Компьютерное делопроизводство
| Вид материала | Учебное пособие |
- Программа для учащихся 11 го класса Название: Компьютерное делопроизводство, 109.67kb.
- Планирование блока элективных курсов, 54.4kb.
- Программа элективного курса компьютерное делопроизводство, 155.02kb.
- Программа элективного курса "Компьютерное делопроизводство", 80.98kb.
- Программа курса "Прикладная информатика" специальность "Компьютерное делопроизводство", 217.3kb.
- Ирина Эдуардовна Садченкова 8(4967) 751166 каб. №№299, 333 Рекомендуемая литература, 59.78kb.
- Делопроизводство, 3512.65kb.
- Делопроизводство, 3513.25kb.
- Делопроизводство, 3508.59kb.
- Методические рекомендации «организационная работа профсоюзов: делопроизводство», 761.06kb.
4СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ MICROSOFT EXCEL
Системы электронных таблиц являются идеальной средой для выполнения вычислений различной сложности без особых затрат на программирование, обеспечивают хранение больших массивов информации.
В Microsoft Excel включен развитый математический аппарат, специализированные информационные технологии статистического анализа, доступны графические средства представления и анализа данных. Существующие ограничения электронных таблиц Microsoft Excel весьма не существенны и определяются, в большей степени, техническими параметрами компьютера.
Таблица 4.2
Ограничения Microsoft Excel
| Параметр | Ограничение |
| Размер листа | 65536 строк и 256 столбцов |
| Ширина столбца | 255 символов |
| Высота строки | 409 точек |
| Длина записи для содержимого ячеек (текст) | Максимальное число – 32767 символов, при этом в ячейке отображаются в только первые 1024 символа |
| Длина записи для формулы | Максимально – 1024 символа |
| Максимальное число листов в книге | 255 (в реальности ограничения связано с объемом оперативной памяти и памяти на диске) |
| Точность представления чисел в ячейках | 15 разрядов |
| Диапазон чисел в ячейках | От –9,999999999999999Е307 до +9,999999999999999Е307 |
| Диапазон представления дат | 01.01.1900-31.12.9999 |
4.1Основные понятия Microsoft Excel
Экран электронной таблицы Microsoft Excel (Рис. 4 .38) содержит:
- Главное меню команд;
- Панели инструментов;
- Дополнительные элементы экрана (имена столбцов, номера строк, строка формул, окно имен блоков ячеек, ярлыки листов, кнопки прокрутки листов, статусная строка, полосы прокрутки).
Адрес – комбинация буквенного обозначения столбца и номера строки, например A3, AВ125 – относительные адреса, $А$1, $В$12 – абсолютные адреса. Буквы должны быть обязательно латинскими, русские буквы (одинакового с латинской начертания) воспринимается компьютером, как ошибочная. Адрес текущей (т.е., обрабатываемой в данный момент) ячейки можно видеть в поле Имен в левой части строки формул.
Имя – необязательный атрибут, применяемый для облегчения работы с большими и сложными таблицами и для упрощения вычислений. Установив курсор в поле имен можно задать свое и нажать клавишу
Активная (текущая) ячейка выделена черной рамкой, в правом нижнем углу которой находится маркер заполнения (небольшой черный квадратик).
Рис. 4.38 Окно приложения Microsoft Excel
По умолчанию для ячеек электронной таблицы действует формат Общий, который распознает тип вводимых данных:
- Текст – вводимое значение содержит буквы или специальные символы (по умолчанию Текст выравнивается по левому краю ячейки);
- Число – первый вводимый символ цифра, запятая или знак (), а последующие символы только цифры, запятая (по умолчанию Число выравнивается по правому краю ячейки);
- Формула – ввод начинается со знака = (равно);
- Дата/Время – используются стандартные разделители даты/времени или допустимые форматы этих типов.
Форматирование ячеек выполняется с помощью команды меню Формат, Ячейки (комбинация клавиш
4.2Формулы Microsoft Excel
Формулы составляют основу обработки данных Microsoft Excel. Компонентами формул являются:
- Знаки математических операций:
- арифметические операторы: + (плюс), - (минус), * (умножение), / (деление), (возведение в степень), % (вычисление процента);
- реляционные операторы сравнения: = (равно), > (знак больше), < (знак меньше), >= (больше или равно), <= (меньше или равно), <> (меньше или больше);
- текстовый оператор & (амперсанд) для объединения текстовых последовательностей, каждая из которых задается в двойных кавычках.
- Ссылки на ячейки. Ссылки на диапазон ячеек в формулах указываются с помощью символа «:» (двоеточие), например – А2:В2. Если ссылка содержит несколько диапазонов ячеек, все составляющие перечисляются через «;» (точка с запятой) - А2;В2.
- Константы (числовые, текстовые, даты, логические);
- Встроенные функции Microsoft Excel.
Ввод любой формулы начинается со знака «=» (равно). Для завершения ввода формулы следует нажать <Enter>.
П
ри наборе сложных функций желательно использовать Мастер функций. Для его вызова необходимо выполнить команду меню Вставка, Функция или нажать пиктограмму Мастер функции на Стандартной панели инструментов.После ее нажатия на экране появляется диалоговое окно Мастера функций (Рис. 4 .39). Выберите необходимую категорию функций в списке Категория, функцию в списке Функция и нажмите кнопку Ок. Появится второе диалоговое окно (различное для разных функций), в поля ввода которого следует ввести аргумент или аргументы выбранной функции. При этом окно можно перемещать и сворачивать так, чтобы оно не закрывало нужный участок таблицы для его выделения при помощи мыши.
Рис. 4.39 Диалоговое окно Мастера функций
Если при вводе аргумента функции надо использовать другую функцию Excel, это делается с помощью поля Имя ячейки (Рис. 4 .38). При вводе функции компьютер показывает в нем имя вводимой функции и значок списка в виде черного треугольника. Щелкнув по этому значку, можно открыть список 10 недавно использовавшихся встроенных функций ивыбрать необходимую функцию. Если таковая отсутствует, в списке следует выбрать строку «Другие функции», что приведет к повторному вызову диалогового окна Мастера функций (Рис. 4 .39), выбрав необходимую функцию Excel вставит ее в аргумент первой.