Облік заробітної плати
| Вид материала | Документы |
- Формат опису модуля, 18.54kb.
- Облік заробітної плати, 1158.51kb.
- Курсова робота Заробітна плата та її економічна сутність. Теорії заробітної плати Зміст, 418.45kb.
- Міністерство юстиції україни, 200.2kb.
- Національний університет кораблебудування, м. Миколаїв аналіз заробітної плати,, 36.8kb.
- Інформація про стан погашення заборгованості із виплати заробітної плати на підприємствах,, 18.24kb.
- Про розмір мінімальної заробітної плати І неоподатковуваного мінімуму доходів громадян, 19.97kb.
- Як карається безпідставна затримка виплати заробітної плати більше ніж на 1 місяць?, 12.02kb.
- Проект про хід погашення заборгованості із виплати заробітної плати та внесків до Пенсійного, 121.73kb.
- Інформація про стан погашення заборгованості з виплати заробітної плати в області, 60.56kb.
7.5. Розрахунок фондів
«Розрахунки»
«Розрахунок фондів»Після того, як всі особові рахунки перевірені, можна робити розрахунок нарахувань на заробітну плату (далі будемо називати цей розрахунок розрахунком фондів). Він повинен бути попередньо налаштований. Розрахунок фондів, як і розрахунок зарплати, робиться по кожному співробітнику. Якщо за вже розраховані раніше місяці робився перерахунок зарплати, то і нарахування на зарплату теж повинні бути перераховані. Система робить такий перерахунок автоматично на підставі даних з особових рахунків.
Розрахунок фондів робиться за ті місяці, які вказані в режимі для розрахунку зарплати «Відбір місяців для розрахунку».
Для тих, хто вже користувався розрахунком зарплати, але не користувався розрахунком фондів, у системі передбачена можливість почати користуватися цим розрахунком з будь-якого місяця. Для цього потрібно виконати таку послідовність дій:
- якщо перерахунки за минулі місяці не робилися, то можна просто запустити розрахунок фондів за поточний розрахунковий місяць;
- якщо в момент розрахунку зарплати робиться перерахунок за якийсь минулий місяць, а розрахунок фондів за цей місяць раніше не робився, то потрібно виконати такі дії:
1. за допомогою зміни кількості днів закриття розрахункового місяця в режимі «Налаштування»
«Параметри системи» - «Облік зарплати» - «День закриття розрахункового місяця» зробити місяць з перерахункового розрахунковим;2. залишити у відборі місяців для розрахунку тільки цей місяць і запустити розрахунок фондів;
3. якщо перерахунок зарплати робиться за кілька місяців, то зазначені вище пункти застосувати до кожного такого місяця по черзі;
4. знову зробити розрахунковим поточний місяць і у відборі місяців для розрахунку зарплати вказати всі місяці, за які виправлялися помилки, як перерахункові;
5. запустити розрахунок фондів.
Розглянемо приклад. Припустимо, що 3 січня 2009 року ми розраховуємо зарплату за грудень 2008 року. Припустимо також, що в грудні 2008 року робиться перерахунок за листопад 2008 року, але розрахунком фондів в листопаді не користувалися і особових рахунків по фондах за листопад 2008 року немає. Щоб система правильно донарахувала фонди за листопад 2008, потрібно виконати такі дії:
- Міняємо в параметрах системи день закриття розрахункового місяця з 19 на 36.
- Заходимо у відбір місяців для розрахунку, відключаємо всі місяці, включаємо тільки листопад 2008, при цьому навпроти нього повинна з'явитися позначка «Розрахунок».
- Запускаємо розрахунок фондів.
- Повертаємося в параметри системи і міняємо день закриття розрахункового місяця з 36 на 19.
- Знову йдемо у відбір місяців для розрахунку і включаємо листопад 2008 та грудень 2008 року. Тепер в рядку з листопадом 2008 має бути позначка «Перерахунок», а з груднем 2008 - позначка «Розрахунок».
- Запускаємо розрахунок фондів.
7.6. Особові рахунки по фондах
«Первинні документи»
«Особові рахунки по фондах»Результат розрахунку фондів можна переглянути в даному режимі. Порядок перегляду такий же, як і для особових рахунків співробітників.
7.7. Рознесення по рахунках
«Зведення»
«Рознесення по рахунках»Після того, як розрахунок зарплати і розрахунок фондів завершені, потрібно рознести нараховану зарплату за бухгалтерськими рахунками, тобто сформувати проведення по заробітній платі, які будуть перенесені в загальний журнал реєстрації проведень.
Базове налаштування проведень для невеликого підприємства поставляється з системою, яке можна змінювати під свої вимоги. До розрахунку рознесень бухгалтер повинен її переробити для свого плану рахунків і ведення бухгалтерського обліку на своєму підприємстві.
Налаштування проведень може бути зроблене таким чином:
- На підставі прив'язки рахунків до підрозділам.
- На підставі прив'язки рахунків до категорій персоналу.
- На підставі комбінації 2-х згаданих вище підходів.
- На підставі введення шифрів виробничих витрат, якщо зазначені вище підходи не задовольняють вимогам ведення бух.обліку на підприємстві.
7.7.1. Налаштування рознесення по рахунках
«Зведення»
«Рознесення по рахунках» «Налагодження» «Налагодження»В даному режимі можна налаштовувати проведення з прив'язкою до підрозділів і категорій. Проведення не робляться щодо кожного співробітника, так, як для підприємств з великою кількістю співробітників формування проведень на кожного співробітника безпідставно збільшує обсяг баз даних. Проведення по окремих співробітниках робляться тільки для таких утримань, як аліменти та позика, де важливо відстежувати інформацію про розрахунки по кожному співробітнику.
Таким чином, в макеті обов'язково потрібно вказати кореспонденцію рахунків (рахунки повинні відповідати плану рахунків), найменування операції (буде переноситися в текст проведення), відсоток (завжди значення «100» - якщо використовується розрахунок фондів, якщо не використовується - для проведення по фондах ставиться відсоток відповідно до законодавства , для інших проведень - значення «100»), код категорії персоналу, для якої діє ця кореспонденція (якщо категорії не виділені, то ставиться значення «0»), поле особового рахунку зі списку полів особового рахунку, код підрозділу («0» - якщо для всіх підрозділів). Для інвалідів та інших працівників у налаштуванні рознесення за рахунками повинен бути свій комплект проведень. Поле «Враховувати границю 1000 грн.» не потрібно заповнювати, якщо Ви користуєтеся розрахунком фондів. Якщо не користуєтеся, то потрібно ставити галочку в цьому полі для проведень по фондах (пенсійний фонд, соцстрах і т.д.):
Поля «Проведення в розрізі таб. №», «Таб. № по дебету», «Таб. № з розшир. довід. персоналу» можна використовувати тільки, як було сказано вище, для утримань аліментів, позик і подібних до них. Для таких проведень не робляться два комплекти - для інвалідів і не інвалідів. Здійснюється одне проведення, у налаштування якого в полі «Інваліди» галочка не ставиться. Якщо заповнюються поля «Проведення в розрізі таб. №», «Таб. № по дебету», «Таб. № з розшир. довід. персоналу», тоді в полях «Категорія» і «Підрозділ» повинні стояти значення «0».
Налаштування проведень по фондах має особливості в залежності від того, використовується розрахунок фондів чи ні.
Якщо розрахунок фондів використовується, то в списку полів особового рахунку для них формуються поля, у які записується результат розрахунку фондів, і ці поля з точки зору налаштування рознесення по рахунках нічим не відрізняються від полів особового рахунку для заробітної плати. При розрахунку фондів система формує два типи результатів - безпосередньо суми нарахувань на зарплату по кожному фонду і базу нарахувань для кожного фонду. Тому при формуванні проведень можна йти двома шляхами - робити проведення на підставі сум до фондів або бази для цих сум. Якщо використовувати готові суми фондів щодо кожного співробітника, то можуть виникнути помилки з округленням. Якщо йти цим шляхом, то в налагодженні рознесення в полі «Відсоток» завжди ставиться значення «100». Якщо відштовхуватися від бази, то в поле «Відсоток» потрібно вказувати той відсоток відрахувань, що встановлений законодавством. Інші поля заповнювати не треба.
На наступному малюнку зображено налаштування проведення на суму відрахування до пенсійного фонду:
Якщо в полі «Поле ОР» вибрати поле «База для пенсійного фонду», то в полі «Відсоток» потрібно поставити відсоток, що діє в даний момент. При зміні відсотків з відрахувань до фондів потрібно переналаштувати рознесення. У першому випадку переналаштовуються константи в розрахунку фондів і редагувати налаштування рознесення не треба.
Якщо розрахунок фондів не використовується, то в налагодженні рознесення під час налаштування проведень по фондах потрібно буде зробити стільки проведень із зазначенням відсотка відрахувань, на скільки полів особового рахунку нараховується даний фонд. Наприклад, на підприємстві нараховуються оклад і премія. Обидва ці нарахування оподатковуються пенсійним фондом. Значить, у налаштуванні рознесення по рахунках потрібно додати два записи (на нарахування на оклад і премію) із зазначенням потрібного відсотка і галочкою у полі «Враховувати границю 1000 грн». Ці два записи мають бути зроблені для інвалідів і не інвалідів. Таким чином, потрібно додати 4 записи тільки на пенсійний фонд. Цей шлях збільшує кількість записів у налаштуванні рознесення. Тому розробники рекомендують користуватися розрахунком фондів, тоді трудоємність налаштування рознесення істотно знижується.
Для того, щоб полегшити введення рознесення по рахунках, у контекстному меню є режим «Копіювання відмічених записів». Розглянемо, що можна зробити за допомогою даного режиму.
При копіюванні записів можна поміняти кореспонденцію рахунків, а можна залишити таку ж. Наприклад, якщо на деякі поля нараховуються одні й ті ж фонди, можна скопіювати проведення для одного фонду для інвалідів (не інвалідів), поміняти кореспонденцію та відсоток і отримати проведення для іншого фонду.
Цей режим також зручний, якщо, наприклад, сформували проведення для не інвалідів, а потім потрібно весь такий же комплект проведень зробити для інвалідів. Після визначення з кореспонденцією рахунків система запитає, формувати проводки для інвалідів чи ні.
7.7.2. Налаштування рознесення по рахунках по шифрах виробничих витрат
«Зведення»
«Рознесення по рахунках» «Налагодження» «Налагодження по ШВВ»Даний режим налагодження рознесення використовується, якщо поділ на підрозділ і категорії не може задовольнити потреби підприємства в формуванні проведень по зарплаті. Наприклад, працівник числиться в підрозділі, зарплата якого відноситься на один рахунок, але його можуть посилати на роботи в інший підрозділ, зарплата якого відноситься на інший рахунок. Про те, як сформувати шифри виробничих витрат, описано в пункті 2.17. «Шифри виробничих витрат». Проведення з використанням ШВВ теж робляться не стосовно кожної людини, а групуються по ШВВ.
Припустимо, що шифри в нас уже сформовані, тому можна переходити до налаштування рознесення по рахунках за ШВВ. Це налаштування відрізняється від попереднього налаштування рознесення тим, що тут не виділяються підрозділи і категорії. Також, це налаштування призначене тільки для нарахувань, тому що ШВВ застосовуються тільки до нарахуваннь. Для формування проведень по утриманнях потрібно використовувати попередній режим для налаштування рознесення по рахунках (в режимі «Зведення»
«Рознесення по рахунках» «Налагодження» «Налагодження»). Для кожного шифру виробничих витрат вказується кореспонденція рахунків, текст проведення, відсоток і проставляється поле «Інваліди». Однакові копії проведень робляться для інвалідів і не інвалідів. Інші поля не заповнюються.
Нарахування фондів на зарплату теж відбувається двома способами. Перший - якщо використовується розрахунок фондів, другий - якщо не використовується розрахунок фондів.
Якщо не використовується розрахунок фондів, то для кожного ШВВ потрібно зробити проведення по нарахуванню тих фондів, які передбачені законодавством. При цьому вказується ШВВ, кореспонденція рахунків, текст проведення і відсоток відрахування у фонди.
Якщо використовується розрахунок фондів, то система розіб'є відрахування до фондів пропорційно ШВВ, які зазначені в особових рахунках. Для того, щоб система змогла відрізнити нарахування до фондів із якогось поля ОР від суми самого поля, потрібно присвоїти їм різні шифри. Ці розрізнені шифри система може сформувати самостійно. Щоб система змогла це зробити, потрібна попереднє налаштування. Аналогічно тому, як було описано в пункті 2.17. «Шифри виробничих витрат», потрібно виділити ШВВ для фондів.
Наприклад, можна було б виділити такі ШВВ:
ШВВ для зарплати (для керівництва)
- 910 - оклад і надбавки для керівництва
- 911 - відпускні для керівництва
- 912 - лікарняні за рахунок підприємства для керівництва
- 913 - лікарняні за рахунок соцстраху для керівництва
ШВВ для фондів (для керівництва)
- 914 - пенсійний фонд
- 915 - фонд страхування від безробіття і т.д.
ШВВ для зарплати (для робітників)
- 230 - зарплата робітників
- 231 - відпускні робітників
- 232 - лікарняні за рахунок підприємства робітників
- 233 - лікарняні за рахунок соцстраху робітників
ШВВ для фондів (для робітників)
- 234 - пенсійний фонд
- 235 - фонд страхування від безробіття і т.д.
Потім у налаштуванні зарплати в режимі «Налаштування»
«Налагодження зарплати» «Формування переліку полів ОР» для поля особового рахунку «пенсійний фонд» в макеті введення в поле «Код затрат» треба поставити значення «4», для поля «фонд безробіття» - «5».У результаті такого налаштування при розрахунку фондів система сформує унікальні ШВВ для нарахувань на зарплату, які можна потім використовувати в налагодженні рознесення за рахунками для формування проведень.
Для того, щоб полегшити введення рознесення по рахунках, у контекстному меню є режим «Копіювання відзначених записів». Цей режим зручно використовувати, щоб зробити однакові комплекти проведень для інвалідів і не інвалідів. Для цього у відповіді на перше питання потрібно проставити «+»:
У відповіді на наступне питання також потрібно поставити «+».
7.7.3. Налаштування рознесення по рахунках по шифрах виробничих витрат і полях особового рахунку
«Зведення»
«Рознесення по рахунках» «Налагодження» «Налагодження по ШВВ+поля ОР»Даний режим налагодження рознесеннч є вдосконаленою формою рознесення по ШВВ. Якщо на підприємстві багато ШВВ, то для автоматичного поділу всієї нарахованої зарплати по шифрах з'являється багато додаткових ШВВ (як у попередньому прикладі), так, як будь-яке нарахування, для якого в рознесенні по рахунках буде виділятися окрема кореспонденція рахунків, повинно бути позначено унікальним ШВВ. Довідник ШВВ при цьому істотно збільшується. Для великих підприємств зручно користуватися режимом рознесення по рахунках по шифрах виробничих витрат і полях особового рахунку. У ньому кореспонденція рахунків прив'язується не тільки до ШВВ, а й до ШВВ для конкретної категорії (якщо для всіх категорій, тоді значення - «0») і конкретного поля ОР.
Якщо взяти приклад з налаштування рознесення по ШВВ з попереднього пункту, то виділення ШВВ в даному випадку буде мати такий вигляд:
- 910 - оклад і надбавки для керівництва
- 230 - зарплата робітників
У налаштуванні рознесення по рахунках для формування проведень по фондах потрібно буде ввести зазначені вище ШВВ і поля ОР, які будуть ставитися до конкретного фонду. Виділення інших нарахувань (лікарняних, відпускних) можна робити і так, як описано в попередньому розділі, і так, як описано тут для фондів.
Для того, щоб полегшити введення рознесення по рахунках, у контекстному меню є режим «Копіювання виділених записів». Розглянемо, що можна зробити за допомогою даного режиму.
При копіюванні записів можна поміняти кореспонденцію рахунків, а можна залишити таку ж. Наприклад, у даній налаштуванні один і той же ШВВ встановлюється для нарахувань і фондів, що утримуються з цих нарахувань. Можна зробити проведення для одного ШВВ, а потім скопіювати їх з іншою кореспонденцією для іншого ШВВ. У цьому випадку потрібно на перше запитання, чи залишати кореспонденцію рахунків, ввести «-».
Цей режим також зручний, якщо, наприклад, сформували проведення для не інвалідів, а потім потрібно весь такий же комплект проведень зробити для інвалідів. Після визначення з кореспонденцією рахунків система запитає, формувати проведення для інвалідів чи ні.
Після відповіді на питання про інвалідів система запитає, чи змінювати ШВВ:
і, якщо міняти, попросить ввести новий ШВВ:
Після відповідей на ці питання в різних комбінаціях можна сформувати різні проведення істотно швидше, ніж вводити кожне проведення вручну.
7.7.4. Розрахунок рознесення по рахунках
«Зведення»
«Рознесення по рахунках» «Рознесення» «Розрахунок рознес.» («Розрахунок по ШВВ», «Розрахунок по ШВВ+поля ОР»)Якщо налаштування рознесення зроблене, то після розрахунку зарплати і фондів можна переходити до розрахунку рознесення. Слід запускати той режим, який відповідає Вашому налаштуванню рознесення («Розрахунок рознес.», «Розрахунок по ШВВ», «Розрахунок по ШВВ+поля ОР»). При виборі режиму розрахунку рознесення система попросить вказати місяць, за який робиться розрахунок. Введіть необхідний місяць і натисніть кнопку «Ок».
7.7.5. Перегляд рознесення
«Зведення»
«Рознесення по рахунках» «Рознесення» «Перегляд»Після розрахунку рознесення потрібно вибрати режим перегляду, що відповідає здійсненому розрахунку (знаходиться нижче режиму розрахунку). Система запросить ввести місяць, після чого на екрані з'являться сформовані проведення:
Якщо всі проведення Вас влаштовують, їх можна перенести у загальний журнал реєстрації проведень за допомогою режиму контекстному меню «Перенести проведення в список».