Компьютерное делопроизводство

Вид материала

Учебное пособие

Содержание 3.2.11Построение форм с диалоговыми окнами ASK и FILLIN ASK и FILLIN 3.2.12Печать формы Сервис, Параметры 3.3Составные документы Поля слияния 3.3.1Создание основного документа слияния Сервис выберите команду Слияние Документы на бланке, Наклейки, Конверты 3.3.2Работа с источниками данных

Подобный материал:

• Программа для учащихся 11 го класса Название: Компьютерное делопроизводство, 109.67kb.
• Планирование блока элективных курсов, 54.4kb.
• Программа элективного курса компьютерное делопроизводство, 155.02kb.
• Программа элективного курса "Компьютерное делопроизводство", 80.98kb.
• Программа курса "Прикладная информатика" специальность "Компьютерное делопроизводство", 217.3kb.
• Ирина Эдуардовна Садченкова 8(4967) 751166 каб. №№299, 333 Рекомендуемая литература, 59.78kb.
• Делопроизводство, 3512.65kb.
• Делопроизводство, 3513.25kb.
• Делопроизводство, 3508.59kb.
• Методические рекомендации «организационная работа профсоюзов: делопроизводство», 761.06kb.

3.2.11Построение форм с диалоговыми окнами

Для организации формы с заполняемыми диалоговыми окнами в шаблон формы должен быть добавлены специальные поля ASK и FILLIN. В дальнейшем введенная информация может многократно использоваться в различных частях формы.

Поле FILLIN помещается в то место формы, где предполагается разместить данные, вводимые по запросу. Если введенные данные необходимо разместить в нескольких местах документа, следует использовать поле ASK.

Поле ASK предназначено для ввода данных и присваивает закладку введенным данным, однако его значение на экране не отображается. При этом закладку можно использовать в нескольких местах формы и вводить ее в другие поля. Для вставки текста, помеченного указанной закладкой, используется поле REF.

Поля ASK и FILLIN имеют следующий формат:

{ASK Закладка "Приглашение" [Ключи ]}

{FILLIN ["Приглашение"] [Ключи ]}

Для обоих полей параметр "приглашение" - это текст, который выводится в диалоговом окне. Приглашение выводится при каждом обновлении этих полей. Введенные данные остаются присвоенными закладке, указанной в поле ASK, до тех пор, пока не будут введены новые.

Примеры использования полей FILLIN и ASK:

{FILLIN "Введите наименование:"}

{ASK Клиент "Введите наименование:"}

Поле REF имеет следующий формат:

{[REF] Закладка [Ключи ]}

Оно предназначено для вставки текста, помеченного указанной закладкой. Закладка должна быть определена в активном документе. Кроме того, можно использовать краткую форму поля REF, представляющую собой просто имя закладки.

Пример использования поля REF совместно с полем ASK:

{ASK Цена "Введите цену"}

{REF Цена}

Создание формы с использованием попей ASK и FILLIN включает следующие этапы:

1. Создайте новый шаблон формы. Поместите курсор в то место документа, куда следует вставить первое поле.
   
2. Выберите команду Вставка, Поле. Откроется диалоговое окно Поле (Рис. 3 .17).
   

Рис. 3.17 Диалоговое окно Поле

3. Из списка Категории выберите пункт Слияние. В списке Поля выберите элемент ASK или FILLIN. Для полей FILLIN в поле ввода Код поля введите текст приглашения. Для полей ASK в поле Код поля введите имя закладки, которой следует присвоить введенное пользователем значение, а затем текст приглашения.
   
4. Для добавления ключей к коду поля нажмите кнопку Параметры.
   
5. Нажмите кнопку Ок.
   
6. После вставки поля появится диалоговое окно для ввода данных. Нажмите кнопку Отмена.
   
7. Повторите шаги 3-6 для вставки всех требуемых полей.
   
8. Разместите в документе одно или несколько полей REF, ссылающихся на указанную закладку.
   
9. Сохраните шаблон формы.
   

При имеющемся шаблоне формы с заполняемыми диалоговыми окнами его использование не составляет труда:

1. Создайте новый документ на основе шаблона формы с заполняемыми диалоговыми окнами.
   
2. Для перемещения между полями формы используйте клавиши и +.
   
3. Для обновления выделенного поля нажмите клавишу .
   
4. Введите данные в диалоговое окно ввода и нажмите кнопку Ок.
   
5. Повторяйте шаги 2-4 до заполнения формы.
   

Чтобы ускорить процесс заполнения формы, выделите форму целиком с помощью команды Правка, Выделить все и нажмите клавишу . При этом все диалоговые окна ввода формы будут выводиться последовательно одно за другим.

3.2.12Печать формы

В зависимости от стоящей задачи форму можно напечатать одним из трех способов:

1. Напечатать только неизменяемые элементы, получив тем самым бланк формы. Для чего создайте новый документ на основе шаблона формы, и распечатайте его, не заполняя форму.
   
2. Целиком, включая неизменяемые элементы и введенные данные. Заполните форму или откройте уже заполненную форму. Выполните команду Файл, Печать.
   
3. Напечатать только данные в полях формы. Печать только введенных данных применяется только в том случае, если имеются заранее подготовленные бланки формы. При этом бланки должны быть созданы с помощью того же шаблона, который использовался для заполнения формы. Чтобы напечатать только введенные данные формы:
   
4. Выберите команду Сервис, Параметры. При этом откроется диалоговое окно Параметры. Выберите вкладку Печать.
   
5. В группе Для текущего документа установите флажок печатать только данные форм. Нажмите кнопку Ок.
   
6. Выберите команду Файл, Печать и установите требуемые параметры печати.
   
7. Нажмите кнопку Ок.
   

3.3Составные документы

Составные документы – это однотиповые документы, рассылаемые различным адресатам. Для их создания, предназначена команда Слияние меню Сервис. Работа этой функции похожа на работу мастера, где Вы последовательно проходите три шага:

• выбор готового или создание нового основного документа;
  
• выбор готового или создание нового источника данных;
  
• выполнение функции слияния.
  

Основной документ содержит статическую, неизменяемую информацию, т.е. текст и рисунки, которые должны быть одинаковыми в каждой версии конечного документа, почтовой наклейке или каталоге, например, обратный адрес и постоянный текст документа. Источник данных содержит разную для разных экземпляров документа информацию, которым может быть существующая электронная таблица, база данных, текстовый файл или таблица Word, которая была создана путем слияния.

Оба документа – и основной, и источник – имеют Поля слияния, которые служат для обозначения места размещения данных вводимых в основной документ из источника данных слияния. Например, в поле слияния «Город» можно поместить значение «Париж», т.е. поля слияния в источнике идентифицируют каждый фрагмент изменяющейся информации (в основном документе они определяют место, на котором позже появится эта информация).

Не существует определенных правил, какой документ следует создавать первым. Источник данных содержит изменяющуюся информацию и вы можете испытать определенные сложности, создавая его первым, поскольку нужно определить, какая информация необходима, не имея основного документа. В основном, для слияния вначале создается основной документ, особенно если вы создаете документ на бланке.

При создании основного документа для документа на бланке удобнее сначала набрать документ, вставляя в него пробелы на те места, где позже будет располагаться изменяющаяся информация. Эта техника поможет вам определить, какие данные следует включить в источник. Позже, после того как источник данных уже создан, вы сможете заменить пробелы на поля слияния, представляющие данные, сохраненные в документе-источнике.

При слиянии источника данных и основного документа, каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. Такие составные документы можно напечатать или разослать по адресам электронной почты или отправить по номерам факсов. Кроме того, составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.

3.3.1Создание основного документа слияния

Основной документ содержит стандартизированную информацию, которая не меняется после слияния. Он включает в себя поля слияния, которые определяют, куда следует вставить информацию из документа-источника.

Существует четыре типа основного документа:

• документ на бланке
  
• наклейки
  
• конверты
  
• каталог
  

Самая простая и универсальная разновидность основного документа – документ на бланке. Все остальные типы документов являются частными случаями документа на бланке. В результате слияния такого документа с источником данных получается набор документов, имеющих некий общий текст, в который вставлены данные из разных записей источника.

Конверты в Word – это документ, имеющий специальный размер страницы и специальным образом отформатированный текст. В конвертах отведены места для прямого и обратного адреса, а также для марки. Наклейки отличаются от конвертов тем, что на одной странице размещаются сразу несколько наклеек. В Word встроено большое количество форматов конвертов и почтовых наклеек.

Документ - каталог очень похож на документ на бланке. Он отличается тем, что в результате слияния основного документа с источником данных получается не набор однотипных документов, а один документ, объединяющий в себе данные из всех записей источника, результирующий документ представляет собой последовательность копий основного документа, в которые подставлены данные из разных записей источника.

Для того чтобы создать основной документ:

1. В меню Сервис выберите команду Слияние. Появится диалоговое окно Слияние (Рис. 3 .18) и панель инструментов Слияние (Рис. 3 .19).
   
2. Щелкните на кнопке Создать для того, чтобы выбрать тип создаваемого основного документа: Документы на бланке, Наклейки, Конверты или Каталог.
   
3. Word позволяет вам выбрать между созданием основного документа в текущем (активном) окне или в окне нового документа. Если активное окно содержит пустой документ, щелкните на кнопке Активное окно. В противоположном случае щелкните на кнопке Создать основной документ. После того как вы сделаете свой выбор, Word добавит новую кнопку Правка в диалоговое окно Слияние.
   
4. Щелкните на кнопке Правка (Рис. 3 .18), и в раскрывающемся списке доступных основных документов выберите необходимый.
   
5. Наберите основной документ.
   

На этом этапе вы можете сохранить основной документ - щелкните на кнопке Сохранить и сохраните документ точно так же, как вы сохраняете обычные документы. Если вам необходимо прекратить работу, чтобы вернуться к ней позже, вы сможете открыть основной документ позже.

3.3.2Работа с источниками данных

Документ-источник данных содержит поля слияния и непостоянную информацию для слияния. В процессе слияния Word прикрепляет документ-источник к основному документу; при этом два документа имеют возможность обмена данными полей слияния. При создании документа-источника в Word вы создаете таблицу, верхняя строка которой содержит поля слияния.




Рис. 3.18 Диалоговое окно Слияние




Рис. 3.19 Панель инструментов Слияние