Семинару на тему: «актуальные вопросы правового регулирования хозяйственной деятельности организаций»
| Вид материала | Семинар |
| 5. Организация договорной работы |
- Законодательства» к обучающему семинару на тему : «Актуальные вопросы осуществления, 66.54kb.
- Семинару на тему: «Актуальные проблемы практики налогообложения налогом на прибыль, 1257.95kb.
- Ежегодная конференция, 178.6kb.
- Вопросы к зачету по дисциплине Таможенное право: Предмет и метод правового регулирования, 40.72kb.
- Актуальные вопросы совершенствования правового регулирования общего образования осужденных, 123.09kb.
- Проект российская федерация федеральный закон «о стандартизации» Глава 1 общие положения, 405.04kb.
- Международной научно-практической конференции «Актуальные вопросы регулирования в сфере, 175.58kb.
- Тема. Актуальные проблемы правового регулирования противодействия, 146.33kb.
- Чтобы приобрести готовую работу или заказать выполнение напишите нам, 48.8kb.
- Методические указания и задания для выполнения контрольных работ по учебной дисциплине, 90.85kb.
5. Организация договорной работы
Документооборот - основа правовой стабильности бизнеса. Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые постоянно отвлекают людские и финансовые ресурсы организации, а следовательно, поможет избежать возникновения многих судебных споров.
Можно выделить несколько причин возникновения судебных споров. К ним относятся такие явления, как:
- недобросовестность одного из контрагентов по договору;
- бизнес-кризис одного из контрагентов;
- неверное толкование норм законодательства, положений договора или правовых терминов при подписании договора;
- правовой пробел в тексте договора;
- неверное оформление документации, подтверждающей исполнение договора сторонами.
В первом случае могут помочь тщательная проверка нового контрагента (проверка уставных документов, полномочий подписывающих договор лиц, запрос бухгалтерского баланса и др.), максимальная защита интересов при подписании первого договора (100% предоплата или, наоборот, предпоставка).
Во втором случае положительную роль может сыграть хорошо разработанная кредитная политика.
Случаи же с третьего по пятый требуют грамотно построенной системы договорного документооборота. Эта система состоит из множества аспектов: от разработки типовых форм договоров наиболее приспособленных к виду деятельности, клиентуре, бизнес-методам, бизнес-процессам организации, постановки документооборота и до обучения персонала организации основам правовой грамотности в пределах должностных обязанностей, разработки должностных инструкций.
К сожалению, на настоящий момент сложилась практика, при которой работа с договорами и договорной документацией на предприятии часто поручается сотрудникам, для которых данная работа не характерна. В результате страдает качество договорной работы.
Простейшая ошибка в договорной работе может привести не только к налоговому спору, но и возбуждению "налогового" уголовного дела. Это может существенно снизить репутацию организации в глазах иностранных партнеров и отрицательно повлиять на результаты тендеров.
Иногда бывают случаи, когда, уже передав юристу первичную документацию для подачи иска, организация обнаруживает, что созданная ею документация такого низкого качества, что не обладает какой-либо доказательственной силой.
Неверное оформление документации, подтверждающей исполнение обязательств по договору, самое распространенное "заболевание" из всех вышеперечисленных. Очень часто организация заключает вполне качественный договор, после чего губит прекрасное начинание на корню, выставляя акты без указания стоимости работ, не оформляя передачу разработанной документации, не оформляя или неправильно оформляя передачу материалов субподрядчикам.
Создание системы договорной работы можно условно разделить на следующие этапы:
- обследование бизнес-процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке;
- разработка форм договоров и отчетной документации;
- разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала и других подразделений;
- разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе;
- инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот;
- аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости;
- консалтинг.
Для успешного ведения договорной работы, а главное, для повышения ответственности подразделений, принимающих участие в подготовке, заключении и исполнении договоров, целесообразно также разработать локальный нормативный акт. Важно, чтобы данный документ четко регламентировал работу по заключению договоров и оказывал методическую помощь исполнителям.
Основными принципами должны быть целесообразность установления договорных отношений и экономическая выгода, поэтому финансовые и производственные возможности сторон договора необходимо оценить до его заключения.
Для проверки деловой репутации партнера по сделке вполне разумно запросить у контрагента копии Устава, Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, Выписку из ЕГРЮЛ.
В случаях, когда осуществление предпринимательства, выполнение работ или оказание услуг подлежит лицензированию, необходимо затребовать от стороны по договору лицензию на осуществление соответствующего вида деятельности.
Когда от имени контрагента договор подписывает не руководитель, а другое должностное лицо, то логично приложить к договору копию доверенности, на основании которой действует подписант, либо приказа о делегировании полномочий руководителя.
В соответствии с требованиями действующего законодательства в ряде случаев необходимо одобрение крупных сделок или сделок с заинтересованностью до их совершения уполномоченными органами управления юридического лица. Отсутствие одобрения делает сделки оспоримыми, что создает риск применения последствий их недействительности. Поэтому, когда существуют предположения о крупной сделке или сделке с заинтересованностью, необходимо прибегнуть к правовой экспертизе соответствующих документов контрагента и своего предприятия.
При обсуждении целесообразности заключения сделки, оценке предпринимательского риска нелишним будет подобрать способы обеспечения исполнения обязательств.
После подписания документов договорная работа вступает в следующий, не менее важный этап: надлежащее исполнение принятых сторонами обязательств.
Практика показывает, что весьма эффективным методом является закрепление за договором конкретного исполнителя. Локальным нормативным актом, регулирующим договорную работу, важно определить, а затем контролировать соблюдение данного тезиса, что должностное лицо (структурное подразделение), ставшее инициатором установления договорных отношений, сопровождает их дальнейший ход.
В целях избежания эксцессов разумно заранее определить лицо, принимающее от контрагента выполненные работы (оказанные услуги).
Хранение исполненных договоров в течение сроков исковой давности - настолько же важный этап договорной работы, как и все предыдущие. Нередки случаи утраты данного вида документации, а это в случае возникновения спора создает серьезные трудности в отстаивании интересов предприятия в судебных инстанциях.
Организация договорной работы на должном уровне позволит заключать договоры на условиях, максимально учитывающих интересы предприятия, контролировать исполнение договорных обязательств, как самим предприятием, так и его контрагентами, анализировать причины, вызывающие нарушение принятых обязательств.