Разработка информационного обеспечения электронного документооборота
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
В°же на такие вопросы: какие документы и по каким проблема находятся в работе; какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов и т.п.; а следовательно, оперативно среагировать на изменившуюся конъюнктуру рынка и принять верное решение.
Источник причин большинства проблем документооборота - изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета[3]. Традиционный (каталожно-карточный, либо журнальный) учет работы с документами на бумажных носителях ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния исполнения конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о нем на всех этапах, требует существенных трудозатрат и времени, а также зависит от квалификации сотрудников служб управления. Для обеспечения эффективного централизованного учета и контроля исполнения всех документов организации, службе документооборота необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию об исполнении и движении каждого документа в отдельности, получая ее из соответствующих подразделений и централизованно фиксировать (регистрировать) ее в своей службе. Это требует огромных накладных расходов, строгой регламентации работы всех структурных подразделений и ее сотрудников, наличия квалифицированного персонала, больших трудовых и временных затрат на проведение рутинных технологических операций по поиску, сбору, обобщению и анализу распределенной информации. На сегодняшний день, практически ни одна организация не может позволить себе проведение вышеперечисленных работ в полном объеме.
Учитывая существующую тенденцию увеличения объема документооборота вопрос об автоматизации документационного обеспечения управления, внедрения в работу новых информационных технологий встает весьма остро.
При принятии решения об автоматизации документооборота пред руководителем неизбежно встанут вопросы:
Какие цели преследуются при автомтизиации и какие задачи должны быть решены?
Где проходит граница документооборота организации и что должно быть автоматизировано?
Цели автоматизации документооборота всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:
повышение качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;
объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;
обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;
снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;
заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.
Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации документооборота организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:
Подготовка и оформление документов.
oповышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации;
oунификация процесса работы с документами на всех этапах его существования;
Организация документооборота и исполнения документов.
oисключение дублирования ввода информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации)
oисключение возможности потери документа (создание документальной базы организации);
oупорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов - маршрутизация);
oповышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;
oсокращение сроков исполнения и прохождения документов;
oсвоевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом);
Организация контроля исполнения документов.
oобъединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных);
oоперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
oобеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения);
Организация хранения документов, поисковая система.
oобеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним;
oобеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;
oобеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов;
Таким образом, суммируя все выше сказанное можно сделать вывод: автоматизация документационного обеспечения управления организации, вне зависимости от ее организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода к решению проблем документооборота, повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению конкурентоспособности на рынке.
Особенности выбора автоматизированной системы документооборота
Успешность автоматизации документооборота организации во многом будет зав