Пояснительная записка 4 Рабочая программа дисциплины 4 Методические рекомендации для преподавателей

Вид материала

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6

Рекомендуемая литература

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М., 2005. С. 12-27.

Кабашов С.Ю., Сулейманов Р.Н. Служебный документ и делопроизводство в системе государственной и муниципальной службы. Уфа, 2003. С. 3-14.

Кабашов С.Ю., Сулейманов Р.Н. Организация делопроизводства и работа с документами в органах местного самоуаправления. Уфа, 2007. С. 5- 12.

Кабашов С.Ю. Асфаедиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. – Уфа, БАГСУ, 2007.

Словарь понятий и терминов

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА, согласно ГОСТ 34.003–90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения» – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ПОИСК, согласно ГОСТ 7.73-96 «Поиск и распространение информации. Термины и определения» – документальный поиск с использованием ЭВМ.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ), согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

ДОКУМЕНТ, 1. согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения; 2. согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; 3. согласно ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» – информация и соответствующий носитель; 4. согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

ДОКУМЕНТ НА МИКРОФОРМЕ, согласно ГОСТ 7.69-95. СИБИД. «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения при помощи микрографической техники.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, согласно разделу 2 ГСДОУ, – процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).

ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

ИКОНОГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,— документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ, – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ, – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

ИНФОРМАЦИЯ, 1. согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ, – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления; 2. согласно ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» – значимые данные; 3. согласно ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения» – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

КИНОДОКУМЕНТ, 1. согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,– изобразительный или аудиови

зуальный документ, созданный кинематографическим способом.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕТОВ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» – систематическая идентификация и упорядочение документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификаторе.

МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ (ДАННЫХ), согласно ГОСТ 7.0-99 СИБИД. «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения» – совокупность операций, связанных с хранением, поиском, анализом, оценкой, воспроизведением информации с целью представления ее в виде данных, удобных для использования потребителями.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ФУНКЦИОНИРОВАНИЮ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ устанавливаются Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005. № 536, разработанной в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ В ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» должна включать следующие положения: а) специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение пользователей управлению документами и применению документных систем в индивидуальной практической деятельности. б) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации. в) системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации. г) все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, 1. согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке; 2. согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – документ, принятый органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящий обязательный, рекомендательный или информационный характер.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА, 1. согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – обязательный элемент оформления официального документа; 2. Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ, 1. согласно ГСДОУ (п. 5.1) – специальное подразделение, действующее на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации; 2. согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, – структурное подразделение, на которое возложены функции по организации, ведению и совершенствованию системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическому руководству и контролю за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органов исполнительной власти.

СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

содержимое документа данные, представляющие информацию документа и предназначенные для восприятия человеком.

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. Управление документами в организации включает: а) принятие политики и стандартов в сфере управления документами, б) распределение ответственности и полномочий по управлению документами, в) установление и распространение процедур и руководящих указаний, г) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов, д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами, е) интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

ФОТОДОКУМЕНТ, 1. согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» документы позволяют организациям: 1) осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; 2) предоставлять услуги последовательно и беспристрастно; 3) обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений; 4) обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; 5) повышать эффективность деятельности всей организации; 6) обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; 7) соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; 8) обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, 9) связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; 10) защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; 11) обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования; 12) предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; 13) обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие; 14) сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ, согласно ГОСТ 6.10.4-84. УСД. «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники» – свойство документа на машинном носителе и машинограмме, приобретаемое после выполнения требований ГОСТ 6.10.4-84 и подписания сопроводительного письма.

Лекционное занятие по теме № 2

«История появления специальности и ее развитие»

Система государственного делопроизводства в России начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. По мере превращения Московского княжества в царство в нем усложнялись административные задачи и отдельные части управления.

Практика личных поручений (приказов) великого князя Московского, а затем Московского царя ближайшему окружению – князьям и боярам – по разрешению отдельных вопросов государственного управления породила создание системы специальных органов управления с самостоятельными функциями и со своей служилой бюрократией, бравшей на себя всю полноту оформления дел, и получившей в исторической науке название приказной системы управления^²⁰.

Во главе этой системы стояла Боярская Дума^²¹. В состав думских чинов входили: бояре (советники) – первый думный чин, окольничие – второй думный чин казначеи, печатники, думские дворяне и думские дьяки. Последние обычно выступали докладчиками на заседаниях Боярской Думы по делам приказов, они же давали справки и представляли мнения для формулировки думских приговоров. От каждого приказа в состав Думы входило по одному человеку, исключение составлял лишь важнейший Посольский приказ, от которого в Боярской думе заседало три представителя^²². Общее количество московских приказов, существовавших на Руси в разные царствования, колебалось от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов Боярской Думы. В его ведении состояли дьяки – от трех до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых» (старших), «середних» и «молодых» (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья, – структурные подразделения приказов, причем деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу^²³.

На местах, в уездах (их насчитывалось до 150) челобитные рассматривали в приказных избах городовой воевода с дьяком. Итогом воеводского рассмотрения был приговор, в котором излагались содержание просьбы или жалобы, аргументы ответной стороны и окончательное решение. Но воевода мог разрешить только частные вопросы. Часто по спорным делам из Москвы на место посылали служилого человека, который разбирал дело на месте, а решение принимали в Москве.

По повелению царя в приказах либо сразу готовилось решение («отпуск»), если соответствующий приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение – рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. В соответствии с пометой приказного дьяка подьячие готовили выписи из писцовых^²⁴, переписных^²⁵ или иных книг, царских указов и приговоров Боярской Думы по поданным вопросам. Затем готовилась записка с изложением вопроса. Решение оформлялось приговором, который направлялся в соответствующий стол приказа. На основании приговора челобитчику выдавали грамоту или выпись из книг, а воеводе посылали память.

Нередко требовались дополнительные сведения, которые собирались путем запросов (памятей) в разные приказы. Переписка с другими приказами велась без соблюдения особых формальностей короткими записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа. После сбора всех сведений выносилось решение, и изготовлялась жалованная грамота. Дьяк «чернил» (исправлял) подготовленный документ (грамоту), младший подьячий переписывал его набело, старший подьячий «справлял» (сверял) беловик с черновиком, удостоверял («справлял») его своей подписью – «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Затем подготовленная грамота или акт регистрировались в книгах приказа путем внесения краткой записи о содержании документа. К акту или грамоте прикладывалась государственная печать.

Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект решения по челобитной. Роль докладчика по делу принадлежала дьяку соответствующего приказа, а решение вопроса – думным дьякам. Решение по челобитной принималось после обсуждения в Боярской Думе. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. Руководители приказов – приказные судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, – не ставили своих подписей на документах по челобитным. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: «а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам ... руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

В делопроизводстве московских приказов использовался весьма специфический способ оформления окончательного документа по челобитной – столбец (столп, столпик) – свиток из подклеенных друг к другу листов бумаги. Составные части столпа назывались «поставами» Такое же название получили и сами места склейки листов.. Дьяк приказа «приписывал» (подписывал) документ на каждой склейке на всю ее ширину, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога. Столбец фактически являлся не одним документом, а включал всю совокупность документов дела по челобитной, т. е. имел по существу характер «дела», последовательно отражавшего все «производство» по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной), включая все промежуточные документы (справки, выписи из приказных книг) и заканчивая документом, содержавшим окончательное решение. Листы в столбцах не нумеровались. Текст писался только с одной стороны листа бумаги, оборотная использовалась лишь для проставления каких-либо помет. Такие челобитные документы хранились свернутыми в свиток или рулон^²⁶. Наряду со столбцовой существовала и тетрадная форма делопроизводства. Тетради, обычно состоявшие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги, в которых использовались обе стороны листа, а сами листы нумеровались. Известно огромное количество разновидностей приказных книг – более трехсот (боярские книги, приходно-расходные книги денежной казны, писцовые, переписные, отказные, отдельные, дозорные и др.)^²⁷.

Боярская дума стояла на страже иерархии ведомств, чинов и документов в государстве. В ее компетенцию входило выдавать жалованные и указные грамоты высшему духовенству, боярству и дворянству на владение вотчинами, селами, угодьями и промыслами. Заключительными документами заседания Боярской Думы были указы царя и приговоры Боярской думы. Тексты этих документов начинались со слов: «Царь, государь, великий князь указал», «по Государеву указу и боярскому приговору» или «Великий государь, сей доклад слушав, указал, и бояре приговорили» (с некоторыми изменениями эта форма начала текста царских указов просуществовала свыше ста лет). Таким образом, появлялось царское решение, за которыми следовало изложение самого приговора, помечаемое думным дьяком.

По законам того времени всякое обращение в правительственные органы адресовалось на имя царя-самодержца. Челобитные либо представляли собой документ судебной (юридической) практики, либо являлись документами, на основе которых верховная власть принимала определенное решение и издавала соответствующий официальный акт (указ), выдала жалованную, льготную или какую-нибудь другую грамоту, давала указание «подписать» челобитную, т. е. сделать на ней имеющую силу указа помету о принятом по челобитной решении или же официально регистрировала чье-то заявление о чрезвычайном событии (побеге, чьей либо неожиданной смерти, недостойном поведении, угрозе убийством или пожаром и т. п.), тем самым, снимая с заявителя вину за возможные последствия происшедшее или предупреждая возможность преступления (явочная челобитная).

Текст челобитных имел определенную структуру, сложившуюся в течение нескольких веков, и на основании традиций и обычаев документирования того времени. Верх листа именовался «головой», а площадь под текстом «исподом». В этой части письма размещались отдельные реквизиты документа. Тексты лицевой и оборотной стороны имели четкие различия. На оборотной стороне отмечались пометы, а адресат писался на лицевой. В начале указывался полный царский титул (титло), далее обозначался автор челобитья и перечислялись заслуги челобитчика. В заголовочной части челобитья слова «бьет (бьют) челом» (или «бьет челом и извещает», «бьет челом и являет») всегда располагались между адресатом (царским титулом) и сведениями о челобитчике. Словосочетание «бить челом» имело неоднозначное значение: либо обращаться с низким поклоном, с почтением, либо жаловаться, предъявлять иск.

Важным элементом заголовка в челобитных являлись сведения о челобитчике: его имя (обычно в унижительно-пренебрежительной форме – «полуимя», как говорили в то время), отчество (или наименование по отцу) и фамилия или прозвище. Эти сведения о челобитчике всегда сопровождались формулами, выражающими вассальные отношения, и были строго регламентированы. При этом, обращаясь к царю знатные и служилые люди разных сословий писались холопами («бьет челом холоп твой (ваш)»)^²⁸; не состоящие на царской службе посадские люди и крестьяне – сирота твой (ваш); женщины в зависимости от отношения к сословию – раба (сирота) твоя (ваша); священнослужители всех рангов – богомолец твой (ваш); монахини – богомолица твоя (ваша).

Со времени царствования Петра I делопроизводство в России существенно изменяется и рационализируется. Большое влияние на порядок оформление документов оказали меры, предпринятые Петром I по коренному переустройству принципов делопроизводства, начавшиеся в период 1699 – 1702 гг. с введения гербовой бумаги и замены оформления документов на столбцах тетрадями. Указом царя от 12 окт. 1699 г. предписывалось челобитные писать только на гербовой бумаге^²⁹. Изготовление и продажа этой бумаги была возложена на Оружейную палату. Гербовая бумага различалась по стоимости, что отражалось в размерах клейма с изображением государственного герба и указанием под клеймом стоимости бумаги, С 1719 г. на гербовой бумаге стали проставлять год. Гербовые сборы принесли ощутимую пользу казне, а также регламентировали форму и размеры челобитных и других документов.

Другим важным мероприятием, повлиявшим на изменение формы челобитных, стала постепенная замена столбцовой формы делопроизводства тетрадной, продолжавшаяся с 1700 по 1720 гг. Экономичность тетрадной формы делопроизводства по сравнению со столбцовой явилась главной причиной отмены Петром I с 12 июня 1700 г. столбцов и введения тетрадной формы документирования деятельности центральных и провинциальных учреждений.

В 1708 – 1711 гг. Петр I предпринял реформу русской письменности, устранив надстрочные знаки, упразднив несколько букв и узаконив другое (приближенное к латинским шрифтам того времени) начертание оставшихся — так называемый гражданский шрифт, взамен церковнославянского, что значительно упростило составление официальных документов, в том числе и челобитных.

Следующим шагом по дальнейшему регламентированию делопроизводства, стала создание в 1720 г. главного письменного устава, регулировавшим деятельность возникших на месте приказов новых органов – коллегий – Генерального Регламента.

Согласно Генеральному Регламенту, коллегия состояла из присутствия и канцелярии. В состав присутствия входили президент канцелярии, вице-президент, советники, асессоры. В регламенте подробно описывались обязанности всех должностных лиц. Делопроизводством в коллегии ведала канцелярия, состоящая из секретаря, нотариуса, переводчика, актуариуса, регистратора, канцеляристов и копиистов. Генеральный регламент подробно описывал обязанности членов канцелярии, причём каждой должности уделялась отдельная глава. Канцелярия возглавлялась секретарем, который руководил всем делопроизводством в коллегии. Секретарь докладывал суть дела в присутствии, распределял делопроизводственные документы. Нотариус вел протоколы заседаний коллегии. Актуариус собирал корреспонденцию, приходящую в канцелярию. Регистратор «…письма собирал и по пакетам раскладывал и потом велел набело переписывать сочинение всех указов и писем помесячно и весь год…», получаемых и отправляемых коллегией. Для этого он вел журнал, в который должен был «…по алфавиту, числу и месяцу, вкратце выписать содержание каждого дела и имя, и тому принадлежащих их особ, и место куда дело послано…», а также вел регистратуру – четыре записные книги, носившие буквы A, B, C, D, в которых указывалась вся входящая и исходящая корреспонденция. Низшими по должности работниками канцелярии были канцеляристы и копиисты. Канцеляристы изготавливали дипломы, патенты и другие виды второстепенной документации, которые надлежало подавать секретарю для утверждения.

К распорядительным документам в Генеральном регламенте относится «рескрипт», вытеснивший жалованную грамоту и имеющий значение распоряжения царя, указа или грамоты, употребляемой для сношения с другими государствами или инструкции. Обилие появившейся новой документации говорит о существенном усложнении процесса делопроизводства в XVIII веке. Генеральный регламент регулировал применение некоторых появившихся видов документов. Большое внимание в Генеральном регламенте уделяется такому виду документа, как протокол, возникшему в связи с созданием Петром I учреждений, основанных на коллегиальных принципах управления. Генеральный регламент: 1) отразил в себе всю систему коллежского делопроизводства, 2) регламентировал обязанности всех членов коллегии от Президента до копииста, 3) явился основой для последующего развития делопроизводства, в нём рассматривались такие виды работы с документами, как приём, регистрацию, учёт и контроль за документацией, 4) сочинение новых форм документов (были приведены общие принципы протоколирования, характерные для коллежского способа делопроизводства, 5) определены должностные обязанности членов канцелярии: секретаря, нотариуса, актуариуса, регистратора.

Генеральный регламент явился следствием реформы центрального управления, проведённой Петром I в целях централизации государственного аппарата, наиболее чётко и ясно показав основные положения коллежского делопроизводства, многие принципы которых (учет и контроль за входящей и исходящей документацией, ведение протоколов и т. д.) оставались действенными до 1917 года, и основы которых сохраняются и до наших дней.

Свой вклад в развитие системы управления внесла Екатерина II. В 1775 г. особая комиссия под руководством Екатерины II разработала пространный законодательный акт – Манифест «Учреждение для управления губерний Всероссийской империи». В соответствии с данным указом функции всех учреждений и должностных лиц были разделены на три основные группы: административно-полицейские, финансово-хозяйственные и судебные. Первая группа была представлена в губернии губернатором, губернским правлением и приказом общественного призрения. Административным начальником каждой губернии был губернатор, который управлял губернией с помощью коллегиального учреждения – губернского правления; губернатор был его председателем, а два советника – членами. Губернское правление становилось основным административным учреждением губернии, в котором важную роль играла канцелярия.

XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.

В начале ХIХ в. старая петровская административная система коллегий – центральных учреждений управления в России, – окончательно показала свою отсталость и неэффективность. Екатерина II, создав порядок местной администрации и суда, оставила незавершенным центральное управление государством. В первые годы царствования Александра I, его указом от 8 сент. 1802 г. коллегии по французской модели Наполеона I были преобразованы в восемь министерств, с их последующей реорганизацией в июне 1811 г. в связи с изданием нового Манифеста «Общего учреждения министерств». Главным отличием от предыдущей системы коллегиального управления стал принцип единоначалия в административной деятельности министров. Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений – директорам департаментов, столоначальники – начальникам отделений.

Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников – журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.

Манифестом Александра I «Общее учреждение министерств» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку «сношений» (служебной переписке) министерств с другими учреждениями. Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XV в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном понимании этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: «производство дела» – это решение какого-то конфликта, управленческой задачи, т.е. дела. Поскольку всякое окончательное решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».

Содержание Манифеста Александра I «Общее учреждение министерств» свидетельствует о достаточно четком различии двух аспектов делопроизводственной деятельности:

1) формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XX в. широко употреблялся самостоятельный термин – «письмоводство»);

2) движение документов и дел (порядок «течения дел»), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют.

Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или «производства дел» (используя современную терминологию, – процесс принятия управленческих решений). Именно это осознание «вторичности» делопроизводства по отношению к «производству дел» (принятию решений) пронизывает и Манифест Александра I «Общее учреждение министерств» и все последующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации делопроизводства на протяжении всего XIX и начала XX вв. В силу этого регламентация министерского делопроизводства в Манифесте Александра I «Общее учреждение министерств» давалась как «образ» (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах. На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки – телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения. В конце XIX – начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении. Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов – рапорт, предписание, отношение.

После Октябрьской социалистической революции, 26 окт. 1917 г. II Всероссийский съезд Советов утвердил текст обращения «Рабочим, солдатам и крестьянам». В этом документе указывалось: «Съезд постановляет: вся власть на местах переходит к Советам рабочих, солдатских и крестьянских депутатов...»^³⁰. Этим постановлением действие всех государственных ведомств и законодательных актов Российской империи и Временного правительства было прекращено. Вместо них вводились новые учреждения и нормативные акты, утвержденные советской властью. Отменялись сословия, чины и звания.

Центральные органы советского государства вели настойчивую работу по оптимизации в сфере управления, что закреплялось нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства.

Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников. В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ).

Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила документации и документооборота» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В "Общих правилах документации и документооборота» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в данном документе можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции, и указывалась методика выполнения каждой операции.

В советский период развивались и системы специальной документации.

В системе планового ведения хозяйства был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. Была образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу выработки общехозяйственного плана с учетом перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме. В конце 20-х гг. появляются планы комплексного развития народного хозяйства СССР на пятилетний срок – советские пятилетки. Первый такой план разработан и принят в 1928 г. В соответствии с утвержденными пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с разбивкой по годам. Они представляли собой развернутую программу производственно-финансовой деятельности.

Статистическая документация – важный и эффективный инструмент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время шла интенсивная работа по организации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.

Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объемных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учета на всех уровнях управления, совершенствование учетных форм документации - таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учета и его документирования в рассматриваемый период.

Формируется и укрепляется централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки властных структур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся. Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. было проведено Первое межотраслевое совещание по оргтехнике.

Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления относится к началу 60-х гг. , что связано с реорганизацией системы управления народным хозяйством.

Все документирование управленческой деятельности велось в соответствии с «Примерной инструкцией о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполнительных комитетах местных Советов депутатов трудящихся», утвержденной постановлением Совета Министров РСФСР от 30 сент. 1961 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР»^³¹.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. – подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований.

В начале 60-х гг. усиливается роль Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР на вопросы совершенствования делопроизводства в стране. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

Важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа.

В конце 1950-х гг. было положено начало подготовки специалистов-документоведов в Московском государственном историко-архивном институте. В сентябре 1960 г. было издано постановление Совета Министров РСФСР от 08.05.1964 «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству» и открытие в МГИАИ факультета государственного делопроизводства.

В сентябре 1973 г. Госкомитет СМ СССР по науке и технике одобрил «Основные положения ЕГСД» и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению.

Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г.

В конце 1980-х гг. возросло внимание к подготовке специалистов-документоведов. Были открыты факультеты документоведения и архивоведения в Донецком и Свердловском государственных университетах и Московском институте управления им. С. Орджоникидзе.

Важным этапом в истории делопроизводства 1970-1980-х гг. стало совершенствование стандартизации и издание ГОСТов на управленческие документы, общесоюзных классификаторов технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы.

В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в который были включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД.

В начале 1990-х гг. Министерством труда были выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

В связи с проведением в начале 2000-х гг. административной реформы в стране, усилилось внимание к вопросам совершенствования делопроизводства. В 2003 г. постановлением Госстандарта России № 65-СТ от 03.03.2003 утвержден новый ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выход данного стандарта стал заметным событием для работников делопроизводства. В инструкциях, правилах, электронных технологиях и шаблонах форм документов стали реализовываться новые стандартные положения. В чем заключаются основные отличия положений нового ГОСТа от предыдущего стандарта ГОСТ Р 6.30-97, отмененного в 2001 г.? Фактическим основанием для отмены явилось требование Министерства юстиции Российской Федерации об исключении из государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут регулироваться стандартом, а должны регулироваться специальными федеральными законами.

Но все же его главное отличие – рекомендательный характер Р 6.30-2003. В нем записано: «требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми». Эта запись соответствует изменению места государственного стандарта в системе государственных нормативно-правовых актов, увеличению его нормативно-технического значения (см. закон Российской Федерации № 5154-1 от 10.06.93 г. «О стандартизации» с изменениями 2001 г.). В федеральном законе Российской Федерации «О техническом регулировании» № 184-ФЗ (от 27 декабря 2002 г., начало действия 01.07.2003 г.) рекомендательный характер стандартов получил дальнейшее развитие: статья 12 этого закона «Принципы стандартизации» содержит такой текст: «Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами... добровольного применения стандартов». ГОСТ Р 6.30-2003 имеет многоаспектное назначение. Главная сфера его применения – организации всех форм собственности, где он используется в качестве основы при разработке инструкций, правил или стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности. Например, одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и, т.п. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае. Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов (шаблонов, как их называют разработчики автоматизированных систем), тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Эффективным является проектирование форм в электронном формате, что обеспечит их использование на индивидуальных компьютерах, не завязанных в сеть.

Важными нормативными правовыми актами, регулирующими делопроизводство в органах исполнительной власти, является ряд постановлений Правительства Российской Федерации. Так, в целях обеспечения защиты прав, свобод и законных интересов граждан, совершенствования правового регулирования и контроля за соответствием издаваемых федеральными органами исполнительной власти и иными органами и организациями нормативных правовых актов Конституции Российской Федерации, федеральным законам, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, международным договорам в августе 1997 г. было издано постановление Правительства Российской Федерации № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (в ред. постановлений Правительства РФ от 11.12.1997 № 1538, от 06.11.1998 № 1304, от 11.02.1999 № 154, от 30.09.2002 № 715).

В целях установления общих правил организации деятельности федеральных органов исполнительной власти по реализации их полномочий и взаимодействия этих органов, в том числе правила организации взаимодействия федеральных министерств с находящимися в их ведении федеральными службами и федеральными агентствами было издано постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».

В целях установления общих правил внутренней организации федеральных органов исполнительной власти было издано постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти».

Одним из важным нормативных документов, определяющих в настоящее время порядок документирования и организацию работы с документами в организациях является Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.

В 2000 г. приказом Министерства образования Российской Федерации от 02.03.2000 № 686 была утверждена новая специальность высшего образования «Документоведение и документационное обеспечение управления» и утвержден Государственный образовательный стандарт по этой специальности. С этого момента началось открытие специальностей в вузах и колледжах Российской Федерации.

Управление документацией как функция управления и менеджмента сегодня осуществляется в организациях в условиях процесса принятия решений по достижению выбранной цели. Именно поэтому управление документацией тесно связано с проблемами менеджмента, организационными структурами, вопросами проектирования информационных систем управления, их внедрения и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процедур и процессов. Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Но решение этих задач требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей делопроизводства и управления.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Дайте объяснение основных характеристик приказной системы управления в России в XV – XVII вв. и порядка делопроизводства в московских приказах.

2. Объясните, что такое столбцовая система оформления документа, и какая система письменного оформления документа пришла ей на смену.

3. Чем отличалась коллежская система, введенная Петром I, от приказной системы управления. Объясните, как это повлияло на организацию делопроизводства.

4. Охарактеризуйте содержание Генерального регламента, утвержденного Петром I в 1720 г.

5. Чем отличалась министерская система управления от прежней коллежской системы, и как это сказалось на организации делопроизводства.

6. Охарактеризуйте содержание Манифеста Александра I «Общее учреждение министерств» 1811 г.

7. Объясните, в каком направлении развивалось делопроизводство в государственных учреждениях в XIX в.

8. Объясните, какие основные направления развития делопроизводства сложились в СССР.

9. Как развивается организация делопроизводства в Российской Федерации.

10. Каковы основные этапы подготовки специалистов-документоведов в СССР и Российской Федерации.

Blog

Пояснительная записка 4 Рабочая программа дисциплины 4 Методические рекомендации для преподавателей

Рекомендуемая литература