Пояснительная записка 4 Рабочая программа дисциплины 4 Методические рекомендации для преподавателей

Вид материала

Пояснительная записка

Содержание Тема 2. История появления специальности и ее развитие Тема 3. Требования образовательного стандарта Тема 4. Объекты и виды профессиональной деятельности Темы практических занятий Тема 2. Выделение делопроизводственного труда в истории государственных учреждений России Тема 3. Требования образовательного стандарта Тема 4. Объекты и виды профессиональной деятельности Методические рекомендации Лекционное занятие по теме № 1 «Актуальность специальности и потребность в специалистах-документоведах» Важнейшей частью социальной информации является управленческая информация, составляющая основу управления. Функции управленческих документов условно можно разделить на общие и специфические. Учебные и практические задания

Подобный материал:

• Пояснительная записка 3 Рабочая программа дисциплины 4 Методические рекомендации для, 1551.69kb.
• Методические рекомендации по изучению учебной дисциплины, задания для контрольных работ, 170.64kb.
• В. И. Прусова, И. И. Миронова рабочая программа учебной дисциплины (методические рекомендации), 469.22kb.
• Методические рекомендации для студентов 35 > методические рекомендации для преподавателей, 886.41kb.
• Методические рекомендации для преподавателей Москва-Санкт-Петербург 2007, 339.67kb.
• Рабочая программа пояснительная записка, 230.86kb.
• Рабочая программа дисциплины «Гостиничная индустрия» для специальности 100105 «Гостиничный, 240.77kb.
• Учебно-методический комплекс дисциплины экономика фирмы Специальность, 460.1kb.
• Методические рекомендации по акушерству для преподавателей, 1251.08kb.
• Методические рекомендации к написанию рефератов, 30.98kb.

Тема 2. История появления специальности и ее развитие

Документ и документирование фактов и событий в истории российского государства. Состав должностных лиц (служилых людей) в приказной системе учреждений XV-XVII вв. Штатный состав и должностные обязанности чиновников в канцеляриях коллегий XVIII в. Штатный состав и должностные обязанности канцелярских служащих в министерской системе управления в XIX – начале XX вв.

Службы делопроизводства в советский период. Внедрение принципов НОТ в сферу управления. Организация делопроизводства в 1920-1960-е годы. Постановка задачи совершенствования управленческого труда в 1950-е гг. Утверждение в 1988 г. Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Совершенствование стандартизации делопроизводства и архивного дела в СССР и Российской Федерации. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСОРД. Требования к оформлению документов». Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. Федерального закона от 04.12.2006 № 202-ФЗ). Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 69-ФЗ. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Развитие делопроизводства в государственных учреждениях Республики Башкортостан.

Современное государственное регулирование делопроизводства. Увеличение потребности в специалистах по ДОУ в условиях внедрения автоматизированных систем управления. Открытие специальности в вузах страны.

Тема 3. Требования образовательного стандарта

к профессиональным знаниям, умениям и опыту специалиста

Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования по специальности 350800 — «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Возможности профессиональной адаптации к видам смежной профессиональной деятельности.

Общие требования, предъявляемые к специалисту, получающему высшее профессиональное образование по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления». Требования к знаниям в сфере практической профессиональной деятельности по организации документооборота.

Общеобразовательные и общепрофессиональные дисциплины. Специальные образовательные дисциплины. Знания, получаемые специалистом при изучении общепрофессиональных и специальных дисциплин.

Комплекс знаний о документах, процессах документообразования, системах документации в госучреждениях, организациях различных организационно-правовых форм, об управлении информационно-документационными потоками и ресурсами.

Методы и навыки, получаемые при освоении общепрофессиональных и специальных дисциплин.

Методика унификации и стандартизации функциональных и отраслевых систем документации, проектирования рациональных информационно-документационных систем обеспечения деятельности управленческих структур любого уровня. Методика разработки рациональных технологий документационного обслуживания, осваиваемая в процессе обучения.

Требования к выпускной квалификационной работе и государственному экзамену по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Тема 4. Объекты и виды профессиональной деятельности

Служба ДОУ в системе управления, ее организационные формы: управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариаты, их структура и должностной состав.

Секретари-референты, офис-менеджеры и их место в управленческом аппарате.

Виды профессиональной деятельности: организационно-управленческая, оргпроектная, аналитическая, исследовательская, педагогическая, консультационная. Особенности каждого вида деятельности и общие требования к ним.

ТЕМЫ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

Тема 1. Актуальность специальности и потребность

в специалистах-документоведах

1. Управленческая информация: требования к ней и способы фиксации.

2. Документ как носитель информации.

3. Информационно-документационное обслуживание как главная обеспечивающая функция управления.

4. Специальные подразделения в современной организации: служба ДОУ, служба, обеспечивающая контроль за исполнением документов в системе управления, служба информационно-документационного обслуживания.

Тема 2. Выделение делопроизводственного труда

в истории государственных учреждений России

1. Делопроизводство в приказной системе учреждений XV-XVII вв. Штатный состав и должностные обязанности канцелярских работников в коллегиях XVIII в. Делопроизводство в министерской системе управления в XIX – начале XX вв.

2. Организация делопроизводства в СССР. Утверждение в 1988 г. Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

3. Современная нормативная система делопроизводства в Российской Федерации. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСОРД. Требования к оформлению документов». Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.

4. Увеличение потребности в специалистах по ДОУ в условиях внедрения рыночных отношений. Открытие и развитие специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» в вузах Российской Федерации.


Тема 3. Требования образовательного стандарта

к профессиональным знаниям, умениям и опыту специалиста


1. Общие требования, предъявляемые к специалисту, получающему высшее профессиональное образование по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

2. Методы и навыки, получаемые при освоении общепрофессиональных и специальных дисциплин.

3. Методика разработки рациональных технологий документационного обслуживания, осваиваемая в процессе обучения.

4. Требования к выпускной квалификационной работе и государственному экзамену.

Тема 4. Объекты и виды профессиональной деятельности

1. Служба ДОУ в системе управления: структура и должностной состав.

2. Секретари-референты, офис-менеджеры и их место в управленческом аппарате.

3. Виды профессиональной деятельности: организационно-управленческая, оргпроектная, аналитическая, исследовательская, педагогическая, консультационная.

4. Возможности профессиональной адаптации к видам смежной профессиональной деятельности.

Методические рекомендации

для преподавателей

Вся деятельность преподавателя вуза реализуется в тех или иных методах обучения. Слово «метод» применяется вместе с выяснением того, что надо делать, требуется установить, как это делать. Под методом подразумевают средства, способы, пути достижения определенных целей, решения определенных задач. Таким образом, методы обучения определяются как способы работы преподавателя и студентов, при помощи которых достигается овладение знаниями, умениями и навыками, формируется мировоззрение и развиваются способности. Методы обучения могут быть словесными, наглядности в обучении, демонстрации, иллюстративные (изобразительные), работы над книгой и другие. Кроме того методы обучения могут быть: репродуктивный, проблемный, поисковый, исследовательский, самостоятельной работы, практический, проектный и другие.

Методика преподавания дисциплины «Введение в специальность» строится на сочетании лекционных и практических занятий с групповыми и индивидуальными консультациями. Практические занятия проводятся по лекционным темам дисциплины. Но в любом случае студенты должны овладеть способами приобретения знаний о специальности и научиться логически мыслить.

В процессе проведения лекционных и практических занятий по дисциплине «Введение в специальность» преподаватель должен руководствоваться следующими методическими принципами:

• от единичного к общему;
  
• от разрозненных факторов к поиску закономерностей;
  
• от изучения следствия к анализу причин;
  
• от «узкого» предметного мышления к «широкому» системному;
  
• от информации к знаниям и умению их использовать.
  

Для понимания и усвоения студентами материала по дисциплине «Введение в специальность» преподаватель должен следовать следующим требованиям:

– создавать для обучения условия и проблемные ситуации, когда студенты могли бы воспользоваться своим жизненным опытом и оценить приобретенными ими знаниями по данной дисциплине;

– стимулировать студентов к поиску причинно-следственных связей, их упорядочиванию и систематизации;

– помогать студентам формировать навыки в систематическом исследовании обсуждаемого материала;

– прививать интерес к научному анализу и обобщению.

Задача преподавателя – не только пытаться сформировать профессиональное мышление студентов, но и направить его в практическое русло.

С помощью различного рода методических приемов закрепить теоретические знания и определенные навыки, вырабатывать подход к изучению нового материала в логической последовательности, глубокого усвоения необходимого терминологического аппарата.

Данному обстоятельству способствуют представленные в учебно-методическом комплексе терминологический словарь, вопросы для самоконтроля, практические задания, тестовые задания для самостоятельной работы.

Разнообразить и сделать более содержательными практические занятия помогут не только обсуждение вопросов, выносимых на занятие, но и использование таких активных методов обучения как ситуационные задачи, практические упражнения, а также самостоятельная работа с тестами.

Контролем качества обучения могут быть: наблюдение, проверка знаний и умений, тестирование и зачет, которые помогут выявить прочность усвоенных знаний и умение студентов использовать их в практических ситуациях.

Учебно-методические материалы

лекционного курса И ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

Лекционное занятие по теме № 1

«Актуальность специальности и потребность

в специалистах-документоведах»

Ни один аспект человеческой деятельности не может существовать без информации. Понятие «информация» охватывает все многообразие сведений о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Социальная информация обеспечивает связь времен и народов, подсистем в системах, связь между индивидами в обществе, образуя в своей совокупности информационное поле.

Важнейшей частью социальной информации является управленческая информация, составляющая основу управления. Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком¹.

Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной; во-вторых, достаточной для принятия наилучшего управленческого решения. Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года². В органах исполнительной власти регламентирование процедур работы с управленческой информацией осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации³. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти (ст. 11 Федерального закона «Об информатизации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ).

Сегодня делопроизводство – это самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Важнейшая составляющая часть делопроизводственной деятельности – документирование, которое представляет собой запись информации на различных носителях по установленным правилам, обеспечивающим ее юридическую силу. Современное документирование сочетает естественные, традиционные способы фиксации информации (рукописный, машинописный, в том числе в виде телеграмм, телефонограмм, факсов, машинограмм, видеограмм) с искусственными (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и другие средства вычислительной техники и микрографии).

Документирование обеспечивает информации юридическую силу, придает ей статус официального документа. Документирование информации является обязательным условием ее включения в информационные ресурсы, т.е. массивы документов в информационных системах.

Понятие «документированная информация» складывается из двух составляющих: информации (сведений) и материального носителя, на котором она отображена. Документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. В законодательстве под документированной информацией понимается зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель⁴.

Основным способом фиксации и передачи управленческой информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых управленческих решений и, следовательно, общий результат деятельности любого государственного органа или органа местного самоуправления.

Содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого органа местного самоуправления, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы⁵.

В управленческой деятельности документ выступает одновременно и как предмет труда, и как результат их труда.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Иными словами, документ – облеченный в письменную форму правовой акт, удостоверяющий наличие фактов юридического значения. В широком смысле любое письменное, кинофотографическое, звуковое (записанное на пластинку, пленку и т. п.) доказательство является документом⁶.

В русский язык понятие «документ» вошло благодаря царю Петру I, который придавал ему значение «письменного свидетельства». Документ закрепляет правовые, производственные, финансовые и иные отношения как внутри организации, так и с другими организациями, служит письменным доказательством при возникновении трудовых, имущественных и иных споров, таким образом изначально заключая в себе правовой смысл.

Выступая в качестве инструмента организационных методов управления, документ отражает все формы управленческой деятельности: обеспечивает прямую и обратную связь между управляющей и управляемыми системами, сохранение, накопление, передачу и использование управленческой информации, служит основанием для подготовки и принятия управленческих решений, средством и способом реализации возложенных на управленческий аппарат функций, свидетельством и доказательством принятых в ее процессе решений и их исполнения.

В настоящее время активно используют электронные документы. Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Реквизит документа (с лат. – требуемое, необходимое) – обязательный информационный элемент оформления официального документа. Состав реквизитов, используемых при оформлении организационно-распорядительных документов, определен ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Реквизитом электронного документа, предназначенным для защиты данного электронного документа от подделки, полученным в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющим идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе, является электронная цифровая подпись. Сертификат ключа подписи – это документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

Документирование – лишь одна, хотя и существенная, часть делопроизводства. Вторая, не менее важная его составляющая - организация работы с документами, т.е. организация документооборота, хранения и использования документов в текущей работе органа управления.

Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, т.е. совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих прохождение документом его основного жизненного цикла.

Целью документооборота является обеспечение прямых и обратных связей между управляющей и управляемыми системами как условия эффективности деятельности любой организации, доставка руководителям и работникам организации полной и объективной информации, необходимой для принятия и успешной реализации своевременных, грамотных и эффективных решений.

Значение оптимизации документооборота в управленческом процессе обусловлено объективным ростом количества документов, создаваемых и обращающихся в системе управления в современных условиях усложняющихся и расширяющихся связей. По данным ученых, в мире ежегодно выпускается 6 млрд. документов⁷.

Но есть и субъективные причины роста объемов документооборота, среди которых наиболее характерными являются следующие:

– нечеткость в распределении функций между сотрудниками ор­ганизации, между руководителями и подчиненными;

– неразработанность и нерегламентированность требований к процессу документирования информации;

– отсутствие механизмов ответственности за качественность и своевременность принимаемых решений, что порождает факты создания документов для подстраховки;

– бюрократические деформации профессионального сознания, проявляющиеся в показной деловитости, имитации трудовой активности; бюрократический подход к проведению коллегиальных обсуждений, совещаний, приводящий к росту излишней беспредметной документации;

– непрофессионализм в составлении документов, слабое владение служебно-деловым стилем письменной речи, порождающие многословие, неоднозначность формулировок, расплывчатость мысли, что требует уточняющих запросов;

– неоправданный рост внутренней переписки между подразделениями организации;

– дублирование результатов работы автоматизированных си­стем в традиционных учетных и отчетных формах документов.

Рост объемов документооборота несет в себе угрозу утраты управляемости информационных потоков и возможности их регулирования.

Важнейшей характеристикой документооборота является его объем, т.е. количество документов, поступивших в организацию и созданных в ней в течение определенного промежутка времени. Этим показателем обусловливается выбор вида информационно-поисковой системы по документам, типов и количества средств организационной и вычислительной техники и т.д. Показатели объема документооборота используются в процессе анализа различных аспектов деятельности любой организации: для уточнения принципов распределения функций; оценки производительности труда работников, уровня эффективности их деятельности, степени реальной загруженности решением функциональных задач; определения состояния технологической оснащенности процессов работы с документами, уровня эффективности документационных процессов.

Преодоление опасных последствий роста и неуправляемости документационных потоков требует выполнения ряда обязательных условий. В их числе:

– выработка оптимального пути движения документов, сводяще­го к минимуму возвратные перемещения документов; четкое распределение документов между руководителями и работниками в зависимости от их функциональных обязанностей;

– исключение дублирования делопроизводственных операций, оптимизация числа инстанций, через которые проходит документ;

– однократность выполнения каждой делопроизводственной процедуры;

– регламентация состава и назначения автоматизированных ра­бочих мест и баз данных, способов и условий передачи информа­ции между центральной и локальными базами данных .

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам: регистрируемые и нерегистрируемые; входящие, исходящие и внутренние.

Как структурированная совокупность перемещаемых в заданном направлении документов документопоток представляет собой схему маршрутов движения документов на любых типах носителей, в том числе и передаваемых по линиям компьютерной, факсимильной связи, электронной почте и т.д., по установленным пунктам их регистрации, распределения, рассмотрения, исполнения и использования. В процессе этого движения документ проходит законченные технологические этапы, причем при любом типе технологической системы обработки и хранения документов состав этих этапов остается неизменным.

Задачи повышения эффективности функционирования государственных органов и уровня информированности населения об их деятельности требуют широкого использования современных информационных технологий.

Революционные изменения в области информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) привели к большим переменам в промышленности и секторе услуг во всем мире. Налицо снижение стоимости товаров и услуг, сокращение дистанции между производителями и конечными пользователями, повышение внимания поставщиков к нуждам потребителей. Проникая в различные сферы общественной жизни, ИКТ необратимо влияют на само общество, охватывая и такую важную область, как организация деятельности центральных и местных правительств и других ветвей государственной власти (например, законодательной и судебной). Современные системы электронного документооборота не только обеспечивают быстрый поиск необходимых документов, но и помогают пользователям организовывать и совместно использовать информацию в сетевой среде единой корпоративной инфраструктуры. Базы данных могут быть территориально распределены, пользователь получает доступ как к локальным, так и к удаленным документам. Поиск может осуществляться не только по реквизитам, но и по содержанию документов, что значительно экономит время на подготовку каждого документа.

Достоинства современных систем электронного документооборота заключаются в том, что благодаря им сокращается время на передачу документов от одного исполнителя к другому, система защиты документов позволяет исключить несанкционированный доступ к документам, а протоколирование всех операций с документом позволяет восстановить прохождение и последовательность производимых с ним действий. Таким образом, создаются условия для более тщательного и полного контроля прохождения документа в организации.

Информация пронизывает управленческий процесс, и если по какой-либо причине прекращается поступление информационных потоков, управленческий аппарат перестает владеть ситуацией и не имеет возможности выработать правильное решение. Основным требованием к информации, зафиксированном во многих законодательных актах Российской Федерации, является обязательность представления ее в документированном виде⁸.

Значительную часть официальной документации в системе управления составляет документация, используемая при реализации функций управления, поэтому важно выявить функциональное назначение документации в общей системе управления, в том числе в сфере муниципального управления.

Функции управленческих документов условно можно разделить на общие и специфические.

К общим функциям следует отнести информационно-коммуникативную, социальную, культурно-воспитательную.

Важнейшей функцией документа, как уже отмечалось, является информационно-коммуникативная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документы также обеспечивают функцию внешних (коммуникационных) связей государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий и организаций с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых средствами факсимильной связи и компьютерных сетей, т. е. функцию передачи служебной информации из одного учреждения в другое. От оперативности и качества этой информации во многом зависит эффективность функционирования управляющих и управляемых систем⁹.

Социальная функция документов отражается в воздействии документов на социальную деятельность и поведение людей в обществе, координации человеческой активности на достижение общественных социально значимых целей и ценностей¹⁰.

Документ выполняет культурно-воспитательную функцию. Литературно-грамотный, хорошо оформленный документ является культурным достоянием, воспитывает эстетический вкус управленческих кадров и тех, к кому обращен документ, повышает социальный престиж органов власти¹¹. Документ дисциплинирует исполнителя, постоянно требует повышенного уровня образовательной подготовки управленческих кадров.

К специфическим функциям документов следует отнести следующие: управленческую (организационно-распорядительную), юридическую (правовую), справочно-учетную, научно-историческую.

Документы, отражая общественные отношения, государственный строй, несут управленческие (организационно-распорядительные) функции, поскольку способствуют укреплению этих отношений, формированию более совершенных методов управления¹². Государственные органы посредством документов управляют государством, а органы местного самоуправления решают вопросы местного сообщества. Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами. Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.). С помощью документа обеспечивается управленческое воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

Документ несет юридическую (правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры¹³. Документами оформляются права граждан, учреждений, предприятий и организаций. Право, узаконенное документами, регулирует отношения граждан в обществе и между учреждениями. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (правовые акты органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, договорная документация, нотариально заверенные документы и т. д.)¹⁴.

Документ выполняет справочно-учетную функцию. Первоначально деловые бумаги документируют самые различные государственные, хозяйственные, правовые, культурные и общественные связи и отношения. Затем документы превращаются в незаменимый справочник, позволяющий найти и использовать предыдущую информацию, применять уже апробированные практикой методы управления¹⁵. В организации готовятся учетные документы: акты, отчеты, справки, докладные записки, сметы, накладные и другие документы. При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки и др.)¹⁶.

Наконец, документы имеют научно-историческую функцию, поскольку многие документы через ряд лет приобретают историческую ценность для науки, становятся неистощимым источником знаний и информации¹⁷.

Организация документационного обеспечения управления, как правило, возлагается на самостоятельное структурное подразделение либо должностное лицо (управляющего делами, канцелярию, общий отдел, организационно-контрольный отдел, секретариат и т. д. – служба ДОУ), находящееся в непосредственном подчинении руководителя¹⁸.

Юридической основой функционирования службы ДОУ как структурного подразделения и ее работников является их правовая регламентация, основой которой являются устав (положение) организации, положение о службе ДОУ и должностные инструкции для работников службы ДОУ. Службу ДОУ возглавляет начальник (заведующий), который назначается на должность и освобождается от должности руководителем. Положение о службе ДОУ регламентирующее задачи, функции, порядок работы утверждаемым руководителем, а функциональные обязанности, права, ответственность муниципальных служащих – должностными инструкциями.

Важно подчеркнуть, что в современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих организациях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота, учетом документов, контролем их исполнения и обеспечением сохранности документов. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с электронными документами, использования электронной цифровой подписи, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами¹⁹. Появляются новые документационные технологии:

• Офисные приложения;
  
• Коллективная подготовка и электронное согласование проектов документов;
  
• Электронная почта;
  
• Сканирование бумажных документов (потоковое сканирование);
  
• Штрих-кодирование бумажных документов;
  
• Электронная цифровая подпись;
  
• Электронное управление документооборотом и административными регламентами;
  
• Веб-порталы, веб-сайты;
  
• Электронные архивы;
  
• Электронное управление архивами.
  

Происходит эволюция сферы ответственности службы ДОУ:

Раньше	Теперь
Организационно-распорядительные документы	Все виды документов (бухгалтерские, технические, договорные, нормативные, справочные, аналитические)
Готовые документы	Проекты (версии), готовые документы, ретроспективные/архивные документы
Документы компетенции руководства организации	Все документы всех работников организации
Процессы регистрации, обработки и хранения документов	Все рабочие процессы (регламенты), использующие документы
Система автоматизации канцелярии	Система управления бумажными и электронными документами организации (корпоративного сообщества)
Служба документационного обеспечения управления	Служба информационного и документационного обеспечения управления

В целом, можно говорить, что служба ДОУ решает два основных комплекса задач:

1) непосредственное обеспечение документирования управленческой информации и организация работы с документами;

2) совершенствование форм и оптимизация методов работы с информацией и документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

Задача обеспечения документирования управленческой деятельности решается выполнением следующих функций:

а) разработка и проектирование бланков документов, издаваемых органами местного самоуправления, обеспечение их изготовления в типографиях;

б) обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов;

в) контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

Задача организации работы с документами решается выполнением следующих функций:

– установление единого порядка прохождения документов (документооборота органа местного самоуправления);

– экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;

– регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

– контроль за исполнением документов;

– систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;

– организация работы с обращениями граждан;

– обеспечение защиты документной информации.

Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает в себя:

– разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов по ДОУ (инструкции по делопроизводству и др.) и доведение их до сведения должностных лиц;

– методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;

– повышение квалификации служащих и их консультирование по вопросам работы с документами;

– упорядочение документопотоков в организации, проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

– повышение исполнительской дисциплины должностных лиц при работе с документами;

– постановку задач на разработку или совершенствование информационных систем и баз данных для работы с документами;

– разработку и внедрение автоматизированных форм и методов работы с документами, систем электронного документооборота.

Руководитель организации наравне со службой ДОУ несет ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами,

Положение о службе ДОУ состоит из следующих разделов:

1) общие положения;

2) цели и задачи службы ДОУ;

3) функции службы ДОУ;

4) права и ответственность службы ДОУ;

5) взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями государственного органа, другими организациями и учреждениями;

6) этические нормы поведения лиц, ответственных за организацию службы ДОУ.

Должностные инструкции разрабатываются для каждого работника службы ДОУ. Эти правовые документы регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к ним мер административного воздействия. Детальное описание выполняемых работником видов работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, этическим нормам поведения, которыми должен обладать работник, его навыкам и опыту.

Одной из функций службы ДОУ является разработка инструкции по делопроизводству организации, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения, осуществляемые в том числе с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, и хранения документов.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Объясните, что такое управленческая информация.

2. Что означает понятие документирование управленческой деятельности?

3. Объясните содержание понятия и предназначение документа в сфере управления.

4. Что означает понятие «электронный документ»?

5. Что такое реквизит документа?

6. Дайте определение понятия «документооборот».

7. В чем заключаются объективные и субъективные причины оптимизации документооборота в управленческом процессе.

8. Как необходимо преодолевать опасные последствия роста и неуправляемости документационных потоков?

9. В чем заключаются достоинства современных систем электронного документооборота?

10. Каково функциональное назначение документации в общей системе управления?

11. Раскройте содержание и назначение службы ДОУ.

12. Как меняется ответственность современной службы ДОУ за организацию работы с документами в организации?


Практическое занятие по теме № 1

«Актуальность специальности и потребность

в специалистах-документоведах»


Вопросы для обсуждения

1. Управленческая информация: требования к ней и способы фиксации.

2. Документ как носитель информации.

3. Информационно-документационное обслуживание как главная обеспечивающая функция управления.

4. Специальные подразделения в современной организации: служба ДОУ, служба, обеспечивающая контроль за исполнением документов в системе управления, служба информационно-документационного обслуживания.

Учебные и практические задания

1. Изучить учебный материал об информации и документе как основе разработки и принятии управленческих решений и роли информации в политических, социально-экономических и управленческих процессах.

2. Изучить учебный материал о специальных структурных подразделениях по информационно-документационному обслуживанию и кадровом обеспечении управления специалистами-документоведами, имеющими профессиональную подготовку.

3. Изучить учебный материал о роли служб ДОУ в системе управления.