Geum.ru

Компьютерное делопроизводство

Вид материалаУчебное пособие

Содержание


3.3.3Выбор полей источника данных
3.3.4Создание независимого заголовка для источника данных
Источник заголовка
Создать, то увидите такое же диалоговое окно, как и окно Создание источника данных
Получить данные
3.3.5Просмотр и изменение источника данных
Форма данных
Слияние (Рис. 3 .19)
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   33


Помните, что вы можете использовать множество различных источников данных для того, чтобы заполнить этот документ.
  • Таблица Word
  • Адресная книга Microsoft Exchange, Outlook
  • Базы данных Microsoft Access
  • Книги Microsoft Excel
  • Другая база данных

Для того чтобы присоединить документ - источник, сначала убедитесь в том, что вы просматриваете основной документ. Затем откройте диалоговое окно Слияние, если оно еще не открыто. Щелкните на кнопке Получить данные (Рис. 3 .18) и выберите пункт Открыть источник данных или Использовать адресную книгу. Если вы выбрали пункт Открыть источник данных, откройте документ любого из вышеперечисленных типов, если же вы выбрали пункт Использовать адресную книгу, то увидите диалоговое окно Выбор адресной книги, где можно выбрать адресную книгу, которую вы хотите присоединить.

3.3.3Выбор полей источника данных



Источник данных, созданный средствами Word, представляет собой документ Word, содержащий таблицу с данными. Такой источник можно создать прямо из окна Слияние. В дальнейшем его можно изменять как обычный документ, просто внеся новые данные в ячейки таблицы. Выполните следующие действия для того, чтобы включить в источник необходимые поля слияния.
  1. Вызовите на экране диалогового окна Слияние (Рис. 3 .18).
  2. Щелкните на кнопке Получить данные.
  3. Выберите пункт Создать источник данных. На экране появится диалоговое окно Создание источника данных (Рис. 3 .20). В списке Поля в строке заголовка отображаются все поля слияния, по умолчанию включаемые в документ. Обратите внимание, что имена полей слияния отражают тип содержащихся в них данных.
  4. Для того чтобы удалить поле слияния, выделите его с помощью мыши и щелкните на кнопке Удалить поле. Удаленное поле всегда можно заново вставить в документ, либо добавить новое. Для этого введите его имя в Поле и щелкните на кнопке Добавить поле.





Рис. 3.20 Диалоговое окно Создание источника данных


  1. Для реорганизации списка полей слияния выделите поле, которое вы желаете передвинуть на другое место, и щелкните на кнопке, группы Порядок, с направленной вверх или вниз стрелкой.
  2. После того как вы закончите определять поля слияния, щелкните на кнопке Ок. Появится диалоговое окно Сохранение документа.
  3. Сохраните документ. Он будет автоматически подключен к основному документу как источник данных. Вы увидите диалоговое окно, в котором вы сможете выбрать правку основного документа или источника данных – выберите Правка источника данных.
  4. Появится диалоговое окно Форма данных (Рис. 3 .21), в котором можно задать и/или изменить содержимое источника данных.




Рис. 3.21 Диалоговое окно Форма данных


  1. Введите данные в каждое поле данных. Для перехода к следующему полю используйте клавишу . Если вы не хотите заполнять какую-либо графу, пропустите ее, не включая в нее пробелов.
  2. Для перехода к следующей записи после ввода последнего поля данных нажмите клавишу или щелкните по кнопке Добавить. Для удаления всей записи используйте кнопку Удалить.
  3. После ввода всех записей нажмите кнопку Ок.



3.3.4Создание независимого заголовка для источника данных




Предположим, вы используете в качестве источника некий внешний документ, первая строка которого содержит обычные данные вместо имен полей слияния. Или вы создаете несколько отдельных документов-источников, содержащих сходную информацию. Или когда источник данных доступен только для чтения, и в него нельзя вставить заголовок. В этом случае необходимо создать отдельный источник заголовка, используемый вместе с источником данных.

Источник заголовка — это документ, содержащий только заголовок (с именами полей слияния) для источника данных. Создав один источник заголовка, вы затем сможете использовать его с другими источниками данных. Вам не придется включать каждый источник строку с именами полей, поскольку вы уже определили их раньше.

При создании источника заголовка совместно с источником данных помните о следующем:
  • Количество полей слияния в источнике заголовка должно совпадать с количеством разных поле данных в источнике данных.
  • Имена полей слияния в источнике заголовка должны располагаться в том же порядке, что и соответствующая им информация в источнике данных.
  • Имена полей в источнике заголовка должны соответствовать именам полей в основном документе.

Для того чтобы использовать технику создания независимого заголовка, достаточно лишь слегка модифицировать процедуру создания источника данных: когда вы щелкнете на кнопке Получить данные в диалоговом окне Слияние (Рис. 3 .18), выберите сначала пункт Параметры заголовка для того, чтобы назначить файл с источником заголовка. Появится диалоговое окно, в котором вы сможете либо создать новый файл с источником заголовка, либо открыть уже существующий файл.

Если вы щелкнете на кнопке Создать, то увидите такое же диалоговое окно, как и окно Создание источника данных (Рис. 3 .20). Если в щелкнете на кнопке Открыть, то появится диалоговое окно Открытие источника заголовка, в котором можно добраться до папки, содержащей файл документа с заголовком, и открыть сам документ.

После того как вы присоедините источник заголовка, еще раз щелкните на кнопке Получить данные и выберите пункт Открыть источник данных или Создать источник данных. После этого к главному документу окажутся присоединенными как источник данных, так и источник заголовка.

3.3.5Просмотр и изменение источника данных



Редактирование данных в источнике может производиться двумя путями: с помощью диалогового окна Форма данных или в окне документа Word. Окно Форма данных (Рис. 3 .21) удобно использовать при заполнении источника данных или когда необходимо быстро изменить одну из записей источника. В окне документа источник удобно редактировать, если требуется изменить не только данные, но и структуру.

Предположим, что вы сделали ошибку при вводе информации и теперь хотите изменить ошибочную запись. Откройте диалоговое окно Форма данных. Вы можете просматривать записи в документе с помощью расположенных внизу кнопок прокрутки. Альтернативой является использование кнопки Найти, для того, чтобы перейти в диалоговое окно Поиск в поле (Рис. 3 .22). Вы можете открыть диалоговое окно Поиск в поле, щелкнув на кнопке Найти запись на панели инструментов Слияние (Рис. 3 .19).

Введите информацию, которую вы будете искать в поле Найти, и выберите поле, в котором Word должен производить поиск. Затем, щелкните на кнопке Найти. После того как вы найдете искомую запись, просто замените ее или добавьте информацию в соответствующее поле. Изменения можно отменить с помощью кнопки Восстановить; удалить запись можно с помощью кнопки Удалить.

Если ваш источник данных имеет большой объем, вы, возможно, захотите работать непосредственно с таблицей, а не с диалоговым окном Форма данных (Рис. 3 .21). Если вы хотите увидеть таблицу, щелкните на кнопке Источник в диалоговом окне Форма данных. Источник данных появится на экране




Рис. 3.22 Диалоговое окно Поиск в поле


.

Обратите внимание, что каждая строка таблицы содержит всю информацию о записи, а каждая колонка - всю информацию о поле. Редактируется источник данных точно таким же образом, как и любая таблица Word; обратите внимание на дополнительную панель инструментов Базы данных (Рис. 3 .23), которая поможет вам делать изменения.




Рис. 3.23 Панель инструментов Базы Данных


Вы не сможете изменить имя в заголовке таблицы, используя традиционную технику редактирования. Для того чтобы изменить имя поля слияния, щелкните на кнопке Управление полями для вызова диалогового окна Управление полями.