Приложение №5 Информационное обслуживание муниципальных архивных учреждений Удмуртской Республики
| Вид материала | Документы |
- Пояснительная записка к индикативному плану социально экономического развития Удмуртской, 1333.51kb.
- Решение участников круглого стола, 65.48kb.
- Указ президента удмуртской республики о порядке ведения личных дел государственных, 315.58kb.
- Закон удмуртской республики, 262.83kb.
- В. В. Романович тезисы выступления на расширенной коллегии Архивного агентства, 232.02kb.
- Положение об организации оплаты труда работников муниципальных учреждений (приложение, 2623.61kb.
- Главным распорядителям средств бюджета Удмуртской Республики Главным администраторам, 45.49kb.
- Резолюция заседания круглого стола, 38.07kb.
- Отчет об итогах работы архивных учреждений Республики Дагестан за 2011г. Оганизационная,, 230.4kb.
- Удмуртской Республики Банка России г. Ижевска и образцы оформления расчетных документов, 101.32kb.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 5
Информационное обслуживание муниципальных архивных учреждений
Удмуртской Республики
Уважаемый президиум, уважаемые коллеги, позвольте представиться, я - Губайдуллин Радик, в недавнем прошлом специалист архивной службы Удмуртской Республики, имеющий 12-тилетний опыт внедрения автоматизированных архивных технологий в практику работы государственных и муниципальных архивов республики. В настоящее время я имею статус индивидуального предпринимателя и занимаюсь поддержкой, в первую очередь, муниципальных архивов.
В настоящее время в Удмуртии функционирует 30 архивных секторов, отделов и управлений администраций городов и районов. В которых в конце 90-х годов началась активная компьютеризация архивных отделов. Этому способствовало внедрение общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд», сначала 2-й версии, а затем и 3-й. С появлением компьютеров, и осознанием того, что эту технику можно использовать не только как пишущие машинки, в архивных отделах начали внедрять программные продукты, позволяющие создавать информационные массивы по своим документам. Таким образом, в большинстве районных архивов внедрены базы данных «Предметно-тематический указатель к протоколам заседаний районных (или городских) исполкомов», «Акты приёма в эксплуатацию законченных строительством объектов», «Фотокаталог», «Местонахождение документов по личному составу» и программы для учёта и регистрации, поступающих запросов - «Учёт запросов социально-правового характера» и «Учёт тематических запросов».
Естественно, любой технике и программному обеспечению свойственно работать со сбоями, проблемами. Вопрос только во времени и периодичности. К сожалению, как оказалось, именно муниципальные архивисты являются самыми незащищенными в вопросах технической и информационной поддержки в сфере ААТ. Отсутствие специалистов в собственном штате, неосведомленность, а порой и нежелание IT-специалистов администраций муниципальных образований вникать в суть архивных проблем, вынуждают архивистов решать появляющиеся проблемы самостоятельно и как придется, что, впрочем, не всегда плохо.
Будучи заместителем директора госархива, я не представлял глубину проблем, имеющихся в муниципальных архивах в деле развития ААТ. Начав самостоятельную работу я увидел текущее состояние информационных технологий в муниципальных архивах во всём его многообразии. Иногда даже «безобразии».
В своей работе я выбрал три приоритетных направления о которых я сейчас хотел бы рассказать:
- внедрение ПК «Архивный фонд»;
- заполнение раздела «Дело» этой же базы данных;
- оцифрование документов.
При условии нормального технического обеспечения муниципального архива, т.е. наличия современной вычислительной техники и периферии, в первую очередь решается задача автоматизированного учёта - внедрения программного комплекса «Архивный фонд» (4 версия). Сама по себе установка и конвертация сведений из 3-ей версии базы данных «Архивный фонд» большого труда не составляет. По такому пути пошли некоторые архивы в регионах, которые заявили о полном беспроблемном переходе на 4-ю версию. Это замечательно, но мы-то с вами знаем, что для максимально идеальной смены одной программы на другую требуется проведения ряда мероприятий.
В первую очередь необходимо получить правильный паспорт архива в третьей версии «Архивного фонда». Не имея его, я не вижу смысла производить конвертацию БД. В случае проблем и наличия несоответствий паспорта, выдаваемого «АФЗ» с паспортом, подготовленным традиционным образом, требуется проведение ревизии количественных характеристик всех фондов и описей, а также иных полей, влияющих на результат (например, содержимое поля «Движение»). Идеальным инструментом, для достижения необходимой нам цели, является программа «АвтоАФ 8», о которой рассказал (расскажет) её разработчик Плотников С.А. Благодаря ей мы можем получить подробнейший список проблем и возможных ошибок, исправление которых позволит сформировать необходимый нам паспорт архива.
Следующей задачей, которую следует решить перед проведением конвертации, является максимально возможное приведение значений справочников БД «АФЗ» в единый вид. Несмотря на реализованную функцию выбора значения из предлагаемого списка пользователи зачастую умудряются указывать свои варианты - с лишними пробелами (в т.ч. лидирующими), точками, ошибками в словах и т.п. В итоге суть одного значения в базе данных может варьироваться и пятью, и десятью различными вариантами. Лишние модификации значений удаляются, а точнее -заменяются на верные, в полуавтоматическом режиме, поскольку сложно заранее запрограммировать все возможные фантазии человека. Проще всего поступить с лидирующими пробелами, их автоматическое удаление труда не составляет (при наличии соответствующих программ).
Далее, зная трепетное отношение четвертой версии «Архивного фонда» к датам в разделе «Дело» дополнительно проводятся работы по заполнению соответствующих пустых полей в тех записях, где в заголовке дела присутствует какая-либо дата. Иначе говоря, при наличии даты в заголовке, и наличии незаполненных полей «Крайние даты», она (дата из заголовка) копируется в эти поля. Напомню, что «АФ4» не дает сохранить записи о делах при незаполненных крайних датах (годах). При этом подобные записи
при конвертации переносятся в базу четвертой версии без особых проблем. Однако впоследствии попытка их редактирования может привести к ненужным вопросам со стороны системы. Это мы и решаем.
При наличии большого количества записей в разделе «Дело» в результате конвертации есть вероятность потери части массива. Например, в Центральном госархиве УР из 300 тысяч записей исчезало до двух третей информации. Такая конвертация разумеется не нужна. Для 100% сохранности сведений как оказалось требуется проведение пересохранения файлов базы данных с помощью соответствующих редакторов, например DBFNavigator. Небольшая процедура позволяет спасти накопленные ценнейшие записи.
Подобным образом при моей поддержке были подготовлены около десятка баз данных муниципальных архивов Удмуртии. Во всех случаях мы получили верные паспорта архивов и хорошее настроение специалистов, довольных результатом.
Справедливости ради следует добавить о существующих проблемах в работе с четвертой версией «Архивного фонда». Перечислю некоторые из них:
1. Потеря сведений о фондах, описях и делах МЧД при
конвертации из третьей версии. Решается ручным вводом информации по
новой.
- Отсутствие возможности ввести в БД сведения об электронных
видеодокументах. Соответственно в паспорте отсутствует строка
определяющая объёмы хранимых электронных видеодокументов. В целях
временного решения проблемы и получения верных итоговых показателей в
паспорте я предлагаю сведения об электронных видеодокументах вносить
как электронные кинодокументы. При получении бумажного варианта
паспорта для полного соответствия требуется лишь заменить одно слово на
другое.
- Проблема подсчёта в паспорте количества описей в полном
комплекте. К сожалению, данные показатели берутся буквально «с потолка»
и решение этой проблемы осуществляется лишь ручной правкой.
4. Обязательные для заполнения поля «Начальная дата»,
«Конечная дата» в разделе «Дело». Проблема несущественная, но может
слегка подпортить жизнь, особенно при внесении сведений о делах из
достаточно старых описей, где бывает отсутствуют даты в соответствующей
графе и даже в заголовке ед.хр. Выход из ситуации один - проставлять в
качестве крайних дат дела крайние даты описи с отметкой поля «неточная».
5. Отсутствие поиска (например, по заголовкам дел) по двум и
более словам с логическим условием «И». Реализованный поиск
производится через условие «ИЛИ», что негативно сказывается на
результате. Решение на данный момент - использование сторонней
программы, например «Автофонд 6».
Следующим важным мероприятием по поддержке ААТ является максимально полное заполнение раздела «Дело» БД «Архивный фонд». С учётом отсутствия «лишних» штатных единиц и наличием десятков тысяч дел, информацию о которых следует внести в БД, у многих возникает серьёзная проблема как это сделать. Муниципальные архивы по-различному подходят к решению данной задачи. Одни по старинке вносят заголовки дел вручную, тратя на это своё бесценное время, другие привлекают к данной работе школьников, студентов и безработных, при этом теряя на качестве. Я со своей стороны предлагаю архивам выполнение комплекса работ по созданию электронных копий описей дел и заполнению соответствующего раздела БД «Архивный фонд».
Работы разделены на несколько этапов:
1. Поточное сканирование описей дел. Включает расшивку описей,
сканирование всех страниц описей, включая обложку.
- Распознавание, либо ручной набор текста описи. Выбор способа зависит от
качества печати.
- Первичное редактирование выявленных ошибок.
- Сохранение образа описи в формате PDF.
- Проверка текста описи программой «АвтоАФ». Исправление ошибок и
несоответствий.
- Сохранение текста описи в формате MS Word.
7. Конвертация описи в БД «Архивный фонд» при помощи программы
«АвтоАФ».
По окончанию работ архивы получают кроме заполненного раздела «Дело» массив образов описей дел (в формате PDF), которые можно использовать вместо бумажных оригиналов; выдавать пользователям в читальном зале; размещать в сети интернет для удалённого доступа. Кроме того, в файлах имеющих распознанный слой, можно производить поиск сведений, что также может повлиять на оперативность работ.
В соответствии со Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации (от 7 февраля 2008 г. № Пр-212) к 2015 г. должно быть оцифровано 20% архивных фондов. В настоящее время мало кто реально озаботился выполнением поставленной в Стратегии задачи. Разумеется, её решение зависит в первую очередь от финансирования, которое и без этого является скудным. Не смотря на это, архивисты могут попытаться исполнить требуемое, хотя бы частично. Наиболее простой путь -это оцифровка позитивов фотодокументов и дел на бумажной основе, содержащих минимальное количество листов.
В большинстве случаев при таких малых объёмах подойдет любой планшетный сканер, который в наше время есть уже почти во всех муниципальных архивах. Таким образом с наименьшими затратами можно создать некоторый процент оцифрованных фондов. Правда следует
понимать, что даже при этом потребуется выделение хотя бы одного специалиста и реально запланировать немалое время.
Увеличение производительности можно получить путём использования более скоростных документных сканеров. Эти сканеры уже имеют автоподатчик листов, систему контроля двойного захвата, а некоторые имеют дуплекс, т.е. позволяют сканировать одновременно обе страницы листа. При выборе документного сканера следует обратить внимание на тракт подачи бумаги. Сложный «С»-образный тракт более требователен к качеству и плотности документа, поэтому для работы с архивными делами, на мой взгляд, более подходит «Ь»-образный или ещё более прямой тракт, избегающий вредных изгибов оригинала.
При выборе дел следует помнить о необходимости их расшивки для сканирования. Отсутствие такой возможности сужает наш выбор, и в таких случаях необходимо ориентироваться на более совершенные планетарные сканеры, где процесс сканирования напоминает съёмку при микрофильмировании, либо более бюджетные сканеры на основе цифровых фотоаппаратов. Желание работать на планетарном сканере может обойтись примерно в 1 млн. рублей, но оно конечно того стоит. Правда сомневаюсь, что большинство муниципальных архивов в состоянии пойти на подобные приобретения.
Само сканирование документов, безусловно, лучше производить в форматы, позволяющие сохранить максимум информации об изображении при максимально возможном сжатии. На деле практически всегда идет речь о форматах TIFF и JPEG. Какой из них выбрать необходимо определить самостоятельно исходя из нескольких факторов:
- В зависимости от того, какой формат поддерживает система
«электронного архива» (т.е. программный комплекс, осуществляющий
хранение и доступ к электронным образам дел).
- В зависимости от наличия технической возможности хранить
терабайты данных. Для TIFF возможно потребуется в десятки раз
больше дискового пространства, чем при выборе JPEG.
3. Уникальные и особо ценные дела лучше сканировать в TIFF. Таким
образом мы сможем обеспечить сохранность деталей документа.
Говоря о форматах можно отметить и ещё один - PDF, который по сути является контейнером и может хранить в себе оба вышеописанных формата. Считаю, что возможности использования PDF в архивном деле ещё не раскрыты полностью и у него имеются достаточно интересные перспективы. К его преимуществам могу отнести возможность хранения образов всех листов дела в одном файле, возможность создания скрытого слоя с текстом документа или его описания и, соответственно, возможность поиска по этим данным. Инструментом создания файлов PDF может стать достаточно распространённое программное обеспечение ABBYY FineReader.
Необходимо отметить, что само по себе сканирование без привязки к НСА мало чего стоит. Как один из возможных вариантов можно рассматривать внедрение оцифрованных файлов в БД «Архивный фонд» (4 версия), например в раздел «Дело» с привязкой к конкретному заголовку. В данном случае вариант с файлами PDF более предпочтителен, поскольку проще и удобнее сохранить в базе один файл, а не 200-300 файлов с образами страниц.
Специалист общества
с ограниченной ответственностью
«Архивные Информационные Технологии» Губайдуллин Р.М.