Geum.ru

Текст лекций ростов-на-Дону 2005 удк 330. 04 1Л4

Вид материалаКурс лекций

Содержание


Тема 8: информационные технологии конечного пользователя
Электронный офис
2.Информационная технология управления.
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

ТЕМА 8: ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ КОНЕЧНОГО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ




  1. Информационная технология обработки данных
  2. Информационная технология управления
  3. Электронный офис
  4. ИТ поддержки принятия решений
  5. ИТ экспертных систем
  6. Предпосылки создания, назначения и область эффективного использования АРМ
  7. Классификация и принципы построения АРМ
  8. Информационное, программное, методическое, технологическое и другие обеспечение АРМ


1. Информационная технология обработки данных (ИТОД)

ИТОД предназначен для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные, известные алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Такая технология используется на уровне операционной (исполнительной) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда, поэтому внедрение ИТ и систем на этом уровне должно существенно повысить производительность труда персонала, освободить его от рутинных операций и привести, возможно, к сокращению численности работников. На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

1 ОД об операциях производимых фирмой;

2 создание периодических контрольных отчётов о состоянии дел на фирме;

3 получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчётов.

Примеры рутинных операций:

1 Операция проверки на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе. При уменьшении запаса выдаётся поставщику заказ с указанием необходимого количества товара и сроков поставки;

2 Операции продажи товаров фирмой, в результате которых формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции;

3 Пример контрольного отчёта: ежедневный отчёт о поступлениях и выдачи наличных средств банком, формирующийся в целях контроля баланса наличных средств;

4 Пример запроса: запрос к БД по кадрам, который позволяет получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определённой должности.

Существует несколько особенностей, связанных с ОД, отличающих эту технологию от всех других:

1 Выполнение необходимых фирме задач по ОД. Каждой фирме предписано законодательством иметь и хранить данные об их деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержки контроля на фирме. Поэтому на любой фирме обязательно д.б. ИСОД, обеспечивающая соответствующие ИТ.

2 Решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

3 Выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяющие типовые процедуры ОД (сбор, передача, контроль, обработка, хранение и другая информация) и предписывающие их соблюдение фирм всех видов.

4 Использование детализированных данных, записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий и аудита, в процессе которых деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу.

5 Акцент на хронологию событий.

6 Требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Основными компонентами ИТОД являются :

1) Сбор данных по мере того, как фирма производит продукцию или услуги, каждое её действие сопровождается соотв. записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо, как операции производимые фирмой. После сбора данных из внешней среды выполняются следующие операции: группировка, сортировка, агрегирование, вычисления производятся с данными, находящимися в БД. На основе этих операций создаются отчёты (периодические в соответствии с графиком и по запросу). Отчёты используются для внутреннего и внешнего потребления.

2) Обработка данных. Для создания из поступающих данных, отражающих деятельность фирмы выполняется классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, сост. из одного или нескольких символов. Эти коды выражают опр. признаки объектов, использующиеся для идентификации или группировки записи. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки.

Сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей. Вычисления, включает логические и арифметические операции, которые выполняются над данными, позволяют получить новые данные. Агрегирование (укрупнение), необходимое для уменьшения количества данных и реализации в форме расчётов итоговых или средних значений.

3) Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо на этом же уровне, либо на другом уровне. Для их хранения создаются БД.

4) Создание отчётов (документов). В ИТОД необходимо создавать отчёты для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнёров, при этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведённой фирмой операции, так и периодически в конце года, квартала, месяца.


2.Информационная технология управления.

Целью ИТ управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Эта информация м.б. полезна на любом уровне управления. ИТ управления ориентирована на работу в среде ИС управления и используется при меньшей структурированности решаемых задач. ИТ управления идеально подходит для удовлетворения одинаковых или сходных информационных потребностей работников различных функциональных подразделений. Получаемая в результате информация содержит сведения о прошлом, настоящем и, вероятно, будущем предприятии. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчётов. Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация д.б. представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались направления изменения данных. Причины возникших отключений и возможные решения на этапе решаются следующие задачи ОД:

1 Оценка планируемого состояния объекта управления;

2 Оценка отклонений от планируемого состояния;

3 Выявление причин отклонений;

4 Анализ возможных решений и действий.

ИТ управления направлена на создание различных видов отчётов:

1 Регулярные отчёты создаются в соответствии с установленным графиком, определено время их создания (н/п: месячный анализ продаж продукции фирмой);

2 Специальные отчёты создаются по запросам управленцев или когда на фирме произошло что-то незапланированное.

И те и другие отчёты могут иметь форму суммирующих, сравнительных или чрезвычайных отчётов. В суммирующих отчётах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных или окончательных итогов. Сравнительные отчёты содержат данные, которые из различных источников или классифицированы по различным признакам и используются для сравнения. Чрезвычайные отчёты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчётов для поддержки управления особенно эффективно при реализации управления по отклонениям, которое предполагает то, что главным содержанием получаемых данных от некоторых установленных стандартов (от запланированного состояния).

Таким отчётам по отклонениям предъявляются сл. требования:

1 Отчёт должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

2 Данные в отчёте д.б. отсортированы по значению критического для этого отклонения показателя;

3 Все отклонения желательно показать вместе, чтобы специалист мог увидеть существую м/у ними связь;

4 В отчёте необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основными компонентами ИТ управления является БД, состоящая из данных по проведённым операциям и нормативным документам. На основании БД формируются управленческие отчёты (суммирующие, сравнительные, чрезвычайные). В БД поступает информация из ИС операционного уровня. Содержимое БД при помощи соответствующего ПО преобразуется в периодические специальные отчёты, поступающие к специалистам (менеджерам), участвующих в принятии решений