Методическое пособие для обучения начинающих нотариусов по теме: «Организация и финансирование офиса нотариуса»
| Вид материала | Методическое пособие |
- Методическое пособие в помощь для обучения нотариусов по теме: «Собственность недвижимое, 1868kb.
- Н. И. Лобачевского Д. В. Суходоев, А. С. Котихина История таможенного дела и таможенной, 1362.83kb.
- Методическое пособие предупреждение травматизма на занятиях по рукопашному бою таганрог, 344.9kb.
- Методическое пособие по курсу «Организация и экономика ветеринарного дела» для самостоятельной, 3330.58kb.
- Методическое пособие для практических занятий красноярск 2002, 894.08kb.
- Ф. М. Достоевского юридический факультет с. Э. Маслей Методическое пособие, 2411.28kb.
- Методическое пособие Новосибирск, 2009 удк 658. 562, 585.88kb.
- Современной Гуманитарной Академии (С) современная гуманитарная академия, 2011 методическое, 238.67kb.
- Методическое пособие для студентов заочной формы обучения Нижний Новгород, 1825.69kb.
- 5. Права и обязанности нотариуса. Ограничения в деят-ти нотариусов. Гарантии нотар, 311.23kb.
^ Г) Бланки, книги бухучета.
Для финансово-экономической отчетности используются бухгалтерские бланки, квитанции, платежные поручения (для безналичных расчетов), стоимость которых колеблется в пределах в среднем 60-200 тенге на один квартал отчетного года. Использование книг и подписных изданий по бухгалтерскому учету требуются для бухгалтера нотариуса, в среднем стоимость колеблется в пределах 17000 тенге на годовой период.
^ Д) Печать, штампы нотариуса
Приказом Министерства юстиции Республики Казахстан от 24 февраля 1999 года « О печати частного нотариуса» утвержден эскиз и описание личной печати частного нотариуса. Личная печать частного нотариуса должна изготавливаться на специальном оборудовании, соответствовать всем требованиям, предъявляемым к ее изготовлению, и характеризоваться высоким качеством изготовления, защищенностью от подделок, долговечностью и стойкостью к красителям. Диаметр печати должен быть 40 мм.
Нотариус имеет личную печать с указанием слова «нотариус», своей фамилии, имени, отчества, номера и даты выдачи государственной лицензии. Содержание надписей в личной печати частного нотариуса производится на государственном и русском языках.
В тексте печати должны быть изображены три ободка. Толщина линии первого (наружного) ободка составляет 0,5 мм. Толщина линии второго ободка составляет 0,2 мм. Внутри второго ободка должны располагаться внизу словом «нотариус» и вверху фамилия, имя и отчество нотариуса. Третий ободок толщиной 1,6 мм создается круговым микрошрифтом и состоит из слова «нотариус». Внутри третьего ободка, в центре, должен находиться текст следующего содержания: «Лицензия N 0000. Выдан____ года Министерством юстиции Республики Казахстан».
Контуры надписей «нотариус» и «лицензия N 0000» должны заполняться черным растром. Форма растровых точек может быть различной: круглой, эллиптической, квадратной и т.д. До 1997 года печать частного нотариуса содержала и символику Министерства юстиции Республики Казахстан.
Затраты на изготовление печати нотариуса в среднем в зависимости от ее оснастки могут составлять от 300 до 4000 тыс тенге.
Согласно инструкции по нотариальному делопроизводству утвержденной Приказом Министерства Юстиции РК 83 от 16 июля 1998 года, нотариусом для удостоверительных надписей могут быть изготовлены штампы с текстом соответствующей надписи, а также типографические бланки.
Затраты на изготовление наиболее распространенных штампов : свидетельствование подлинности подписи, верности копии, копии с копии, договора, доверенности в среднем на каждую составляют от 2000 до 3000 тенге. При этом следует учитывать и требования Закона «О языках в Республике Казахстан» т.е. предусматривать изготовление штампов на двух языках казахском и русском.
Изготовление малых штампов «смотри на обороте», «копия», «копия с копии», «личность установлена, дееспособность проверена» , «прошнуровано и пронумеровано», «именной штамп с указанием ФИО нотариуса , № лицензии, дату выдачи» составляет от 1000 до 3000 тенге .
Таким образом затраты на изготовление штампов, в зависимости от потребности нотариуса могут составить от 15000 до 20000 тенге (на одном из языков).
^ Е) Изготовление рекламных указателей
Рекламные указатели необходимы для информации клиентов о месте расположения офиса, его режима работы на казахском и русском языках. Режим работы, согласно которому нотариус намерен вести прием клиентов, размеры и качество рекламной вывески и ее содержание нотариус устанавливает сам.
На данный момент единый стандарт по изготовлению рекламных щитов пока не принят. Данный вопрос находится на стадии разработки в Республиканской нотариальной палате.
Как показывает практика, средняя стоимость рекламных указателей, колеблется в пределах от 38500 тенге до 54000 тенге и более, в зависимости от используемого материала и его размеров.
^ Ж) Передача материалов в Государственный архив РК
Законом «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998г. (с изменениями и дополнениями от 10.11.01г. №256) установлен порядок отнесения документов к составу Национального архивного фонда, учету и организации их хранения.
Одним из источников пополнения Национального архивного фонда являются и архивы частных нотариусов (статья 5). Настоящий Закон регулирует обеспечение сохранности документов, сданных в архив (статья 12), порядок использования документов (статья 14), гарантирует права и интересы физических и юридических лиц по использованию документов (статья 15). Документы Фонда независимо от форм их собственности, подлежат централизованному государственному учету. Правила и сроки хранения документов Фонда в государственных и ведомственных архивах устанавливаются уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией Республики Казахстан.
В настоящее время разрабатывается единая система сдачи частными нотариусами документов в гос. архив. Срок хранения нотариусами документов установлен до 5 лет. До сдачи в архив документов, нотариус должен постоянно по истечении месяца систематизировать документы, производить оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы должны быть пронумерованы и прошиты. Хронология хранения документов ведется по описи и должна соответствовать согласованной и утвержденной номенклатуре дел с Гос. архивом. Для каждого нотариуса территориальная нотариальная палата разрабатывает единую номенклатуру дел (на казахском и русском языках), которая утверждается ежегодно с учетом внесенных изменений. Нотариус готовит сам документы для архива или использует наемный труд архивариуса.
В среднем стоимость работы колеблется в пределах в среднем 3000-5000 тенге в месяц. На начальном этапе деятельности нотариус может использовать в качестве архивариуса помощника, так как количество нарядов небольшое. За год в среднем набирается от 50 до 200 нарядов.
^ 2.7. Сравнительный анализ затрат при организации деятельности нотариуса
Итак, проанализируем, каковы же затраты, которые начинающему нотариусу, как показывает существующая практика, необходимо будет произвести, как спланировать доход и какие дополнительные меры надо предпринять для повышения доходности.
| N п/п | Затратная часть на организацию деятельности нотариуса | Сумма |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | Подготовка документов на рассмотрение комиссии | 1000-3000 тенге |
| 2 | Стажировка | 2469-76539 тенге |
| 3 | Лицензионный сбор | 4938 тенге |
| 4 | Постановка на учет в налоговый комитет по месту регистрации | 3000-6000 тенге |
| 5 | Страхование гражданско-правовой ответственности | 14000-16000 тенге |
| 6 | Регистрация в территориальном органе юстиции (подготовка документов на регистрацию: нотариальное удостоверение документов), вступительный взнос в территориальную нотариальную палату. | 57610-784319 тенге |
| 7 | Ежемесячные членские взносы в территориальную нотариальную палату | 2000- 5761 тенге |
| 8 | Банковские услуги, открытие счета | 500 -2000 тенге |
| 9 | Журналы, реестры | 1820-3120 тенге |
| 10 | Алфавитные книги | 600 тенге |
| 11 | Книга завещаний | 300 тенге |
| 12 | Книги входящей и исходящей корреспонденции | 500 тенге |
| 13 | Бумага | 1000-3500 тенге |
| 14 | Автобланки | 3000-7500 тенге |
| 15 | Канцтовары | 3000-10000 тенге |
| 16 | Бланки бухучета и подписка на журнал «Бюллетень бухгалтера» | 17000 тенге |
| 17 | Изготовление печати и штампов | 15000-20000 тенге |
| 18 | Работа архивариуса | 3000-5000 тенге |
| 19 | Изготовление адресной визитной карточки нотариуса | 1100-1500 тенге (за 100 штук) |
| 20 | Изготовление рекламных указателей | 38500-54000 тенге |
Анализируя приведенные данные затратной части на организацию деятельности нотариуса в целом, потребуются затраты в пределах от 170337 до 1021577 тенге.
Как видим, единовременные (разовые затраты начинающего нотариуса) в среднем составляют от 145837 до 972816 тенге.
Постоянные или назовем их ежемесячные, приблизительно составляют от 24500 до 48761 тенге.
^ Ш. ЗАТРАТЫ НА ОРГАНИЗАЦИЮ РАБОТЫ ОФИСА НОТАРИУСА
3.1.Требования действующего законодательства
К нотариусу, занимающемуся частной практикой, Закон РК «О нотариате» предъявляет следующие требования к организации деятельности и финансирования офиса нотариусов:
- Обязательное создание условий для соблюдения тайны совершения нотариальных действий, т.е. предусмотреть в офисе для нотариуса отдельную комнату для переговоров и подписания документов, ст. 3 ЗРК «О Нотариате»);
- создание условий для обеспечения сохранности документов нотариального делопроизводства, документов строгой отчетности, печатей штампов, создание архива (сейф, металлический шкаф, обработка документов для передачи в архив (переплет), их кодификация ( ст.5 ; п.4 ст. 15) ;
- обязанностью иметь помещение для беспрепятственного доступа граждан и представителей юридических лиц п.4 ст.15 . (т.е. желательно иметь помещение на первом этаже со свободным доступом);
- распоряжаться доходом (влияние договорных цен (аренда, коммунальные платежи и т.п.) на доход нотариуса) на свое усмотрение нести затраты и т.п.);
Для доступа клиентов, необходимо подбирать первые этажи зданий. Арендовав помещение или выкупив его в собственность, нотариус производит ремонт текущий или капитальный по своему усмотрению. Для безопасности охраны помещения, его архива, оборудования, в ходе ремонтных работ должны быть установлены металлические решетки, дверь, сейф, с последующей установкой сигнализации.
Учитывая требования действующего законодательства и проанализировав материальное обеспечение нотариусов уже имеющих стаж работы частного нотариуса от 2 до 5 лет, группа разработчиков предлагает наиболее часто встречающиеся варианты.
^ Каким должен быть офис нотариуса?
Офис нотариуса предположительно, должен состоять из четырех комнат: одна комната – для посетителей, вторая – комната для помощников нотариуса, третья – для нотариуса и четвертая – для архива, а также включать подсобные помещения.
Комната для посетителей должна быть удобна для ожидания, иметь небольшой стол для периодической литературы в виде журналов, газет необходимых на случай ожидания.
Комната помощников должна быть оборудована столом для компьютера, компьютером, принтером, сканером, ксероксом, бумагоуничтожителем, телефоном, факсом, пишущей машинкой, то есть полностью оборудована для работы помощника нотариуса.
Комната нотариуса должна быть оборудована мебелью (стол, стулья, книжные шкафы и др. техника) необходимой для приема посетителей и работы самого нотариуса.
Архивная комната должна быть оборудована металлическими шкафами, доступна и удобна для полной сохранности документов до сдачи их в государственный архив; в случае отсутствия возможности иметь отдельную комнату, допускается на первых порах т.к. еще не наработан архивный материал, иметь металлический шкаф (сейф), приспособленный для хранения документов.
Каковы же затраты на организацию работы офиса и его содержание? Рассмотрим следующие варианты.
^ 3.1. Аренда помещения
В зависимости от места расположения предполагаемого арендуемого помещения, центр города или его окраина варьируется и стоимость арендной платы за 1 квадратный метр.
В крупном городском населенном пункте он может колебаться от 4 – 10 и более долларов за квадратный метр.
Таким образом, при аренде помещения начинающим нотариусом 30 квадратных метров затраты составят от 120 до 600 долларов или от 19000 до 50000 тенге в месяц.
^ 3.2. Приобретение в собственность помещения
При наличии в собственности нотариуса квартиры, пригодной для использования ее под офис (как показывает практика), нотариусу необходимо получить разрешение на вывод из жилого фонда, пройти согласование с пожарными службами, проектными организациями, санитарно-эпидемиологическими службами, территориальными административными органами, уплатить сборы по установленным ставкам этих служб в том районе, где находится офис нотариуса.
Таким образом, затраты на приобретение в собственность, учитывая цены на местном рынке недвижимости, могут колебаться от 100 до 500 и более долларов США за один квадратный метр, что составит примерно при покупке 2-х комнатной квартиры, общей площадью 30 м.кв. - от 3000 до 15000 долларов США или от 462000 до 2310000 тенге.
Затраты на согласование с проектными организациями, СЭС, пожарными службами, ЦпоН при выводе из жилого фонда могут составить приблизительно от 154000 до 231000 тенге.
Ремонт помещения в зависимости от объемов выполняемых работ от 100000 до 800000 тенге.
^ 3.3. Техническое оснащение
По окончании ремонтных работ, нотариус занимается закупом мебели для офиса (столы, шкафы, стулья), хозяйственного инвентаря, в среднем стоимость колеблется от 100000 до 300 000 тенге, плюс его техническое оснащение.
Техническое оснащение предполагает следующее оборудование:
- компьютер, с установкой или без установки модемной связи, средняя стоимость которого от 62000 тенге до 124000 тенге (зависит от модели, уровня сложности и других параметров);
- пишущая машинка, средняя стоимость колеблется в пределах 31000 тенге до 46000 тенге;
- телефонный аппарат, факс, средняя стоимость колеблется в пределах от 10000 тенге до 46000 тенге;
- множительные аппараты (принтер, ксерокс, сканер), средняя стоимость принтера колеблется в пределах от 39000 до 62000 тенге, ксерокса - от 70000 до 92400 тенге, сканера – от 15400 тенге до 40000 тенге;
- кассовый аппарат, средняя стоимость колеблется в пределах от 25000 тенге до 35000 тенге;
- бумагоуничтожитель, средняя стоимость колеблется в пределах от 17000 тенге до 25000 тенге;
Использование в работе нотариуса денежных знаков предполагает покупку детектора валюты и счетчика банкнот. Эти предметы не являются первой необходимостью для нотариуса, но в настоящее время практика показывает их необходимость для финансовой защиты нотариуса. Детектор валюты и счетчик банкнот используется также клиентами при совершении ими сделок, связанных с отчуждением недвижимости. В среднем стоимость детектора валюты и счетчика банкнот колеблется в пределах 20000-30000 тенге.
На первоначальном этапе, ввиду отсутствия достаточных денежных средств нотариус может арендовать либо приобрести самое необходимое оборудование и мебель: книжный шкаф, стол, стулья, пишущую машинку, ксерокс.
^ 3.4. Коммунальные платежи
Арендовав помещение или выкупив его в собственность, нотариус берет на себя обязательства перед коммунальными службами по оплате за электроэнергию, теплоэнергию, за потребление воды, пользование услугами связи. Оплата этих видов коммунальных услуг будет ниже для нотариуса, чем для юридических лиц, так как нотариус относится к категории лиц без образования юридического лица, в среднем стоимость за месяц за электроэнергию – 1000 –1500 тенге, теплоэнергия – 5000-6000 тенге, вода – 500-1000 тенге, услуги связи – 1000 –2000 тенге.
^ 3.5. Страхование помещения
Помещение, выбранное под офис нотариуса желательно застраховать на случай пожара, стихийных бедствий, и других несчастных случаев, не зависящих от обстоятельств. Выбранная вами страховая компания заключает с нотариусом договор о страховании помещения. Ставки страховки устанавливаются страховой компанией. В среднем стоимость услуг страхования помещения колеблется в пределах от 22000 до 30000 тенге в год.
^ 3.6. Обеспечение безопасности и сохранности документов
В целях обеспечения безопасности и сохранности документов, оборудования нотариус должен установить металлические решетки на окна, дверь, сигнализацию либо принять на работу в качестве наемного работника – охранника.
Стоимость установки металлической двери, решеток в среднем составляет 10000-15000 тенге, сигнализации – 37000-50000 тенге.
^ 3.7. Сравнительный анализ затрат при организации работы офиса нотариуса.
-
N п/п
Затратная часть на организацию деятельности нотариуса
Сумма
1
2
3
1
Приобретение помещения в собственность (квартиры)
462000 - 2310000 тенге
2
Вывод из жилого фонда помещения
154000 - 231000 тенге
3
Аренда помещения (квартиры)
19000 - 50000 тенге
4
Ремонт офиса
100000 - 800000 тенге
5
Мебель (стол, стулья, шкафы)
100000 - 300000 тенге
6
Компьютера
62000 - 124000 тенге
7
Пишущая машинка
31000 - 46000 тенге
8
Телефонный аппарат, факс
10000 - 46000 тенге
9
Принтер
39000 - 62000 тенге
10
Ксерокс
70000 - 92400 тенге
11
Сканер
15400 - 46000 тенге
12
Кассовый аппарат
25000 - 35000 тенге
13
Бумагоуничтожитель
17000 - 25000 тенге
14
Детектор валют и счетчик банкнот
20000 - 30000 тенге
15
Коммунальные платежи
7500 - 10500
16
Страхование помещения
22000 - 30000 тенге
17
Установка металлических дверей, решеток
10000 - 15000 тенге
18
Установка сигнализации
37000 - 50000 тенге
Анализируя примерные данные затратной части на организацию работы офиса нотариуса, можно проследить, что в сумме эти затраты в случае приобретения помещения составляют в пределах от 1 181 900 до 4 252 900 тенге, а затраты в случае аренды помещения составляют в пределах от 562900 тенге до 1761900 тенге. Из этого следует сделать вывод, что на первоначальном этапе открытия офиса при недостаточном финансовом обеспечении экономичнее воспользоваться услугами аренды помещения и использовать минимальное количество оборудования. По мере наработки клиентов, окупаемости затрат, стабильности финансового обеспечения нотариус может расширить офис, приобрести в собственность помещение, улучшить техническое оснащение.
^ 3.8. Планы построения офисов нотариусов, наиболее встречающихся в существующей практике. Приведены примеры трех вариантов планирования офиса нотариуса
^ IY . ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
Учитывая быстроразвивающийся процесс совершенствования законодательства в Республике Казахстан, частного нотариуса обязывают следить за вносимыми законодателями изменений и дополнений, уметь правильно применять, не допуская ошибок. В связи с чем частному нотариусу необходима организация информационной системы, которая может состоять из:
6.1. Информационного обеспечения на электронных носителях (внедрения электронной законодательной системы “ Юрист”, организация работы модемной связи, интернет и т.п.);
- печатных органов издания (газеты, журналы);
6.3. постоянного контакта с ТНП (участие в семинарах, заседаниях круглого стола).
- Информационное обеспечение на электронных носителях
Законы, нормативные акты, инструкции, претерпевают изменения, что не может не отразиться на деятельности нотариуса. В связи с чем, возникает необходимость в техническом обеспечении нотариуса. Это и модемная связь, установка специальных программ для нотариальной деятельности (образцы документов, нормативные акты, законы РК, постановления Правительства РК и др.).
Анализ статистических данных за 2001 год по Республике Казахстан показал, что информационный доступ у нотариусов по областям различный: программные системы «Юрист», «Законодательства РК», правовая база РЦПИ Министерства юстиции РК, газеты «Казахстанская правда», «Юридическая газета», бюллетень нормативных правовых актов, интернет, территориальные нотариальные палаты, управление юстиции и коллеги. Вышеперечисленные данные показывают, что нотариусы не обеспечены единой программной системой информации, не все имеют модемную связь, что затрудняет своевременный доступ информации. Опрос также показал, что нотариусы желают в основном единую систему информации, которая бы квалифицированно, своевременно оказывала бы им помощь в их нотариальной деятельности.
В целях сохранности информации используются технические средства в виде дискет, CD-диски. За рубежом применяется электронный носитель (back up), который сохраняет всю информацию, заложенную в компьютере, на случай форс-мажорных обстоятельств (стихийные бедствия - пожар, наводнения, землетрясения). Эта система испытана и практикуется повсеместно в Европе.
В среднем затраты на приобретение и установку: информационная база «Юрист» и т.п. от 45000 до 80000 тенге., модемной связи составляют от 27540 до 40000 тенге.
^ 4.2.Печатные издания
Повышенные современные требования к уровню квалификации нотариуса требуют постоянного изучения юридической литературы (нормативные акты, инструкции, кодексы РК), чтение периодических изданий (газеты «Казахстанская правда», «Зан», «Юридическая газета», журнал «Бюллетень нотариуса», «Мир закона» и др.). Юридическая литература в основном приобретается раз в год и обновляется по мере внесенных изменений в инструкциях, законах и др., стоимость колеблется в пределах 500-3000 тенге. Подписная компания на периодические издания проводится 1 раз в год, в среднем колеблется в пределах 3000-6000 тенге.
^ 4.3. Сравнительный анализ затрат при организации информационной системы офиса нотариуса
-
N п/п
Затратная часть на организацию информационной системы нотариуса
Сумма
1
2
3
1
Приобретение и установку: информационной базы
45000 - 80000 тенге.
2
Установка модемной связи
27540 - 40000 тенге.
3
Приобретение юридической литературы
500-3000 тенге
4
Подписная компания
3000-6000 тенге
Анализируя вышеприведенную таблицу, можно сделать вывод, что приобретение и установка информационной базы и модемной связи нотариуса колеблется в среднем в пределах от 76040 тенге до 129/*000 тенге, а приобретение юридической литературы и подписная компания на печатные издания колеблется в пределах от 3500 тенге до 9000 тенге.
^ Y. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ШТАТА ЧАСТНОГО НОТАРИУСА
5.1.Требования законодательства Республики Казахстан
В соответствии с действующим трудовым законодательством, нотариус является работодателем, который обязан с каждым работником заключать договор найма, содержащий права и обязанности каждой из сторон, сумму заработной платы, сроки выплаты, и др.
Проект трудового соглашения нотариуса и наемного работника прилагается (приложение № 2).
На каждого специалиста разрабатывается должностная инструкция.
На основании представленного заявления наемных работников, нотариус издает приказ о зачислении на работу, утверждает внутреннее штатное расписание с перечислением персонала и заработной платы.
^ Полноценное выполнение нотариальных функций предполагает наличие следующего персонала нотариуса:
- Помощник нотариуса
- Секретарь
- Архивариус
- Бухгалтер
- Охрана
- Специалист по обслуживанию вычислительной техники, программного обеспечения
- Персонал по уборке офиса
- Водитель
^ Помощником нотариуса может быть только гражданин Республики Казахстан. Он вправе по указанию и под ответственность нотариуса выполнять поручение нотариуса: готовит проекты договоров купли-продажи, дарения, доверенности и др., договаривается с клиентами на удобное для них время получения нотариальных документов в случае отсутствия нотариуса, подготавливает данные для сдачи статистического отчета. Он может получать сдельную заработную плату или установленный нотариусом оклад.
^ Секретарь нотариуса ведет учет входящей и исходящей корреспонденции, подшивку документов по номенклатуре дел (переписка с вышестоящими организациями, органами юстиции, прокуратуры, акты проверок, переписка с населением по нотариальным вопросам и др.), принимать сообщения по телефонной связи, принимать факс, своевременно информировать нотариуса о предстоящих переговорах или вызовах в вышестоящую организацию.
^ Архивариус нотариуса ведет подшивку документов согласно номенклатуре дел, готовит опись документов, обеспечивает его обработку, соблюдает правила делопроизводства по архиву согласно архивному законодательству Республики Казахстан.
^ Бухгалтер нотариуса ведет учет доходов и расходов нотариуса, учет заработной платы наемных работников, уплату налогов, делает анализ финансово-экономической деятельности нотариуса, составляет и сдает отчеты в налоговые органы, ведет кассовую книгу, производит операции по кассовому аппарату. В конце каждого месяца бухгалтер подводит итог финансово-хозяйственной деятельности нотариуса. На основании данных бухгалтерского учета нотариус уплачивает налоги и сборы в соответствии с действующим законодательством РК.
^ Специалист по обслуживанию вычислительной техники, программного обеспечения должен обеспечить непрерывную работу технического оборудования, своевременно устранять имеющиеся нарушения и сбои в работе с техникой, провести инструктаж с персоналом по правильному обращению с техникой и др.
^ Охранная служба должна обеспечить сохранность здания, оборудования, архива нотариуса, своевременно сообщать правоохранительные органы о нарушениях сохранности охраняемого ими объекта, своевременно принимать и сдавать офис к охране.
^ Персонал по уборке офиса нотариуса должен содержать в чистоте и порядке помещение.
Водитель должен обеспечить работу автомашины в исправности.
Сотрудники могут совмещать несколько должностных обязанностей по усмотрению нотариуса в целях экономии средств на выплату заработной платы, что должно быть указано в должностных инструкциях. Анализ статистических данных по Республике Казахстан в 2001 году показал, что среднее количество у частнопрактикующего нотариуса наемных работников составляет 2 человека.
^ 5.2. Заработная плата
Приведем пример наиболее часто применяемого на практике штатного расписания нотариуса:
| N п/п | Штат нотариуса | Сумма заработной платы |
| 1 | Помощник нотариуса | 8000 - 10000 тенге |
| 2 | Бухгалтер | 3000 - 5000 тенге |
| 3 | Архивариус | 3000 - 5000 тенге |
| 4 | Охранник | 8000 – 12000 тенге |
| 5 | Водитель | 12000 -15000 тенге |
| 6 | Техник по уборке помещения | 3000 тенге |
^ 5.3.Налоги и прочие социальные выплаты
Фонд оплаты труда наемных работников облагается индивидуальным подоходным налогом по ставкам, утвержденным Кодексом РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет», статья 145. Каждый работник имеет льготы на вычет в пределах одного расчетного месячного показателя.
А также от фонда заработной платы наемных работников удерживаются пенсионные взносы. Нотариусы, использующие труд наемных работников, исчисляют пенсионные взносы от дохода, выплачиваемого работнику в денежной или натуральной форме, куда включается доход, полученный в виде материальных, социальных благ или иной материальной выгоды, а также от дохода в виде разовых выплат (в части оплаты труда), но не ниже 10% от размера минимальной заработной платы.
Частные нотариусы, перечисляя (внося в банк наличными) суммы обязательных пенсионных взносов, удержанных из доходов своих работников, должны указать в платежных документах реквизиты соответствующих накопительных фондов, а в прилагаемых к ним списках социальные индивидуальные коды (СИК), присвоенные работникам, их фамилии, имена, отчества, даты рождения, суммы взносов и период (месяц, год), за который уплачивается обязательные пенсионные взносы.
Пенсионное обеспечение основывается и регулируется Законом Республики Казахстан «О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан». Настоящий Закон РК регулирует взаимоотношения между накопительными центрами и гражданами РК, возникающие в процессе накопления и получения пенсионных выплат. Начисления производятся согласно присвоенного социального индивидуального кода (СИК) и договора, заключенного между накопительным центром и гражданами (статья 30), который заключается в письменной форме в соответствии с типовым пенсионным договором.
Закон предусматривает выбор граждан того или иного накопительного центра, назначение пенсионных выплат при достижении определенного возраста, пожизненно, регламентирует права и обязанности пенсионных фондов, получателей, а также ответственность сторон. Пенсионные выплаты осуществляются по достижении пенсионного возраста (согласно статье 9), с учетом подтвержденного трудового стажа (статья 11,12). Права и обязанности вкладчиков и получателей регулируются статьями 27, 28 настоящего закона.
От количества наемных работников зависит и уплачиваемая сумма социального налога за наемных работников, за каждого работника уплачивается по 2 минимальных расчетных показателей, установленного на текущий год, (2х823=1646 тенге).
^ 5.4. Методические рекомендации по организации работы штата нотариуса
В среднем, в зависимости от объема работы нотариальной конторы нотариус может иметь от 1 до 8 сотрудников. Как было уже отмечено, нотариус в целях экономии на начальной стадии своей деятельности может возложить обязанности архивариуса, помощника и секретаря на одного человека. В случае отсутствия компьютера, принтера, сканера специалист по обслуживанию этой техники не обязателен. Ввиду того, что подсчет итогов производится в конце каждого месяца, бухгалтер нотариуса может не находиться постоянно в офисе, а сбор информации вести в последних числах каждого месяца.
^ YI. ВЕДЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Нотариус является лицом, занимающимся нотариальной деятельностью, которая приносит определенный доход. Доход нотариуса складывается из совершенных им нотариальных действий, который является единственным источником поступления денежных средств.
Средства нотариусов, за исключением личного потребления, расходуются на содержание нотариальной конторы. При этом выделяются следующие основные направления расходования средств нотариуса:
- Содержание нотариальной конторы (аренда помещения либо содержание собственного помещения, приобретение оборудования, канцтоваров, бланков, реестров, приобретение программного обеспечения)
- Оплата персонала нотариуса
- Обеспечение сохранности документов и безопасности деятельности нотариуса
- Приобретение юридической литературы и подписная компания
- Страхование деятельности нотариуса
- Уплата налогов и обязательных платежей в пенсионные фонды
- Уплата обязательных членских взносов в территориальную нотариальную палату.
Учет доходов и расходов нотариуса предусматривает ведение книги, пронумерованной, прошнурованной, заверенной печатью налогового органа по месту регистрации. В этой книге доходов и расходов учет ведется ежедневно по суммам и по совершенным действиям, она дублирует реестровый журнал нотариальных действий, а также кассовую книгу.
По доходной части суммы, взысканные по нотариальным действиям, должны совпадать по кассовой книге, реестром учета нотариальных действий, книгой доходов и расходов. Расхождения по суммам этих трех книг является нарушением в учете доходов нотариуса.
Расходная часть, как уже было сказано выше, учитывается в книге доходов и расходов и должна подтверждаться документально (счета-фактуры, накладные, приходный кассовый ордер или фискальный чек).
Учет заработной платы, на основании штатного расписания, ведется в книге по заработной плате. Ежемесячно по каждому наемному работнику начисляется заработная плата, начисляются пенсионные накопления, индивидуальный подоходный налог у источника выплаты согласно приведенной таблице расчетов. Каждый работник имеет льготы на вычет в пределах одного расчетного месячного показателя. Пенсионные выплаты ведутся на основании предъявленного работником регистрационного налогового номера (РНН), социального индивидуального кода (СИК) и договора с пенсионным накопительным центром. Каждый гражданин Казахстана имеет право на выбор пенсионного накопительного центра. Пенсионные накопления в размере 10% отчислятся ежемесячно от полученного работником дохода.
Ежедневно нотариус ведет учет кассовых операций, которая предусмотрена Налоговым Кодексом РК и утвержденными Правилами применения контрольно-кассовых машин с фискальной памятью (утверждены 18 апреля 2002 года №449). В соответствии с Налоговым кодексом до начала применения кассового аппарата производится ее регистрация в налоговых органах по месту осуществления деятельности. Налоговый орган выдает регистрационную карточку контрольно-кассовой машины с фискальной памятью. Регистрация осуществляется налоговым органом в течение двух рабочих дней с момента подачи налогоплательщиком заявления, составленного по установленной форме.
^ Применение контрольно-кассовых аппаратов
Настоящим Кодексом РК предусмотрено применение контрольно-кассового аппарата (глава 98).
При регистрации контрольно-кассового аппарата налогоплательщик представляет в налоговые органы:
- контрольно-кассовую машину;
- пронумерованную, прошнурованную, скрепленную подписью и/или печатью налогоплательщика книгу учета наличных денег; проведенных через машину (книга учета наличных денег);
- паспорт завода – изготовителя машины.
Ответственное лицо нотариуса ежедневно производит операции ввода стоимости услуг в соответствии с руководством по эксплуатации данной машины, в конце дня производит гашение сумм, заполняет книгу учета наличных денег.
^ YII. НАЛОГИ И ОТЧЕТНОСТЬ
Основой финансово-хозяйственной деятельности нотариуса является Закон РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» от 12 июня 2001 года за №210-II ЗРК (вступил в силу с 01 января 2002 года). Настоящий Кодекс РК основывается на принципах обязательности уплаты налогов в бюджет, регулирует отношения между государством и налогоплательщиком, связанные с исполнением налоговых обязательств.
Настоящий Кодекс РК предусматривает для нотариусов следующие виды налогов:
^ 7.1. Индивидуальный подоходный налог
- Подоходный налог нотариуса – 10% от дохода (с физического лица);
- Индивидуальный подоходный налог наемных работников – по установленным ставкам.
Индивидуальный подоходный налог у источника выплаты наемных работников исчисляется согласно ставкам по статье 145 Кодекса РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет».
^ Статья 145. Ставки налога
1. Доходы налогоплательщика, облагаемые за налоговый год.
-
До 15-кратного годового расчетного показателя
5 процентов с суммы облагаемого дохода
От 15 –кратного до 40-кратного годового расчетного показателя
Сумма налога с 15-кратного годового расчетного показателя + 10 процентов с суммы, превышающей его
От 40-кратного до 600-кратного годового расчетного показателя
Сумма налога с 40-кратного годового расчетного показателя + 20 процентов с суммы, превышающей его
От 600-кратного и свыше
Сумма налога с 600-кратного годового расчетного показателя + 30 процентов с суммы, превышающей его
3.Доходы адвокатов и частных нотариусов облагаются по ставке 10 процентов.
Исчисление и удержание индивидуального подоходного налога (глава 24, статьи 152,153) производится не позднее дня выплаты дохода, облагаемого у источника выплаты. В налоговые органы ежеквартально не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом представляется декларация по индивидуальному подоходному налогу (форма 201.00 с дополнительными формами А и В). В приложениях указанной формы представляется по каждому наемному работнику расшифровка дохода по месяцам в пределах квартала, начисленного индивидуального подоходного налога у источника выплаты, пенсионные отчисления, с указанием РНН физического лица.
На основании ежемесячного подсчета данных по доходной части нотариус уплачивает индивидуальный подоходный налог до 5 числа в размере 10% от дохода (статья 168). По окончании квартала, в налоговый комитет сдаются копии квитанций об уплате подоходного налога нотариуса. По окончании налогового года, до 31 марта (статья 172) нотариус сдает декларацию по индивидуальному подоходному налогу, определяемая в соответствии со статьей 167 Кодекса РК, (форма 200 с приложением №6 к Декларации), с полной расшифровкой нотариальных действий по суммам и видам.
^ 7.2. Социальный налог
- Социальный налог нотариуса – 3 МРП (с физического лица) (статья 315);
- Социальный налог наемных работников – по 2 МРП за каждого работника;
Исчисление социального налога (статья 317, п.3) нотариуса и наемного работника ведется согласно утвержденному нормативу: три месячных расчетных показателя для нотариуса и два месячных расчетных показателя за каждого работника. Ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем по месту регистрационного учета нотариуса, перечисляются суммы по социальному налогу (статья 319). В налоговые органы ежеквартально не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляется декларация по социальному налогу (форма 620.00). Отчетность включает в себя социальный налог, начисленный и уплаченный отдельно по каждому месяцу и в целом по кварталу по наемным работникам и нотариусу.
^ 7.3. Налог на имущество
Налог на имущество. Имеющееся на балансе имущество (здание, оборудование и др.) и нематериальных активов (программное обеспечение, лицензия и др.) является основным средством (статья 351), на который начисляется налог. Налог на имущество начисляется к среднегодовой стоимости объектов налогообложения в размере 1%, и уплачивается по частям не позднее 20 февраля, 20 мая, 20 августа и 20 ноября (статьи 354-357,359). Остаточная стоимость и начисленный расчет налога на имущество должны быть продекларированы (форма 701.00) до 20 февраля или спустя месяц после приобретения имущества. По окончании налогового года (до 31 марта ежегодно), сдается в налоговый орган декларация на имущество (форма 700.00 с приложением №3 к Декларации).
^ 7.4. Пенсионные взносы нотариуса
Исчисление пенсионных взносов нотариуса установлено от ежемесячного дохода 10%, но не менее 10% от минимальной заработной платы, установленного на текущий год, определяемого в соответствии с Налоговым Кодексом. Пенсионные взносы нотариуса и его наемных работников должны перечисляться в пенсионные фонды в срок не позднее 15 числа месяца, следующим за отчетным.
Нотариус, не имеющий счетов в банках, вправе вносить обязательные пенсионные взносы наличными деньгами в банк для их последующего перечисления в соответствующие накопительные пенсионные фонды.
Частный нотариус при перечислении или уплате обязательных взносов в банк за себя, заполняет платежные документы, указывая в них соответствующие сведения только о себе.
^ 7.5. Другие платежи и сборы
В случае использования транспортного средства в своей деятельности, нотариус уплачивает налог на транспортные средства согласно ст.ст. 345,347,348 Кодекса РК.
При приобретении нотариусом офиса с земельным участком, у него возникают обязательства перед бюджетом как по налогу на имущество, так и по земельному налогу, которое регулируется ст.ст.324, 342 Кодекса РК.
Прочие затраты
Вышеприведенные примеры расходов возникают конкретно для каждого начинающего свою деятельность нотариуса. Но существуют и непредвиденные затраты:
- увеличение членских взносов в территориальной нотариальной палате;
- расходы на бензин, ремонт автомашины, покупка запасных частей к ней;
- ремонт компьютера, множительной техники (ксерокса, принтера, сканера);
- заправка картриджа принтера;
- командировочные расходы;
о представительские расходы.
^ YIII. АНАЛИЗ СТАТИСТИЧЕСКИХ ДАННЫХ ОРГАНИЗАЦИИ ЧАСТНОЙ НОТАРИАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Анализ статистических данных за 2001 год по Республике Казахстан по частному нотариату показал, что в целом по республике количество частных нотариусов увеличилось по сравнению с 1999 годом (179) и составляет сейчас 687 человек. Проведенный анализ показал, что за период с 1999 года по 2001 год в частный нотариат прибыло 508 человек, то есть в год в среднем прибывает до 169 человек.
За анализируемый период (2001 год), в целом частными нотариусами совершено 4 122 124 нотариальных действий, из них оформлено документов для действий за границей 25 649, среднемесячная нагрузка на одного нотариуса составила 500 нотариальных действий.
В соответствии с налоговым законодательством, частный нотариат также приносит доход государству путем уплаты налогов от нотариальной деятельности, за 2001 год уплачено в гос.бюджет частными нотариусами в виде налогов 195 553 799 тенге, за 1999 год сумма составляла 192 628 321 тенге.
Размер членских взносов в территориальные нотариальные палаты, согласно произведенному опросу РНП (в рамках проекта ТАСИС), составил по республике в 2001 году от 2000-6000 тенге.
Штат наемных работников преимущественно составляет 2 человека на одного нотариуса, из них имеющие юридическое образование составляют 88%.
Кроме того, данный опрос среди частных нотариусов по республике показал, что информационный доступ к законам, нормативным актам представляется в следующей последовательности через территориальные нотариальные палаты, книжные магазины, коллеги, Министерство юстиции Республики Казахстан, электронную почту, факс.
Из других источников были названы системы «Юрист» и «Законодательство», газеты, журналы, интернет, база РЦПИ.
Желаемым вариантом по проведенному опросу, касающегося вопроса информационного доступа, это создание сайта «Нотариат», интернет, специальная литература по нотариату.
Принимая во внимание большой объем затрат по организации и финансированию офиса нотариуса, следует отметить увеличение количества частных нотариусов.
IX. П Р И М Е Р Ы
9.1.Примеры планирования ежедневного и ежемесячного дохода и расходов частного нотариуса
Пример №1.
( аренда помещения)
Нотариус, определивший место расположения арендуемого офиса в центральной части города, рассчитал перечень затрат, которые ему необходимо будет произвести в предстоящем месяце.