Правила документооборота и технология обработки учетной информации 249 > Особенности организации учета и документооборота в филиале и дополнительном офисе 250 Формирование учетных (банковских) документов 251 > Хранение документов 252
| Вид материала | Документы |
- Хранение документов оперативное хранение документов, 1011.51kb.
- Применяемый план счетов 5 Правила документооборота, технология обработки учетной информации, 357.28kb.
- Правила оформления бланков управленческих документов оформление организационно-распорядительных, 1663.39kb.
- Правила оформления бланков управленческих документов оформление организационно-распорядительных, 1647.42kb.
- Программа курса «Главный бухгалтер-экономист» по налоговому кодексу Украины с 01. 01., 23.38kb.
- 20 Системы автоматизации документооборота, 112.82kb.
- Положение об экспертизе ценности документов для передачи их на хранение и уничтожении, 280.78kb.
- Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
- Тема 1 Шифрование и электронно-цифровая подпись в системе документооборота (Лабораторная, 693.98kb.
- Основные функции систем электронного документооборота, 242.12kb.
II. Организационнотехнический аспект Учетной политики
1. Методы ведения бухгалтерского учета
1.1. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте РФ (рублях и копейках), а в случаях, установленных Банком России, - в штуках или в условной оценке 1 рубль за 1 штуку, на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в соответствии с Рабочим планом счетов бухгалтерского учета Банка (Приложение № 1 к настоящей Учетной политике), содержащим синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета, в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.
Бухгалтерский учет ведется способом двойной записи.
Счета аналитического учета могут вестись в иностранной валюте или в иностранной валюте и в рублях. Синтетический учет ведется только в рублях.
Переоценка средств в иностранной валюте осуществляется в начале операционного дня до отражения операций по счетам. Переоценке подлежит входящий остаток на начало дня.
Ежедневный баланс на 1 января составляется исходя из официальных курсов, действующих на 31 декабря.
Банк осуществляет бухгалтерский учет по дате совершения операций и (или) поступления первичных учетных документов.
Отчетным (финансовым) годом является период с 01 января по 31 декабря (включительно).
Банк ведет аналитический учет в различных учетных регистрах на бумажных носителях (на отдельных листах, карточках, в специальных книгах и т.п.) или в электронном виде. Под регистрами бухгалтерского учета понимаются документы, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Основными документами аналитического учета являются:
1) Лицевые счета. Порядок отражения операций по лицевым счетам определен при характеристике каждого счета в Положении № 302-П.
В лицевых счетах показываются: дата предыдущей операции по счету, входящий остаток на начало дня, обороты по дебету и кредиту, отраженные по каждому документу, остаток на конец дня.
Лицевые счета ведутся и хранятся в виде электронных баз данных, сформированных с использованием средств вычислительной техники в автоматизированной банковской системе, с условием обеспечения сохранения информации.
Лицевые счета в электронном виде хранятся в течении сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Выдача клиентам выписок из лицевых счетов и приложений к ним осуществляется в порядке и сроки, предусмотренные соответствующим договором на бумажном носителе либо в электронном виде (по каналам связи или с применением различных носителей информации). В случае если выписки из лицевых счетов и приложения к ним передаются клиенту в электронном виде, то указанные документы подписываются аналогами собственноручной подписи уполномоченного лица Банка. Выписки из лицевых счетов по банковским счетам клиентов за последний рабочий день года (по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным), а также в других случаях, если это предусмотрено законодательством Российской Федерации, подлежат выдаче клиентам на бумажном носителе.
Лицевые счета, сформированные в электронном виде за каждый операционный день, хранятся в электронном виде в системе «Диасофт». Лицевые счета, по которым были проведены операции (операция) и документы, которые имеют срок хранения свыше десяти лет, подлежат, по мере совершения операций, распечатыванию и хранению, при этом распечатывается тот лицевой счет, по которому документы хранятся свыше десяти лет.
2) Ведомость остатков по счетам первого, второго порядка, лицевым счетам, балансовым и внебалансовым счетам. Ведомость ведется по форме Приложения № 6 к Положению № 302-П.
По решению Председателя Правления Банка ведомость остатков в разрезе лицевых счетов по счетам, требующим конфиденциальности, может составляться отдельно. В общую ведомость остатков включаются итоги по этим счетам.
Ведомость остатков по счетам, подписывается после рассмотрения Главным бухгалтером или его заместителем.
1.2. Счета аналитического учета открываются только на тех счетах, которые предусмотрены рабочим планом счетов бухгалтерского учета Банка.
Лицевые счета открываются по объектам учета таким образом, чтобы обеспечить ведение бухгалтерского, налогового и управленческого учета, а также составление отчетности по формам, установленным Банком России. Дополнительные лицевые счета открываются по мере возникновения новых объектов учета.
Номер лицевого счета должен однозначно определять его принадлежность конкретному клиенту и целевому назначению.
Порядок построения номера лицевого счета определяется в соответствии с Приложением № 1 к Положению № 302-П. Указание в номере лицевого счета дополнительных признаков производится с разрешения Главного бухгалтера Банка/ филиала Банка. Филиал вправе самостоятельно определять схему нумерации лицевых счетов бухгалтерского учета.
Схема нумерации лицевых счетов доходов и расходов формируется в соответствии со статьями доходов и расходов, установленными для целей отчетности (Приложение № 4 к Положению № 302-П).
Отдельные лицевые счета могут открываться в автоматизированной банковской системе или локальных программах автоматически по заданному шаблону открытия счета при выполнении операций. Автоматическое открытие счетов предусмотрено для операций, процесс обработки которых автоматизирован.
Операции, учет которых ведется в локальных программах, в балансе отражаются итоговыми суммами на сводных лицевых счетах, открываемых в соответствии с требуемым уровнем детализации.
1.3. Для открытия расчетных (текущих) счетов юридическим (физическим) лицам предоставляется распоряжение на открытие счета, подписанное уполномоченными лицами Банка. Внутренние счета открываются по мере необходимости работниками подразделений, осуществляющих бухгалтерский учет (кредитных операций, депозитных, операций с ценными бумагами, активно-пассивных операций). Счета по учету доходов и расходов открываются главным бухгалтером Банка или его заместителем.
Все открытые лицевые счета регистрируются в Книге регистрации открытых счетов (далее – Книга), составляемой в соответствии с требованиями Положения № 302-П.
Книга ведется в автоматизированной банковской системе в электронном виде и подписывается аналогами собственноручной подписи Главного бухгалтера Банка/филиала Банка (или его заместителя). При этом обеспечиваются меры защиты информации от несанкционированного доступа в соответствии с Указанием Банка России № 2346-У и внутренними нормативными документами Банка.
В течение всего срока хранения Книги в электронном виде обеспечивается её неизменность и возможность предоставления на бумажном носителе по форме и содержанию, действовавшим на момент её создания и помещения на хранение в электронном виде, с обеспечением идентификации её составителя.
В электронном виде ежедневно составляются отдельные ведомости открытых и закрытых счетов, которые подписываются аналогами собственноручной подписи Главного бухгалтера Банка/филиала Банка (или его заместителя).
На протяжении отчетного года обеспечивается программный контроль за соответствием счетов, зарегистрированных в Книге, ведущихся в автоматизированной банковской системе.
На 1 января года, следующего за отчетным, Книга распечатывается в части действующих по состоянию на 1 января счетов, пронумеровывается, прошнуровывается, опечатывается, подписывается Председателем Правления Банка/ Управляющим филиалом Банка и Главным бухгалтером Банка/ филиала Банка (или их заместителями) и сдается в архив.
В течение года Книга (или ее отдельные листы) может распечатываться по распоряжению Председателя Правления Банка или Главного бухгалтера Банка/филиала Банка, с обязательным указанием даты распечатывания.
Данные об открытии счетов дополнительными офисами Банка/ филиала Банка включаются в Книгу Банка/ филиала Банка.
Внесение изменений в Книгу осуществляется только с разрешения Главного бухгалтера Банка/ филиала Банка.
1.4. Документами синтетического учета являются:
1) Ежедневная оборотная ведомость. Ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым и внебалансовым, счетам по форме Приложения № 8 к Положению № 302-П.
Внутри месяца обороты по счетам показываются за день. Также по состоянию на 1 число месяца составляется оборотная ведомость за отчетный месяц. Квартальная и годовая оборотная ведомость включает нарастающие обороты с начала года.
2) Ежедневный баланс. Баланс составляется по форме Приложения № 9 к Положению № 302-П. Все совершенные за рабочий день операции отражаются в ежедневном балансе.
Ежедневный баланс Банка/филиала Банка составляется за истекший день до 12 часов местного времени на следующий рабочий день, сводный баланс Банка с включением балансов филиалов составляется до 12 часов московского времени следующего рабочего дня после составления баланса непосредственно Банком.
3) Отчет о прибылях и убытках составляется по форме Приложения № 4 к Положению № 302-П. Отчет о прибылях и убытках ведется нарастающим итогом с начала года. В период составления годового отчета ведутся два регистра отчета о прибылях и убытках: один – по балансовому счету № 706 «Финансовый результат текущего года», второй – по балансовому счету № 707 «Финансовый результат прошлого года». Вывод на печать Отчета о прибылях и убытках осуществляется с периодичностью один раз в квартал.
4) Ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты (далее – СПОД) по форме Приложения № 13 к Положению № 302-П.
5) Сводная ведомость оборотов по отражению СПОД по форме Приложения № 14 к Положению № 302-П. Сводная ведомость оборотов по отражению СПОД составляется на основании баланса на 01 января и ведомостей оборотов по отражению СПОД по всем балансовым и внебалансовым счетам бухгалтерского учета
Балансы, оборотные ведомости и отчеты о прибылях и убытках подписываются после их рассмотрения Председателем Правления Банка/ Управляющим филиалом Банка, Главным бухгалтером Банка/ филиала Банка или по их поручению - заместителями.
1.5. Суммы, отраженные по счетам аналитического учета, должны соответствовать суммам, отраженным по счетам синтетического учета.
Исправление ошибки совершается в момент ее обнаружения в установленном настоящей Учетной политикой порядке (п.8 «Исправление ошибочных записей» настоящего раздела).