Компьютерное делопроизводство
| Вид материала | Учебное пособие |
- Программа для учащихся 11 го класса Название: Компьютерное делопроизводство, 109.67kb.
- Планирование блока элективных курсов, 54.4kb.
- Программа элективного курса компьютерное делопроизводство, 155.02kb.
- Программа элективного курса "Компьютерное делопроизводство", 80.98kb.
- Программа курса "Прикладная информатика" специальность "Компьютерное делопроизводство", 217.3kb.
- Ирина Эдуардовна Садченкова 8(4967) 751166 каб. №№299, 333 Рекомендуемая литература, 59.78kb.
- Делопроизводство, 3512.65kb.
- Делопроизводство, 3513.25kb.
- Делопроизводство, 3508.59kb.
- Методические рекомендации «организационная работа профсоюзов: делопроизводство», 761.06kb.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
КемТИПП
КЕМЕРОВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ ПИЩЕВОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ
Е.С. Громов, М.В. Баканов, И.А. Печерских
КОМПЬЮТЕРНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Учебное пособие
Для студентов вузов
Кемерово 2010
УДК
ББК
Г
Рекомендовано редакционно-издательским советом
Кемеровского технологического института
пищевой промышленности
Громов Е.С., Баканов М.В., Печерских И.А.
Компьютерное делопроизводство: учебное пособие / Е.С. Громов, М.В. Баканов, И.А. Печерских; Кемеровский технологический институт пищевой промышленности. – Кемерово, 2010. – 236 с.
В пособие рассмотрены основные понятия делопроизводства, пакет прикладных программ Microsoft Office. Технические средства реализации информационных процессов, текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, система управления базами данных Access. Программы PowerPoint и FrontPage. Программы для организации работ в офисе. Рассмотрены вопросы, связанные с локальными вычислительными сетями, компьютерной сетью Internet, основами и методами защиты информации.
УДК
ББК
ISBN
©КемТИПП, 2010
ВВЕДЕНИЕ
Современные прикладные программы уже представляют не отдельные программы, а интегрированные пакеты, которые содержат несколько программных продуктов. В данном случае отдельные программы объединены вокруг некоего центрального элемента, упрощающего взаимодействие между составляющими элементами.
Одним из наиболее известных интегрированных пакетов является Microsoft Office. Он включает в себя текстовый редактор Word, электронную таблицу Excel, программу создания презентаций Power Point, систему управления базой данных (СУБД) Access, программу для управления электронной почтой Outlook. Последние версии пакетов включают программы, позволяющие управлять веб-сайтом, сбором и обработкой информации и т.д. Программы имеют однообразную структуру графического интерфейса, что облегчает их освоение и повседневное использование. Результат работы каждой программы может быть объединен в окончательный документ, содержащий табличный, графический и текстовый материал.
Основная задача данного учебного пособия помочь овладеть навыками компьютерной обработки деловой информации с помощью профессиональных систем. Главное внимание уделяется изучению систем обработки текстовой и числовой информации, когда вопросы компьютерной обработки информации рассматриваются на примерах такой прикладной области деятельности, как делопроизводство, способам компьютерной обработки и представления деловой информации, основам делопроизводства. Рассмотрены вопросы, связанные с представлением информации в сети интернет, а также программа FrontPage, которая позволяют разрабатывать интернет страницы.
1ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.
Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.
Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.
Cистематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.
Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.
Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.
Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.
Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием
Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.
2ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ОБЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА MICROSOFT OFFICE
Приложения Office объединены в пакет не только потому, что вместе они обеспечивают выполнение всех основных задач, встающих перед персоналом офиса современной компании. Эти программы выполняют разные функции, но имеют много общего, и пользователю, научившемуся хорошо работать с одной из них, не составляет никакого труда быстро освоить остальные приложения пакета. Рассмотрим следующие операции и компоненты: меню и панели инструментов.
Запустив любое приложение Office, вы сразу же сталкиваетесь со стандартными элементами оконного интерфейса Windows. В любой программе есть меню, панели инструментов, полосы прокрутки документов и команды вызова справки. В Office все эти компоненты унифицированы, поэтому имеет смысл изучить их перед рассмотрением специфики отдельных программ пакета.
Строка меню обеспечивает доступ ко всем командам программы. Панели инструментов содержат кнопки и раскрывающиеся списки, с помощью которых можно выполнять часто используемые операции и настраивать наиболее важные параметры. В Office 2007 и 2010 меню и панели инструментов получили дальнейшее развитие и были серьезно переработаны.
Строка главного меню, обычно размещаемая в верхней части окна приложения (рис. 2.1), подобна панели инструментов, все кнопки которой являются раскрывающимися списками команд. Более того, в некоторых панелях инструментов (например, в панели Рисование (Drawing)) есть кнопки, чрезвычайно похожие на списки команд Главного меню.
Рис. 2.1 Строка меню и раскрывающиеся списки команд
Давайте рассмотрим структуру меню приложений Office. Запустите Microsoft Excel и щелкните на пункте Вид (View) строки меню программы. Передвиньте указатель мыши на строку Панели инструментов (Toolbars). Раскроются два вложенных друг в друга списка пунктов, показанных на Рис. 2 .1. Оформление строк меню различается в зависимости от того, какая операция выполняется выбором конкретного пункта. Ниже перечислены возможные варианты: а) Если в правой части пункта меню есть маленький треугольник (строка Панели инструментов (Toolbars) на Рис. 2 .1), значит, этот пункт раскрывает дополнительное подменю; б) Выбор команды, имя которой заканчивается многоточием, например Масштаб... (Zoom...), открывает окно диалога, подобное показанному на Рис. 2 .2. Окна диалога широко распространены как в Office, так и во многих других приложениях Windows. Они позволяют практически безгранично расширять возможности любой программы, предоставляя пользователю возможность ввода самых разнообразных параметров.
Рис. 2.2 Окно диалога выбора коэффициента масштабирования
Выбор команды без многоточия (пункт Примечания) приводит к немедленному исполнению определенной операции. Некоторые пункты меню (например, Строка формул) играют роль флажков. При щелчках на них включается соответствующий режим (в данном случае на экране появляется строка формулы), а слева от названия пункта появляется метка. Повторный щелчок на таком пункте отключает режим и убирает метку. Два верхних пункта меню Вид (View) — Обычный (Normal) и Разметка страницы (Page Break Preview) — являются примером переключателя с несколькими (в данном случае двумя) положениями. Щелкнув на таком пункте, можно выбрать одно из нескольких состояний. Значок в виде нажатой кнопки показывает, какое состояние является активным. В правой части названий некоторых команд в качестве подсказки приводится клавиатурная комбинация (например, Ctrl+V для команды Правка > Вставить), с помощью которой можно быстро выполнить данную команду. Если рядом с именем команды присутствует значок (см. команду Во весь экран (Full Screen)), значит, в одной из панелей инструментов имеется кнопка быстрого выбора этой команды. Потренируйтесь в раскрытии подменю, выборе тех или иных команд, включении и выключении режимов. Строку меню, как и панель инструментов, можно перетащить в любое место экрана. Схватите ее мышью за расположенную слева вертикальную черту и перетащите в новое положение. Меню (и панели инструментов) можно переместить к любому краю окна либо разместить в середине окна приложения (Рис. 2 .3), где оно выглядит как небольшое окно с заголовком.
Рис. 2.3 Перестановка меню и панелей инструментов
Панели инструментов, как правило, располагаются вдоль верхнего края окна ниже строки меню и содержат значки, щелчки на которых приводят к выполнению тех или иных операций. Как и пункты меню, различные кнопки панелей инструментов ведут себя по-разному.
В программе Excel щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная, и сразу же появится новая электронная таблица. Щелкните на кнопке Открыть той же панели инструментов. На этот раз откроется окно диалога, позволяющее найти нужный файл. Поскольку панели инструментов Стандартная и Форматирование расположены в одной строке, многочисленные кнопки обеих панелей просто не помещаются на экране.
Чтобы получить доступ к кнопкам, отсутствующим в данный момент на панели инструментов, щелкните на маленьком треугольнике в правой части панели, и недостающие кнопки появятся в раскрывающейся палитре, как показано на Рис. 2 .4.
Рис. 2.4 Палитра дополнительных кнопок
Щелкните на черном треугольнике в правой части панели инструментов Стандартная. Щелкните на кнопке Рисование. В нижней части окна появится одноименная панель инструментов. Указанная кнопка играет роль флажка. Повторный щелчок на ней скроет панель Рисование. Обратите внимание, что теперь кнопка Рисование переместилась в основную часть панели инструментов.
В Office кнопки панелей инструментов ведут себя разумно. Если на экран не помещаются все кнопки, то в панели остаются только те, которыми вы пользуетесь чаще всего. Остальные значки перемещаются в раскрывающуюся палитру дополнительных кнопок. Выбор значка дополнительной палитры возвращает его в основную панель. Чтобы открыть или скрыть определенную панель инструментов, раскройте меню Вид и укажите на пункт Панели инструментов. В появившемся списке панелей щелкните на имени той, которую нужно отобразить или скрыть.
Список, позволяющий отображать и скрывать панели инструментов, можно вывести на экран простым щелчком правой кнопкой мыши на любой видимой панели инструментов или на строке меню. Чтобы добавить или убрать кнопку из панели инструментов Форматирование, щелкните на черном треугольнике в правой части панели. В раскрывшейся палитре щелкните на кнопке Добавить или удалить кнопки. В списке, показанном на Рис. 2 .5, щелкните на названии той кнопки, которую нужно добавить или убрать. Галочки в этом списке стоят напротив тех кнопок, которые в данный момент присутствуют в панели инструментов. Другие панели настраиваются аналогично.
Рис. 2.5 Список кнопок панели инструментов
В панели инструментов Рисование щелкните на кнопке Автофигуры. Укажите на пункт Линии (Lines). Как видно из Рис. 2 .6, часть кнопок панелей инструментов позволяет раскрывать вложенные меню, что лишний раз указывает на схожесть панелей инструментов и строки меню приложения. Некоторые кнопки устроены еще сложнее. Щелкните на кнопке Цвет заливки панели инструментов Рисование. Текущая ячейка немедленно закрасится другим цветом.
Рис. 2.6 Меню в панели инструментов
Теперь щелкните на стрелке справа от этой кнопки. Раскроется палитра цветных кнопок, позволяющих не только залить ячейку другим цветом, но и изменить цвет, назначаемый щелчком на самой кнопке Цвет заливки. По мере знакомства с Office вы обнаружите множество таких сложных кнопок. Наконец, в панели инструментов могут размещаться раскрывающиеся списки. Щелкните на списке Размер (Font Size) панели инструментов Форматирование и выберите значение 20. Теперь вводимые символы будут иметь новый размер. Вот мы и познакомились, немного, с пользовательским интерфейсом. Более детально изучить его вы можете лишь в процессе дальнейшей работы.