.
Данная технология полностью отслеживает актуальность источника данных, поскольку всякий раз при открытии документа со ссылками на какой-либо источник данных происходит подключение базы данных или таблицы в актуальном виде со всеми внесенными изменениями.
Таким образом, можно привести сводную таблицу мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО Синема-мир и затрат по ним для организации ООО Синема-мир приводится в таблице 2.4.
Таблица 2.4. Таблица затрат проекта мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО Синема-мир
№п/пМероприятиеСумма, тыс.руб.1. Единовременные затраты1Совершенствование нормативной базы документооборота в организации ООО Синема-мир ??создание Инструкции по делопроизводству; ??разработка положения об отделе службе документационного обеспечения. 20 000 10 00