Компьютерное делопроизводство
| Вид материала | Учебное пособие |
- Программа для учащихся 11 го класса Название: Компьютерное делопроизводство, 109.67kb.
- Планирование блока элективных курсов, 54.4kb.
- Программа элективного курса компьютерное делопроизводство, 155.02kb.
- Программа элективного курса "Компьютерное делопроизводство", 80.98kb.
- Программа курса "Прикладная информатика" специальность "Компьютерное делопроизводство", 217.3kb.
- Ирина Эдуардовна Садченкова 8(4967) 751166 каб. №№299, 333 Рекомендуемая литература, 59.78kb.
- Делопроизводство, 3512.65kb.
- Делопроизводство, 3513.25kb.
- Делопроизводство, 3508.59kb.
- Методические рекомендации «организационная работа профсоюзов: делопроизводство», 761.06kb.
4.7.3Сортировка данных
Сортировка предназначена для более удобного представления данных. Excel позволяет сортировать данные в алфавитно-цифровом порядке по возрастанию или убыванию, выполнять сортировку строк списков и значений столбцов. Стандартные средства Excel позволяют использовать для сортировки до трех полей.
При выборе команды Данные, Сортировка на экран выводится диалоговое окно Сортировка диапазона (Рис. 4 .41). При этом в списках Сортировать по и Затем по определяется по каким полям диапазона будет идти сортировка. Расположенные рядом с каждым из списком переключатели по возрастанию, по убыванию определяют направление сортировки. В этом окне можно задать дополнительные параметры (Рис. 4 .42) с помощью кнопки Параметры… (сортировка по столбцам или строкам), порядок сортировки отдельно для каждого из трех полей, указать, имеется ли в этом списке строка заголовка.
Рис. 4.41 Диалоговое окно Сортировка диапазона
Рис. 4.42 Диалоговое окно Параметры сортировки
Сортировку можно производить не только посредством команды меню, но и при помощи кнопок ( Сортировать по возрастанию и Сортировать по убыванию) на Стандартной панели инструментов. Для того чтобы ими воспользоваться:
- Выделите ячейку в столбце, значения которого будут использоваться в качестве ключа для сортировки.
- Нажмите на соответствующую кнопку, в зависимости от нужного способа сортировки.
4.7.4Поиск и фильтрация данных
4.7.4.1Автофильтр
Средство автофильтрации, или Автофильтр позволяет преобразовать строку заголовка базы данных в группу выпадающих списков, позволяющих задать условие фильтрации для каждого из полей. Автофильтр производит скрытие строк, не удовлетворяющих критерию, что очень удобно для представления данных и их распечатки.
Если необходимо применить средство автофильтрации для списка:
- Выберите список, выделив строку заголовка.
- Выполните команду Данные, Фильтр, Автофильтр (Рис. 4 .43).
- Для задания условия фильтрации откройте выпадающий список в заголовке поля и выберите соответствующие условие.
Рис. 4.43 Результат применения команды Автофильтр
4.7.5Обработка отфильтрованных данных
С отфильтрованными данными можно производить большинство действий, доступных для обычных данных. Их можно копировать, редактировать, сортировать, печатать, подводить по ним промежуточные итоги и строить с их помощью диаграммы.
Способы вывода отфильтрованных списков.
При работе с большими списками может возникнуть проблема отображения данных, т.к. при прокрутке строку заголовка списка исчезает. В этом случае удобно разделить рабочий лист на отдельные части со своими собственными полосами прокрутки:
- Выделите необходимую ячейку, относительно которой по левому и верхнему ее краям произойдет разделение рабочего листа.
- Выполните команду меню Окно, Разделить. Для снятия разделения используйте соответствующую команду меню Окно, Снять разделение.
В том случае, когда нет необходимости в наличии полос прокрутки в разделенных областях целесообразнее воспользоваться командой меню Окно, Закрепить область, для снятия разделения командой меню Окно, Снять закрепление областей.
Промежуточные итоги.
После сортировки можно подвести итоги, набрав команду меню Данные, Итоги:
- Выделите базу данных и выполните команду меню Данные, Итоги. Появиться диалоговое окно Промежуточные итоги (Рис. 4 .44).
- В поле При каждом изменении в, укажите, какие именно данные следует группировать. Из списка Операция выберите операцию, выполняемую над данными. Данные участвующие в вычислениях, отмечаются в списке Добавить итоги по.
- Нажмите кнопку Ок.
Рис. 4.44 Диалоговое окно Промежуточные итоги
Рузельтат применения команды Промежуточные итоги (Рис. 4 .45).
Для удаления промежуточных итогов необходимо вновь вызвать диалоговое окно Промежуточные итоги (Рис. 4 .44) и щелкнуть копку Убрать все.
Рис. 4.45 Результат команды меню Окно, Разделить и Данные, Итоги
Построение диаграмм по отфильтрованным данным.
Построение диаграмм по отфильтрованным данным ничем не отличается от аналогичной операции с обычными данными. Однако следует помнить, что при изменении фильтра происходит автоматическое обновление диаграммы.