Разработка системы управления электронным документооборотом на примере ООО "Курортное"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
?страция, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции безбумажного делопроизводства.
Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата [2].
1.3 Анализ существующих разработок
На сегодняшний день на рынке информационных технологий представлено множество систем электронного оборота.
1.3.1 Система электронного документооборота CompanyMedia
CompanyMedia - программный комплекс - система электронного документооборота и управления бизнес-процессами (СЭДиУП), производимая Компанией ИнтерТраст с 1998г. по настоящее время, на основе платформы совместной работы пользователей (GroupWare) IBM Lotus Notes/Domino. CompanyMedia является зарегистрированным товарным знаком производителя - компании "ИнтерТраст". Система CompanyMedia относится к классу систем управления корпоративным контентом(ECM). В настоящее время, в её состав входят 22 модуля, выполняющие различные задачи, от автоматизации классических задач общего и частного документооборота до поддержки групповой работы и автоматизации бизнес-процессов. В целом, эти предметные модули могут быть разделены на следующие пять категорий:
-документационное обеспечение управления;
-управление типовыми деловыми процессами;
-управление документацией;
-управление регламентированными процессами;
-коллективная работа с документами.
Вследствие специфики системы, основными группами ее потребителей являются: государственный сектор и органы федеральной, региональной и муниципальной власти, финансовый сектор, предприятия промышленности и топливно-энергетического комплекса. В целом, потребителей СЭД CompanyMedia можно охарактеризировать как организации с большим количеством работников и одновременно высоким уровнем территориальной распределенности структурных подразделений, а также дочерних и зависимых обществ, которым в свою очередь требуются решения, обеспечивающие сквозной документооборот по всей территории местонахождения компании.
Все модули СЭДиУП CompanyMedia имеют перед названием приставку CM-, обозначающую принадлежность модуля именно к этой системе электронного документооборота, что отличает их от другой разработки того же производителя - СЭД OfficeMedia, предназначенной для малых и средних организаций, но, в целом, поддерживающих стандартный функционал систем электронного документооборота. Модули системы разбиты на пять категорий по прикладным типам. Структура программного продукта представлена на рисунке 1.1.
Рис. 1.1 Структура программного продукта CompanyMedia
Каждый из модулей необходим для выполнения определенных задач связанных с документооборотом на предприятии. Несмотря на свою кажущуюся громоздкость работать с системой электронного документооборота довольно просто, поскольку разработчики создали удобный пользовательский интерфейс позволяющий легко работать с созданной системой.
Таким образом систему CompanyMedia можно охарактеризовать как функциональную и удобную систему документооборота, специализированную на государственный сектор и органы федеральной, региональной и муниципальной власти, финансовый сектор, предприятия промышленности [26].
1.3.2 Система электронного документооборота БОСС- Референт
БОСС-Референт - система электронного документооборота (СЭД), предназначенная для автоматизации бизнес-процессов, связанных с документационным обеспечением управления предприятием. Разработчик системы - российская компания Аплана, входящая в группу компаний АйТи. Пользователи системы - органы федеральной, региональной и местной власти, государственные предприятия, коммерческие организации различной структуры.
Система обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов:
1.Работа с внутренними документами организации
-подготовка проекта документа, его согласование (визирование), утверждение;
-составление поручений по документу, контроль за исполнением;
-управление доступом к документу;
-регистрация и архивирование;
-создание и хранение шаблонов документов.
2.Обработка входящей и исходящей корреспонденции
-регистрация, контроль и учет;
-создание резолюций по документу;
-настройка регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел;
-формирование поручений с последующим контролем исполнения;
-отправка в "Дело" после исполнения.
3.Работа с договорами организации
-создание и ведение шаблонов договоров;
-ведение реестра договоров;
-согласование договоров;
-формирование отчетов.
4.Ведение справочника организации
-создание и поддержка справочника организации в соответствии с организационной структурой;
-поддержка механизма делегирования полномочий;
-возможность использования справочника организации в роли адресной книги.
5.Поддержка материально-технического обеспечения организации
-ведение реестра объектов М