Компьютерное делопроизводство

Вид материала

Учебное пособие

Содержание 3.3.6Правка основного документа и вставка полей слияния Правка основного документа 3.3.7Настройка полей с помощью полей Word Поле MERGEFIELD Только один раз Поле (Рис. 3 .25) задайте имя поля, используемого Word для сравнения. В поле Оператор Номер счета: { = { PRINTDATE \@ "ддММГГччмм" } + { MERGEREC }} 3.3.8Слияние данных в основном документе Сервис, Слияние Строки, содержащие только пустые поля данных 3.3.9Выбор записей для слияния Сортировка записей 3.3.10Предварительный просмотр результатов слияния 3.3.11Выбор места назначения для результата слияния

Подобный материал:

• Программа для учащихся 11 го класса Название: Компьютерное делопроизводство, 109.67kb.
• Планирование блока элективных курсов, 54.4kb.
• Программа элективного курса компьютерное делопроизводство, 155.02kb.
• Программа элективного курса "Компьютерное делопроизводство", 80.98kb.
• Программа курса "Прикладная информатика" специальность "Компьютерное делопроизводство", 217.3kb.
• Ирина Эдуардовна Садченкова 8(4967) 751166 каб. №№299, 333 Рекомендуемая литература, 59.78kb.
• Делопроизводство, 3512.65kb.
• Делопроизводство, 3513.25kb.
• Делопроизводство, 3508.59kb.
• Методические рекомендации «организационная работа профсоюзов: делопроизводство», 761.06kb.

3.3.6Правка основного документа и вставка полей слияния

После ввода в основной документ текста, который должен присутствовать в каждом документе, вставьте поля слияния. Поля слияния вы помещаете в то место основного документа, в котором будет появляться изменяемая информация. Для того чтобы вставить поле слияния. Выполните следующие действия.

1. Переключитесь в окно основного документа. Если вы находитесь в окне источника данных, щелкните на кнопке Правка основного документа. В случае необходимости откройте основной документ.
   
2. Поместите курсор в то место, в которое вы хотите поместить поле слияния. Щелкните на кнопке Вставить поле слияния панели инструментов Слияние (Рис. 3 .19). Word покажет вам доступные поля слияния.
   
3. Выберите поле слияния, которое вы хотите вставить в основной документ.
   
4. Повторите п. 2-3 для всех полей слияния, которые вы хотите установить в основном документе.
   
5. Сохраните основной документ на диске.
   

3.3.7Настройка полей с помощью полей Word

Поля Word представляют возможность создавать изменяющиеся документы. Иногда, например, может потребоваться удалить группу получателей из списка рассылки, не удаляя их из источника данных. Для вставки любого поля Word установите курсор на нужное место, щелкните на кнопке Добавить поле Word панели инструментов Слияние (Рис. 3 .19) и выберите требуемое поле.

Поле MERGEFIELD

Вставляет в основной документ ссылку на поле данных.

{ MERGEFIELD ИмяПоля }

В основном документе слияния ИмяПоля данных отображается внутри двойных угловых скобок (например, поле {MERGEFIELD Имя} выглядит «Имя»). При слиянии основного документа с выбранным источником данных содержимое указанного поля данных будет вставлено вместо данного поля.

Поля ASK и FILLIN

При вставке полей ASK и FILLIN выдается приглашение, где можно ввести личные сообщения конкретным клиентам или данные, отсутствующие в источнике данных. Разница между полями состоит в том, что поле ASK использует для хранения вашего ответа переменную (закладку).

В поле Закладка (Рис. 3 .24) введите имя переменной-закладки, которым вы хотите обозначать вводимую информацию; имя может быть длиной максимум 40 символов и не должно содержать пробелов. В текстовом поле Сообщение введите текст сообщения, которое Word будет выдавать при запросе информации. В поле Стандартный ответ введите информацию, которую Word будет помещать в том случае, если вы ничего не ответили на запрос.

Если вы выберете опцию Только один раз, Word покажет диалоговое окно только во время слияния первой записи, однако вставит ваш ответ во все слитые документы.

Информация, заданная вами в поле ASK, может быть использована в других полях; например, если вы задали определенное число, вы сможете позже его использовать в поле IF...THEN...ELSE.




Рис. 3.24 Диалоговое окно Вставка поля ASK


Поле IF...THEN...ELSE

Является условным оператором, заставляющий Word сравнивать определенную информацию. Word проверяет некоторое условие и выполняет последовательность действий в зависимости от результата сравнения.

В Поле (Рис. 3 .25) задайте имя поля, используемого Word для сравнения. В поле Оператор задайте оператор сравнения. В поле Значение введите текст, с которым вы хотите сравнить значение поля. В поле Вставить следующий текст наберите текст, который вы желаете вставить в случае, если условие будет выполняться. В графе В противном случае вставить следующий текст наберите текст, который вы хотите вставить в случае, если условие не выполняется.




Рис. 3.25 Диалоговое окно Вставка поля IF


{ IF { MERGEFIELD Город } = "Москва" "Позвоните в местное отделение нашей фирмы." "Отправьте заполненный формуляр в приложенном конверте." }

Поле MERGEREC и MERGESEQ

Позволяют вставить в основной документ номера записи данных. MERGESEQ показывает номер записи, используемый при слиянии, начиная с номера 1. «MERGEREC» отображает порядковый номер записи данных в наборе записей, отобранных для слияния с основным документом, а не фактический номер записи в источнике данных.

В следующем примере поле MERGEREC используется внутри поля = (Формула) для создания уникальных номеров счетов-фактур. При слиянии основного документа с источником данных значение поля MERGEREC добавляется к номеру, составленному из цифр даты и времени печати счета-фактуры.

Номер счета: { = { PRINTDATE \@ "ддММГГччмм" } + { MERGEREC }}

Поля NEXT, NEXTIF, SET, SKIPIF используются реже, описание синтаксиса указанных команд приведено в специальной литературе.

Панель инструментов слияния содержит большинство необходимых полей; однако вы можете включать в свой документ и другие поля. Вы их увидите, выбрав команду Вставка, Поле. Выберите пуню Слияние из списка Категории (Рис. 3 .26).




Рис. 3.26 Диалоговое окно Поле

3.3.8Слияние данных в основном документе

Последний этап слияние документов – объединение основного документа и источника данных. На этом этапе происходит подстановка значений полей данных источника в поля слияния основного документа и создание конечных документов. В результирующем документе каждый из объединенных документов будет помещен в отдельном разделе.

Чтобы объединить основной документ и источник данных в новый документ:

1. Выберите команду Сервис, Слияние.
   
2. В появившемся диалоговом окне Слияние нажмите кнопку Объединить. Появится диалоговое окно, которое также называется Слияние (Рис. 3 .27).
   

Рис. 3.27 Диалоговое окно Слияние

3. В списке Назначение выберите Новый документ.
   
4. Чтобы объединить все записи источника, установите в группе Диапазон записей переключатель все. Чтобы объединить только часть записей, установите переключатель с и введите начальный и конечный номера диапазона записей.
   
5. Чтобы Word отсеивал пустые записи, установите в группе Строки, содержащие только пустые поля данных переключатель не печатать. Чтобы пустые записи тоже участвовали в слиянии, установите переключатель печатать.
   
6. Нажмите кнопку Отбор записей, если требуется установить параметры сортировки и отбора данных.
   
7. Чтобы установить, как Word будет реагировать на ошибки при слиянии, нажмите кнопку Проверка.
   
8. Чтобы завершить слияние, нажмите кнопку Объединить.
   
9. Для отказа от слияния нажмите кнопку Отмена.
   

Более быстрый способ выполнить слияние в новый документ - использовать кнопку Слияние в новый документ на панели инструментов Слияние (Рис. 3 .19). В результате произойдет слияние в новый документ, причем будут использованы параметры слияния по умолчанию.

3.3.9Выбор записей для слияния

Часто источник данных не используется специально для слияния с конкретным документом, а используется в нескольких документах. В таком случае вовсе не обязательно использовать все записи документа – источника. Word позволяет задать условия, по которым будут отбираться данные для слияния.

Чтобы задать условия отбора:

1. Выберите команду Сервис, Слияние. Появится диалоговое окно Слияние (Рис. 3 .18).
   
2. Нажмите кнопку Отбор записей….
   
3. В появившемся диалоговом окне Отбор записей (Рис. 3 .28) задайте условие отбора. Диалоговое окно Отбор записей можно также вызвать, нажав кнопку Отбор записей… диалогового окна Слияние (Рис. 3 .27) возникающего в процессе слияния.
   
4. Нажмите кнопку Ок.
   

Рис. 3.28 Вкладка Отбор записей диалогового окна Отбор записей


Задайте соответствующее поле, оператор сравнения и значение, с которым вы хотите проводить сравнение. Например, для того, чтобы послать письма исключительно мужчинам, выберите поле Обращение, оператор Равно (=) и наберите Господин в поле Значение. Для того чтобы отобрать директоров-мужчин, добавьте вторую строку в ваш запрос, выберите поле Должность и значение Директор.

Обратите внимание, что в начале второй строки появилось дополнительное поле выбора, допускающее выбор из двух вариантов: И или ИЛИ. Это логические операторы; обращайтесь с ними осторожно. Например, для того чтобы послать письма всем мужчинам и директорам, установите логический оператор ИЛИ (ни в коем случае не И!). В нашем примере установка логического оператора И сообщит Word, что следует отобрать данные, содержащие слово Господин в поле обращения и Директор в поле должности.

Вы можете решить создавать ваши документы в определенном порядке. Например, вы можете захотеть упорядочить получаемые документы по почтовому индексу.

Для того чтобы установить порядок сортировки при слиянии, используйте вкладку Сортировка записей диалогового окна Отбор записей. Откройте список Сортировать по полю и выберите необходимое поле для сортировки. Также установите по возрастанию или по убыванию порядок сортировки. Если вы хотите задать дополнительный критерий сортировки, установите нужное значение в поле Затем по полю. Word будет использовать данный критерий в том случае, если условиям первого критерия удовлетворяют более одной записи. Таким образом, вы можете, например, сначала сортировать письма по почтовому индексу, а затем в алфавитном порядке по фамилии адресата.

3.3.10Предварительный просмотр результатов слияния

Перед тем как выполнять процесс слияния, вы можете просмотреть его результаты с помощью кнопки Поля/Данные на панели инструментов Слияния (Рис. 3 .19) основного документа. После щелчка на этой кнопке Word заменяет поля слияния в документе на данные из первой записи источника, удовлетворяющей условиям запроса.

Используйте кнопки, расположенные справа от кнопки Поля/Данные для того, чтобы изменить номер просматриваемой записи. Предварительный просмотр слияния особенно полезен в том случае, если вы имеете большие объемы слияния; предварительный просмотр поможет вам сохранить много времени, поскольку вы сразу сможете исправить замеченные ошибки.

Щелкните на кнопке Поля/Данные еще раз для того, чтобы выйти из режима предварительного просмотра.

3.3.11Выбор места назначения для результата слияния

Во время процесса слияния, вы можете задать вывод результирующего документа прямо на принтер или сохранить его на диске. Если вы выполняете слияние в новый документ, Word автоматически вставит разрывы страниц после каждой новой записи из источника данных. На панели инструментов Слияние (Рис. 3 .19) щелкните на кнопке Слияние при печати или Слияние в новый документ . Выбор любой из них немедленно запустит процесс слияния, базируясь на установленных критериях.

Если вы выполняете слияние в новый документ, вы можете распечатать отдельные записи этого документа, поместив в него курсор, выбрав команду Файл, Печать и установив затем соответствующий диапазон страниц.