Методические рекомендации к изучению курса

Вид материала

Методические рекомендации

Содержание Глава ii. о структуре автоматизированной библио­течной системы 2.1. Основные принципы проектирования технологи­ческих процессов в автоматизированных биб­лиотечных системах 2.2. Основные факторы, влияющие на характер технологического процесса. основные тре­бования к технологическим процессам сбора (к 2.3. Основные вопросы технологических процессов в подсистеме сбора (комплектования) и обра­ботки документов 2.4. Характеристика технологических процессов и организационнных форм их выполнения в под­системе 2.5. Выбор технологического оборудования для подсистемы сбора (комплектования) и обработки дэкументов

Подобный материал:

• О. И. Быльченко Методические рекомендации по изучению курса «Отечественная история», 924.46kb.
• Методические рекомендации по изучению курса «семейное право», 258.61kb.
• Сумина Галина Алексеевна методические рекомендации, 100.15kb.
• Методические рекомендации для студентов и слушателей по изучению курса Конституционное, 316.95kb.
• Методические рекомендации к изучению курса для студентов юридического факультета Калининград, 413.15kb.
• Методические рекомендации для студентов и слушателей по изучению курса Логика, 309.89kb.
• Методические рекомендации и учебные задания к семинарским занятиям по изучению курса, 1438.57kb.
• Методические рекомендации по изучению дисциплины основы рекламного менеджмента для, 314.99kb.
• Методические рекомендации по изучению дисциплины и контрольные задания студентам 4-го, 472.19kb.
• Учебно-методический комплекс дисциплины особые производства в уголовном процессе российской, 327.93kb.

ГЛАВА II. О СТРУКТУРЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ БИБЛИО­ТЕЧНОЙ СИСТЕМЫ


Все структурные подразделения АБС (подсистемы, отделы, секторы, мастерские и т.д.), а также оборудование, с помощью которого реализуется АБС, можно условно подразделить, исходя из задач и функций, на несколько групп: всесоюзные, централь­ные отраслевые, республиканские, областные, региональные, местные и т.д.

Структура АБС в значительной мере зависит от её при­надлежности к определенной группе, для которой типовыми поло­жениями определяются основные задачи, функции, а также при­мерными объемами документальных потоков, подлежащих вводу -выводу АБС. Для определенной группы АБС существуют примерно равные показатели по объему информационных, справочно-библиографических и библиотечных услуг, которые призвана оказывать АБС читателям. На структуру АБС влияет характер технологических процессов преобразования информации, а также критериев, предъявляемых к оперативности, полноте, точности обслуживания читателей и принятым формам документов, которые представляют­ся АБС читателям. В структуру АБС могут вноситься те или иные изменения, связанные с наращиванием производственной деятельности, внедрением новых технических средств. На струк­туру проектируемой АБС может влиять и порядок получения баз данных, генерируемых другими центрами, и объемом подготовки и ввода данных, осуществляемых самостоятельно АБС. На структу­ру АБС может влиять принятый порядок децентрализованной подго­товки баз данных, кооперации между АБС по созданию баз данных, информационному, справочно-библиографическому и библиотечному обслуживанию. Структура АБС всесоюзного значения, которые эк­сплуатируются ГБЛ, ГПБ, ГПНТБ, СССР, ГПНТБ СО АН СССР, БАН, БЕН АН СССР, не будет одинаковой. Она будет также отличаться от структур АБС республиканского, областного, регионального значения. Несмотря на это, в структуре всех автоматизированных информационных и библиотечных систем должны иметься следующие подсистемы: сбора и обработки; хранения и поиска информации; информационного и справочно-библиографического обслуживания; копирования и размножения информации, а также управления АБС. Набор подсистем может дополняться в зависимости от задач, функций, определяемых для данной АБС.


2.1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ТЕХНОЛОГИ­ЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ БИБ­ЛИОТЕЧНЫХ СИСТЕМАХ


Производственные и технологические процессы подсистем! сбора (комплектований) и обработки документальных потоков.

В числе основных вопросов, подлежащих разрешению при проектировании подсистемы сбора (комплектования) и обработке документов, весьма важным, наиболее ответственным, а также трудоемким является проектирование (разработка) технологических процессов по созданию информационного массива – тематико-типологический план комплектования фондов первичных докумен­тов и информационных массивов, записанных на магнитной лент
а также проектирование (разработка) частных методик, применяемых при создании поисковых образов документов и поисковых предписаний.

Решение указанных выше задач, должно найти свое воплощение в организационных формах выполнения всего комплекса технологических операций по сбору и преобразованию информации е машиночитаемую форму. Под технологическим процессом понимается последовательность операций, которые завершаются приня­тием решения о приобретении и последующем вводе документа в информационный массив АБС.

Технологический процесс сбора (комплектования) и обра­ботки документальных потоков является одним из первых производственных процессов в АБС, обеспечивающих подготовку к эксплуатации документа или его поискового образа при удовлетворении информационных потребностей абонентов.

Производственный процесс в АБС представляет собой совокупность отдельных технологических процессов, осуществляемы: в целях информационного, справочно-библиографического и библиотечного обслуживания читателей. В производственный процесс подсистемы входят не только основные, т.е. непосредственно связанные со сбором (комплектованием) и подготовкой к вводу документов в АБС, но и все вспомогательные операции, обеспе­чивающие его приобретение, учет, транспортирование, техническую обработку и т.д. Производственный процесс в подсистеме можно условно разделить на следующие этапы:

1) изучение информации о документах, выходящих в СССР и за рубежом, и принятие решения об их приобретении;

2) контроль за поступлением заказанных документов в сис­тему и их учет;

3) предварительный отбор и группировка документов, пред­назначенных для ввода в АБС;

4) предмашинная подготовка и ввод документов в систему с одновременным формированием баз данных и организацией хра­нения первичных документов или их копий.

После выполнения каждого этапа производственного процес­са должен осуществляться контроль, цель: которого - проверка качества и исправления допущенных ошибок на всех этапах произ­водственного цикла. Проектирование технологических процессов в подсистеме имеет целью выбор наиболее рационального и эконо­мичного способов сбора и аналитико-синтетической обработки, а также подготовки документов к вводу в ЭВМ. При этом должны учитываться современные достижения в области функционирования интегральных информационных систем, а также достижения в ин­формационной и библиотечной технологии.


2.2. ОСНОВНЫЕ ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ХАРАКТЕР ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ПРОЦЕССА. ОСНОВНЫЕ ТРЕ­БОВАНИЯ К ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМ ПРОЦЕССАМ СБОРА (КОМПЛЕКТОВАНИЯ) И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ


На характер технологических процессов подсистемы влияют следующие основные факторы:

1) количественные и качественные параметры потока пер­вичных и вторичных документов и организационная форма выпол­нения технологических процессов (например, в Кемеровской областной библиотеке научная обработка иностранной патентной лите­ратуры, а также литературы по искусству осуществляется в соот­ветствующих функциональных отделах);

2) видовая, типологическая и отраслевая структура доку­ментального потока, а также их форматы;

3) требования к полноте и глубине индексирования документов, которые задаются техническим заданием;

4) характер используемого оборудования и оснащенность рабочих мест средствами оргатехники;

5) требования наибольшей экономичности и производительности подсистемы по сбору и обработке документов, вводимых в АБС.

Каждый из приведенных факторов в той или иной степе определяет особенности технологического процесса.

При проектировании технологических процессов и опера по преобразованию информации в машиночитаемую форму необходимо учитывать интересы не только проектируемой АБС, но и интересы информационного и библиотечного окружения этой а темы. Это, в свою очередь, ведет к наиболее экономичной и рациональной организации работ по созданию баз данных, их распространению, и взаимному обмену.

Важно подчеркнуть и то, что создаваемые информацией массивы должны учитывать высокую степень технологичности операций по их подготовке. Технологичность создания баз данных обеспечивает снижение трудоемкости и себестоимости ввода документа в АБС.

Технологичность в подсистеме сбора и обработки может обеспечиваться:

а) максимальным и широким использованием унифицированных форм, бланков заказов на литературу, информационных га регистрационных картотек и т.п.;

6) возможно большим подсортированием информационных потоков в подмассивы с учетом требований других структурных подразделений, осуществляющих технологические операции по подготовке документов для ввода в АБС. Например, при подсортировке в отраслевые подмассивы документов можно воспользоваться индексами централизованной каталогизации;

в) наиболее полное использование как обязательных, так и факультативных элементов описания документов;

г) упрощение обработки и возможность выполнения параллельных во времени и пространстве работ по формированию и формационных массивов (например, создание сводных каталогов на машиночитаемых носителях).

Общую технологичность создания информационных массив в подсистеме можно оценивать многими показателями, в т.ч.:

1) снижением трудоемкости той или иной операции за счет сокращения времени, затрачиваемого на обработку одного документа того или иного вида;

2) коэффициентом использования элементов библиографи­ческого описания документа, шифра классификационных систем, предметных рубрик, ключевых слов, дескрипторов, проставляе­мых всесоюзными центральными отраслевыми, региональными информационными и библиотечными центрами;

3) степенью использования стандартных пакетов приклад­ных программ, используемых для автоматизации технологичес­ких процессов в подсистеме;

4) процентным отношением количества стандартных реше­ний к оригинальным решениям при вводе документов в АБС;

показателями себестоимости подготовки первичных и вторичных документов для ввода в АБС.

Основным требованием к технологическим процессам яв­ляется то, чтобы процессы сбора и обработки документов протека­ли при соответствующей рациональной организационной форме (наличие материалов, документов, оборудования и т.д.) и соот­ветствующим образом подготовленных кадров, осуществляющих сбор, подготовку и ввод документов в АБС. Другим требовани­ем является правильное и наиболее полное использование техни­ческих средств и средств оргатехники.

Для обеспечения наиболее полного использования произ­водственных мощностей и технических средств необходимо преж­де всего стремиться к их непрерывной работе. Выбор же техни­ческих средств для подсистемы должен осуществляться с учетом объемов преобразования информации в машиночитаемую форму и производительности технических средств. Для достижения наибо­лее полного эффекта применения технических средств необходима и рациональная организация рабочего места. Кроме того, необ­ходимы постоянная предварительная подготовка работы, своевре­менное и четкое обслуживание, занятых в ней людей. Существуют и другие способы достижения наивысшего уровня, например, за счет рациональной планировки помещений, создания комфортных санитарно-гигиенических условий для работников.


2.3. ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В ПОДСИСТЕМЕ СБОРА (КОМПЛЕКТОВАНИЯ) И ОБРА­БОТКИ ДОКУМЕНТОВ


При проектировании технологических процессов в подсистемах должны быть решены следующие основные вопросы:


1) организация ознакомления с информацией о готовящихся к выпуску и вышедших в свет документов, сопоставление содержания документов, приобретаемых для АБС, с тематике—типологи­ческим планом формирования информационных массивов и приня­тие решения о приобретении конкретного документа;

2) оформление заказов на литературу и сдача их поставщи­кам, организация контроля за поступлением заказанных докумен­тов;

3) разбор партии первичных документов по их видам, тематике и определение вида учета (индивидуальный, групповой);

принятие решения о записи сведений о партии в соответствующую форму учета;

5) определение нормы времени и квалификации по каждой технологической операции с выбором технологического оборудования для записи информации на машиночитаемые носители.

В связи с тем, что технологические операции сбора, учета и обработки документальных фондов в большинстве своем неод­нократно повторяются, т.е. они стали типовыми, при проектировании технологических процессов необходимо использовать уже гот вое описание технологических процессов и операций. Такой подход обеспечивает снижение трудовых затрат на проектирование системы.


2.4. ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ И ОРГАНИЗАЦИОНННЫХ ФОРМ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ В ПОД­СИСТЕМЕ


В зависимости от параметров документальных потоков, а также от их видовой и типологической структуры и существующих требований к аналитико-синтетической обработке документов, вводимых в АБС, производственные процессы в подсистеме могут быть разделены на несколько видов, в.т.ч. на производственный процесс, имеющий массовый характер; производственный процесс, носящий серийный характер (обычно для этого производственного процесса характерно то, что документы обрабатывают "партиями") и, наконец, производственный процесс, для которого характерна обработка единичных документов. Для каждого вида производства информационных продуктов должен быть свой подход и судить об этом можно по количеству обрабатываемых документов того или иного вида, типа.

По виду технологических процессов производства можно выбирать формы организации производства, определять характер техпроцесса и выбирать технологическое оборудование. При выборе организационных форм выполнения технологических процессов на­до исходить из условий, обеспечивающих наивысший экономический результат. Известно, например, что централизованная аналитикой синтетическая обработка документов и ввод в АБС будут значи­тельно дешевле подготовки документов для ввода в систему в условиях децентрализаций. По-разному будет организована рабо­та в двух библиотеках, в одной из которых осуществляется пол­ная централизованная научная обработка всего документального потока, а в другой - научная обработка документов децентрализована, т.е. осуществляется в различных структурных её подразделе­ниях (в отделах: патентно-техническом, искусства, иностранном).

В условиях функционирования подсистемы сбора и обработки в которой осуществляется аналитике—синтетическая переработка универсального по своему характеру документального потока, на­до предусмотреть все. го, что обеспечивает гарантированную про­пускную способность с учетом универсальности потока и объемов, предусматриваемых программой ввода документов в систему. Обычно технологические процессы в этом случае носят уплотнен­ный характер. Это означает, что сотрудникам придется перестраи­ваться с одного вида технологической операции на другой их вид. Разновидность, неравномерность поступления документов в систе­му, а также различные требования к аналитико-синтетической об­работке документов в зависимости от их вида, а также различных требований к полноте и глубине индексирования и т.д. Все это вместе взятое требует не только овладения в совершенстве раз­личными технологическими операциями, но и создания таких усло­вий, которые гарантируют успешную работу. К таким условиям, прежде всего, относятся хорошо организованная система планиро­вания и организация работ. Подбор таких сотрудников, с такой квалификацией, которые могли бы быстро перейти от выполнения одних технологических операций к выполнению других. Для такой формы организации работ характерно удорожание стоимости обра­ботки документов (запросов).

Сложившаяся практика обработки документов в библиотеках подтверждает, что широкое распространение получила обработка документов "партиями". Под "партией" понимается количество до­кументов, полученных подсистемой по одному сопроводительному документу из одного источника комплектования фондов. Технологический процесс при обработке "партией" требует дифференциации, т.е. их расчленения на виды документов, для которых не совпада­ют технологические операции их подготовки и закрепления объемов работ за отдельными рабочими местами.

Форму организации технологического процесса по преобразо­ванию информации в машиночитаемую форму в подсистеме массовой, можно назвать тогда, когда обработка ведется непрерывно и на рабочих местах выполняются одни и те же повторяющиеся операции. Массовый характер работы выгодно отличается от обработки едини­чных документов или обработки их партиями. В этом случае себе­стоимость обработки документа значительно ниже. Каждому из опи­санных выше способов организации технологических процессов в подсистеме соответствуют и определенные формы организации рабо­ты. Когда ведется обработка единичных разнотипных документов, создаются участки, предназначенные для одного вида записи инфор­мации. Например, перфорирование на оргавтоматах, запись на маг­нитные носители информации. Для обработки документов партиями оборудование лучше всего располагать в последовательности техно­логических операций, которым подвергаются документы в ходе их подготовки для ввода в АБС. Массовая аналитико-синтетическая обработка документов требует такой формы организации, которая создает прямоточный и непрерывный поток документов, и техничес­кие средства, предназначенные для преобразования информации, рас­полагают последовательно, а документы в этом случае лучше всего передавать от одного устройства к другому на конвейере.


2.5. ВЫБОР ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ОБОРУДОВАНИЯ ДЛЯ ПОДСИСТЕМЫ СБОРА (КОМПЛЕКТОВАНИЯ) И ОБРАБОТКИ ДЭКУМЕНТОВ


Технические средства подсистемы необходимо объединить в комплекс средств, предназначенных для реализации технологичес­ких процессов (операций) по преобразованию информации в машино­читаемую форму. Известно, что в подсистеме существуют много­численные технологические процессы и операции, которым подвер­гаются различного вида, типа и форматов документы. Поэтому первостепенное значение на первом этапе проектирования имеет выбор носителей информации, на которых фиксируется запись, и используемых в системе как внешние запоминающие устройства. Носители информации подразделяют по своей физической структуре на магнитные, полупроводниковые, диэлектрические; по форме представления - на печатные, рукописные, магнитные, перфора­ционные; по конструктивному исполнению - на ленточные, диско­вые, барабанные, карточные; по возможности использования -однократного или многократного использования. Носители инфор­мации для подсистемы выбирают обычно исходя из тех требова­ний и назначения- информационных массивов, на которых осуществляется запись. Важнейшими критериями оценки носителей информа­ции являются: емкость записи, объем информации, который должен быть записан на носителе, эксплуатационная надежность носите­лей. Имеются и другие критерии оценки, например, условия хра­нения, скорость считывания информации с носителя и т.д. Чтобы осуществить выбор оптимального состава технологического оборудования не только для подсистемы сбора информации, в рас­поряжении разработчика в таком случае обычно имеется полный набор технологических процессов и операций, которые не только встречаются в проектируемой АБС, но и могут встретиться и в будущем.

Кроме перечня технологических процессов, проектировщик АБС пользуется каталогами оборудования, выпускаемого как в СССР, так и за рубежом. В таком каталоге в качестве характе­ристики того или иного вида оборудования указывают область его применения и назначение. В частности, указывают технологические процессы, операции, которые могут быть механизированы или ав­томатизированы с помощью этого типа оборудования.

Имея полный перечень технологических операций и каталог оборудования, а также объемы информации по её преобразованию в машиночитаемую форму, нужно сопоставить технологические процессы и операции с технологическими операциями и производи­тельностью того или иного вида устройства, оборудования.

Оборудование при проектировании подсистемы целесообразно выбирать с учетом его использования и в других подсистемах АБС. При этом надо учитывать наименьшие временные и стоимостные затраты. В конечном итоге, должен быть не только выбран список технологического оборудования, но и подсчитаны затраты, связан­ные с приобретением, транспортированием, монтажом и отладкой оборудования.

Для облегчения процесса выбора одного из оптимальных вариантов комплекса технологического оборудования АБС можно построить и применить так называемую булеву двоичную матрицу, выражающую связь между технологическими операциями, которые свойственны для всех подсистем АБС и типами применяемого оборудования в этих подсистемах. Эта матрица имеет двадцать строк, на каждой из которых записывают технологическую опера­цию и двадцать два столбца. Каждый столбец соответствует оп­ределенному типу оборудования, предназначенному для автоматиза­ции той или иной технологической операции. Процедура заключается в том, чтобы заполнить соответствующими единицами клетки, об­разующиеся на пересечении строки (технологическая операция) и столбца (оборудование). Таким образом определяют набор техни­ческих средств для АБС.

В качестве основных параметров оценки, по которым можно выбирать тот или иной тип технических средств для АБС, может служить таблица, которая приводится в ГОСТе 14.410-74.

Параметры технических средств	Технические средства
	Процессор	Устройство подготовки данных	Устройства ввода информации	Внешние накопители информации	Устройства вывода информации	Устройства представления информации	Устройства сбора информации	Устройства размножения и копирования информации
Время преобразования информации	+	+	+	+	+	+	+	+
Емкость устройства	+	+	+	+	+
Разрядность слов	+
Система счисления	+
Адресность	+
Объем информации						+	+	+
Достоверность информации						+	+	+
Эксплуатационная надежность устройства	+	+	+	+	+	+	+	+
Стоимость устройства	+	+	+	+	+	+	+	+

При оценке качества работы технических средств в АБС следует учитывать их техническую и экономическую эффективность. К показателям технической эффективности относят время выполне­ния работ, сроки задержки в системе, качество поиска (полнота, релевантность). К показателям экономической эффективности от­носят расходы, связанные с приобретением технических средств, и текущие затраты на эксплуатацию. Целесообразно экономию, полученную от внедрения средств механизации и автоматизации, подсчитывать в расчете на год.