Правила документооборота и технология обработки учетной информации 249 > Особенности организации учета и документооборота в филиале и дополнительном офисе 250 Формирование учетных (банковских) документов 251 > Хранение документов 252
| Вид материала | Документы |
| 6. Хранение документов 7. Организация внутрибанковского контроля за совершаемыми операциями |
- Хранение документов оперативное хранение документов, 1011.51kb.
- Применяемый план счетов 5 Правила документооборота, технология обработки учетной информации, 357.28kb.
- Правила оформления бланков управленческих документов оформление организационно-распорядительных, 1663.39kb.
- Правила оформления бланков управленческих документов оформление организационно-распорядительных, 1647.42kb.
- Программа курса «Главный бухгалтер-экономист» по налоговому кодексу Украины с 01. 01., 23.38kb.
- 20 Системы автоматизации документооборота, 112.82kb.
- Положение об экспертизе ценности документов для передачи их на хранение и уничтожении, 280.78kb.
- Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
- Тема 1 Шифрование и электронно-цифровая подпись в системе документооборота (Лабораторная, 693.98kb.
- Основные функции систем электронного документооборота, 242.12kb.
6. Хранение документов
Кассовые, банковские документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, образующаяся в деятельности Банка, подлежат хранению в архиве Банка/ филиала Банка в течение сроков в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет
При хранении документов должны соблюдаться следующие условия:
- ограничение к ним доступа в целях защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации;
- обеспечение их сохранности и защиты от несанкционированных исправлений.
Ответственность за организацию и соблюдение работниками Банка/ филиала Банка установленного порядка хранения документов возлагается на Председателя Правления Банка/ Управляющего филиалом Банка, который по согласованию с Главным бухгалтером Банка закрепляет за работниками бухгалтерской службы места для хранения документов и устанавливает порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.
Документы хранятся на бумажном и/или электронном носителях.
Электронные документы хранятся не менее установленных сроков хранения документов на бумажном носителе. Бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, нормативный срок хранения которых составляет свыше десяти лет, подлежат распечатыванию и хранению на бумажном носителе. Распечатывание указанных документов осуществляется в день совершения операции.
Документы до передачи их в архив Банка/ филиала Банка для недопущения их кражи или утери хранятся в подразделениях Банка/ филиала Банка в специальных помещениях и/или закрывающихся несгораемых шкафах под ответственностью руководителей соответствующих подразделений.
Выдача документов из архива Банка/ филиала Банка и/или из подразделений, в котором они находятся на хранении до сдачи их в архив, работникам других подразделений Банка/ филиала Банка производится на основании служебной записки руководителя подразделения с разрешения руководителя подразделения, в котором хранятся документы, и (или) Главного бухгалтера Банка/ филиала Банка.
Для предоставления первичного учетного документа на бумажном носителе по условиям договора или по требованию органов государственной власти Банк предоставляет копию запрашиваемого первичного учетного документа, заверенную подписью уполномоченного лица Банка и печатью (штампом) Банка.
Изъятие документов может производиться только органами, наделенными законодательством Российской Федерации соответствующими полномочиями (органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами и пр.), на основании постановления этих органов.
Изъятие оформляется протоколом (актом), составляемым в двух экземплярах и подписываемым Председателем Правления Банка/ Управляющим филиалом Банка (или его заместителем), Главным бухгалтером Банка/ филиала Банка (или его заместителем) и представителем органа, проводящего изъятие документов. Протокол должен указывать, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается.
Главный бухгалтер Банка/ филиала Банка (или по его поручению другое уполномоченное лицо) с разрешения и в присутствии представителя органа, изымающего документ, снимает копии с изымаемых документов, указывает на них основание и дату изъятия. На место изъятого подлинного документа помещается заверенная Главным бухгалтером Банка/ филиала Банка (или его заместителем) копия документа, первый экземпляр протокола (акта) и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Главный бухгалтер Банка/ филиала Банка (или его заместитель) на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов.
Если изымаются недооформленные (несброшюрованные) бухгалтерские документы, то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, работники, ответственные за формирование документов дня, дооформляют папку, из которой производится изъятие документов.
В случае пропажи или гибели учетных (банковских) и прочих документов Председатель Правления Банка назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается Председателем Правления Банка, и принимаются соответствующие меры.
7. Организация внутрибанковского контроля за совершаемыми операциями
Внутрибанковский контроль организуется в соответствии с Положениями № 302-П, № 242-П и внутренними нормативными документами Банка.
Все бухгалтерские операции, совершенные в предыдущем дне должны быть полностью проверены на основании первичных документов, записей в лицевых счетах, в других регистрах бухгалтерского учета. Отдельные операции не могут совершаться единолично учётным работником, а должны проводиться с дополнительной подписью контролирующего работника. Перечень счетов, операции по которым подлежат дополнительному контролю, приведен в Приложении № 2 к настоящей Учетной политике.
Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагаются на Главного бухгалтера Банка/ филиала Банка.
Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме первичных учетных, расчетных и кассовых документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете.
Контроль должен быть направлен на:
- обеспечение сохранности средств и ценностей;
- соблюдение клиентами положений по оформлению документов;
- своевременное исполнение распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств;
- перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в расчетных документах, принимаемых к исполнению.
Контроль осуществляется путем визуальной проверки документов, оформленных на бумажных носителях, а также электронных документов, с последующей сверкой счетным методом остатков, а также равенства оборотов по дебету и кредиту соответствующих счетов.
Каждый из документов, на основании которых будет совершаться бухгалтерские записи, должен содержать подпись работника подразделения Банка, оформившего документ (исполнителя) и подпись руководителя структурного подразделения, контролирующего правильность составления и оформления первичного учетного документа (за исключением документов, подписанных электронно-цифровой подписью (далее – ЭЦП) и соответствовать требованиям нормативных актов.
До совершения учётных операций, бухгалтерский работник осуществляет предварительный контроль путем визуальной проверки первичных документов, оформленных на бумажных носителях (распоряжений, платёжных поручений, договоров, накладных, актов, счетов-фактур и др.).
Функции контроля бухгалтерских операций возложены на работников, имеющих право контрольной подписи (главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера, начальников отделов, заместителей начальников отделов и др.).
Предоставление права контрольной подписи тому или иному должностному лицу не исключает возможности выполнения этим лицом (кроме главного бухгалтера) функций ответственного исполнителя по определённому кругу операций. В таком случае им проверяются и подписываются документы по операциям, выполняемым другими работниками.
Контроль также обеспечивается в автоматическом режиме с помощью используемых в Банке соответствующих программных средств с применением кодов, паролей, аналогов собственноручной подписи и иных средств.
По операциям, требующим дополнительного контроля, записи по счетам бухгалтерского учета осуществляются только после проверки уже оформленного документа контролирующим работником Банка/ филиала Банка. При этом оформление документа и его проверка удостоверяется собственноручными подписями работника, которому предоставлены права ответственного исполнителя, и контролирующего работника, а в необходимых случаях – подписями других должностных лиц Банка/ филиала Банка. В установленных случаях подпись заверяется печатью (штампом).
Главный бухгалтер Банка, заместитель главного бухгалтера или уполномоченные ими лица должны следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были идентичны и своевременно переданы в кассу, бухгалтерским и контролирующим работникам, а также за своевременным внесением изменений в образцы подписей, которыми пользуются работники Банка в своей работе.
Один комплект образцов подписей должностных лиц Банка, которым предоставлено право той или иной подписи на бухгалтерских документах, хранится у главного бухгалтера (заместителя главного бухгалтера).
В Банке/ филиале Банка контролируется своевременность составления баланса и отчетности, периодически осуществляется контроль за своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, направлением расчетных и кассовых документов по назначению.
В Банке/ филиале Банка обеспечивается контроль за надлежащим хранением и использованием печатей, штампов и бланков, с тем чтобы исключить возможность их утери или использования в целях злоупотреблений.
Учет печатей и угловых штампов Банка/ филиала Банка ведется в специальной книге, где указывается фамилии и должности лиц, у которых они находятся, и выдаются им под роспись. Книга хранится в несгораемом шкафу у Главного бухгалтера Банка/ филиала Банка.
Все бухгалтерские операции, совершенные в предыдущем дне, в течение следующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичных документов, записей в лицевых счетах, в других регистрах бухгалтерского учёта.