Правила документооборота и технология обработки учетной информации 249 > Особенности организации учета и документооборота в филиале и дополнительном офисе 250 Формирование учетных (банковских) документов 251 > Хранение документов 252

Вид материала

Документы

Содержание 4. Особенности организации учета и документооборота в филиале и дополнительном офисе 5. Формирование учетных (банковских) документов

Подобный материал:

• Хранение документов оперативное хранение документов, 1011.51kb.
• Применяемый план счетов 5 Правила документооборота, технология обработки учетной информации, 357.28kb.
• Правила оформления бланков управленческих документов оформление организационно-распорядительных, 1663.39kb.
• Правила оформления бланков управленческих документов оформление организационно-распорядительных, 1647.42kb.
• Программа курса «Главный бухгалтер-экономист» по налоговому кодексу Украины с 01. 01., 23.38kb.
• 20 Системы автоматизации документооборота, 112.82kb.
• Положение об экспертизе ценности документов для передачи их на хранение и уничтожении, 280.78kb.
• Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
• Тема 1 Шифрование и электронно-цифровая подпись в системе документооборота (Лабораторная, 693.98kb.
• Основные функции систем электронного документооборота, 242.12kb.

4. Особенности организации учета и документооборота в филиале и дополнительном офисе

4.1. Филиал Банка совершает операции в соответствии с Положением о филиале. При совершении операций и их отражении в бухгалтерском учете филиал руководствуется настоящей Учетной политикой Банка, внутренними нормативными документа Банка.

Филиал вправе по согласованию с Главным бухгалтером Банка организовывать документооборот (в том числе в дополнительном офисе) по совершаемым операциям самостоятельно.

Филиал ведет самостоятельный баланс и представляет отчетность в территориальное учреждение Банка России по месту своего нахождения.

4.2. Дополнительный офис Банка/филиала совершает операции в соответствии с Положением о дополнительном офисе.

Порядок расчетов с дополнительным офисом, правила документооборота, а также порядок контроля за совершенными дополнительным офисом операциями дополнительно к настоящей Учетной политике Банка может устанавливаться в распорядительных и (или) внутренних нормативных документах Банка.

При совершении операций и их отражении в бухгалтерском учете дополнительный офис руководствуется настоящей Учетной политикой Банка, внутренними нормативными документа Банка.

Все операции, совершаемые в дополнительном офисе Банка/филиала, отражаются в балансе Банка/филиала.

Внутрибанковские операции, связанные с расходованием средств, дополнительный офис Банка/филиала не совершает.

Осуществление безналичных расчетов в дополнительном офисе Банка/филиала производится в соответствии с нормативными документами Банка России и внутренними нормативными документами Банка о безналичных расчетах.

Кассовая работа в дополнительном офисе Банка/филиала организуется в соответствии с нормативными документами Банка России и внутренними нормативными Банка по организации кассовой работы.

Учетные (банковские) документы дополнительного офиса за операционный день, кроме кассовых документов, подлежат доставке в Банк/филиал не позднее следующего рабочего дня после совершения операции для их включения в документы дня Банка/филиала (если приказом Председателя Правления Банка/Управляющего филиалом не установлен иной порядок их формирования).

Кассовые документы дополнительного офиса за операционный день формируются и хранятся в дополнительном офисе в порядке, установленном Положением Банка России № 199-П (если приказом Председателя Правления Банка/Управляющего филиалом не установлен иной порядок их формирования и хранения).

Банк/филиал в целях осуществления контроля за работой дополнительного офиса может устанавливать для него внутрибанковскую отчетность.

5. Формирование учетных (банковских) документов

Учетные (банковские) документы Банка/филиала, кроме кассовых документов, с приложениями (при наличии) помещаются в отдельные папки, формируемые за каждый операционный день и брошюруемые в установленном порядке.

Учетные (банковские) документы формируются раздельно по операциям в валюте Российской Федерации и иностранной валюте.

При значительном объеме совершаемых операций папки за операционный день разбиваются на тома. При этом на лицевой стороне тома делается отметка о дате операционного дня и номере тома.

При незначительном объеме операций, по которым формируется отдельная папка, допускается объединение за период (неделя, декада, месяц и т.д.) в один сшив отдельно сброшюрованных папок за операционный день. При этом на лицевой стороне сшива делается отметка о периоде времени, за который сформированы документы.

Порядок формирования кассовых документов определяется Положением Банка России № 199-П и внутренними нормативными документами Банка по организации кассовой работы.

В основную папку (в папку с документами по операциям в валюте Российской Федерации) помещается оттиск штампа с итоговыми суммами всех учетных (банковских) документов Банка/филиала за операционный день.

В прочие отдельно формируемые папки помещаются оттиски, содержащие суммы документов, включенных в папку.

Форма оттиска штампа приводится в Приложении № 3 к настоящей Учетной политике Банка.

Оттиск штампа по сброшюрованным и сверенным с данными бухгалтерского учета документам за операционный день подписывается работником, ответственным за их формирование, и заверяется подписью Главного бухгалтера Банка/филиала (или заместителя) или работника, уполномоченного приказом Председателя Правления Банка/Управляющего филиалом, на осуществление сверки учетных (банковских) документов с данными бухгалтерского учета.

В папке документы размещаются в следующей последовательности:

- оттиск штампа (в основную папку помещается общий оттиск штампа и 2-е экземпляры оттисков штампов отдельно формируемых папок);

- лента подсчета;

- реестр(-ы) документов, помещенных в папку;

- учетные (банковские) документы;

- выписка по корреспондентскому счету 30102 (помещается в основную папку с документами по операциям в валюте Российской Федерации);

- 2-ые экземпляры сводных справок о кассовых оборотах с кассовыми журналами (приходными, расходными в разрезе валют) кассовых подразделений (помещаются в основную папку с документами по операциям в валюте Российской Федерации);

- прочие документы, обосновывающие осуществление операций за операционный день, в том числе третьи экземпляры приходных кассовых ордеров по приему денежной наличности от работника Банка для зачисления на внутрибанковские счета.

Расчетные документы в валюте Российской Федерации, поступившие по электронным каналам связи и связанные с зачислением денежных средств на корреспондентский счет 30102, хранятся в виде электронных баз данных, исключающих возможность несанкционированного доступа к ним, и не распечатываются, за исключением расчетных документов, по которым суммы зачисляются до выяснения на счет 47416.

Мемориальные ордера по учету реализованной курсовой разницы по валютно-обменным операциям хранятся в виде электронных баз данных и не распечатываются.

Погашенные векселя хранятся вместе с учетными (банковскими) документами, подтверждающими их погашение.

Мемориальные ордера по учету переоценки средств в иностранной валюте (нереализованная курсовая разница) и дооценки помещаются в основную папку с документами по операциям в валюте Российской Федерации.

Сводные мемориальные ордера по счетам соответствующей главы помещаются после всех отдельных учетных (банковских) документов по счетам соответствующей главы.

Если учетный (банковский) документ содержит счета в разных валютах, то при включении документа в ту или иную папку в расчет принимается валюта дебета счета.

Для подбора и сверки учетных (банковских) документов используются реестры. Требования к составлению реестров Банка приводятся Приложением № 3 к настоящей Учетной политике Банка.

Учетные (банковские) документы в папке размещаются строго в соответствии с реестром.

При подборе документов исходят из следующих требований, если не определен иной порядок подбора:

- глава А.: документы подбираются в порядке возрастания номеров дебетованных и/или кредитованных балансовых счетов, внутри счета – в порядке возрастания сумм, документы с одинаковыми суммами – в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов;

- глава Б.: документы подбираются в порядке возрастания номеров дебетованных счетов доверительного управления, внутри счета – в порядке возрастания сумм, документы с одинаковыми суммами – в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов;

- глава В.: документы подбираются в порядке возрастания номеров сначала дебетованных внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и № 99999, затем кредитованных внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и № 99999, внутри счета – в порядке возрастания сумм, документы с одинаковыми суммами – в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов;

- глава Г.: документы подбираются в порядке возрастания номеров дебетованных счетов срочных сделок, внутри счета – в порядке возрастания сумм, документы с одинаковыми суммами – в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов;

- глава Д.: документы подбираются в порядке возрастания номеров дебетованных счетов ДЕПО, внутри счета – в порядке возрастания сумм, документы с одинаковыми суммами – в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов.

При подборе документов работник, ответственный за формирование документов дня, осуществляет проверку соответствия номера и суммы документа, указанных в реестре, номеру и сумме полученного от ответственного исполнителя документа.

На основании всех сформированных реестров составляется лента подсчета, которая помещается в основную папку с документами по операциям в валюте Российской Федерации и содержит итоговые значения (в рублевом эквиваленте) сумм документов каждого реестра.

Требования к составлению ленты подсчета приводятся Приложением № 3 к настоящей Учетной политике Банка.

Итоговые данные ленты подсчета должны соответствовать итогам оборотов по оборотной ведомости.

В Банке/филиале назначаются работники, ответственные за формирование документов дня Банка/филиала, которые несут ответственность за наличие в папках всех необходимых документов за операционный день.

Работники Банка/филиала, которым предоставлены права ответственных исполнителей, не позднее следующего рабочего дня, предоставляют работнику, ответственному за формирование документов дня, согласно реестру исполнителя исполненные (проведенные) документы за операционный день с соответствующими приложениями к ним (при наличии). Документы, прилагаемые к реестру исполнителя, должны быть сверены и подобраны в соответствии с реестром.

Работник, ответственный за формирование документов дня, проверяет наличие в поступивших от исполнителей и имеющих приложения документах, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

Учетные (банковские) документы отчетного месяца должны быть сформированы и переданы в архив на хранение до завершения месяца, следующего за отчетным.

Порядок формирования и брошюрования учетных (банковских) документов филиала по согласованию с Главным бухгалтером Банка может разрабатываться филиалом самостоятельно с соблюдением основных принципов, установленных настоящей Учетной политикой Банка и нормативными документами Банка России.