Разработка системы управления электронным документооборотом на примере ООО "Курортное"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
?есены оформляется непосредственно сама заявка.
Схематически данный процесс представлен на рисунке 2.3.
Рис. 2.3 Процесс оформления заявки
После оформления заявки, клиент должен осуществить ее оплату, это можно сделать через банк, безналичным переводом, либо через бухгалтерию. После этого заявка поступает на выполнение к туроператорам. Возможно также, что директор прикажет исполнять какую-либо заявку, до перевода денежных средств. Это осуществляется на основании договоренности клиента и директора.
В случае если заявка была неправильно оформлена, в ней указаны не достоверные данные или оплата в оговоренный срок не была осуществлена, документ признается неверным, после чего клиент может попытаться снова оформить заявку на тур.
Лишь после подтверждения оплаты или приказа директора заявку начинают выполнять туроператоры, т.е. оформлять всю необходимую документацию для осуществления путешествия, осуществлять бронирование гостиниц и т.п.
На рисунке 2.4 представлен более подробно процесс выполнения заявки.
Рис. 2.4 Процесс выполнения заявки
После того как все услуги клиенту оказаны оформляется отчетность о выполнении заявки. Данная отчетность поступает как на стол директору, для осуществления анализа деятельности организации, так и в бухгалтерию для осуществления бухгалтерского учета деятельности организации.
Возможны небольшие отклонения в процессе работы с заявками, именно поэтому данная схема отражает только общие этапы для всех заявок.
Само письменное оформление заявки при оформлении заказа на оказание услуг не всегда является необходимым, например, в случае если клиент пользовался помощью туроператор. В этом случае туроператор уже знает некоторую информацию (например, что правильно выбрана страна, курорт, гостиница и т.п.) и уверен в ее достоверности.
Таким образом, основные функции разрабатываемой информационной системы должны быть связаны с обработкой и учетом документов. После формирования документа, он должен проходить 3 стадий: оформлен, утвержден, исполнен.
Стадия Оформлен означает, что документ недавно был сформирован и ждет утверждения от начальства или от бухгалтерии.
Стадия Утвержден означает, что документ был утвержден руководителем организации или бухгалтером, и означает, что можно приступать к выполнению обязательств по организации путешествия.
Стадия Исполнен означает, что заявка была утверждена, услуги оказаны и путешествие благополучно завершилось.
Для выполнения основных функций программного продукта должны быть реализованы и дополнительные, такие как учет клиентов или ведение списка курортов
2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
Нормативно-справочная информация - это информационный ресурс компании, формируемый внутри и получаемый, как правило, извне. Она содержит стандарты, требования, правила, положения и прочую информацию, нормирующую и систематизирующую деятельность компании.
В данном случае к нормативно справочной информации можно отнести информацию о странах и курортах.
Также нельзя забывать, что разрабатываемая информационная система является многопользовательской, поэтому к нормативно-справочной информации также можно отнести должности и права пользователей.
К входному типу информации относиться информация, что поступает в систему постоянно на протяжении всей жизни программного продукта. Входной информацией для разрабатываемого программного продукта будет является информация о клиентах и сотрудниках организации.
К оперативной информации относят любые данные, которые необходимы для работы системы. Оперативная информация представляет наибольший интерес при реализации программного продукта. Именно массы оперативной информацию подталкивают организации к автоматизации бизнес-процессов предприятия.
К оперативной информации можно отнести данные относительно заявок.
Каждый из данных типов информации имеет свои индивидуальные значения, например о клиенте необходимо знать его фамилию и инициалы, контактный телефон и т.п., а о курорте необходимо страну, где он находится.
.3 Характеристика результатной информации
Результатная информация в основном будет отображаться на мониторе компьютера, а не выводиться на печать
Выходной информацией является информация о клиенте и оформленная заявка. В заявку входит следующая информация:
-страна, куда отправляется клиент;
-фамилия и инициалы клиента;
-название курорта;
-название гостиницы;
-количество детей;
-количество взрослых;
-дата заезда;
-дата выезда.
Заявка содержит все основные данные относительно совершенной сделки. Заявка выступает своего рода документом подтверждающим совершение сделки. Заявка должна формироваться автоматически на основании документов предъявленных клиентом, а также выбранного клиентом тура.
Кроме того программный продукт должен позволить сформировать заявки как по отдельно взятому клиенту, так и по всем клиентам. Информация обо всех заявках может быть предоставлена администратору или другому руководящему звену, в зависимости от организации туристической фирмы.
Формирование заявок по всем клиентам одновременно позволит регулировать деятельность и занятость персонала турфирмы. Данная информация также может быть использована при начислении персоналу премиальных.