Разработка информационного обеспечения электронного документооборота
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
Так как для разработки данного проекта использовалось бесплатное программное обеспечение с открытым кодом, то стоимость программного обеспечения следует включить в стоимость оборудования. Подразумевается, что персональный компьютер поставляется с предустановленной операционной системой.
Итак, общие затраты на разработку автоматизированной системы документооборота составляют:
руб.
Программу предполагается использовать в компаниях, где число сотрудников превышает 100 человек. По рыночным ценам аналогичное программное средство без адаптации под конкретное предприятие и лицензией на 100-200 пользователей будет стоить в среднем 90000 руб.
Теперь сравним затраты при использовании нового программного средства с текущими издержками. Для этого нам понадобится размер трудозатрат, вычисленный ранее, средняя месячная заработная плата сотрудника, работающего с системой документооборота (положим ее равную 20000 руб.), число рабочих часов в месяц (также 176 часов), ту же стоимость ПК, его установленное время работы и размер отчислений на частичное восстановление компьютера.
Всех этих показателей достаточно, чтобы рассчитать затраты на проведение наиболее трудоемких операций с использованием существующих программных средств и разрабатываемой информационной системы:
где Ti - трудозатраты по базовому или предполагаемому варианту в человеко-часах, W - средняя месячная заработная плата сотрудника, работающего с системой документооборота, D - число рабочих дней, S - стоимость ПК, R - размер отчислений на восстановление компьютера, Pt - установленное время работы ПК.
Затраты на совершение операций в существующей системе составляют:
руб.
Затраты на выполнение операций в разрабатываемой системе составят:
руб
Технико-экономическое обоснование
Экономический эффект можно рассчитать как разность Ep и Eo. Он составит 101 - 26 = 75 рублей. Один пользователь в день может совершить до 40 таких операций. Таким образом, внедрение данной системы окупится минимум за
дней ее максимального использования одним сотрудником.
Соответственно годовой экономический эффект при 240 рабочих днях будет равен:
руб.
Экономическая эффективность за год составит:
Исходя из полученных результатов видно, что экономическая эффективность и эффект довольно высоки, позволяя организации значительно снизить затраты на систему документооборота. Это является основным поводом для увеличения стоимости разрабатываемого продукта в несколько раз.
3.ПРОГРАММНЫЙ РАЗДЕЛ
3.1 Функциональное обеспечение
Описание программного продукта
Система предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет следующие возможности:
регистрацию документов;
распределение электронных документов между сотрудниками;
контроль прохождения документов, и исполнения связанных с ними поручений;
создание отчетов и журналов;
обмен электронными сообщениями между сотрудниками.
Разрабатываемая система является многопользовательской, обеспечивает координированную совместную работу коллектива сотрудников. Этим обусловлено как устройство системы, так и требования к ее настройке: идентификация пользователей системы, управление правами доступа к обрабатываемой информации, обеспечение целостности и сохранности информации.
Система имеет клиент-серверную архитектуру и должна эксплуатироваться в локальной сети организации. Такое устройство системы позволяет обеспечить следующие ключевые характеристики:
организацию произвольного, легко изменяемого количества рабочих мест, определяемого объемом работ, характером решаемых в организации задач и числом необходимых для этого работников;
эффективную защиту целостности информации в режиме многопользовательского доступа;
обеспечение сохранности информации за счет ее централизованного архивирования и восстановления;
обеспечение конфиденциальности информации на основе управления правами доступа к ней.
Учет документов и отслеживание их прохождения в организации базируются на следующих основных понятиях:
регистрация документа - процедура создания нового документа в системе, выполняемая пользователем, имеющим право на изменение документов, - регистратором;
регистрационная форма документа - набор признаков, определяющих ключевые сведения о документе, позволяющие найти его в базе данных и отслеживать его прохождение;
поручение - задание, связанное с исполнением документа, выдаваемое сотруднику руководством организации;
исполнение документа - последовательность действий сотрудника (ответственного исполнителя) или группы сотрудников (соисполнителей), выполняющих поручения по обработке документа и дальнейшей передаче последующим исполнителям;
контроль исполнения документа - отслеживание реального прохождения документа и сроков его исполнения в организации, выполняемое специально назначенным пользователем - контролером.
Компоненты ЭИС
Серверная программа. Функционирование системы документооборота основано на использовании специальной программы - сервера документооборота. Сервер документооборота осуществляет основные функции, обеспечивающие работу пользователей: пол