Система управления базой данных приёмной комиссии университета
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
изирована технология документооборота Общества с ограниченной ответственностью Синема-мир (ООО Синема-мир).
Объект дипломного исследования - организация документооборота на примере конкретной организации - ООО Синема-мир.
Предмет дипломного исследования - разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО Синема-мир.
Целью дипломного исследования является анализ документооборота в организации ООО Синема-мир и разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в данной организации.
Цель дипломного исследования позволяет выдвинуть задачи дипломного исследования:
- Провести теоретический анализ литературных источников по вопросам сущности и структуры документооборота в организации.
- Рассмотреть современные методы исследования документооборота в организации и методы управления документооборотом.
- Проанализировать документооборот в организации ООО Синема-мир и предложить мероприятия по совершенствованию документооборота в организации.
. Теоретические и правовые основы документооборота в организации
.1 Сущность и структура документооборота в организации
Согласно определению, документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.
Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им [8].
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.
Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив.
Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами [13].
Необходимо более детально рассмотреть само понятие и сущность документооборота.
Согласно большинству определений - документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
В таком случае, организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении [11].
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.
Специалисты в данной области обычно выделяют определенные принципы организации движения документов, или собственно теоретические основы организации документооборота:
- оперативность движения;
- единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;
- однократность операций одинакового целевого назначения;
- исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью) [12].
Кроме того, в нормативные документы, касающиеся документооборота в организации, включены и практические правила по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.
Согласно определениям, данным в литературных источниках, можно отметить, что документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.
От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована [22].
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).
Таким образом, движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98).
Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответст