Geum.ru

Отчет об итогах работы архивных учреждений Республики Дагестан за 2011г. Оганизационная, научно-методическая работа

Вид материалаОтчет

Содержание


2. Материально-техническая база.
3.Формирование Архивного фонда РД.
Гу «ргалс»
4.Информационная и публикационная деятельность.
5. Кадровая работа.
Подобный материал:

Отчет

об итогах работы архивных учреждений

Республики Дагестан

за 2011г.


1. Оганизационная, научно-методическая работа.


Работа архивных учреждений Республики Дагестан в 2011 году строилась в соответствии с Основными направлениями развития архивного дела в Республике Дагестан на 2011 год и Планом организационно-методических мероприятий Управления на 2011г.

Одной из основных задач архивных учреждений Республики Дагестан в 2011г. стала проведение комплекса мероприятий в целях реализации федеральных законов от 8 мая 2010г. № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» и от 27 июля 2010г. 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

В течение года осуществлен комплекс мер по государственному регулированию архивного дела в республике, усилению законодательного и нормативно-правового регулирования отношений в этой сфере, повышению качества и доступности государственных услуг, оказываемых Управлением и подведомственными учреждениями, эффективности деятельности государственных и муниципальных архивов:

- принят закон РД от 29 октября 2011г. №55 «О внесении изменений в Закон Республики Дагестан «Об архивном деле в Республике Дагестан» с целью исключения норм, препятствующих переходу на оказание услуг в электронной форме и межведомственного контроля;

- принято Постановление Правительства РД «Об утверждении Порядка возмещения за счет средств бюджета Республики Дагестан расходов негосударственных организаций по отбору и передаче в упорядоченном состоянии архивных документов, отнесенных к государственной собственности Республики Дагестан, в государственные и муниципальные архивы Республики Дагестан» от 13 апреля 2011г. №105;

- в Правительство Республики Дагестан представлено предложение о внесении изменений в постановление Правительства Республики Дагестан от 30 июля 2009г. № 215 «Об утверждении Порядка ведения перечня государственных услуг, предоставляемых субъектами бюджетного планирования Республики Дагестан, по которым формируются ведомственные целевые программы, и перечня государственных услуг, предоставляемых субъектами бюджетного планирования Республики Дагестан, оказание которых возможно через автономные учреждения и негосударственные организации»;

- приказом начальника управления утвержден Ведомственный перечень государственных услуг (функций), оказываемых Управлением и подведомственными государственными архивами, который прошел регистрацию в Управлении Минюста России по РД;

- разработаны и зарегистрированы в Минюсте РД 6 административных регламентов по предоставлению государственных услуг, информация о которых внесена в Республиканский реестр государственных услуг в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2010 г. № 210 – ФЗ;

- в соответствии с Планом мероприятий по реализации «Стратегии социально-экономического развития Северо-Кавказского федерального округа до 2025 г. в Республике Дагестан», разработана Стратегия развития архивного дела в Республике Дагестан до 2015г., составлен План мероприятий по реализации Стратегии, утверждена Программа деятельности Управления на 2011-2015гг.;

- по предложению Управления Администрацией Президента и Правительства РД утвержден график выезда руководства и ответственных работников Управления в муниципальные образования для проведения проверок состояния архивного дела;

- в Правительство Республики Дагестан представлены предложения к Плану мероприятий по реализации основных положений Послания Президента РД Народному Собранию РД;

- в Минкультуры России представлена информация по прогнозируемым объемам расходов Управления для разработки проекта государственной программы Российской Федерации «Культура России на 2012-2016 гг.»;

- Управлением также разработаны и утверждены Кодекс этики служебного поведения государственных служащих Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов; Порядок составления и утверждения отчета о результативности деятельности государственных учреждений, подведомственных Управлению и об использовании закрепленных за ними имущества; Порядок составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности; Порядок ведения бюджетной сметы казенных учреждений, подведомственных Управлению; Перечень платных услуг, оказываемых госархивами;

- утвержден Порядок уведомления государственными служащими Управления представителя нанимателя о фактах обращения в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений в целях противодействия коррупции;

- утверждены Положение об ЭПК Управления и Регламент ее работы; Положение об организации внутреннего аудита в Управлении; Положение о локально-вычислительной сети Управления;

- проведен анализ хода реализации республиканского закона о наделении МО государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию документов государственной части;


- в Правительство Республики Дагестан направлено предложение о рассмотрении в 2012г. на заседании Правительства вопроса о ходе реализации Закона Республики Дагестан от 8 декабря 2005г. №63 «О наделении органов местного с самоуправления муниципальных образований Республики Дагестан государственными полномочиями республики Дагестан по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Республики Дагестан».

В целях реализации Федерального закона от 8 мая 2010г. №83-ФЗ в связи с совершенствованием правового положения государственных учреждений проведена работа по переводу госархивов на тип казенных учреждений: разработаны и приняты все необходимые нормативные акты, в т.ч. постановление Правительства РД «О создании казенных учреждений Республики Дагестан «Центральный государственный архив Республики Дагестан» и «Республиканский государственный архив документов по личному составу» от 8 ноября 2011г. № 392, государственные казенные учреждения внесены в реестр юридических лиц и поставлены на учет в налоговом органе, разработаны, утверждены и согласованы в Министерстве имущественных и земельных отношений РД уставы этих учреждений.

Заключены трехсторонние соглашения о сотрудничестве с 3 территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными учреждениями УИК: Управлением Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по РД, Управлением «Россельхозцентра» по РД, Следственным управлением Следственного комитета РФ по РД. Не заключены еще соглашения с 36 (из 67) федеральными учреждениями.

На заседаниях коллегии Управления рассмотрены основные направления развития архивного дела в РД на 2011г., вопросы повышения квалификации архивных работников РД в ОЦПК ВНИИДАД, выполнения решений предыдущих коллегий, итоги работы архивных учреждений РД за 2010г. и задачи на 2011г., итоги работы за 1 полугодие 2011г., результаты внедрения программного комплекса «АФ-4» в ГУ «ЦГА РД», состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов личного состава и их использования в организациях и учреждениях г. Махачкалы, не включенных в список учреждений – источников комплектования ГУ «ЦГА РД» и др.

За отчетный период проведено 5 заседаний Научного совета, на которые были вынесены вопросы подготовки архивных сборников, справочников, их макеты. Проведено 8 заседаний ЭПК. В госархивах проведено 12 заседаний дирекций (7 – РГАЛС, 5- ЦГА), на которых рассматривались итоги работы архивов за 2010г. год и задачи на 2011г., а также различные организационные вопросы.

В ГУ «РГАЛС» разработаны и утверждены: Положение о дирекции, Положение об аттестации работников архива, положения об отделах ГУ «РГАЛС», должностные инструкции на начальников отделов, заместителя директора - главного хранителя фондов, специалистов архива.

В ГУ «ЦГА» проведено 3 заседания экспертно-методической комиссии, на которых рассматривались: рабочая инструкция по порядку выявления и описания уникальных документов в ГУ «ЦГА РД»; перечень категорий особо ценных документов советского периода и партархива; описи дел, прошедших усовершенствование; календарь знаменательных и памятных дат РД на 2012 год; дополнение к справочнику о документах по личному составу, генеалогического и сословно-имущественного характера, хранящихся в дореволюционных фондах ГУ «ЦГА РД»; справочно-информационное издание «Посемейные списки Дагестанской области»; акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Администрациями 23 МО приняты 53 распорядительных документа по улучшению материально-технической базы муниципальных архивов, утверждению порядка возмещения за счет средств бюджета МО расходов негосударственных организаций, упорядочению и передаче в архивы документов, обеспечению сохранности документов ликвидированных, обанкротившихся или поменявших форму собственности организаций, обеспечению доступа к информации о деятельности органов местного самоуправления и предоставлении государственных и муниципальных услуг в электронном виде, утверждению административных регламентов по предоставлению государственных услуг.

Представлены соглашения о взаимодействии Управления Правительства РД по делам архивов и органов местного самоуправления (МО «Бабаюртовский район», ГО «город Махачкала», ГО «г. Южносухокумск»).

Разработаны должностные регламенты на работников в 14 муниципальных архивах.

За отчетный период произошла смена заведующих архивными отделами Бабаюртовского, Кулинского, Сергокалинского, Хасавюртовского, Цунтинского МО. Понижен статус архивного отдела и заведующего Тарумовского МО. Назначен начальник архивного отдела г. Буйнакск, отсутствовавший с 2008 г. Введены дополнительно должности специалистов в архивных отделах Ногайского, Хасавюртовского, Карабудахкентского МО.

В первом полугодии, согласно плану-графику, утвержденному Руководителем Администрации Президента и Правительства РД, руководителями и специалистами Управления были проведены проверки состояния архивного дела в архивных отделах МО. Всего проведено 23 проверки, в ходе которых был выявлен ряд недостатков в делопроизводстве, государственном учете, обеспечении сохранности документов, реализации средств, выделенных на исполнение госполномочий, кадровой работе. По результатам проверок составлены справки, главам МО и заведующим архивными отделами даны рекомендации по устранению выявленных недостатков. Справки проверок размещены на сайте «Дагархив». Составлена также сводная справка по результатам проверок.

Информация о ходе устранения недостатков поступила только от глав 7 администраций МО.

Работники Управления, ГУ «ЦГАРД», ГУ «РГАЛС», архивного отдела МО «Ботлихский район» приняли участие в заседании Научно-методического Совета архивных учреждений ЮФО и СКФО, проходившем в Республике Адыгея (г. Майкоп), подготовлены 2 доклада, сообщения на заседание Совета.


2. Материально-техническая база.

Обеспечение сохранности и учет архивных документов.


В течение года продолжалась работа по укреплению материально-технической базы архивов, обеспечению сохранности архивных документов, совершенствованию работы по учету архивных документов, модернизации автоматизированных рабочих мест. В Управлении проведен анализ состояния дела по обеспечению сохранности и государственному учету документов АФ РД в муниципальных архивах, по итогам которого на имя глав МО направлены письма с рекомендациями по созданию оптимальных условий, обеспечивающих сохранность документов.

В связи с тем, что незавершенное многоэтажное здание, расположенное в непосредственной близости от зданий Дагархива, представляет угрозу целостности зданий, архивных фондов, а также безопасности рабочего персонала и посетителей Дагархива, Управлением неоднократно были направлены письма в адрес Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РД, ГУ «Республиканский центр по сейсмической безопасности и государственному геодезическому надзору», Управления федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по РД, главному Управлению МЧС России по РД, администрации МО ГО «г. Махачкала». Однако ни одним из вышеперечисленных инстанций никакие меры по сей день не предприняты.

Большое внимание уделялось соблюдению требований пожарной и охранной безопасности помещений госархивов. В течение года проведены мероприятия по устранению недостатков по требованиям пожарной безопасности, выявленных в ходе проверки Государственного пожарного надзора РД: укреплены входные двери и слуховые окна чердачных помещений, приведено в соответствие электрооборудование. Госархивами утверждены планы мероприятий по пожарной безопасности, усилению антитеррористической защищенности и гражданской обороне на 2011 г., согласно которым создана комиссия по пожарной безопасности; проверено состояние пожарной безопасности госархивов, проведен анализ наличия и срока годности первичных средств пожаротушения; работники госархивов прошли курсы обучения ГО ЧС, проведены инструктажи по технике безопасности и противопожарной безопасности в Управлении и госархивах.

В соответствии с планом – графиком проведения торгов на 2011г.: проведена полная замена лифтового оборудования в 7-ми этажном здании ГУ «ЦГА РД»; осуществлены ремонтные работы, установлены передвижные мобильные стеллажи (583 п.м.) в научно-справочной библиотеке ГУ «ЦГА РД»; установлены система кондиционирования воздуха в помещении архивохранилища ГУ «ЦГА РД», кондиционеры в рабочих кабинетах обоих госархивов; восстановлена система автоматической пожарной сигнализации и оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре в зданиях ГУ «ЦГА РД» и ГУ «РГАЛС» после ремонтных работ, закуплены персональные компьютеры новой модификации в Управление и госархивы.

В 2011 г. в ГУ «ЦГА РД» проделана работа по:

- формированию СФ на рулонных пленках – 84/9265/11693 дела/лист /кадров, План не выполнен в связи с тем, что к микрофильмированию в архиве приступили со второго полугодия: из-за отсутствия квалифицированного специалиста по микрофильмированию понадобилось дополнительное время на переобучение специалистов.

- формированию ФП на цифровых носителях – 53/120/59906 дел/листов/ед.уч./файлов;

- созданию фонда пользования на наиболее востребованные газеты для НСБ в количестве 8 подшивок, что составило 18/32 ед. учета/файлов.

Работа по сканированию в ГУ «ЦГА РД» проводится с 2005 года. В 2007 году был приобретен планетарный сканер ПланСкан А3, который позволяет осуществлять бесконтактное сканирование архивных документов. Оцифровка документов проводится на особо ценные документы такие как «Посемейные списки Дагестанской области» за 1864-1907гг., «Документы по истории движения горцев под руководством Шамиля» за 1820-1878гг. и др.

Для хранения оцифрованных изображений используется два формата:

1. JPEG –формат сжатого изображения. Используется для создания фонда пользования на цифровых носителях;

2. TIFF - формат изображения с большой глубиной цвета. Используется в качестве страховой копии, для восстановления ФП на цифровых носителях в случае утраты.

Сканирование архивных документов осуществляется в оттенках серого цвета, с оптическим разрешением 300 dpi в TIFF-формате. Запись производится для формата TIFF-на DVD-R диски, а для формата JPEG на CD-R диски.

На 01.01.2012 года оцифровано (отсканировано) 440/124490 дел/листов, что составляет 234133 файлов общим объемом 538459,9 Мб.

В отчетном году лабораторией ГУ «ЦГА РД» проведена реставрация архивных документов количестве 210/47059 дел/листов.

Физико – химическая и техническая обработка архивных документов составила 715 ед.хр./88070 л., в том числе:

- переплет архивных документов 493/42789 дел/листов, также переплетены дела, переданные в лабораторию после микрофильмирования – 84/19265 дел/листов ;

- дезинфекция – 222/45281 дел/листов.

Проведено картонирование документов госархива, принятых на государственное хранение: объем- 4688 ед.хр. постоянного хранения и 46 ед.хр. временного хранения. Перекартонировано 33532 дела.

Продолжалась работа по сплошной проверке наличия дел партийных

фондов. За 2011г. проверено 9 фондов 35859 ед.хр. В ходе проверки наличия дел составлены акты об обнаружении на 33 дела, о необнаружении на 72 дела, а также составлен акт о технической ошибке на 23 дела.

Проводилась работа по проверке наличия листов в делах ОДФ и ОЦД, выдаваемых в читальные залы архива. За 2011г. проверено 4619 дел на 455100 листах.

За 2011 год из архивохранилищ всего выдано 18985 дела, из них:

- сотрудникам-13782 дел;

- в читальные залы-5162 дел, в том числе во временное пользование - 41 дело на 3604 листах.

Выдано для пользователей читального зала 674 диска ЭФП.

Восстановлена комплектность 269 описей.

В ГУ «РГАЛС» проведена работа по ФХТО 1163 ед.хр./114205 листов. Перекартонировано – 4827 архивных дел.

В автоматизированную базу данных «АФ-4» введена информация о 10 новых фондах, поступивших в госархивы в т. ч: ГУ «ЦГА РД»-4 фонда, ГУ «РГАЛС» -6 фондов.

По муниципальным архивам улучшено физическое состояние 2891 ед.хр.

Осуществлена проверка наличия документов 449 ф./53673 ед.хр., в том числе и при смене заведующих.

Выделены дополнительные помещения под архивохранилища в Курахском, С.Стальском МА, и кабинет в Агульском, начата пристройка к архиву в Левашинском МА. Осуществлен перевод архива в новое помещение в Сергокалинском районе. В помещениях МА Акушинского, Бабаюртовского, Гумбетовского районов произведены ремонтные работы. Архивохранилище Карабудахкентского районного МА и г. Южносухокумск оборудованы системами кондиционирования воздуха. Всего из 52 МА в 27 для обеспечения температурно-влажностного режима в архивохранилищах установлены кондиционеры, что составляет 52% от общего числа МА.

За 2011 год протяженность архивных стеллажей возросла на 151 погонный метр за счет приобретения новых стеллажей МА и замены смешанных стеллажей на металлические. Всего протяженность стеллажных полок по всем 52 МА на 01.01.2012г. составляет 9453,6 пог. м.

Проведены работы по установке охранно-пожарной сигнализации в МА Бабаюртовского и Шамильского районов. На 01.01.2012г. охранно- пожарная сигнализация функционирует в 43 МА.

В МА перекартонировано – 62860 ед.хр. Всего на 01.01.2012 г. в 52 МА закартонировано - 128356 ед.хр. На выделенные средства по реализации госполномочий приобретены архивные короба Ахвахским, Ахтынским, Бабаюртовским, Буйнакским, Гумбетовским, Кайтагским, Карабудахкентским, Кулинским, Кумторкалинским, Лакским, Тарумовским, Хивским, Цунтинским, Чародинским районными и Буйнакским, Даг. Огнинским, Дербентским городскими МА.

В программный комплекс «БД «АФ-3» МА введено 96 вновь созданных фондов.


3.Формирование Архивного фонда РД.

Организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве.


В течение года проведена работа по обеспечению качественного формирования АФ РД. В этих целях продолжена работа по упорядочению документов организаций всех форм собственности, в том числе ликвидируемых и реорганизуемых организаций, и документов, находящихся в учреждениях сверх срока ведомственного хранения.

На ЭПК Управления утверждено описей управленческой документации всего на 36409 ед.хр. в т.ч. по:

ГУ «ЦГА РД» – на 9070 ед.хр. за 1932-2009гг (43 учр.121 опись), из них 83 ед.хр. за 1980, 1985, 1988, 1990-2007гг. – НТД (4 описи, 2 учр.).

МА - на 27339 ед.хр. управленческой документации, 134 ед.хр. НТД., 13 ед.хр. /157 документов личного происхождения.

Всего разработано и согласовано на ЭПК 255 номенклатур дел, в т.ч. 16 номенклатур - ГУ «ЦГА РД», 239 номенклатур - МА.

Согласовано на ЭПК 14 положений об ЭК (ЦЭК) учреждений-источников комплектования ГУ «ЦГА РД», 4 положения о ВА, 6 инструкций по делопроизводству.

Согласовано описей дел по личному составу на 16670 дел в т.ч.: ГУ «ЦГА РД» на 4186 дел из 36 учреждений, ГУ «РГАЛС» -1562 дела, МА - на 10922 дела.

За 2011 г. на государственное хранение передано из ведомств всего:

- управленческой документации-21562 ед.хр.

- документов личного происхождения 13 ед.хр. /157 документа.

- фотодокументов 151 ед.хр.

- НТД 851 ед.хр.

Из них: в ГУ «ЦГА РД»- 3971 ед.хр. управленческой документации из 9-ти учреждений, НТД-717.

Сорван план по приему фотодокументов и документов личного происхождения- 0:

в МА -17591 ед.хр. управленческой документации, 11ед.хр. документов личного происхождения, 4627. ед.хр., по личному составу. Вне плана принято151 фотодокумент, 134 ед.хр. НТД.

В целях предотвращения утраты документов по личному составу ликвидированных учреждений в ГУ «РГАЛС» принято 1570 ед.хр. от 10 ликвидированных организаций. Продолжена совместно с налоговыми органами и Арбитражным судом работа по выявлению ликвидируемых предприятий, были осуществлены выходы в 19 организаций, учреждений, предоставлены в электронном варианте «Методические рекомендации по упорядочению и укомплектованию документов по личному составу, откладывающихся в делопроизводстве действующих организаций и учреждений г. Махачкалы», им оказана практическая и методическая помощь по вопросам экспертизы ценности, формирования дел и обеспечения сохранности документов.

В течение года проведена работа по обследованию учреждений, организаций с целью включения их в Список№1, всего включено 12 учреждений, исключено 20 учреждений, в ГУ «ЦГА РД» включено-2 учреждения, исключено-1.

В МА включено-10 учреждений, исключено-19.

В ГУ «ЦГА РД» проведены семинары по повышению квалификации работников делопроизводственных служб и архивов организаций-источников комплектования архива на тему: «Основное назначение номенклатуры дел и порядок ее составления» (присутствовали представители 40 учреждений) и «Научно-техническая обработка документов. Порядок проведения экспертизы ценности. Составление описей и научно-справочного аппарата к ним» (присутствовали представители 43 учреждений). Также проведен выездной семинар в Федеральный суд Советского района г. Махачкалы с приглашением работников структурных подразделений и отделов управлений в районах и городах РД - по составлению номенклатуры дел и проведению НТО документов.

Осуществлены 45 выходов сотрудников отдела комплектования ГУ «ЦГА РД» в целях оказания методической помощи по составлению номенклатур дел и проведению НТО непосредственно в учреждениях. Работниками отдела с начала года дано более 350 консультаций учреждениям - источникам комплектования ГУ «ЦГА РД» по вопросам обеспечения сохранности документов и организации делопроизводства, они приняли участие в заседаниях ЭК Федерального суда Советского района г. Махачкалы, Управления «Роспотребнадзора по РД», ГТРК «Дагестан», Фонда имущества РД.

В 2011г. ГУ «ЦГА РД» разработан и согласован на ЭПК Управления проект договора о сотрудничестве между негосударственными учреждениями, политическими партиями, общественными организациями и ГУ «Центральный государственный архив РД», которые разосланы в эти организации.

Продолжена работа по внедрению программного комплекса «Учреждения-источники комплектования в ГУ «ЦГА РД». Введено в электронную базу данных «Источники комплектования» 28 УИК по системам: государственная власть, юстиция, культура, сельское хозяйство.

В МА проведены проверки состояния делопроизводства 118 учреждений и организаций Списка №1. Составлены справки проверок, по результатам, которых проведены 20 семинар-совещаний, на которых присутствовали секретари сельских администраций, ответственные за делопроизводство и руководители учреждений и организаций.

В ходе проверок обнаружены утери документов в МО «Дахадаевский район» в 6 учреждениях:

-ЦРБ 66 ед.хр. за 1989-2006гг. (управленческая документация, лицевые счета);

-МО «поселок Кубачи» 64ед.хр. за 1990-2006гг. (похозяйственные книги, документы по выборам, приказы по личному составу, лицевые счета);

- Совхоз «Уркарахский» 46ед.хр. управленческой документации за 1979-2001гг.;

- Колхоз «Кищинский» 90ед.хр. (управленческая документация за 1969-2003гг., приказы по личному составу за 1942-78гг., 1992-93гг.);

-Финансовое управление 58ед.хр. ( управленческая документация за 1986-2006гг., приказы по личному составу за 1964,1991-1994гг.);

- Райпрокуратура 28 ед.хр. управленческой документации за 1982-93гг., 2004-05гг., 25 ед.хр. по личному составу (приказы за 1982-2007гг.);

- МО «сельсовет Урагинский»100 ед.хр. управленческой документации за 1989-2000гг., 17 ед.хр. по выборам за 1989-2005гг. и 16ед.хр. по личному составу (приказы по личному составу за 1990-2005гг.).

В ВА администрации МО «Ботлихский район» утеряны 16 ед.хр. управленческой документации за 2004-2005 гг. Справки об утерях составлены и подписаны руководителями учреждений.


4.Информационная и публикационная деятельность.


В 2011г. в плановом порядке проводилась работа по внедрению автоматизированного НСА, усовершенствованию описей, разработке управленческой документации, индексированию, систематизации и вливанию карточек в каталоги, описанию документов, хранящихся в архивах.

В ГУ «ЦГА РД» работа была направлена на восстановление комплектности описей и создание их электронного варианта с попутным составлением титульного листа, исторической справки, редактированием заголовков и т.д. Восстановлена комплектность и согласовано на ЭМК 283 описи, 76 фондов, 8167 заголовков. В течение года проведена разработка 207 ед.хр. управленческой документации, составлены 3873 тематические карточки, в каталог включено 4997 карточек (1124-остаток с 2010г.)

Осуществлялась работа по разработке Собраний Законов РФ и РД, нормативно-методической литературы по архивному делу НСБ госархива, комплектованию библиотеки методическими разработками и нормативными материалами. Всего составлено 165 карточек, которые включены в общий систематический каталог архива.

В БД «АФ-4» введены вновь принятые фонды, дополнительно введена информация по всем изменениям в фондах и описях. В систему автоматизированного НСА ГУ «ЦГА РД» введено 8936 ед.хр., ГУ «РГАЛС» - 5042 ед.хр.

В целях совершенствования системы научно-справочного аппарата архива осуществлен ввод информации в электронный алфавитный указатель ГУ «РГАЛС». За год введено 778 ед.хр. Проведено усовершенствование описей 1 фонда ГУ «РГАЛС».

За 2011г. в МА описано 3808 ед.хр. управленческой документации, усовершенствованы описи на 303 ед.хр.

Продолжена работа по восстановлению комплектности описей. На 01.01.2012г. всего по МА не в полном комплекте 296 описей.

В целях создания информационно-поисковых систем, организации научной информации и использования архивных документов в ГУ «ЦГА РД», подготовлены Сборник документов «Административно-территориальное деление Дагестанской области (1860-1921гг.)» и Справочник «История органов государственной власти и управления Республики Дагестан», которые рекомендованы к изданию Научным Советом Управления Правительства РД.

Разработана и согласована на ЭМК рабочая инструкция по выявлению и описанию уникальных документов в ГУ «ЦГА РД».

Проведена работа по дополнению Справочника документов по личному составу, хранящихся в ГУ «РГАЛС», МА, ОВА и ОМВА.

В соответствии с планом НИР на 2011-2013 гг. проведена работа по подготовке Справочно-информационного издания ГУ «ЦГА РД» «Посемейные списки жителей населенных пунктов Дагестана». В ходе работы по созданию справочника выяснилось, что всего по округам и городам Дагестана (9 округов, 3 города) насчитывается около 131457 семейств. На 01.01.2012г. внесено сведений по 3 округам, 4765 семействам, работа будет продолжена в 2012г.

Завершена работа по выявлению и внесению дополнительных сведений в справочник о документах по личному составу, генеалогического и сословно-имущественного характера, хранящихся в дореволюционных фондах ГУ «ЦГА РД».

В плановом порядке рассекречено 30 ед.хр. на 3225 листах, осталось на секретном хранении 310 дел за 1981-1993 гг.

В течение года проводилась работа по использованию архивных документов, информационному обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, организаций по юбилейным и памятным датам в истории республики.

Подготовлены 46 инициативных информаций, в т.ч. 21 ГУ «ЦГА РД», 25- МА.

Исполнены 2070 тематических запросов, в т.ч. ГУ «ЦГА РД» - 270 , МА – 1800.

Организована 31 документальная и фото -выставка, в т.ч. ГУ «ЦГА РД» подготовлены 5 фотодокументальных выставок:

- «ДАССР - Республика Дагестан, история, наследие и единство», посвященная 90-летию образования ДАССР (использовано 45 дел, 47 фотографий и 56 документов);

- Совместно с Музеем истории г. Махачкала организована выставка «На изломе эпох» (использовано 103 дела, 22 фотоальбома и 90 фотографий). По документам выставки подготовлен красочный буклет;

- «70 лет с начала Великой Отечественной войны»;

- «Богатыри Дагестана», посвященная Дню физкультурника;

- к 90 – летию Ш. Магомедова – одного из первых руководителей архивной службы Дагестана.

Работники Управления и госархивов принимали участие в работе республиканской научной конференции «Великий подвиг советского народа» (к 66-летию Победы СССР в Великой Отечественной войне 1941-1945г.г.) в ДНЦ РАН, где была представлена документальная выставка «70 лет с начала Великой Отечественной войны» и доклад по архивным документам на тему: «Начало войны. Подъем патриотизма народов Дагестана в связи с вероломным нападении Германии на «Советский Союз».

В целях реализации республиканской программы «Патриотическое воспитание граждан РД на 2011-2015г.г.» Дому народного творчества ГУ «ЦГА РД» предоставлены 100 фотографий на тему Великой Отечественной войны, по которым была подготовлена фотовыставка.

Подготовлен обзор дел по фондам, хранящихся в ГУ «ЦГА РД» по истории города Моздок. Выявлено 148 дел и 6 документов.

Ко Дню Победы также подготовлен буклет «Фронтовые треугольники» с использованием 34 документов.

Всего ГУ «ЦГА РД» проведено 33 информационных мероприятий (5 выставок, 4 экскурсии, 2 буклета, 1 конференция, 21 статьи в СМИ).

В читальные залы ГУ «ЦГА РД» вновь оформлено 177 пользователей, посещение в читальных залах составило 1119 пользователей. По заявкам пользователей изготовлено 2075 копий архивных документов на сумму-27056 руб.

Проведена практика со студентами ДГУ (77 человек), ДГПУ (43 человека) и 4 экскурсии по архиву.

В 22 МА организованы 26 выставок, посвященные Дню памяти и скорби, Дню Победы, истории архива, юбилейным и памятным датам в истории районов и городов.

17 МА организованы 19 теле-радиопередач, посвященные 66-летию Победы, юбилею города, дню архивов, вопросам обеспечения сохранности документов и организации делопроизводства. Организованы выступления и интервью с заведующими МА о работе архивных отделов по местному телевидению. Кизлярским городским МА проведена радиопередача по материалам фонда школы искусств

В районных и городских газетах опубликованы 32 статьи: ко Дню Победы, о порядке передачи документов из ВА в МА с разъяснениями архивного законодательства, состоянию и мерах улучшения делопроизводства и обеспечения сохранности документов в организациях и учреждениях района, истории создания архивного отдела, итогах работы архивов за год, по архивным документам открыта рубрика в райгазете, представлялись материалы о ветеранах войны, тружениках тыла. Ко дню архивиста в журнале «Отечественные архивы» №5 от 2011 г. опубликована статья заведующей Ботлихского МА о работе архива.

В архивные учреждения поступило 16613 запросов социально- правового характера, исполнено 16395, из них 13774- с положительным результатом. ГУ «ЦГА РД» исполнено 2225 запросов социально-правового характера, из них положительных- 1366, отрицательных- 601. Непрофильных и пересыльных запросов поступило 258, на которые даны ответы об отсутствии документов или пересланы в ведомственные архивы.

За год ГУ «ЦГА РД» исполнено 2 консульских запроса и 27 спецзапрсов, РГАЛС-13.

В Управлении оформлено 13 консульских запросов, исполненных госархивами и архивами ведомств, которые переправлены в Консульский департамент МИД России.

Читальные залы 6 районных МА посетили 8 исследователей, которым выдано 120 дел по фондам отдела образования, редакции газеты, коньячного завода и отдела статистики. Документы фондов Ногайского МА использованы старшим научным сотрудником института этнологии и антропологии РАН для проведения исследований по теме: «Ислам в Дагестане с 50 гг. до современности».

По инициативе заведующей архивным отделом МО «Левашинский район» проведены ряд мероприятий по краеведению. Проведен конкурс среди школьников общеобразовательных учреждений района по школьному краеведению под девизом «Растим патриотов Родины». В Левашинской средней школе №2 с приглашением руководителей краеведческих кружков школ района, педагогов дополнительного образования, учащихся выпускных классов, проведен открытый урок на эту же тему с использованием архивных документов периода Великой Отечественной Войны, хранящихся в МА.

В МО « Ногайский район» совместно с Советом ветеранов войны и труда поведена встреча поколения «Дети войны», архивным отделом были составлены списки «детей войны» на основе похозяйственных книг сельсоветов.

Каспийским МА с использованием архивных документов подготовлен материал для издания справочника по переименованиям улиц города Каспийска за 1957-2000 гг. Для изготовления стенда по документам фондов ГКУ «ЦГА РД» силами архивного отдела собран материал о первых секретарях горкома КПСС г. Каспийска.

Всего в МА проведено 105 информационных мероприятий (26 экскурсий, 19 теле-радио передач, 32 статьи в СМИ, 1 конкурс, 1 урок, 1 встреча, 25 инициативных информаций).


5. Кадровая работа.


Продолжалась работа по повышению квалификации архивных работников. 4 работника госархивов закончили обучение на заочных годичных курсах в ОЦПК ВНИИДАД. 1 работник продолжает обучение. Заместитель начальника Управления прошел обучение на курсах повышения квалификации в Государственной академии промышленного менеджмента им. Н.А. Пастухова по программе «Управление государственными и муниципальными заказами».

9 работников Управления и госархивов прошли обучение на курсах, проведенных ООО «Дагестанский центр охраны труда, промышленной безопасности и социального партнерства» по направлениям: обучение и проверка знаний по охране труда; пожарно-технический минимум; оказание первой медицинской помощи при несчастных случаях на производстве.

3 работника Управления и госархивов приняли участие в обучающем семинаре, организованном Минэкономики РД на тему «Обеспечение перехода органов исполнительной власти и органов местного самоуправления к предоставлению услуг на основе межведомственного взаимодействия».

Проведено 6 практических семинаров с работниками Управления и госархивов, на которых были даны разъяснения по Федеральному закону от 8 мая 2010г. №83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений», Федеральному закону от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», по изменениям в законе об архивном деле РД, поднимались также вопросы норм трудового законодательства, противопожарного минимума.

В Управлении организован семинар повышения квалификации для заведующих архивными отделами МО на тему «Совершенствование организации работы муниципальных архивов по хранению, комплектованию, учету и использованию АФ РД», в рамках которого проходил «Круглый стол» на тему «Актуальные проблемы развития архивного дела в РД» с приглашением ответственных за делопроизводство Управления судебного департамента при Верховном суде РФ в РД и Прокуратуры РД.

Проведен конкурс на замещение должностей государственной гражданской службы, в результате которого сформирован кадровый резерв Управления Правительства РД по делам архивов.

Проведена аттестация 20 работников госархивов (18 – ЦГА, 2 – РГАЛС).

2 работника Управления по делам архивов Администрации города Махачкалы прошли обучение на курсах повышения компьютерной грамотности в Центре образования «НИКС – компьютерные курсы» в г. Махачкала.


Начальник Управления

Правительства Республики Дагестан

по делам архивов Л.Урдашева