Geum.ru

1. Утвердить Регламент работы Администрации города Ростова-на-Дону в новой редакции (приложение 1)

Вид материалаРегламент

Содержание


Глава 5. порядок работы и подготовки документов на
Глава 6. порядок подготовки и проведения совещаний в администрации города
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   17




Управляющий делами Администрации города


С.Д.Синякова


ГЛАВА 5. ПОРЯДОК РАБОТЫ И ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ НА

ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА


1.Общие положения

1.1. Коллегия Администрации города (далее по тексту – коллегия) является постоянно действующим совещательным органом при Мэре города.

1.2. Коллегия создана для выработки перспективных, стратегических направлений деятельности Администрации города, коллективного обсуждения актуальных проблем социально-экономического развития города и принятия согласованных решений.

1.3. Коллегия руководствуется в своей работе Положением о коллегии Администрации города Ростова-на-Дону, и Регламентом работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону.

1.4. Председателем коллегии является Мэр города, заместителем председателя - первый заместитель главы Администрации города.

1.5. Общая координация деятельности коллегии Администрации города, возлагается на управляющего делами Администрации города.

1.6. Организационное, документационное и протокольное обеспечение деятельности коллегии осуществляет отдел организационно-аналитической работы Администрации города посредством исполнения следующих функций:

- планирование работы (21.1.10.01)

- организационное обеспечение проведения и протокольное оформление заседаний коллегии, оформление принятых решений (21.1.10.02)

- контроль за исполнением решений и поручений коллегии (21.1.09.01)

- подготовка информации о работе коллегии (21.1.09.02);

1.7. Заседание коллегии проводится регулярно, не реже одного раза в месяц (второй четверг каждого месяца в 10-00).

1.8. По решению Мэра города может быть:

- созвано внеочередное заседание коллегии;

-перенесен срок проведения очередного заседания коллегии.

1.9. Решения коллегии носят рекомендательный характер.

1.10. Персональный состав коллегии утверждается постановлением Мэра города. Предварительно вопросы об изменении состава коллегии вносятся в повестку очередного заседания управляющим делами Администрации города по мере кадровых изменений и оформляются соответствующим решением.

1.11. В заседаниях коллегии на постоянной основе принимают участие: главы администраций районов, начальник МУ «Муниципальное казначейство г.Ростова-на-Дону», начальник правового управления Администрации города, начальник управления по вопросам муниципальной службы и кадров Администрации города, представитель Федерации профсоюзов Ростовской области.

1.12. На заседаниях коллегии на постоянной основе с правом совещательного голоса присутствуют: председатель Ростовской-на-Дону городской Думы, заместитель председателя Ростовской-на-Дону городской Думы, председатель Контрольно-счетной палаты города Ростова-на-Дону.

1.13. На заседаниях коллегии вправе присутствовать Полномочный представитель Президента РФ по Южному федеральному округу, руководители исполнительной, представительной, законодательной, судебной властей города, области и Российской Федерации, правоохранительных органов и органов военного управления.

1.14. Руководители структурных подразделений аппарата управления Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города, предприятий, учреждений и организаций, специалисты, эксперты участвуют в заседаниях коллегии по приглашению, при рассмотрении соответствующих вопросов.

1.15. На заседаниях коллегии могут присутствовать представители средств массовой информации.

1.16. Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее половины членов коллегии.

1.17. По рассмотренным на заседаниях коллегии вопросам принимаются решения.

1.18. Коллегия осуществляет свою деятельность в соответствии с планом работы на полугодие.


2. Административные процедуры

Деятельность коллегии Администрации города предусматривает исполнение следующих административных процедур:

- планирование работы коллегии;

- подготовка к проведению заседаний коллегии;

- проведение заседаний коллегии;

- оформление, рассылка и хранение результатов работы коллегии.

2.1. Планирование работы коллегии.

2.1.1. Планирование работы коллегии осуществляется в соответствии с Административным регламентом исполнения в Администрации города функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений и п.1 Регламента работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону.

2.1.2. Предложения в план работы коллегии на полугодие согласованные (подписанные) ответственным должностным лицом, вносятся на имя управляющего делами Администрации города в письменном и электронном виде (электронная версия документа направляется в отдел организационно-аналитической работы) не позднее, чем за 10 дней до последнего в полугодии планового заседания.

2.1.3. Предложения к проекту плана содержат: формулировки вопросов; сроки рассмотрения (месяц); наименования подразделений-исполнителей; краткое письменное пояснение с обоснованием актуальности вопросов, выносимых на обсуждение коллегии.

2.1.4. Предложения в план работы коллегии глав администраций районов предварительно проходят согласование у соответствующих заместителей главы Администрации города.

2.1.5. Проект плана работы разрабатывается и оформляется отделом организационно-аналитической работы в соответствии с порядком определенным п.1 Регламента работы коллегии Администрации города и приложением 1 к нему, рассматривается на последнем в полугодии заседании коллегии и утверждается ее решением.

2.1.6. План работы в 3-дневный срок после подписания председателем коллегии решения о его принятии, размещается на официальном портале Администрации города, в локальной сети Администрации города на ресурсе общего доступа в папке «docs»/коллегия/collegi/ и рассылается заместителям главы Администрации города, управляющему делами Администрации города, главам администраций районов, должностным лицам, участвующим в заседаниях коллегии на постоянной основе, в пресс-службу Администрации города.

2.2. Подготовка к проведению заседаний коллегии.

2.2.1.Подготовка заседаний коллегии осуществляется в соответствии с п.2 и п.3 Регламента работы коллегии Администрации города.

2.2.2.Проект повестки дня очередного заседания, формируется отделом организационно-аналитической работы на основании плана работы, с учетом протокольных поручений, оперативных вопросов, размещается на официальном интернет-портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города и выносится на рассмотрение коллегии последним вопросом повестки дня.

2.2.3. Материалы для рассмотрения на заседании коллегии (порядок слушания вопроса, список приглашенных, проект решения коллегии и приложения к нему, текст доклада), оформленные в соответствии c п.п.2.2.7.-2.2.29 Регламента работы коллегии Администрации города, согласованные соответствующими должностными лицами и руководителем правового управления Администрации города, предоставляются подразделением-исполнителем в отдел организационно-аналитической работы на бумажных носителях и в электронном виде не позднее, чем за 7 календарных дней до проведения заседания коллегии.

2.2.4. Проекты решений коллегии, предусматривающие дополнительное выделение средств бюджета города, подлежат обязательному согласованию с начальником МУ «Муниципальное казначейство г.Ростова-на-Дону».

2.2.5. Оформление проектов решений коллегии производится, в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению проектов постановлений и распоряжений Мэра города (согласно главе 4 Регламента работы Администрации города).

2.2.6. Доработка материалов коллегии производится в соответствии п.п.2.2.25-2.2.26 Регламента работы коллегии Администрации города. Окончательный срок представления доработанных материалов определен не позднее 3 дней до планируемой даты заседания.

2.2.7. В случае нарушения сроков предоставления или сроков доработки материалов коллегии, по согласованию с председателем коллегии, вопрос может быть исключен из повестки дня и снят с рассмотрения.

2.2.8. Информация о фактах нарушения сроков представления документов, наличии замечаний к качеству и составу документов, возвращении на доработку включается отделом организационно-аналитической работы в справку об итогах работы коллегии за полугодие.

2.2.9. Материалы коллегии рассылаются членам коллегии и участникам коллегии на постоянной основе отделом организационно-аналитической работы, за три календарных дня до заседания коллегии.

2.2.10. Оповещение, приглашенных на заседания, обеспечение их необходимыми справочно-информационными материалами возлагается на подразделение-исполнителя, ответственного за подготовку вопроса.

2.2.11. Оповещение о дате и времени проведения предстоящего заседания (внеочередного, или перенесенного) членов коллегии, глав администраций районов, лиц, принимающих участие в заседаниях коллегии на регулярной основе, лиц с правом совещательного голоса, представителя федерации профсоюзов Ростовской области осуществляется за 2 дня до назначенной даты отделом организационно-аналитической работы посредством телефонограмм.

2.2.12. Оповещение технических, хозяйственных и других отделов аппарата администрации города, принимающих участие в подготовке и проведении заседаний коллегии, организация их взаимодействия, координация и контроль проводимых ими мероприятий возлагается на отдел организационно-аналитической работы.

2.3. Проведение заседаний коллегии.

2.3.1. Явка и организация пропуска в Администрацию города лиц, приглашенных на заседания, обеспечение их необходимыми справочно-информационными материалами возлагается на подразделение-исполнителя, ответственного за подготовку вопроса.

2.3.2. Регистрация приглашенных на заседание проводится сотрудниками отдела организационно-аналитической работы. В случае большого количества приглашенных, к регистрации могут привлекаться специалисты служб-исполнителей, ответственных за подготовку вопроса.

2.3.3. Заседание коллегии начинается с уточнения повестки дня и порядка его проведения.

2.3.4. Время для докладов устанавливается в пределах 10- 15 минут, для выступлений в прениях - до 7 минут, для сообщений и справок - до 3 минут. В необходимых случаях председатель коллегии может изменить время для выступлений.

2.3.5. На заседании коллегии должны быть рассмотрены поступившие в ходе обсуждения вопросов принципиальные замечания и предложения по проектам документов. Результаты обсуждения отражаются в протоколе заседания.

2.3.6. Кино-, видео- и фотосъемка заседаний коллегии осуществляются по согласованию с председателем или по решению коллегии.

2.3.7. В ходе слушанья вопросов возможна трансляция видео и фотоматериалов, сопровождающих выступление.

2.3.8. В ходе заседания коллегии специалистом отдела организационно-аналитической работы ведется стенограмма и звуковая запись.

2.3.9. Тексты выступлений, не приложенные к документам, по окончании слушанья вопроса сдаются сотруднику отдела организационно-аналитической работы, ответственному за ведение протокола коллегии.

2.4. Оформление рассылка и хранение результатов работы коллегии.

2.4.1. Решения коллегии оформляются отделом организационно-аналитической работы на бланках установленного образца (приложение 3 к Регламенту работы коллегии Администрации города) с соблюдением последовательности нумерации с начала и до конца календарного года и направляются на утверждение председателю (в случае его отсутствия – его заместителю) коллегии.

2.4.2. Проекты решений и приложений к ним, рассмотренных на заседаниях коллегии, дорабатываются, с учетом поступивших замечаний, ответственными должностными лицами в течение 3-х календарных дней (или другой, установленный коллегией срок) после заседания и представляются в отдел организационно-аналитической работы

2.4.3. Отдел организационно-аналитической работы не позднее 3 календарных дней после подписания рассылает копии решений коллегии членам коллегии, лицам с правом совещательного голоса, главам администраций районов, в пресс-службу, другим заинтересованным лицам.

2.4.4. Приложения к решениям рассылаются в том случае, если в ходе слушания вопроса в документы (приложения), разосланные ранее с проектом решения, были внесены изменения.

2.4.5. Электронные версии решений коллегии (с приложениями), сводного реестра решений коллегии, размещаются отделом организационно-аналитической в локальной сети Администрации города на ресурсе общего доступа в папке «docs»/коллегия/ collegi/ не позднее 3 календарных дней после подписания решений коллегии.

2.4.6. Информация о принятых коллегией решениях, касающихся наиболее важных вопросов жизнеобеспечения города, размещается сотрудниками отдела организационно-аналитической работы на официальном интернет-портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города не позднее 3 календарных дней после подписания.

2.4.7. В течение 10 рабочих дней после заседания составляется протокол на бумажном носителе по определенной форме (приложение 4 к Регламенту работы коллегии Администрации города) и направляется на подпись управляющему делами Администрации города и председателю коллегии (в случае его отсутствия - заместителю председателя коллегии).

2.4.8. Протоколы заседаний коллегии, подлинные экземпляры решений коллегии хранятся в отделе организационно-аналитической работы постоянно.

3.Порядок контроля за исполнением решений и поручений коллегии.

3.1. Организация и ведение контроля за исполнением планов работы, решений и поручений коллегии осуществляется в соответствии с требованиями Административного регламента исполнения в Администрации города Ростова-на-Дону функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений и Регламента работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону.

3.2. Решения коллегии в соответствии с порядком, утвержденным п.7 Регламента работы коллегии Администрации города, размещаются в соответствующем журнале системы электронного документооборота «АИСС-Контроль» и, в случае наличия в них конкретных поручений и сроков исполнения, ставятся на контроль.

3.3. Ответственным исполнителем (куратором) является лицо, стоящее первым в перечне лиц, на которых соответствующим пунктом решения возлагается контроль. Им же назначаются исполнители и определяется порядок выполнения.

3.4. Координация и контроль за ходом исполнения решения, полнотой, качеством и своевременностью предоставления информаций, осуществляется помощниками приемных должностных лиц, или другими, назначенными ответственными исполнителями, специалистами.

3.5. В администрациях районов координация и фактический контроль за ходом исполнения решений коллегии и поручений протоколов возлагается на отделы (секторы) контрольно-организационной работы.

3.6. Организация и фактическое ведение в Администрации города контроля за исполнением решений коллегии и поручений протоколов заседаний по форме и срокам осуществляет отдел организационно-аналитической работы.

3.7. Поручения, зафиксированные в протоколах заседаний коллегии в течение 3 дней после подписания протокола председателем коллегии, доводятся до исполнителей посредством рассылки выписки из протокола и ставятся на контроль в соответствующем контрольном журнале системе электронного документооборота «АИСС-контроль».

3.8. Информация о ходе исполнения решений и поручений коллегии (промежуточная или итоговая) за подписью должностного лица-исполнителя, согласованная лицом ответственным за исполнение решения коллегии в целом (куратором), не позднее одного дня до момента окончания срока исполнения размещается исполнителем в журнале «Решения коллегии администрации» системы «АИСС-контроль».

3.9. Снятие с контроля выполненных решений осуществляет отдел организационно-аналитической работы на основании резолюции куратора.

3.10. Изменение (перенос) сроков выполнения поручений протоколов и решений коллегии либо их отмена допускаются в исключительных случаях с письменного разрешения председателя коллегии.

3.11. Информация о фактах нарушения сроков выполнения поручений протоколов и решений коллегии, включается отделом организационно-аналитической работы в справку об итогах работы коллегии за полугодие и представление в комиссию по премированию.


4. Порядок и формы контроля за исполнением функции (процессом) по подготовке и проведению заседаний коллегии

4.1. Текущий контроль за исполнением описанного в настоящей главе процесса осуществляется управляющим делами Администрации города и начальником отдела организационно-аналитической работы.

4.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита.

В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, начальник отдела выполняет мероприятия, установленные стандартом системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02).

ГЛАВА 6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА


1.Общие положения

1.1. Совещания Мэра города, заместителей главы, управляющего делами Администрации города проводятся в целях:

- оперативного руководства и координации деятельности структурных подразделений аппарата Администрации города, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города, муниципальных предприятий и учреждений;

- обеспечения выработки согласованных действий и принятия оперативных мер по решению хозяйственных и социально-экономических вопросов;

- упорядочения режима работы Администрации города.

1.2. Методическое руководство и координацию работы по организации и ведению контроля за исполнением поручений Мэра города, данных в ходе проведения совещаний, заседаний коллегии и зафиксированных в протоколах, осуществляет управляющий делами Администрации города в соответствии с требованиями административного регламента исполнения в Администрации города функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений и главы 7 настоящего регламента.

1.3. Ответственность за актуализацию настоящей главы несет начальник отдела организационно-аналитической работы.

Организацию и непосредственное ведение контроля за ходом исполнения протоколов, подготовку отчетности об их исполнении осуществляет отдел организационно-аналитической работы.

1.4. Совещания могут быть регламентированные (регулярные), нерегламентированные (рабочие).

1.5. К регламентированным совещаниям относятся:

- расширенное планерное совещание Мэра города с заместителями главы Администрации, главами администраций районов, руководителями структурных подразделений аппарата Администрации города и служб города (первый понедельник месяца в 08-00),

- оперативное планерное совещание Мэра города с главами администраций районов (еженедельно, по понедельникам в 08-00),

- оперативное планерное совещание Мэра города с заместителями главы Администрации города (еженедельно по вторникам в 08-00),

- заседания коллегии Администрации города (ежемесячно, второй четверг, в 10-00).

1.6. К нерегламентированным совещаниям относятся совещания, заседания, «круглые столы», проводимые Мэром города, заместителями главы Администрации, управляющим делами Администрации города, в том числе, с руководителями территориальных, отраслевых (функциональных) органов Администрации города (понедельник, вторник, среда, пятница с 09-00 до 13-00).

1.7. Ответственность за протокольное оформление совещаний возлагается:

- на помощника Мэра города – еженедельные оперативные планерные совещания,

- на отдел организационно-аналитической работы – расширенные планерные совещания, заседания коллегии Администрации города,

- на помощников заместителей главы Администрации (ответственных должностных лиц) – совещания заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города.

1.8. Ответственность за подготовку совещаний, соблюдение сроков и качество предоставляемых материалов возлагается:

- по совещаниям, проводимым с участием Мэра города – на заместителя главы Администрации (в соответствии с курируемым направлением), управляющего делами Администрации города,

- по совещаниям, проводимым заместителями главы Администрации, управляющим делами Администрации города – на руководителей департаментов, начальников управлений, председателей комитетов, начальников отделов в соответствии с подчиненностью.

1.9. Координация подготовки и проведения, протокольное оформление совещаний (заседаний, «круглых столов»), проводимых с участием Мэра города и представителей федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Ростовской области, осуществляется управляющим делами Администрации города.

1.10. Заместителям главы Администрации, управляющему делами Администрации города не рекомендуется допускать одновременного созыва на совещания руководителей территориальных и отраслевых (функциональных) органов Администрации города.

1.11. По решению Мэра города может быть:

- созвано внеочередное заседание коллегии,

- перенесен срок проведения любого регламентированного или нерегламентированного совещания, заседания коллегии Администрации города.

1.12. Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся в выделенных для этого помещениях по планам, согласованным с отделом по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления Администрации города.

1.13. Информация о дате и времени проведения совещаний, заседаний коллегии размещается в недельном плане работы Администрации города.

1.14. Материально-техническое обеспечение проведения совещаний и обслуживание участников совещаний возлагается на общий отдел Администрации города и МУ «Городское хозяйственное управление».


2. Административные процедуры.

2.1. Проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний, предусматривает исполнение следующих административных процедур:

- подготовка и проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний,

- планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города,

- оформление, постановка на контроль и хранение результатов совещаний, работы коллегии.

2.2. Подготовка и проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний.

2.2.1. Подготовка и проведение регламентированных (оперативных планерных и расширенных) совещаний Мэра города ведется в соответствии с Положением о порядке подготовки и проведения планерных совещаний у Мэра города Ростова-на-Дону и организации контроля за выполнением поручений, зафиксированных в протоколах, утвержденным Распоряжением Мэра города от 02.08.2004 № 168.

2.2.2. Пакет документов к расширенному планерному совещанию состоит из:

- повестки дня,

- порядка ведения,

- информации о кадровых представлениях (в случае наличия),

- информации об исполнении поручений предыдущего протокола (табличный вариант).

2.2.3. Порядок ведения оперативных планерных совещаний определяет и согласовывает с Мэром города помощник Мэра города в соответствии с перечнем вопросов, включенных в предыдущий протокол, и вопросов, рассматриваемых в рабочем порядке и требующих срочного (оперативного) решения.

2.2.4. Порядок ведения и повестку дня расширенного планерного совещания формирует и согласовывает с управляющим делами Администрации города отдел организационно-аналитической работы на основании предложений заместителей главы Администрации и руководителей служб и подразделений.

2.2.5. Информацию о кадровых представлениях (в случае наличия) готовит и предоставляет в отдел организационно-аналитической работы управление по вопросам муниципальной службы и кадров за 4 календарных дня до даты проведения расширенного планерного совещания.

2.2.6. Сводная информация по существу всех, определенных протоколами совещаний к исполнению вопросов, формируется отделом организационно-аналитической работы в электронном виде и размещается в папках «Протоколы (расширенное планерное совещание)», «Протоколы (планерное совещание с главами администраций районов)» и «Протоколы (планерное совещание с заместителями главы Администрации)», расположенных в папке «plan» (\\City\net\docs\plan) сетевого ресурса Администрации города и предоставляются Мэру города:

- расширенное планерное совещание – не менее чем за 3 календарных дня до даты проведения совещания,

- оперативные планерные совещания – до 16 часов в день, предшествующий совещанию.

2.2.7. Сводная информация представляется Мэру города в табличном варианте, включающем:

- наименование поручения,

- исполнителя (исполнителей),

- дату исполнения,

- краткую информацию об исполнении,

- графу «примечание».

2.2.8. Отдел организационно-аналитической работы размещает электронные версии информаций исполнителя (исполнителей), указанных в протоколах, в графе «примечание» и обеспечивает Мэру города возможность их просмотра в ходе совещаний. Действующая электронная система позволяет отметить отсутствие информации какого-либо исполнителя, указанного в протоколах.

2.2.9. Отдел организационно-аналитической работы не менее чем за 3 календарных дня обеспечивает приглашение (телефонограммой) участников расширенного планерного совещания. В случае изменения сроков проведения совещаний (оперативных и расширенного) участников совещания извещают (телефонограммой) об отмене или переносе даты проведения.

2.2.10. Регистрация участников расширенного планерного совещания осуществляется отделом организационно-аналитической работы непосредственно перед совещанием.

2.2.11. В ходе расширенного планерного совещания отделом организационно-аналитической работы ведется стенограмма (электронный вариант), которая хранится в отделе 1 месяц до следующего совещания.

2.2.12. Порядок проведения, список участников нерегламентированного совещания (заседания, «круглого стола», семинара и т.д.) готовятся на бумажных носителях соответствующими службами, утверждаются должностным лицом, принявшим решение о проведении совещания, и предоставляется Мэру города в срок не позднее 3-х календарных дней до дня проведения совещания. Порядок проведения содержит информацию о теме совещания, выступающих, месте и времени проведения. Список участников готовится в табличном варианте с указанием Ф.И.О. полностью и должностей приглашенных. Приглашение участников на совещание обеспечивает служба, инициирующая его проведение.

2.2.13. Поручения, зафиксированные в протоколах планерных совещаний Мэра города, являются обязательными для выполнения всеми должностными лицами.

2.2.14. Ответственным (куратором) за исполнение поручения является должностное лицо, указанное в перечне исполнителей первым.

2.2.15. Руководитель, на которого возложена ответственность за выполнение поручения, организует исполнение данного поручения и обобщение информации исполнителей.

Информация об исполнении поручения протокола должна быть размещена:

а) в электронном виде в соответствующем журнале электронной системе документооборота «АИСС-Контроль» в сроки:

- по исполнению поручений протокола с главами администраций - еженедельно в пятницу до 15-00;

- по исполнению поручений протокола совещания с заместителями главы Администрации – еженедельно в понедельник до 16-00;

- по исполнению поручений протокола расширенного планерного совещания – не менее чем за 3 календарных дня до срока, указанного в протоколе;

б) продублирована в соответствующих папках («Протоколы (расширенное планерное совещание)», «Протоколы (планерное совещание с главами администраций районов)», «Протоколы (планерное совещание с заместителями главы Администрации), расположенных в папке «plan» сетевого ресурса Администрации города, в сроки, указанные в п.1.

2.2.16. В соответствии с разделом 2 Административного регламента исполнения в Администрации города функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений, исполнение поручений Мэра города по итогам планерных, расширенного совещаний требует разработки планов мероприятий в следующих случаях:

- срок реализации управленческих решений более 30 календарных дней,

- реализация управленческого решения требует координации деятельности нескольких подразделений и служб Администрации города,

- в тексте управленческого решения есть прямое указание о необходимости разработки плана мероприятий.

В остальных случаях допускается возможность предоставления текстовой информации об исполнении поручений.

2.2.17. Информация об исполнении поручения в электронном виде должна быть размещена исполнителем (исполнителями) в соответствующем журнале системы электронного документооборота «АИСС-Контроль» в сроки:

- по исполнению поручений протокола оперативного планерного совещания с главами администраций районов – еженедельно в пятницу до 15.00;

- по исполнению поручений протокола оперативного планерного совещания с заместителями главы Администрации города – еженедельно в понедельник до 16.00;

- по исполнению поручений протокола расширенного планерного совещания – не менее чем за 4 календарных дня до проведения совещания.


2.3. Планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города.

2.3.1. Планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города осуществляется в соответствии с административным регламентом исполнения в Администрации города функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений, Регламентом работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону и главой 5 настоящего Регламента.


2.4. Оформление, рассылка и хранение результатов совещаний, работы коллегии.

2.4.1. Проекты протоколов совещаний ведутся:

- помощником Мэра города – в ходе оперативных планерных совещаний Мэра города с главами администраций районов, с заместителями главы Администрации,

- отделом организационно-аналитической работы – в ходе расширенных планерных совещаний, заседаний коллегии.

2.4.2. Поручения Мэра города, данные в ходе проведения оперативных планерных совещаний, оформляются протоколами и предоставляются в отдел организационно-аналитической работы помощником Мэра города в электронном виде в день проведения совещания.

2.4.3. В протоколах указываются:

- номер протокола,

- наименование совещания,

- дата проведения,

- состав присутствующих должностных лиц,

- точная формулировка поручения с указанием должностных лиц, служб, которым дается поручение, с учетом распределения обязанностей,

- срок исполнения поручения (определяет Мэр города),

- Ф.И.О. должностного лица, ведущего протокол.

2.4.4. С учетом того, что основная часть поручений оперативных планерных совещаний носит долгосрочный характер исполнения и требует проведения ряда предварительных мероприятий, протокол поручений состоит из 3-х разделов:

- оперативные вопросы,

- текущие вопросы,

- перспективные вопросы.

2.4.5. В первом разделе протокола – оперативные вопросы – размещаются разовые поручения и вопросы, исполнение которых не требует предварительной проработки, в том числе, срочного исполнения, справочного характера, связанные с предоставлением справочной информации.

2.4.6. Во втором разделе – текущие вопросы – размещаются вопросы, находящиеся в процессе исполнения, по которым определены объемы работ, подготовлены планы мероприятий, разработаны проекты и т.д.

2.4.7. В третьем разделе – перспективные вопросы – размещаются вопросы, требующие предварительной организационной подготовки - разработки планов мероприятий, графиков работ, проектов ПСД, подготовки правовых актов. После предоставления разработанных планов, графиков, проектов вопрос из раздела «перспективные вопросы» переходит в раздел «текущие вопросы», где далее отслеживается ход его исполнения.

2.4.8. Формулировка каждого поручения должна быть краткой, точной и понятной для исполнителя.

2.4.9. Каждое поручение протоколов оперативных планерных и расширенного совещаний оформляется отделом организационно-аналитической работы контрольной карточкой посредством системы электронного документооборота «АИСС-Контроль» с указанием:

- номера протокола,

- куратора (ответственного исполнителя),

- даты выпуска протокола,

- даты исполнения поручения,

- содержания поручения,

- исполнителей.

2.4.10. В каждой контрольной карточке размещается электронная версия протокола совещания.

2.4.11. Электронные версии протоколов и информаций к оперативным совещаниям и расширенному планерному совещанию хранятся в соответствующих папках в папке «plan» сетевого ресурса Администрации города с разбивкой по годам.

2.4.12. Лицам (службам), не подключенным к электронной системе документооборота «АИСС-Контроль», копия протокола рассылается отделом организационно-аналитической работы в бумажном варианте посредством канцелярии общего отдела Администрации города или электронной почты.

2.4.13. Электронные версии решений коллегии (с приложениями), протоколы заседаний коллегии, сводный реестр решений коллегии размещаются отделом организационно-аналитической работы в локальной сети Администрации города на ресурсе общего доступа в папке «docs»/коллегия/collegi/ не позднее 3 календарных дней после подписания решений коллегии.

2.4.14. Копии решений коллегии рассылаются членам коллегии, лицам с правом совещательного голоса, главам администраций районов, в пресс-службу, другим заинтересованным лицам отделом организационно-аналитической работы не позднее 3 календарных дней после подписания решений председателем коллегии

2.4.15. Протоколы нерегламентированных совещаний хранятся в приемных должностных лиц, ответственных за их организацию и проведение, и в случае необходимости направляются на исполнение через канцелярию общего отдела Администрации города в соответствии с требованиями главы 8 настоящего Регламента.


3. Порядок контроля за исполнением поручений совещаний

и решений коллегии Администрации города.

3.1. Контроль за исполнением поручений Мэра города по итогам планерных совещаний, решений коллегии Администрации города осуществляет отдел организационно-аналитической работы в соответствии с требованиями главы 7 настоящего Регламента.

3.2. Постановка на контроль протоколов совещаний в электронной системе документооборота «АИСС-Контроль» обеспечивается отделом организационно-аналитической работы в сроки:

- оперативных совещаний – в день получения протокола от помощника Мэра города в электронном виде посредством папки «plan» сетевого ресурса Администрации города,

- расширенного планерного совещания – не позднее 3-х календарных дней после проведения совещания,

- решений коллегии – в день подписания решения Мэром города.

3.5. Поручения, зафиксированные в протоколах совещаний, являются обязательными для выполнения всеми должностными лицами строго в установленные сроки.

3.6. При наличии в информации данных конфиденциального характера допускается письменный или устный доклад ответственного исполнителя непосредственно Мэру города. В этом случае в электронной системе документооборота «АИСС-Контроль» размещается только регистрационный номер и дата предоставления информации в приемную Мэра города. После личного доклада Мэру города ответственный исполнитель через систему «АИСС-Контроль» предоставляет информацию (путем размещения в электронном виде в соответствующей контрольной карточке) о принятом в ходе встречи с Мэром города решении.


4. Порядок контроля за исполнением функций и услуг (процесса)

по работе с обращениями граждан и организации личного приема


4.1. Текущий контроль за исполнением описанных в настоящей главе процессов осуществляется управляющим делами Администрации города и начальником отдела организационно-аналитической работы.

4.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита.

В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, выполняются мероприятия, установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02).