Система управления базой данных приёмной комиссии университета
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
н соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например разработанным на предприятии должностным инструкциям.
В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив.
В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.
В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа:
- составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;
- проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;
- утверждение документа уполномоченными лицами;
- ознакомление с документом ответственных исполнителей;
- передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);
- выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;
- контроль за исполнением документа;
- подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;
- сдача и оформление документов в архив на хранение [12].
Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения.
.3 Принципы и методы управления документооборотом в организации
Необходимо отметить, что функции документооборота и современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:
- Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.
- Разработка и проектирование бланков документов.
- Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
- Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
- Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
- Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
- Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
- Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
- Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
- Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
- Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства [15].
Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:
- секретариат;
- инспекция при министре;
- канцелярия [32].
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа)по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.
Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная.
Секретарь учреждений (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуры делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации.
В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах - учредительная конференция [30].
В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства