Geum.ru

Доклад об итогах работы архивных учреждений области в 2008 году и задачах на 2009 год Уважаемые коллеги!

Вид материалаДоклад

Содержание


Уважаемые коллеги!
В сфере использования архивных документов
Уважаемые коллеги!
Подобный материал:

Доклад

об итогах работы архивных учреждений области в 2008 году

и задачах на 2009 год


Уважаемые коллеги!


Работа архивных учреждений области осуществлялась в соответствии с «Основными направлениями развития архивного дела в Ярославской области в 2008 году» в рамках полномочий и правил установленных законодательством и нормативно-правовыми актами Российской Федерации и федеральных органов власти, а также Ярославской области.

Согласно основных направлений, наша с вами работа была направлена, прежде всего, на укрепление материально-технической базы архивов, повышение социальной защищённости архивистов, развитие автоматизированных архивных технологий, обеспечение сохранности, пополнения и использования архивного фонда Российской Федерации.

Подводя итоги проделанному, следует отметить, что самым значимым событием прошлого года стал ввод в эксплуатацию муниципального архива г. Ярославля.



Значимость этого события заключается во-первых, в том, что при большом недостатке площадей, Ярославская область получила дополнительные 360 м2 архивохранилищ, а во вторых, с вводом в эксплуатацию архива в области завершено исполнение Федерального закона № 131 ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в РФ», в части архивного дела и теперь в каждом муниципальном округе и районе есть собственное муниципальное архивное учреждение.

Говоря об улучшении материально-технической базы архивных учреждений, следует отметить архивный отдел Некрасовского муниципального района, где архивохранилище было перемещено в новое отремонтированное помещение с оборудованием рабочих мест.

Работы по ремонту кровли и отопительной системы выполнены в архивных отделах администраций Ярославского и Даниловского муниципальных районов.

В архивохранилищах архивных отделов г. Переславля – Залесского, г. Рыбинска, Ростовского и Пошехонского муниципальных районов установлены дополнительные стеллажи.

Проводилась текущая работа по повышению пожарной безопасности архивов. В архивных отделах администраций Большесельского, Даниловского и Ростовского муниципального района приобретены дополнительные огнетушители, проведена пропитка огнезащитным составом деревянных конструкций, проведена замена электрооборудования в ЦДНИ.

На 10 процентов увеличилась оснащённость муниципальных архивных учреждений охранной и пожарной сигнализацией, однако, в целом, процент обеспеченности ОПС составляет 41 и 45 процентов соответственно. Необорудованными системами охранно-пожарной сигнализацией остаются архивохранилища архивных отделов администраций г.Переславля, Большесельского, Борисоглебского, Брейтовского, Гаврилов-Ямского, Даниловского, Любимского, Мышкинского, Некоузского муниципальных районов ,Переславского муниципального архива.

Как вы помните, на прошлом отчётном Совете очень остро поднимался вопрос о недостатке площадей архивохранилищ.

В связи с этим в адрес глав администраций Брейтовского, Мышкинского, Некоузского и Переславского муниципальных районов мной были направлены письма о критической ситуации с обеспечением сохранности и дальнейшим комплектованием архивов комплектования, с этой проблемой я выступил адресно на совещании перед главами администраций в Правительстве области, состоялись переговоры при личных встречах. Моё выступление по данному вопросу перед главами администраций в Правительстве области было размещено на сайте управления. Однако мер по улучшению хранения документов так и не было принято.



К сожалению, вопрос недостатка площадей архивохранилищ и на сегодня остаётся весьма острым. Если в Угличе, документы по личному составу ОАО «Часовой завод «Чайка» полностью приняты в муниципальный архив, то в Ярославле остаются временно пристроенные документы ОАО «Резинотехника», временно пристроены документы фабрики «Тульма» в Тутаеве, в завершающей стадии банкротства ОАО «СК-Премьер», ОАО «Лакокраска» под конкурсным наблюдением ОАО «Русьхлеб» и некоторые другие.

По сведениям отдела по делам банкротства управления экономической безопасности Правительства области на сегодняшний день в области 429 предприятий всех отраслей находится в процедуре банкротства – это предприятия промышленности, строительства, сельского хозяйства, хотя в основном, это небольшие организации, образованные на волне 90-х годов. И тем не менее, всем руководителям архивных учреждений надо быть готовым, к их приёму на хранение в рамках действующего законодательства

Ввиду отсутствия бюджетных средств пока остаётся в разряде потенциальных вопрос реконструкции здания Государственного архива Ярославской области с пристройкой специализированного архивохранилища, вопрос реконструкции здания госархива Правительством области не снят. Таким образом, вопрос дефицита площадей архивохранилищ продолжает оставаться.

Среди положительных моментов в работе считаю необходимым отметить, что в течение прошедшего года управлением подготовлено 5 нормативно-правовых актов губернатора и Правительства области, направленных на приведение в определённую систему организацию работы управления, повышению социальной защищённости архивистов Государственного архива Ярославской области.

Постановлением Правительства области в марте прошлого года на 15 процентов была повышена заработная плата сотрудников Госархива и на сегодня она составляет 11,5 тыс.руб., что является неплохим показателем среди бюджетных организаций области.

В августе 2008 года Правительством области принято постановление «Об экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства области», которым закреплены полномочия, легитимность и состав экспертно-проверочной комиссии, в декабре утверждён Административный регламент Правительства области предоставления государственной услуги по проведению экспертизы ценности архивных документов, принятию решения о включении архивных документов в состав архивного фонда Ярославской области. Административный регламент направлен на места, прошу внимательно ознакомиться с ним, сегодня после заседания Совета состоится первое совещание по его внедрению.

С июня прошлого года в соответствии с Постановлением губернатора области возобновила работу областная межведомственная экспертная комиссия по рассекречиванию документов. Проведено два заседания комиссии, на которых рассмотрены документы 10 фондов, в результате, полностью было рассекречено 1 004 дела.

Как недостатком, в работе 2008 года, считаю необходимым назвать, то, что мы в течение всего года топтались на месте по разграничению собственности на архивные фонды и архивные документы, созданные до 1992 года и хранящиеся в архивных отделах и архивных муниципальных учреждениях Ярославской области. Может это и оправдано тем, что по нашим сведениям, Федеральное архивное агентство готовит единые рекомендации по данному вопросу. К сожалению, в настоящее время, и в этом мы проявили осторожность, не существует единых подходов к решению этого вопроса, в каждом субъекте Российской Федерации разграничение документов на собственность решается по-разному.

В прошлом году мы планировали подготовить электронный справочник документов по личному составу, однако, ввиду сокращения сотрудника в управлении, который занимался этой работой, на сегодня такого справочника в Ярославской области нет.

Одним из направлений работы управления было внедрение в архивное дело области компьютерных технологий. Положительным в этой работе является то, что на основе проведённого мониторинга состояния наличия компьютерной техники и её технических характеристик в архивных отделах и государственном архиве области, в прошлом году нам удалось добиться того, что практически в каждом архиве сегодня есть компьютеры и некоторая другая оргтехника. По состоянию на 01.01.2009 в компьютерную систему включено описание 79987 фондов, что составляет 58,3 процента к наличию, из них 64, 0 процента в государственных и 37,5 процента в муниципальных архивных учреждениях.

В целях обмена опытом работы в сентябре прошлого года консультант управления И.И.Пренглаева побывала у коллег в Перми, в результате, для государственного архива Ярославской области и муниципального архива г. Ярославля была приобретена и уже внедряется программа «Учёт обращений граждан и организаций», готовятся предложения в Правительство области для включения архивных технологий оказания услуг в областную целевую программу информатизации оказания услуг.

В прошлом году архивисты области в торжественной обстановке отметили 90-летие Государственной архивной службе России. Поистине, состоялся настоящий праздник, на котором 20 работников архивов были награждены Почётными грамотами и Благодарственными письмами Федерального архивного агентства и Губернатора области.


Уважаемые коллеги!

Подводя итоги по исполнению контрольных показателей основных направлений….., то они в целом выполнены, за исключением показателя «Физико-химическая и техническая обработка документов». Снижение этого показателя допустили муниципальные архивные учреждения, которые не в полном объёме провели запланированную работу по подшивке документов.

Полностью справились с взятыми на себя обязательствами архивные отделы Большесельского, Борисоглебского, Гаврилов-Ямского, Некоузского, Некрасовского, Пошехонского, Ростовского, Ярославского муниципальных районов, г. Переславля- Залесского, муниципальный архив г. Ярославля.

Считаю, что по объективным причинам – ввиду значительного увеличения объёмов справочной работы не в полном объёме выполнили показатели архивные отделы Тутаевского, Угличского, Переславского муниципальных районов и городского округа г. Рыбинск., муниципальный архив Рыбинского района осуществил приём большого объёма документов из филиала Государственного архива в г. Рыбинск.

По сравнению с предшествующими годами по непонятным причинам снизились результаты работы архивных отделов Даниловского, Любимского, Первомайского муниципальных районов. Неоправданно низкие показатели работы в архивном отделе Брейтовского муниципального района.

Государственный архив и его филиалы справились с плановыми цифрами, а по ряду основных показателей, как приём управленческой документации, включение документов в состав Архивного фонда, проверка наличия дел, физико-химическая и техническая обработка документов – перевыполнили их.

Госархивом был выполнен большой объём работ по реставрации фондов: «Ярославской духовной консистории», «Ярославского обкома КПСС», «Ярославской губернской комиссии по чистке партии» объёмом около 62 тыс. листов. На основании учёта физико-технического состояния фондов проведена физико-химическая и техническая обработка около 6 тыс. единиц хранения на бумажной основе 4,5 тыс. единиц хранения подшито и переплетено, проведена значительная работа по дезенфикации документов методом ручной обработки.

В областном архиве около 18 тыс. единиц хранения закартонировано в архивные коробки собственного изготовления.

С целью создания фонда пользования в архиве проведена оцифровка фонда «Духовная консистория», сканировано 23,5 тыс. единиц хранения фотодокументов.

В процессе работы по формированию электронной базы периодических изданий Государственный архив совместно с музеями области и Ярославской областью научной библиотекой им. Н.А. Некрасова, создан фонд пользования на газету «Ярославские губернские ведомости» за 1857, 1858 годы.

В 2008 году архивные учреждения области продолжили работу по сплошной и плановой проверке наличия и состояния документов и фондов, розыску необнаруженных дел. В областном архиве и его филиалах проводилась полистная проверка наличия дел, в том числе особо ценных.

В целях формирования (пополнения) Архивного фонда в течение года велась работа со Списками организаций-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

В 2008 году архивный фонд Ярославской области пополнился управленческой документацией в объёме 12 293 единиц хранения, в том числе 7 277 ед. хранения приняли муниципальные архивы. Динамика приёма документов отражена в диаграмме.



В прошлом году Архивный фонд пополнялся научно-технической документацией, переданной на хранение ПК «Ярагропромстройпроект» и институтом «Ярославльжелдорпроект». Госархивом принято на хранение 6,5 тыс. единиц хранения фотодокументов, в т. ч. по истории Ярославской таможни, фресковой живописи, созданной в процессе деятельности ГП «Ярреставрация» и Ярославского городского отделения Всероссийской общественной организации «Всероссийское общество охраны памятников истории и культуры».

В течение года на хранение поступил большой объём документов по личному составу предприятий и организаций ликвидированных без правопреемников и в ходе банкротства.



Всего в архивы области принято 13 413 дел по личному составу, из них 12 293 дела в муниципальные архивы. Объём принятых документов по сравнению с прошлым годом несколько снизился, однако, остаётся высоким, т.к. процесс ликвидации и банкротства предприятий как в г. Ярославле, так и в муниципальных районах продолжается.

К сожалению, вновь созданный муниципальный архив г. Ярославля практически превращается в городской архив документов по личному составу. На сегодня здесь из 36 тыс., находящихся на хранении документов, 33 тыс. составляют документы по личному составу. Я знаю, что Надежда Ивановна пока сдерживает большой объём документов по личному составу обанкротившегося в прошлом году ОАО «Резинотехника, и находящегося временно непосредственно на бывшем предприятии, но в условиях смены собственника есть предел.

Проблема дефицита площадей с учётом всё продолжающегося банкротства предприятий для Ярославской области остаётся наиострейшей. Несколько слов о задолженности по приёму архивных документов на постоянное храенние в муниципальные архивные учреждения: по сравнению с прошлым годом задолженность в целом сократилась на 1, 5 тыс. дел. Целенаправленно по ликвидации задолженности по приёму работали заведующие архивными отделами администрации Ростовского, Ярославского, Тутаевского, Некоузского, Некрасовского муниципальных районов.

Однако, в целом, по муниципальным архивам, задолженность по приёму документов остаётся высокой и составляет более 19 тыс. ед. хранения.

Значительная задолженность по приёму документов остаётся в архивных отделах Борисоглебского, Некоузского, Переславского, Пошехонского, Рыбинского, Ярославского муниципальных районов, г. Углича, гор. округа г. Рыбинск, муниципального архива г. Ярославля.

Задолженность по обработке документов по области составляет 40 процентов.

Наибольшая задолженность по обработке документов в организациях Гаврилов-Ямского, Мышкинского, Пошехонского районов, в городах Переславле-Залесском и Рыбинске.

В течение года велась работа по включению документов в состав архивного фонда РФ. На заседаниях Экспертно-проверочной методической комиссии управления были рассмотрены и утверждены описи дел на управленческую документацию объёмом 14,5 тыс. ед. хранения, научно-техническую документацию объёмом 18,5 тыс. хранения, 4,6 тыс. ед. хранения фотодокументов и 277 ед. хранения документов личного происхождения.

В целях обеспечения контроля над соблюдением архивного законодательства в части комплектования, хранении, учёта и использования архивных документов были проведены повторные проверки состояния архива и ведения делопроизводства в 6 учреждениях культуры и 33 учреждениях образования, участниках смотра состояния архива и делопроизводства.

В мае 2008 года на коллегии департамента образования подведены итоги смотра состояния делопроизводства и архива в 33 учреждениях системы образования.

В сфере использования архивных документов продолжалась работа по информационному обеспечению мероприятий, предусмотренных Государственной программой «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006-2010гг.» и соответствующей подпрограммой Росархива, а также мероприятий, проводимых в связи с памятными датами в истории Отечества.

По запросу Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан Государственный архив Ярославской области провел работу по выявлению документов и составлению тематического перечня по истории татарского народа в XVII-XX вв.

В соответствии с договором о сотрудничестве с УФСБ по Ярославской области в областном архиве проводилось выявление документов по истории Ярославской чрезвычайной комиссии по борьбе с контрреволюцией и саботажем за 1917-1922гг. для подготовки совместного издания.

Центр документации новейшей истории провел исследовательскую работу по запросу Коломенской общественной организации – поискового отряда «Суворов» для установления личности неизвестного солдата, погибшего в Ленинградской области.

В течение года продолжалось выявление документов по истории образования и развития городского общественного управления с целью подготовки публикации к 1000-летию Ярославля.

В 2008 году архивными учреждениями области было подготовлено 9 выставок, приуроченных к юбилейным и памятным датам, в том числе 7 выставок в государственных архивах, 2 – в муниципальных архивах.

В течение года государственные и муниципальные архивы подготовили 54 статьи и публикации для научных сборников, научно-популярных журналов, местной периодической печати, в том числе 41 статья подготовлена в государственных архивах, 13 статей – в муниципальных архивах.

Было подготовлено 17 теле- и радиопередач.

Осуществляя издательскую деятельность, Государственный архив Ярославской области, в 2008 году издал книгу «Ярославская губерния в начале XIX в. Материалы историко-статистических описаний», в основу, которой положено «Топографическое описание Ярославской губернии», составленное в 1803г. по анкете Вольного экономического общества.

Вышла в свет книга по истории финансовой системы г. Ярославля «К благу и выгодам жителей служить…», подготовленная госархивом совместно с Департаментом финансов мэрии г. Ярославля к 90-летию финансовых органов г. Ярославля.

К 65-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945гг. была начата работа по подготовке словаря – справочника «Ярославская область в годы Великой Отечественной войны 1941-1945гг.».

Архивные учреждения области продолжили сотрудничество с научными учреждениями, учебными заведениями, учреждениями культуры и искусства, общественными, творческими организациями.

Государственный архив Ярославской области выступил в числе организаторов Заочной межрегиональной университетской научно-методической конференции «Великий Волжский путь: человек, пространство, время, документ».

В течение года архивными учреждениями области осуществлялась работа по исполнению запросов физических и юридических лиц, в том числе поступивших из-за рубежа, связанных с социальной защитой граждан



Всего было исполнено 40 989 запросов, из них 36 879 с положительным результатом. Представленная диаграмма отражает сохранение значительного роста социально-правовых запросов граждан. Объёмы исполненных социально-правовых запросов в разрезе архивных учреждений иллюстрирует предложенные рисунки.





Продолжилась организация работы пользователей в читальных залах. В течение года архивами принято 1 333 пользователя, что на 118 человек больше предшествующего года. Учитывая пожелания пользователей, Госархив с прошлого года организовал работу читального зала по субботам.

Уважаемые коллеги!


Я не буду больше Вас утомлять констатацией того, что нам удалось решить в 2008 году и перейду коротко к задачам, которые нам предстоит решать в 2009 году.

В ноябре текущего года исполняется 120 лет со дня образования Ярославской учёной архивной комиссии. В связи с этим, сегодня перед нами, и прежде всего, руководителями государственного и муниципальных архивных учреждений ставится задача максимально мобилизовать коллективы на выполнение плановых показателей в сфере архивного дела, ликвидации имеющейся задолженности по обработке и передаче документов на хранение в архивы. Развернуть широкую публикаторскую работу, в том числе используя потенциал местных краеведов, научной и творческой интеллигенции по пропаганде важности сохранения документальной истории своей малой родины, конкретного учреждения, организации, личности.

Подведение итогов нашей работы предполагается рассмотреть в ноябре на научно-практической конференции на тему: «Архивы и современность», с участием специалистов в области изучения деятельности учёных архивных комиссии, в том числе Российской академии наук, местных краеведов, архивистов, научной общественности области. Целью конференции должен стать девиз: «Сохранить и преумножить архивы для будущих поколений».

Второй наиважнейшей задачей является обеспечение сохранности документов, в том числе и по личному составу в условиях дефицита площадей. Я обращаюсь, прежде всего, к руководителям архивных отделов Переславского и Некоузского муниципальных районов и мог бы продолжить эти перечисления…. будьте настойчивее в решении проблемы площадей - вы назначены для решения важной государственной задачи: обеспечение сохранности истории в документах, подходите к решению этой задачи более принципиально и ответственно.

В этом году ожидается большая нагрузка на муниципальный архив г. Ярославля в связи с прекращением процедуры банкротства крупных предприятий г. Ярославля.

До мая текущего года перед сотрудниками управления поставлена задача завершить работу по разграничению собственности на архивные фонды и архивные документы и подготовить постановление Правительства области по данному вопросу. А в соответствии с планом законодательных инициатив Губернатора области в июле мы должны внести на заседание областной думы проект закона Ярославской области «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела».

В течение всего года предстоит продолжить работу над внедрением «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации», «Перечня типовых архивных документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», и, наконец, административного регламента исполнения государственной услуги – проведение экспертизы ценности архивных документов и включение их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Серьёзная работа предстоит по внедрению программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия). Эта работа рассчитана на два предстоящих года, т.е. 2009-2010 годы. Как первый этап этой работы, как я уже сказал в начале доклада, мы провели мониторинг обеспечения рабочих мест в государственных и муниципальных архивах. В основном решили вопрос наличия компьютерного и сетевого оборудования. В текущем году мы должны определить перечень государственных и муниципальных архивов для внедрения программного комплекса с учётом кадрового обеспечения и его обучения.

По мере поступления программного обеспечения из Федерального архивного агентства предполагается его установка на рабочие места с переводом программного комплекса «Архивный фонд» – 3-я версия в программный комплекс – 4-ая.

Я повторяю, что работа по переводу архивных учреждений с одной программной версии на другую рассчитана на два года. В связи с этим, хотел бы обратить ваше внимание на необходимость своего совершенствования владения компьютерной техникой.

В текущем году нам необходимо продолжить работу над электронным справочником документов по личному составу с учётом того, чтобы в первом полугодии 2010 года он был размещен на сайте управления.

В текущем году запланирован смотр состояния архивов в администрациях муниципальных городов и районов, в т.ч. в мэриях г.Ярославля и Переславля-Залесского.


Уважаемые коллеги!


Заканчивая своё выступление, я хочу сказать слова благодарности всем сотрудникам государственного и муниципального архивов за ответственное отношение к своим обязанностям.

Прошу Вас учесть все недостатки, отмеченные сегодня в моём докладе и принять меры по их устранению в текущем году. У меня не вызывает сомнений, что мы справимся со стоящими задачами, обеспечим дальнейшее развитие архивного дела в Ярославской области.