Geum.ru

Контрольные вопросы к курсу «Деловое общение»

Вид материалаКонтрольные вопросы

Содержание


2. Публи­цистический стиль
Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...
С уважением
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6
1. Официально-деловой стиль - это стиль государственных актов, зако­нов, международных документов, уставов, инструкций, административ­но-канцелярской документации, деловой переписки и т.п. C его помощью ***************************************(вырезано)*******************************

формулировок, строгая нор­мализация и стандартизация необходимы в деловом документе. Официаль­но-деловая речь характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств, поэтому в ней возникают языковые штампы. Они вызваны тем, что тематика деловой речи строго определенна, ограниченна, ситуа­ции ее применения сравнительно немногочисленны и однотипны. Однотипные факты оформляются документами определенного вида, однородными по наи­менованию, форме и содержанию. Примерами канцелярских штампов являются выражения типа во исполнение приказа, в целях улучшения, за истекший период, довести до сведения - стереотипные, шаблонные, однако уместные в деловом документе, в типовых официально-деловых текстах.

Штамп в деловом документе помогает конкретнее, лаконичнее и обще­понятнее выразить мысль. Следовательно, то, что принято называть кан­целярским штампом, есть вполне оправданная и даже необходимая примета официально-делового функционального стиля.

^ 2. Публи­цистический стиль. Он используется в общественно-политической литера­туре, периодической печати, в политических выступлениях, речах на соб­раниях. Одной из важных сфер его применения является деятельность юристов.

Публицистический стиль, в отличие от других стилей современной литературной речи, выполняет социальную функцию воздействия (пропаган­ды и агитации), которая тесно переплетается с функцией сообщения. Ука­занное ***************************************(вырезано)*******************************

такие жанры, как аннотация, реферат, патентное описание, тех­ническая инструкция. Поскольку речь идет о научно-технической информа­ции, их основу составляют языковые средства научного стиля. Необходи­мость унификации формы выражения внутри каждого жанра сближает их по принципу организации языковых средств с произведениями делового стиля. На этом основании перечисленные жанры объединяют иногда в особый науч­но-деловой стиль (или подстиль).

  1. Какие обороты, несмотря на частотность их употребления в деловой речи, не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления?

Использование  нетипичных  для  других   языковых  стилей способов словоизменения,  например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:

***************************************(вырезано)*******************************
    1. с хорошим качеством,
    2. передать по принадлежности и т. п.

Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.

  1. В чем эффективность унификации служебных документов?

Унификация документов заключается в приведении их к единообразию по составу и форме. Целью унификации является сокращение видов документов, применяющихся в деятельности учреждений. Особенно важна эта задача в связи с широким внедрением ЭВМ в управление, поскольку работа ЭВМ базируется на единстве показателей и сопоставимости данных в первычных и обобщающих документах.

С помощью унификации не только устраняется дублирование форм документов, но и сокращается на 40-60% количество их видов, применяемых в управленческой деятельности. Стандартизация в области ***************************************(вырезано)*******************************

, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, используемых для решения управленческих задач на основе применения экономико-математических методов и средств вычислительной техники (ГОСТ 6.15.1-75, п. 1,1.). Для обеспечения обработки информации с применением средств вычислительной техники при планировании, учете и управлении народным хозяйством разработан классификатор управленческой документации. (КУД).

В КУДе приведены наименования и кодовые обозначения форм документов, входящих в унифицированные системы документации: плановую; организационно-распорядительную; первычную учетную; расчетно-денежную; финансовую, первычную и отчетную бухгалтерскую документацию бюджетных учреждений и организаций; отчетностатистическую; по материально-техническому снабжению и сбыту; по торговле; по внешней торговле; проектной документации по капитальному строительству; ***************************************(вырезано)*******************************

индивидуальный характер.

Типовые тексты позволяют увеличить скорость составления документа в три-пять раз. В различных учреждениях можно типизировать 30-60% документов. Типовые тексты вводятся в действие приказом руководителя учреждения.

  1. Какие виды деловой корреспонденции вы знаете?

Виды деловой корреспонденции (писем).

1. Письмо-напоминание направляют тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.

2. Информационное письмо. К информационным письмам относятся письма-извещения, письма-сообщения, письма-заявления, рекламно-информационные письма, например:

3. Письмо-приглашение. Письма-приглашения относятся к одному из самых массовых видов деловых почтовых ***************************************(вырезано)*******************************

, материальных ценностей, например, об отсылке контрактов, спецификаций, каталогов, образцов товара, грузов.

7. Письмо-запрос - это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

8. Коммерческое предложение (оферта) - это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение о заключении сделки может быть направлено в ответ на запрос покупателя на основе твердой договоренности или и порядке инициативы.

9. Рекламация - это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства, и требование возмещения убытков.

10. Служебная телеграмма. Как известно, служебная телеграмма в качестве официального документа используется для передачи экстренной информации.

  1. В какой промежуток времени следует ответить на деловое письмо?

Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:
  • оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде письма или послания, переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.
  • отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией.


Большое ***************************************(вырезано)*******************************

», «Не откажите в любезности сообщить» и т.д. Не допускается применение резких выражений, письмо должно быть сформулировано в спокойной манере.

При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо – отвечайте на его имя. Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости, например, в конце текста перед подписью: «С уважением…», «Искренне Ваш…».

  1. Как с точки зрения этикета следует заканчивать деловое письмо?

 Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, ***************************************(вырезано)*******************************

предложений.
Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п.
      Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте:
^ Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...
      В этой части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например: "Убедительно просим вас не задерживать ответ... " или "Надеемся, что наша просьба будет выполнена". После этой записи уместно просто подписать письмо, указав свою должность и фамилию.
      В ряде случаев заключительная часть письма имеет нейтральную форму "Искренне Ваш (подпись)" или "С уважением (***************************************(вырезано)*******************************

^ С уважением пишут на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке.
            Если в начале письма была использована форма "Уважаемый...", то завершать письмо формой "С уважением..." не следует. Такая двойная "уважительность", согласитесь, звучит нелепо. И здесь лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных выше.

  1. По какой схеме составляется модель делового письма?

Какой должна быть схема делового письма?

Каждое письмо, даже самое короткое, имеет четко определенную схему. Типовая схема делового письма приведена на рисунке:

***************************************(вырезано)*******************************


  1. Какие языковые средства позволяют изменить тон делового письма?

Официальность и регламентированность деловых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. В документах регламентированность отношений между адресантом (автором документа) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости. В деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между ***************************************(вырезано)*******************************

которых нормы литературного языка ограничивают сферой деловой речи); и морфологические сред­ства (продуктивность отглагольных существительных для называ­ния действий; тенденция к неупотреблению в документах лично-ука­зательных местоимений он, они), и синтаксические средства (ус­ложняющие синтаксическую структуру причастные и деепричаст­ные обороты, сложноподчиненные предложения с придаточными и с выражающими логические отношения союзами; именные цепочки с родительным падежом; синтаксическая схема перечисления).

  1. Каков должностной порядок подписания документов?

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).

Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу.

Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание.

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ***************************************(вырезано)*******************************

необходимо указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Не допускается делать надписи от руки:" за" , " зам." или ставить косую черту перед наименованием должности.

Если за содержание документа ответственность несут несколько сотрудников предприятия, на нем ставится две подписи и более (в зависимости от количества ответственных). Так, например, гарантийные письма подписывают руководитель и главный бухгалтер.

Много вопросов обычно возникает о порядке подписания документов, отражающих деятельность комиссий, протоколов и актов.

Состав той или иной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. Протоколы заседаний комиссии подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Этих двух подписей вполне ***************************************(вырезано)*******************************


Ответственность за содержание акта несут все члены комиссии. Поэтому акт должен быть подписан каждым членом комиссии. Подпись председателя ставится первой.