Разработка информационного обеспечения электронного документооборота
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
исеть от правильного выбора, профессионального внедрения и обеспечения эксплуатации автоматизированной системы.
При этом выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций вне зависимости от их организационно-правовых форм.
Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов.
В настоящее время различными фирмами разрабатываются, внедряются и проходят опытную эксплуатацию большое количество автоматизированных систем управления документацией (АС ДОУ), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. Однако в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующих системы их лицензирования и сертификации[16]. Данное положение дел создает дополнительные сложности для потребителей при выборе АС ДОУ.
Потребителями являются компании всех организационно-правовых форм, которые могут быть классифицированы на основе различных принципов: сферам деятельности, форме собственности, правовому положению и др. Тем не менее, несмотря на внешние различия в деятельности организаций просматриваются общие черты, сходные формы, методы и технологии работы.
Всех потребителей можно условно разделить на следующие категории:
крупные иерархические структуры
территориальные органы управления
коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.
Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглащает основные типы потребителей автоматизированных систем управления документооборотом. Для каждой из названных групп потребителей существует целый ряд предложений.
Подготовка и принятие управленческого решения по вопросу автоматизации документооборота является достаточно сложным процессом, требующим от руководства организации учета многих технических, экономических, организационных и социально-психологических особенностей ее развития.
Вместе с этим, автоматизация управления документооборотом требует определенных финансовых вложений, ввиду чего руководству организации необходимо определится - насколько это мероприятие финансово обосновано и в каком объеме необходимо.
Прежде всего, необходимо определиться с тем - где проходит граница документооборота организации; какие именно структурные подразделения (их состав) включены в документооборот, и, исходя из полученных данных, определить необходимый уровень автоматизации. Несмотря на то, что, как правило, документооборот организации пронизывает все сферы ее деятельности, а с документированной информацией, так или иначе, работают практически все подразделения; потребность в автоматизации процесса в каждой организации может быть индивидуальна (отлична даже от аналогичной организации). Поэтому каждая организация должна определить сама для себя, на каком уровне она намерена провести автоматизацию документооборота.
Говоря о необходимости определения уровня автоматизаци документоборота применительно к каждой конкретной организации следует определиться с тем, что должен охватить сам процесс:
всю ли организацию, включая ее территориально-удаленный подразделения;
головной офис организации целиком;
ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (напрмер, служба кадров, служба управления, бухгалтерия и др.)
структуры отвечающие за организацию документоборота (управление делами, серетариат, канцелярия и т.п.)
специальные структуры (бухгалтерия, каталог и т.п.)
Функциональный анализ деятельности организации, ее подразделений, зон и конкретных рабочих мест позволяет построить реальную, свойственную данной организации в целом, и каждому рабочему месту в отдельности, структуру информационных связей. Определив необходимый уровень автоматизации, компания должна подбирать систему, которая удовлетворяла бы потребности организации в автоматизации, решала бы поставленные задачи.
С точки зрения полноты охвата технологии обработки информации и документации в организации, автоматизированные системы документооборота подразделяются на следующие типы:
автономные (локальные) системы по обработке документов (например, рабочее место секркетаря руководителя)
системы комплексного документационного и информатизационного менеджмента.
системы для решения прикладных информационных задач (например, текстообработчики)
При выборе необходимой системы следует учесть и то обстоятельство, для какого типа управленческой структуры подбирается система, ибо от этого зависит и тип выбора самой программы. Учитывая разнообразие организаций, необходимо заметить, что модель управления информацией должна разрабатываться для конкретной организации и отражать ее специфическую внутреннюю и внешнюю информационную среду в процессе функционирования. А при выборе методологии построения автоматизированной системы документооборота в конкретной организации, следует учесть, насколько она соответствует принятому в ней стилю управления и системе менеджмента.
Поскольку системы электронного документооборота уже достаточно широко применяются на самых раз