Разработка информационного обеспечения электронного документооборота
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
Документ -> Зарегистрировать новый документ. На экране появится диалоговое окно выбора потока документа.
Окно выбора потока документа
Здесь предлагается выбрать один из трех основных видов потоков документов. Это нужно для группировки документов по потокам в дальнейшем поиске и работе с системой. После нажатия кнопки Выбор и появляется диалоговое окно для регистрации документов и поручений.
Окно регистрации документов и поручений
В данном окне присутствует две закладки. Первая - закладка для заполнения реквизитов и импорта самого документа (1). Вторая закладка (2) Служит для регистрации поручения к документу.
Рассмотрим процесс регистрации документа и поручения. Пользователь создает документ в программе MS Word, форматирует его, сохраняет. Затем, зайдя в данное диалоговое окно, он выбирает Вид документа (данное поле содержит основные виды документов, которые загружаются из базы данных и могут быть легко изменены), вводит срок исполнения, контролеров и исполнителей по документу, а также внутренний номер документа, если он присутствует в организации, в соответствующие одноименные поля. Выбор контролеров и исполнителей осуществляется нажатием по кнопкам --- и вызывает следующее диалоговое окно.
Окно выбора исполнителей и контролеров
Здесь также по двойному щелчку левой кнопки мыши на пользователе можно посмотреть все подробные данные о нем.
После заполнения этих данных (или в любой другой момент) нужно загрузить необходимый документ в нашу программу. Для этого пользователь нажимает кнопку Импортировать документ Word и выбирает свой сохраненный документ в файловой системе. Теперь программа готова записать документ в базу данных, и диалог регистрации имеет следующий вид:
Заполненный диалог регистрации документа
После импорта документа появляется поле редактирования, содержащее в себе компонент MS Word. Оно позволяет просмотреть и внести последние корректировки в документ.
Затем для выполнения документа или проведения по нему каких-либо мероприятий возможно добавить к нему поручение. Эта возможность находится на одноименной закладке Поручение.
Закладка поручение
Здесь вводится название поручения, его текст и срок исполнения. Срок можно выбирать в часах, днях и месяцах.
По окончании заполнения требуемых данных документ следует сохранить. Это делается либо нажатием на единственной иконке в панели инструментов, либо по выбору пункта меню Документ -> Сохранить. В этот момент запускается два сетевых запроса: отправка реквизитов документа в XML-строке и отправка бинарного файла документа. Перед сохранением бинарного файла в базу данных из него копируется весь текст и записывается в отдельный столбец таблицы с документами. Это сделано для возможности быстрого поиска по содержимому.
Последний этап сохранения - это присвоение документу порядкового номера в системе.
Зарегистрировав документ, мы тем самым порождаем сообщения контролерам и исполнителям документа. Контролеры документа получают сообщение следующего вида на закладке Контроль в меню категорий.
Сообщения контролерам документа
Контролерам доступны все сведения по документу, в том числе и имена исполнителей. Этих сведений вполне достаточно для того, чтобы проконтролировать исполнение документа. Вернемся к цифровой подписи. В поле кратких сведений по документу доступно 3 дополнительных функции: 1) просмотр самого документа, 2) цифровая подпись документа, 3) проверка существующих подписей. Пользователю предоставляется весь необходимый спектр возможностей с документом на данном этапе. Он может подписать документ, используя свой секретный ключ, который генерируется в момент создания этого пользователя. Поставив свою подпись, пользователь уже не сможет ее стереть, а остальным сотрудникам станет доступна информация о том, что документ подписан. При нажатии кнопки 3) они смогут проверить достоверность подписи и данные по подписчику.
Сообщение о проверке подписи
Исполнителям же в свою очередь приходит сообщение в закладке Поручения, которая находится выше.
Сообщения исполнителям документа
При выборе функции просмотра документа происходит его выборка из базы данных, перенос по сети бинарным потоком, сохранение во временную папку и отображение на стороне клиента. Вот и все основные моменты процесса сохранения и просмотра документов.
При долговременной работе системы электронного документооборота накапливается большое число разнообразных документов, которые трудно будет заметить даже самим исполнителям и контролерам, особенно если это старые документы. Для быстрого поиска таких документов был разработан специальный диалог. Вызвать его можно, нажав на пункт меню Поиск -> поиск документов или на четвертую слева иконку на панели инструментов.
Окно поиска документов
В этом окне возможен поиск по всевозможным параметрам, которые хранятся в базе данных и связаны с процессом документооборота. Например, для того чтобы найти все внутренние документы, выбираем в группе Поток документов Внутренние документы, нажимаем Ок и попадаем в закладку Результаты поиска, где и видим все внутренние документы, зарегистрированные в системе.
<