Делопроизводство

Вид материала

Книга

Содержание 2.4 Организация рабочих мест

Подобный материал:

• Ирина Эдуардовна Садченкова 8(4967) 751166 каб. №№299, 333 Рекомендуемая литература, 59.78kb.
• Делопроизводство, 3512.65kb.
• Делопроизводство, 3508.59kb.
• Методические рекомендации «организационная работа профсоюзов: делопроизводство», 761.06kb.
• Темы рефератов Оформление организационно-правовой документации > Делопроизводство, 26.62kb.
• Компьютерное делопроизводство, 2293.2kb.
• Программа для учащихся 11 го класса Название: Компьютерное делопроизводство, 109.67kb.
• Рабочая программа по дисциплине опд. Ф. 06 «Делопроизводство и корреспонденция» образовательной, 371.34kb.
• Курс лекций делопроизводство и секретарское дело аннотация лекций курса делопроизводства, 99.53kb.
• Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.

2.4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ

Большое значение в работе управленческого аппарата имеет органи­зация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.

Управленческий труд обычно отличается малой двигательной актив­ностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помеще­нии. Всё это вызывает быструю утомляемость и естественно отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроиз­водства, большое внимание должно уделяться устройству и планиров­ке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нор­мам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функция­ми, установлению рационального режима труда.

При выборе помещения для службы делопроизводства надо учиты­вать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м² на одного ра­ботника. Кроме того принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования и, прежде всего, персональных ЭВМ, скане­ров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую для их размещения. Скопление в небольшом помещении, где работает несколько человек, большого количества средств автоматизации и механизации значитель­но изменяет микроклимат в комнате, условия труда и приводит к быст­рой утомляемости. Поэтому расчёт площади на одного сотрудника, ра­ботающего за дисплеем компьютера, ведётся от нормы 6 м² на человека. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. При большом количестве технических средств удобнее с помощью передвижных перегородок или офисной мебели отделить несколько рабочих зон. Помещение всегда должно быть хоро­шо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Повышенные требования к вентиляции (скорости воздухообмена) предъявляют скоро­стные копировальные и печатающие устройства.

Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомля­емости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди.

Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светиль­ники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.

При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.

Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендует­ся поддерживать температуру 22- 24 градуса Цельсия, а влажность 60-40%.

Служба делопроизводства находится обычно рядом с приёмной ру­ководителя, а секретарь-референт располагается в приёмной руководи­теля или фирмы. Если учесть, что приёмная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создаётся первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно зна­чение, которое придаётся её оборудованию.

Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых под­разделений учреждения, поэтому его интерьеру также уделяется повы­шенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо разме­щать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудни­ков, работающих в одной комнате, учитываются их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материа­лами. При размещении рабочих мест учитываются размеры, рекоменду­емые для проходов:

- ширина прохода для одного человека - 60 см.

- для двух человек - 80 см.

- для трёх человек - 100 см.

- между столами - 55 см.

- между отопительными приборами и рабочим столом - 55 см.

- между стеной и столом - 65 см.

Не желательно располагать экран дисплея напротив окон, а работа­ющему на дисплее - сидеть лицом к окнам.

Рабочее место каждого сотрудника оборудуется с учётом его функ­циональных обязанностей. Например, рабочее место секретаря руково­дителя или секретаря фирмы состоит из трёх зон: основная, где нахо­дится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Большое значение имеет выбор мебели. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения и она не должна загромождать комнату. Выбирая мебель, учитывают антропологические показатели сотрудника. Так как работнику службы делопроизводства приходится много сидеть, очень важен выбор удобного стула или кресла с регули­руемой высотой сиденья. Например, удобны кресло и стулья со спин­кой большой высоты с двумя изгибами: для поясничного и грудного от­делов позвоночника.

Шкафы должны обеспечивать вертикальное хранение папок и быст­рый обзор дел, а рабочие столы регулироваться по высоте в пределах 680-760 мм. Ящики в столах должны соответствовать размерам доку­ментов и папок, легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. К столам часто предусматриваются приставки. Сегодня различными фир­мами выпускается большое количество рациональных комплектов ме­бели для приёмной и офисных помещений.

Для каждого рабочего места должен быть предусмотрен набор про­стейших средств оргтехники, например, многоярусные лотки для сбора документов, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручка­ми, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блок­нот для записей, папки для текущего хранения документов и т.д.

Набор технических средств работника службы делопроизводства должен соответствовать его функциональным обязанностям, но сегодня почти обязательным для каждого рабочего места в службе делопроиз­водства является компьютер и телефон (внутренней связи или с выхо­дом на городскую сеть).

Если есть бюро (группа) машинописных работ, то она оснащается персональными компьютерами, диктофонами, скоростным принтером, сшивателями документов, стеллажами и шкафами для хранения блан­ков документов, машиной для уничтожения документов и т.п. Участок копировально-множительных работ кроме копировальной техники может иметь переплётно-брошюровочные, подборочные, бумагорезательные машины и др.

Для первичной обработки входящих и исходящих документов нужен сшиватель документов, конвертовскрывающая, конвертозаклеивающая, фальцевальная и маркировальная машины, ламинатор, штемпелеваль­ный аппарат и т.д.

При традиционной регистрации документов и контроле исполнения нужны настольные картотеки.

Для хранения дел используются стеллажи, шкафы, металлические сейфы.

Выбор средств оргтехники постоянно расширяется и приспосаблива­ется к внедрению автоматизированных технологий.

Правильно оборудованное рабочее место, красивый дизайн служеб­ного помещения, здоровый микроклимат создают хорошее рабочее на­строение и значительно повышают производительность труда.