Делопроизводство

Вид материала

Книга

Содержание Глава 1 делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование Под унификацией Глава 2 организация делопроизводственного обслуживания 2.1 Положение о службе делопроизводства 2.2 Должностные инструкции 2.3 Инструкция по делопроизводству 2.4 Организация рабочих мест Глава 3 порядок составления документов 3.1 требования к тексту В соответствии с приказом Федеральной архивной службы Рос­сии от 11.12.97 №401 "Об организации учета особо ценных докумен­тов .. Просим принять участие и подготовить свои предложения. Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории. УВОЛИТЬ Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сен­тября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР. Окончание табл.10 3.2. Элементы текста документа Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Отметка о наличии приложения (реквизит 20) Приложение: на 2 лл. в 3 экз. Приложение: письмо Минздрава РФ от 13.11.97 №01-17/785 и при­ложение к нему, всего на 12л. Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес. Глава 4. требования к оформлению документов ... Полное содержание

Подобный материал:

• Ирина Эдуардовна Садченкова 8(4967) 751166 каб. №№299, 333 Рекомендуемая литература, 59.78kb.
• Делопроизводство, 3512.65kb.
• Делопроизводство, 3508.59kb.
• Методические рекомендации «организационная работа профсоюзов: делопроизводство», 761.06kb.
• Темы рефератов Оформление организационно-правовой документации > Делопроизводство, 26.62kb.
• Компьютерное делопроизводство, 2293.2kb.
• Программа для учащихся 11 го класса Название: Компьютерное делопроизводство, 109.67kb.
• Рабочая программа по дисциплине опд. Ф. 06 «Делопроизводство и корреспонденция» образовательной, 371.34kb.
• Курс лекций делопроизводство и секретарское дело аннотация лекций курса делопроизводства, 99.53kb.
• Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.

Т. В. Кузнецова

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

(ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ)

Москва

ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез" 1999

ББК 74.58 К89

К89

Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.-320с.

В книге рассматриваются вопросы составления, оформления докумен­тов на основании новых ГОСТОВ, а также организация работы службы де­лопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и офор­мление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хране­ния документов, проведение экспертизы ценности документов и их унич­тожения.

Книга представляет интерес для работников делопроизводства, кадро­вых служб, а также руководителей учреждений, фирм и предприятий.

Верстка: Соловьев А. А.

ЛР № 062201 от 16.03.98

Подписано в печать 15.01.99 Формат 60х88 1/16 Печать офсетная Бумага газетная Печ. л. 20,0 Тираж 5000 экз. Зак. 101

ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 117036, г. Москва, Б. Полянка д. 11/14 Отпечатано в Производственно-издательском комбинате НИНИ1И, 140010, г. Люберцы, Октябрьский пр-т, 403. Тел. 554-21-86

ISBN 5-87057-161-8

©Кузнецова Т. В, 1999


Содержание

ВВЕДЕНИЕ

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни прихо­дится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обра­боткой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит сво­евременность и правильность принятия управленческого решения.

Слово "дело - производство" появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. В про­цессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или выс­шее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими ак­тами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеюще­го дело с документами. Эти акты рассматриваются в первой главе.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональ­ных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в неболь­ших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари). Орга­низация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раз­дел книги.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распоряди­тельных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организа­ции или фирмы зафиксирована.

Требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены в главе 3 и 4. Главы написаны на основе нового стандарта - ГОСТ Р 6.30-97, введённого в действие с 1 июля 1998 года.

Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, прото­кол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои прави­ла работы с ними. Вот почему составление и оформление наиболее ча­сто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов выделено в специальную главу. Кроме того одна из глав книги посвящена специфике работы с кадровыми документами. В ней учтены только что введённые Госком­статом новые унифицированные формы первичной учётной кадровой документации (приказов о приёме на работу, переводе, увольнении и др.), приводятся новые формы личных карточек (форма № Т-2 и № Т-4).

В книге показано, насколько важно оперативно работать с докумен­тами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотре­ние, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях ры­ночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.

Движение документа и его обработка с момента получения и до от­правки может быть разложена на этапы: получение и первичная обра­ботка, регистрация, контроль за исполнением, информационно-справоч­ная работа, отправка. Каждый из этих этапов рассмотрен и подробно разобран в специальном разделе книги.

После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти. Порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенк­латуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методи­ческими актами, опираясь на требования которых написана глава книги, посвящённая текущему хранению документов.

Ещё более регламентирован этап обработки документов для архи­вного хранения. Помимо оперативного значения часть документов име­ет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по кри­териям, установленным архивными органами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в ар­хиве учреждения они передаются на вечное хранение в государствен­ный архив. Лица, виновные в утрате или гибели документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. Порядок подготовки дел для архивного хранения, про­ведения экспертизы ценности документов и их уничтожения изложены в главе 8.

Свои особенности имеет работа с обращениями граждан. Она всегда выделяется в самостоятельную функцию службы делопроизводства и ведётся специальным подразделением (бюро) или назначенным работ­ником. В небольшой организации (фирме) эта работа может быть пору­чена как отдельная функция секретарю-референту (секретарю). Учиты­вая специфику этой категории документов, работа с письмами и обращениями граждан и организация личного приёма рассмотрены от­дельно.

Службе делопроизводства часто поручается подготовка и обслужи­вание совещаний. Так как в этом виде управленческой деятельности участвует значительное количество работников, он наиболее дорогосто­ящ и требует особо тщательной подготовки и чёткости в проведении. Порядок подготовки, обслуживания совещаний, ведения и оформления протокола подробно освещены в последней главе книги.

Следует обратить внимание на приложения в конце книги. В них со­браны не только образцы форм, но даны и законодательно-нормативные акты и методические документы, которые могут потребоваться в работе службы делопроизводства.

Книга предназначена для всех работников управленческого аппара­та.

Руководители организаций, фирм, предприятий, на которых возлага­ется ответственность за организацию Делопроизводства, найдут в этой книге требования к постановке этого вида деятельности и порядок орга­низации работы служб и сотрудников, занимающихся делопроизвод­ством.

Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляе­мые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый управленец.

Для работников службы делопроизводства, занятых делопроизвод­ственным обслуживанием, в книге описана технология каждого этапа работы с документами, порядок их хранения и уничтожения.