Національний університет водного господарства та природокористування В. П. Окорський Основи менеджменту Навчальний посібник Рівне 2009

Вид материала

Содержание

Пристосування до зміни середовища.
Обмеження нагромадження помилок.
Долання складних організаційних проблем.
Мінімізація витрат.
Сфери контролювання.
Рівні контролювання.
Відповідальність за контроль.
Поточний контроль
Попередній контроль
Поточний контроль
Підсумковий контроль
Стабілізуюче регулювання.
Розпорядницьке регулювання
Дисциплінарне регулювання
Запитання для повторення і обговорення

Подобный материал:

1 ... 6 7 8 9 10 11 12 13 ... 26

Тема 8. Контролювання як загальна функція менеджменту

Основні питання: 8.1. Поняття контролювання та його місце в системі управління. 8.2. Модель процесу контролю. Види управлінського контролювання. 8.3. Етапи контролювання. 8.4. Модель контролювання поведінки працівників. 8.5. Система контролювання виробничих процесів.

8.1. Поняття контролювання та його місце в системі управління

Для забезпечення ефективності діяльності працівників недостатньо лише визначити завдання, організувати робоче місце, забезпечити оплату праці. Всі ці процеси можуть бути безрезультатними, якщо не реалізовується така управлінська діяльність, як контролювання, яка дає змогу виявити існуючі в організації проблеми та причини їх виникнення.

Після планування, організування і мотивування діяльності в організації виникає потреба в забезпеченні постійних спостережень за ходом виробничо-господарських процесів та у виявленні проблем, які перешкоджають її успішному здійсненню.

Контролювання - вид управлінської діяльності щодо оцінювання рівня виконання завдань і досягнення цілей, виявлення відхилень, збоїв, недоліків і причин їх виникнення з метою уникнення нагромадження й повторення помилок, мінімізації втрат, подолання складних організаційних проблем.

Контролювання як вид управлінської діяльності (процес) реалізується на засадах виконання контрольних операцій (контролю).

Контроль - елемент і чинник управління суб’єктами, об’єктами і процесами, який полягає у нагляді за ними з метою перевірки відповідності їх стану законодавчим нормам, визначеним стратегіям, цілям, програмам розвитку тощо.

Контролювання у складі функцій менеджменту є протилежним функції “встановлення мети” і логічним продовженням дій керівника: коли поставлено ціль, то слід переконатися, чи можна взагалі її досягти. Хоч контролювання у розумінні аналізу цілі є необхідним, однак контролювання як і влада, зумовлює передусім негативні емоції.

До основних принципів контролювання слід віднести: своєчасність, безперервність, гласність, всесторонність, ефективність. Керівництво і контролювання дають добрі результати, якщо вони мінімально обмежують індивідуальні дії та ініціативу працівників. Чим менш замітне керівництво, тим ефективніша робота працівників. Рекомендації мають перевагу над командами, що дозволяє підвищити почуття особистої гідності працівників, стимулювати роботу з повною віддачею.

Безпосереднім об’єктом керівництва є люди. Керівник, який бажає, добитися добрих результатів, повинен сам визначитись з метою та очікуваними результатами після чого ставити завдання підлеглим, підказувати шляхи їх вирішення.

Контролювання процесу планування полягає в перевірці відповідності оперативних планів основним задачам, а також можливості їх здійснення. В той час контроль за виконанням планів направлений в основному на підтримання ефективності роботи.

Для визначення суті контролювання потрібно відповісти на такі запитання:

що контролюється (співробітник, як особистість? Його метод праці? Результати його праці?);
хто контролює і як контролює?
які наслідки контролювання?

Об’єкт контролювання. Контролюється в основному особистість. Якщо досягнуті результати не відповідають очікуваним, це часто стає приводом для перевірки не тільки самої праці, а й ставиться під сумнів сама особистість. З погляду психології управління слід контролювати тільки результати праці.

Самоконтроль стимулює у співробітника почуття власної відповідальності за якість і результати праці. Він потребує значно менше затрат, ніж зовнішня система контролю.

Контроль сторонній і начальника повинний бути первинним щодо самоконтролю, тобто виключати будь-який ризик, пов’язаний з самоконтролем, наприклад, коли спостерігаються постійні дефекти у виробах чи недоліки у результатах праці, які сам співробітник не помічає.

Сьогодні у вітчизняній економічній літературі широке розповсюдження отримав термін „контролінг”. Необхідно відмітити, що він не є тотожним терміну „контролювання” і не може ним замінюватись за винятком питань, пов’язаних з контролюванням фінансової діяльності організації.

Контролінг в перекладі з англійської значить – контролювати, управляти; на французькій мові значить – реєстр, перевірочний список.

У США і Великобританії термін “контролінг” практично не використовується, там використовується термін “управлінський облік”.

До нас цей термін прийшов із Германії де він замінив термін “управлінський облік”.

В нашому розумінні контролінг інформаційно більш об'ємний порівняно з терміном “управлінський облік” і включає не тільки облікові функції, але і весь процес управління направлений на досягнення кінцевих цілей та результатів.

Контролінг – напрямок економічної роботи на підприємстві, пов’язаний з реалізацією фінансово-економічної функції в менеджменті для прийняття оперативних та стратегічних управлінських рішень.

Основна мета контролінгу – орієнтація управлінського процесу на досягнення всіх цілей, що стоять перед організацією. Для цього контролінг забезпечує виконання наступних функцій:

а) координування управлінської діяльності з досягнення цілей організації;

б) інформаційна і консультативна підтримка прийняття управлінських рішень;

в) створення і забезпечення функціонування загальної інформаційної системи управління підприємством.

Як видно з рис. 8.1, контролювання забезпечує організацію засобами для адаптації до зміни середовища, зменшення нагромадження помилок, долання складних організаційних проблем та мінімізації витрат.

Рис. 8.1. Завдання контролювання

Пристосування до зміни середовища. У складному та змінному середовищі бізнесу всі організації повинні справлятися із змінами. Правильно спроектована система контролювання може допомогти менеджерам діяти, проводити моніторинг та реагувати на змінні умови. Натомість неправильно спроектована система може привести до організаційної діяльності, що опускається значно нижче запланованого рівня.

Обмеження нагромадження помилок. Невеликі помилки зрідка серйозно підривають фінансовий стан організації. Проте з часом вони можуть акумулюватися і стати серйозними.

Долання складних організаційних проблем. Коли організація купує тільки сировину, виробляє один продукт, має просту організаційну структуру та постійний попит на свою продукцію, то її менеджери можуть здійснювати контролювання за допомогою простої системи. Однак підприємство, яке виробляє багато видів продукції з різних сировинних матеріалів і має великий ринок, складну організаційну структуру та багато конкурентів, потребує складної системи для підтримки адекватного контролювання.

Мінімізація витрат. Якщо контролювання проводять ефективно, то воно допомагає знизити витрати і стимулювати виробництво. Ефективні системи контролювання дають змогу зменшити відходи, знизити витрати праці та збільшити випуск продукції на одиницю затрат.

Організації практикують контролювання у багатьох сферах та рівнях, крім того, відповідальність за керування контролем зростає.

Сфери контролювання. Контролювання може стосуватись будь-якої сфери організації. Більшість організацій визначають сфери контролювання залежно від чотирьох типів ресурсів, які вони використовують: матеріальних, людських, інформаційних та фінансових.

Рівні контролювання. Крім поділу на сфери, контролювання розділяють залежно від рівня всередині організаційної системи. Операційне контролювання охоплює процеси, які організація використовує для трансформації ресурсів у продукцію або послуги (одним із видів операційного контролювання є контроль якості). Фінансове контролювання стосується фінансових ресурсів організації (моніторинг надходжень і витрат). Структурне контролювання покликано стежити за тим, як елементи організаційної структури слугують наміченим завданням (моніторинг адміністративних витрат, щоб упевнитися, що видатки на управлінський персонал не надмірні).

Відповідальність за контроль. Головна відповідальність за контролювання в організації покладена на менеджерів. Великі організації мають в своєму штаті управлінські посади, що відповідають за організацію контролювання. Відповідальний за контролювання допомагає лінійним менеджерам у діяльності з контролювання, у координації загальної системи контролю в організації, а також у збиранні та поширення відповідальної інформації.

8.2. Модель процесу контролю. Види управлінського контролювання

Метою контролювання згідно з позицією Мескона, Альберта та Хедуорі є сприяння тому, щоб фактичні результати найбільше відповідали очікуваним, а тому види контролювання відрізняються за часом його здійснення в процесі управління організацією.

Ефективність управлінської діяльності забезпечується постійним контролем усіх її процесів.

Як важливу категорію менеджменту контролювання класифікують за різними ознаками (рис. 8.2).

Рис. 8.2. Класифікація контролю за різними ознаками

За місцем і часом проведення та етапами виробничо-господарської діяльності виокремлюють такі види контролю (рис.8.3.):

Рис. 8.3. Взаємозв’язок між видами контролю

Попередній контроль реалізується через правила, процедури, поведінку тощо. Його основні важелі закладені в процесі реалізації такої функції менеджменту, як організаційна діяльність. Цей вид контролю використовують стосовно ресурсів: 1) людських; 2) матеріальних; 3) фінансових.

Поточний контроль здійснюється через систему зворотнього зв'язку, який: а) має характер управлінської необхідності; б) має мету; в) використовує зовнішні ресурси, які перетворює в ресурси для внутрішнього споживання організації; г) коригує відхилення,

які виникають у процесі управління з метою забезпечення досягнення цілей організації.

При підсумковому контролюванні зворотний зв'язок використовують після виконання роботи. Він необхідний для врахування організацією можливих майбутніх ситуацій, з якими буде мати справу організація, а також для забезпечення мотивації.

8.3. Етапи контролювання

Контролювання реалізується через такі етапи: 1) розробка стандартів і критеріїв; 2) порівняння реальних результатів з прийнятими стандартами та критеріями; 3) здійснення необхідних коригуючих дій.

Рис. 8.4. Етапи контролювання

Розробка стандартів потребує:

обмеження в часі;
конкретизацію критеріїв;
забезпечення реальності показників;
забезпечення можливості прогнозування показників і результатів.

Порівняння реальних результатів з прийнятими стандартами та критеріями здійснюється шляхом:

встановлення масштабу допустимих відхилень і принципів вимірювання конкретних результатів;
вимірювання результатів;
передавання й розповсюдження інформації про конкретні результати;
оцінки інформації про отримані результати;
обґрунтування висновків на засадах порівняння результатів і стандартів.

ІІІ. Коригуючі дії базуються на виборі таких рішень:

вжиття заходів;
усунення відхилень;
перегляд стандартів;
поєднання кількох попередніх етапів.

Таблиця 8.1

Характеристика процесу контролю в організації

Види ресурсів	Характеристика процесу контролю щодо кожного виду ресурсів
1	2
ПОПЕРЕДНІЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується на основі аналізу дієвих і професійних навичок претендентів на вакантні посади, кваліфікації, рис характеру, які задовольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюють рівень вимог до працівників щодо професійної освіти, досвіду роботи, навичок тощо
Інформаційні	Зовнішню та внутрішню інформацію, що надходить з усіх інформаційних каналів, перевіряють на достовірність і об’єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації
Фінансові	Перевіряють усі грошові надходження і видатки підприємства, їх відповідність фінансовій документації, терміни надходження, виплати
Матеріальні	Зосереджений на перевірці якості та кількості отриманих від постачальників необхідних матеріальних ресурсів відповідно до укладених договорів і зафіксованих у них критеріїв
ПОТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується в процесі виробничо-господарської діяльності. Здійснюється у формі регулярних перевірок роботи працівників, обговорення проблем, періодичної атестації працівників тощо
Інформаційні	Охоплює перевірку роботи системи обговорення, групування інформації, виділення першочергової і другорядної, термінової і нетермінової інформації, а також її розподілу в межах організації

продовження табл. 8.1

1	2
Фінансові	Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур, використання фінансових надходжень організації, формування видатків, відповідності фінансової документації та фінансових операцій нормам чинного законодавства тощо
Матеріальні	Виявляється у перевірці ефективності використання наявних матеріальних ресурсів у процесі виробничо-господарської діяльності
ПІДСУМКОВИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Охоплює перевірку відповідності кваліфікації працівників посаді, продуктивності їх праці, здатності до постійного удосконалення професійних навичок
Інформаційні	Зосереджений на перевірці повноти, достовірності та об’єктивності інформації, необхідної для розв’язання поставлених задач
Фінансові	Передбачає перевірку фактичних фінансових результатів і порівняння їх із запланованими: ліквідності, платоспроможності, фінансової стійкості підприємства тощо
Матеріальні	Зорієнтований на перевірку кількості та якості виготовленої продукції

8.4. Модель контролювання поведінки працівників

Один з найпоширеніших видів контролювання можна назвати нейтральним з емоційного погляду словосполучення “аналіз досягнення цілі”. Залежно від результатів такого контролювання можуть бути різні наслідки і заходи.

Розглянемо два можливі наслідки такого контролювання.

Випадок А. Контролювання підтвердило, що ціль досягнуто. Крім того, вибіркова перевірка показала, що шлях до досягнення результату було обрано правильно.

Якщо ціль було досягнуто звичайними засобами і методами, то співробітник одержує визнання у вигляді позитивного зворотнього зв'язку.

Якщо ж ціль було досягнуто нестандартним шляхом чи за допомогою особливих зусиль працівника, то поряд із звичайним зворотним зв'язком (визнанням високої кваліфікації працівника, його важливої ролі в досягненні успіхів та ін.) повинні бути застосовані засоби додаткової мотивації методів роботи обраних працівником.

Випадок Б. Контролювання показало, що ціль не було досягнуто. Починається пошук причин. У принципі можливі три варіанти:

а) об'єктивні причини не дали змоги досягти цілей;

б) суб’єктивні причини, зумовлені діями керівника;

в) те ж, зумовлене невірними діями працівника.

Якщо вирішальну роль зіграли об'єктивні причини, які не можна усунути, то необхідно переглянути цілі і знову розпочати процес менеджменту.

У випадку, коли ціль не досягнуто через неправильні рішення керівника, то він повинен визнати свої помилки. Не можна їх перекладати на співробітників.

В іншому випадку, відповідальність несе працівник. Причинами неправильно обраного шляху досягнення цілі можуть бути: низька кваліфікація працівника; небажання працювати і навіть злі наміри його щодо підприємства. Залежно від виявлених причин визначають і необхідні заходи: від повторного інструктування до звільнення.

Контролювання за умов ринкової економіки є однією з найважливіших функцій менеджменту. В фірмах західних країн є штати контролерів всередині фірм і спеціалізовані аудиторські фірми.

Для підвищення ефективності контролювання потрібно:
а) розробити стандарти, які об'єктивно відображають результати діяльності людей; б) забезпечувати довірливе спілкування між працівниками органів контролю та людьми, діяльність яких контролюється; в) уникати надто пильного контролювання; г) застосовувати методи розробки стандартів, які забезпечують жорсткий, але справедливий контроль; д) використовувати методи матеріального стимулювання за досягнення у стандартизації; е) впроваджувати інформаційно-управлінську систему контролювання; є) приділяти особливу увагу контролюванню виробничих процесів, тобто процесів здійснення основних видів діяльності організації.

8.5. Система контролювання виробничих процесів

Ефективність системи контролювання виробничих процесів залежить від того, наскільки якісно реалізуються всі її функції та завдання. Для підвищення ефективності управління системою і посилення її впливу на кінцеві результати виробництва при проектуванні конструкції й технології виробів визначають методи та засоби контролювання, щоб їх технічні характеристики і показники максимально відповідали вимогам споживачів. На стадії організування контролю основну увагу зосереджують на вхідному контролі, від ефективності якого значною мірою залежить подальше виготовлення конкурентоспроможної продукції. При цьому дбають про забезпечення тісного зв'язку з підприємствами-постачальниками, оптимізацію технології та управління виробництвом тощо.

Нормативною основою функціонування системи контролювання виробничих процесів є положення, в якому визначають її структуру, враховуючи вид, масштаб, тип виробництва, особливість продукції, права, обов’язки та відповідальність усіх підрозділів системи, їх зв'язок з іншими функціональними службами підприємства. Приблизну структуру системи контролювання виробничих процесів подано на рис. 8.5. Як правило, в ній створюють два підрозділи (групи), покликані забезпечити впровадження і застосування міжнародних стандартів, а також конкурентоспроможність продукції на стадії науково-пошукових і конструкторсько-технологічних робіт. Обидві групи на цій стадії отримують інформацію необхідну безпосередньому начальнику системи контролювання виробничих процесів. Результати її використання надходять у зворотному напрямі безпосередньо начальнику системи контролювання, обминаючи всі проміжні структури. Інформацію про діяльність груп отримує і головний інженер підприємства, оскільки вона потрібна йому для оперативного впливу на процес виробництва. Директор підприємства інформацію про результати діяльності груп отримує безпосередньо від керівника системи контролювання виробничих процесів, а про результати щодо її реалізації у виробництві – від головного інженера.

Рис. 8.5. Організаційна структура управління системою контролювання виробничих процесів

Управління системою контролювання виробничих процесів очолює заступник директора з якості – начальник системи контролювання виробничих процесів. Він здійснює стратегічне управління системою, безпосередньо керує роботою таких груп: застосування стандартів; атестація виробництва і виробничого персоналу; технологічного забезпечення конкурентоспроможності продукції на стадії науково-пошукових і конструкторсько-технологічних робіт.

Узгоджені дії з підрозділами є запорукою стабільності й ефективності роботи системи контролювання виробничих процесів. При цьому важливо налагодити дієвий механізм взаємозв’язку системи контролювання виробничих процесів зі службами і підрозділами підприємства. З одного боку, відділи і служби забезпечують систему контролювання виробничих процесів інформацією, необхідною для успішного управління системою, з іншого – система ставить перед підрозділами конкретні техніко - організаційні вимоги, залучає спеціалістів і керівників до вирішення конкретних питань, пов’язаних із поліпшенням якості продукції.

Запитання для повторення і обговорення

Якою є роль контролювання в управлінні?
Дати характеристику основним принципам контролювання.
Для визначення суті контролю потрібно відповісти на наступні запитання...
Що є об’єктом контролювання?
Визначити завдання контролювання.
Які основні типи контролю з точки зору його здійснення по відношенню до роботи, що виконується?
Що таке контролювання з використанням зворотнього зв'язку?
На які етапи розкладається процес контролю?
Розкрити суть контролінгу.
У чому полягає суть взаємозв’язку між плануванням і контролюванням?
Чому менеджер має враховувати поведінкові аспекти контролювання?
Чим характеризується ефективність контролювання?
Розробити приклад реалізації моделі процесу контролю в конкретній організації?
Навести класифікацію контролю за різними ознаками.
Описати модель процесу контролювання поведінки працівників.
Чим відрізняється контролювання у децентралізованій і централізованій організаціях?
Дати характеристику системи контролювання виробничих процесів.
Чи можуть керівники успішно використовувати контроль для того, щоб змусити співробітників пристосуватися до цінностей організації?

Тема 9. Регулювання як загальна функція менеджменту

Основні питання: 9.1. Поняття регулювання та його місце в системі управління. 9.2. Види регулювання. 9.3. Етапи процесу регулювання.

9.1. Поняття регулювання та його місце

в системі управління

Виявлені на стадії контролювання проблеми і порушення процесу виробничо-господарської діяльності, а також негативні його результати вимагають здійснення регулювання.

Регулювання – вид управлінської діяльності, спрямований на усунення відхилень, збоїв, недоліків у керованій системі шляхом розроблення і впровадження керуючою системою відповідних заходів.

Регулювальні заходи можуть застосовуватися на всіх попередніх етапах технології менеджменту (планування, організаційного управління, мотивування, контролювання). Для цього вдаються до коригування дій, що базуються на виборі таких рішень: усунення відхилень, перегляд стандартів і критеріїв, усунення відхилень з переглядом стандартів і критеріїв.

Особливість регулювання полягає в тому, що на відміну від функцій планування, організаційне управління та мотивування, які удосконалюються безпосередньо в керуючій системі організацій, воно, як і контролювання, вдосконалюється в керуючій та керованій системах.

Рис. 9.1. Регулювання діяльності організації

На рис. 9.1 зображено графічну модель процесу регулювання під впливом різних факторів, які потребують змін у плануванні, організуванні, мотивуванні.

Залежно від характеру перешкод чи недоліків, виявлених у процесі контролю в керованій системі, регулювання може скеровуватись на конкретний блок (планування, організаційне управління чи мотивування). Якщо проблема виникла у блоці “планування”, розроблювані заходи мають стосуватись вдосконалення економічного, соціального чи технологічного планування; виникнення проблем в організаційній структурі зумовить необхідність реалізації відповідних заходів у блоці “організаційне управління” щодо структури управління організацією, комунікаційних систем тощо; недоліки матеріального стимулювання працівників керованої системи усуватимуть у блоці “мотивування”, вдосконалюючи систему преміювання, дивідендної політики тощо.

У таблиці 9.1 наведено характеристику процесів регулювання в організації на конкретних прикладах.

Таблиця 9.1

Характеристика процесів регулювання

Управлінське рішення (приймається в керуючій системі)	Виконання управлінського рішення в керованій системі	Контролюван- ня (виявлення недоліків, відхилень, неточностей тощо)	Регулювання (усунення відхилень, недоліків, неточностей)
1	2	3	4
1. Упроваджен- ня нової технологічної лінії для виробництва хлібобулочних виробів	Відповідно до розробленого в керуючій системі технологічного процесу здійснюється впровадження нової технологічної лінії та виробництво з її допомогою продукції	Під час контролювання в керованій системі виявлено високий відсоток браку, понаднормове використання сировини (муки, яєць)	Каналами зворотного зв'язку інформація про брак та перевикористання сировини надходить у керуючу систему, де опрацьовується і аналізується. Керуюча система готує нове управлінське рішення щодо вдосконалення окремих технологічних


		продовження табл. 9.1
1	2	3	4
			процесів на новій технологічній лінії, яке спрямовується у керовану систему
2. Укладання угоди з новим партнером щодо постачання необхідних матеріальних ресурсів	Керована система отримує необхідні матеріальні ресурси для здійснення виробничо-господарської діяльності	У процесі здійснення контролювання виявлено, що отримані матеріальні ресурси не відповідають встановленим критеріям якості	Інформація про невідповідність матеріальних ресурсів обумовленим у договорі стандартам якості надходить каналами зворотного зв'язку в керуючу систему, де обробляється, аналізується, а також приймається рішення щодо висунення постачальнику претензій з метою компенсації втрат
3. Застосування нової системи матеріального стимулювання для основних робітників (запровадження премій, надбавок, доплат)	Основні робітники отримують інформацію про нову систему оплати праці та матеріального стимулювання на підприємстві	Контролюються результати роботи робітників, продуктивність їхньої праці, виконання запланованих завдань, кількість прогулів, тощо. Виявлено, що продуктивність працівників знизилась, а планові завдання недовиконані	Інформація про зниження продуктивності праці та невиконання планових завдань надходить каналами зворотного зв'язку в керуючу систему, де вона опрацьовується та аналізується. На основі результатів аналізу приймається управлінське рішення щодо внесення окремих змін у систему матеріального стимулювання основних робітників

Успішна діяльність підприємства значною мірою залежить від ефективності регулювальних заходів, що покликані усунути недоліки в роботі та запобігти потенційним втратам. Виявлення у процесі контролювання недоліків, відхилень, збоїв є необхідною, але недостатньою умовою стабілізації діяльності підприємства. Адже без розроблення дієвих заходів щодо їх усунення та прийняття відповідних управлінських рішень ситуація в організації не може поліпшитись.

9.2. Види регулювання

Невід'ємним елементом функції регулювання є люди. Тому регулювання являє собою комунікаційний процес між керівником і підлеглим. Так як менеджери здійснюють функцію регулювання, то вони повинні вміти об’єктивно оцінювати ситуацію, щоб виробляти правильні підходи до поведінки людини, на яку спрямовані його впливи.

У процесі регулювання здійснюється не тільки вплив на людину, а прямий чи опосередкований (через документ, норматив тощо) вплив, що спонукає його до дії. Регулювання повинно бути орієнтоване на поведінку людини, а вона залежить від таких характеристик, як сприйняття регулюючого впливу і очікування наслідків виконання цього впливу. Тому змістовна частина регулюючих впливів повинна мати мотивуючі елементи.

Регулювання виступає основною функцією, так як жодна інша функція не може бути спрямована до керованого об’єкта, проминувши функцію регулювання. Тільки через виконання функції регулювання може бути здійснений зв'язок суб’єкта управління з керованим об’єктом. У зв’язку з цим дуже важливо знати види регулювання і їхню роль у процесі управління.

Стабілізуюче регулювання. Основними засобами здійснення стабілізуючого регулювання є реалізація визначених правил, процедур і стилів поведінки. Стабілізуючий вплив на поведінку в процесі виробництва і управління здійснюється шляхом дотримання регламентуючих документів. Їх зміст залежить від об’єкта управління, діяльність якого регулюється, та видів діяльності суб’єкта управління. Наприклад, статут підприємства регламентує: вид підприємства, мету, завдання, повноваження керівників тощо. Посадова інструкція - визначає повноваження конкретної посадової особи.

Стабілізуюче регулювання спрямоване на регламентацію загальноорганізаційних визначених соціальних правил, точних розпоряджень до дії, певних видів діяльності й поведінки людей на підприємстві.

Стабілізуюче регулювання можна поділити на: безпосереднє регулювання; регулювання на основі норм і регулювання за допомогою інструктування.

Безпосереднє регулювання здійснюється до підприємства вцілому, організаційної структури управління і структури апарату управління. До регламентуючих документів відносяться статут, положення про лінійні та функціональні підрозділи, посадові інструкції.

Регулювання на основі норм встановлює певні норми поведінки людей, що зайняті у виробництві та управлінні. Регулювання виявляється як у розробці та проектуванні процесів (дотримання норм і нормативів), так і в управлінні ними.

Регулювання за допомогою інструктування ґрунтується на методичній допомозі й інформаційному забезпеченні виконання майбутньої роботи.

Інструктування - це наставляння, докладне пояснення, попередження, вказівка з дотримання, виконання чого-небудь тощо.

Розпорядницьке регулювання - це процес безпосереднього впливу з боку керівника по відношенню до виконавця. Його використання обумовлене наступними причинами:

а) необхідністю усунення відхилень від установлених стандартів виявлених при контролюванні;

б) необхідністю спонукання до дії для виконання прийнятого управлінського рішення.

За своїм змістом розпорядницькі впливи мають різну форму.

Активний розпорядчий вплив проявляється у наказах, вказівках, постановах, розпорядженнях, резолюціях, рішеннях.

Пасивний розпорядчий вплив - це інформування, рекомендації, пропозиції, побажання.

Дисциплінарне регулювання торкається поведінкових аспектів функції регулювання. Воно являє собою спосіб, за допомогою якого забезпечується дотримання відповідальності як основи менеджменту.

За своїм змістом дисциплінарне регулювання може мати:

а) розпорядницький вплив (наказ про заохочення чи покарання);

б) регламентуючий вплив (посадова інструкція, внутрішній розпорядок тощо);

в) нормуючий вплив (норми часу, норми виробітку та ін.).

9.3. Етапи процесу регулювання

Процес здійснення регулюючих впливів складається з цілого ряду логічно взаємозалежних етапів і процедур.

У процедурі регулювання виділяють три етапи: добір стандартів, що стабілізують діяльність працівників; вироблення адекватних регулюючих впливів на виконавців; усунення відхилень чи проблем, що виникли.

На першому етапі процесу регулювання можна побачити, наскільки організоване стабілізуюче регулювання, а також його зв'язок із функціями: планування (розробка стандартів); організації (регламентація розподілу і делегування повноважень, організація виконання рішень); контролювання (оцінка ступеня відхилення результату від прийнятого стандарту). На даному етапі ще не чітко прослідковується процес прямого впливу, і найбільш важливі його елементи об’єднані з іншими функціями управління. Наприклад, розподіл повноважень і розробка посадових інструкцій не відносяться до функції регулювання, однак вони в якості типових забезпечують стабілізуюче регулювання. Цей вид регулювання має вплив на поведінку людини, тому що здійснюється до фактичного початку робіт.

На другому етапі процесу регулювання порівнюється величина відхилення з допустимими нормами.

Потім визначають необхідність розроблення регулюючого впливу на об’єкт управління. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки ситуація, що виникла, чи величина відхилення від бажаного результату загрожує життєдіяльності підприємства. Якщо відхилення допустимі чи відносно безпечні, то менеджер може не починати регулюючої дії. Якщо дані контролювання вказують на порушення масштабу допустимих відхилень чи ситуація стає загрозливою, менеджер повинен застосувати адекватний регулюючий вплив. Регулювання повинно здійснюватись за принципом виключення, суть якого полягає в тому, що система регулювання повинна спрацювати тільки за наявності помітних відхилень від регламентів, норм, стандартів.

Регулюючий вплив повинен усувати не саме відхилення, а причину, що до цього привела. Оскільки більша частина робіт на підприємстві вимагає людської енергії, то менеджер повинен приймати рішення щодо методів впливу на працівників.

На етапі усунення відхилень необхідно забезпечити доведення завдань до виконавців. Особливістю даного етапу є зміст робіт, виконуваних різними посадовими особами. По-перше, керівник самостійно повинен приймати рішення про доведення завдання, спрямованого на усунення проблем, що виникли. По-друге, виконавці, сприйнявши регулюючий вплив, своїми діями повинні усунути причини відхилення і привести процес до бажаного стану. При цьому виконавці, виходячи з однозначності рішень, не мають права вибору своїх дій.

В інтересах досягнення цілей підприємства для підвищення результативності усунення відхилень дуже важливо мотивувати виконавців за повну самовіддачу. Керівництво повинне справедливо стимулювати виконавців на досягнення результатів, визначених установленими стандартами і своєчасно, результативно усувати причини виникнення відхилень.

Запитання для повторення і обговорення

1. Навести визначення загальної функції менеджменту “регулювання”.

2. Розкрити суть регулювання і визначити його місце та роль в системі управління організацією.

3. Розкрити суть регулювальних заходів на стадії планування.

4. Необхідні регулюючі заходи при виникненні проблем у блоці “організаційне управління” передбачають...

5. Проблеми виявлені на стадії “мотивування” передбачають наступні регулювальні заходи…

6. Навести характеристику процесів регулювання на виробничому підприємстві, коли виявлено, що 30% працівників не відповідають займаним посадам.

7. Охарактеризуйте процес регулювання, якщо виникли проблеми зі збутом виготовленої продукції.

8. Запроектувати регулювальні заходи в системі управління туристичною фірмою, якщо від клієнтів надійшли рекламації з приводу невиконання нею договірних зобов’язань.

9. Які основні види регулювання і за якими ознаками вони класифікуються?

10. Опишіть приклад стабілізуючого регулювання.

11. Яким чином здійснюється процес дисциплінарного регулювання?

12. На які етапи поділяється процес регулювання? Коротко охарактеризувати їх зміст.

13. Чи можуть менеджери успішно використовувати регулювання для того, щоб змусити співробітників пристосовуватися до цінностей підприємства?

14. Чому необхідно розглядати стандарти, норми, регламенти?

15. Наведіть приклади застосування дисциплінарного регулювання в процесі менеджменту.

Тема 10. Методи менеджменту

Основні питання: 10.1. Сутність та класифікація методів менеджменту. 10.2. Характеристика економічних методів впливу. 10.3.Організаційно-розпорядчі методи менеджменту. 10.4. Харак-теристика соціально-психологічних методів менеджменту. 10.5. Значення правових методів в управлінні. 10.6. Механізм взаємодії методів, принципів та функцій менеджменту.

10.1. Сутність та класифікація методів менеджменту

Методи менеджменту – це сукупність способів і прийомів впливу на колектив та окремих виконавців з метою активізації ініціативи і творчого підходу всього персоналу в процесі практичної діяльності та для задоволення його потреб.

Методи управління (менеджменту) базуються на дії законів та закономірностей управління, що враховують науково-технічний рівень виробництва і рівень розвитку відносин управління. Методи являють собою важливий елемент процесу управління. Наявність прогресивних методів управління та вміле використання їх є передумовою ефективності управління.

Методи управління трудовим колективом покликані забезпечити високу ефективність діяльності колективів, їх злагоджену роботу, сприяти максимальній мобілізації творчої активності кожного працівника. Цим, методи управління відрізняються від усіх інших технічних та технологічних методів, які використовуються у ході вирішення комплексних виробничо-господарських завдань.

Особлива роль методів менеджменту полягає у тому, щоб створити умови для чіткої організації процесу управління, використання сучасної техніки і прогресивної технології організації праці і виробництва, забезпечити їх максимальну ефективність при досягненні поставленої мети.

Формування цілеспрямованого впливу на трудові колективи та працівників безпосередньо пов’язане з мотивацією, тобто використанням факторів, які визначають поведінку людини в колективі у процесі виробництва.

Звідси витікає, що методи менеджменту повинні мати свою мотиваційну характеристику, яка визначає напрям дії методів.

Відповідно до мотиваційної характеристики у складі методів менеджменту виділяють наступні групи: а) економічні; б) організаційно-розпорядчі; в) соціально-психологічні та г) правові (рис. 10.1).

Рис. 10.1. Класифікація методів управління

10.2. Характеристика економічних методів впливу

Всі методи менеджменту взаємопов’язані між собою і їх поділ на групи є досить умовним.

Економічні методи менеджменту (рис. 10.2) об’єднують усі методи, за допомогою яких здійснюється вплив на економічні інтереси колективів і окремих виконавців. Цей вплив здійснюється матеріальним стимулюванням окремих працівників і колективів у цілому.

Економічні методи управління

Фінансування

Кредитування

Аналіз

Рис. 10.2. Склад і структура економічних методів управління

Економічні методи управління посідають центральне місце в системі наукових методів управління трудовою діяльністю людей, оскільки на їх основі встановлюється цільова програма господарського розвитку підприємств і визначається такий режим роботи і такі стимули, які об’єктивно спонукають і зацікавлюють колективи і окремих працівників до ефективної праці.

До економічних методів відносяться: довго-, середньо- та короткострокові плани; економічні стимули; податки; фінанси; кредит; бюджет; ціни тощо.

Під плануванням розуміють продуману підготовку майбутньої діяльності, систематично орієнтовану на цілі організації. Економічне планування полягає у розробці системи показників , які є найбільш важливими показниками господарської діяльності. Ці показники охоплюють всі сфери діяльності підприємства: виробництво; реалізацію; закупівлю сировини, матеріалів та товарів; фінанси; запаси товарів; робочу силу та ін.

Встановлення планів на рівнях організації, підрозділів і служб дає можливість забезпечити вплив на відповідні групи працівників. Очевидно що план для організації впливає на її керівників (директора, його заступників), а цеховий план - на керівників цеху.

Економічні стимули базуються на використанні матеріальних стимулів – тарифних ставок, посадових окладів, доплат, надбавок, премій, дивідендів, цінних паперів, компенсацій, пільг тощо.

Фінанси, як способи досягнення максимального достатку організації, впливають на працівників шляхом отримання і використання централізованих і децентралізованих грошових коштів, інвестицій. Аналогічний вплив має кредит як спосіб тимчасової передачі грошових коштів, товарів та інших цінностей на умовах повернення.

Вплив через податки сприяє регулюванню взаємовідносин держави з організаціями і громадянами. Податки виступають основним джерелом формування бюджету держави.

Вплив через ціни дозволяє стимулювати випуск необхідної продукції (за кількістю та якістю), досягати фінансової стабілізації, сприяти структурним змінам в організації, активізувати інвестиційний та інноваційний види діяльності.

Державне регулювання цін використовується, як важіль економічного впливу на господарську діяльність. Регулювання цін здійснюється встановленням верхніх меж цін на окремі товари.

10.3. Організаційно – розпорядчі методи менеджменту

Розглядаючи організаційно-розпорядчі методи управління слід звернути увагу на суть та сферу застосування методів цієї класифікаційної групи. Доцільно вивчити сукупність організаційно-розпорядчих методів за схемою, що зображена на рис. 10.3.

Способи організаційного впливу: регламентування, нормування

та інструктування.

Регламентування – це розробка та введення в дію організаційних положень, обов’язкових для виконання, що діють на протязі встановленого ними періоду.

Нормування – це встановлення нормативів, що служать орієнтирами діяльності, встановлюють її певні границі.

Методи розпорядчого впливу передбачають способи, основою яких являються конкретні ситуації, що не передбачені регламентаційними актами.

Слід зазначити, що в даному випадку мова йде не про документи, що мають назву „наказ”, „розпорядження”, „вказівки”, а про види розпорядчого впливу. Документи з аналогічними назвами лише зовнішній вираз розпорядчої діяльності, засіб здійснення розпорядчого впливу. Сам же розпорядчий вплив може бути або усним, або документально оформленим.

Організаційно-розпорядчі методи спрямовані на використання таких мотивів трудової діяльності, як почуття обов’язку, відповідальності, у тому числі адміністративної. Ці методи відрізняються прямим характером впливу і вони поділяються на: організаційні дії; розпорядчі дії та акти; дисциплінарні дії.

Організаційно-розпорядчі методи тісно пов’язані з економічними, оскільки спрямовані на вирішення єдиних завдань з досягнення цілей господарської діяльності. Наприклад, техніко-економічний план починає впливати на працівників підприємства після того, як він оформлюється наказом директора (адміністративний метод).

Організаційно-розпорядчі методи менеджменту слід застосовувати з врахуванням вимог економічних законів. Якщо ця умова не виконується, то організаційно-розпорядчі методи можуть перетворитися на адміністративні, бюрократичні, волюнтаристські та суб’єктивні методи впливу.

Організаційні дії є способом впливу через документи тривалої дії. Вони здійснюються шляхом:

організаційного регламентування, тобто через закони, директиви, положення, статути, укази, постанови;
організаційного нормування витрат сировини, енергії, інструментів, розмірів амортизації, строків введення нової техніки;

- організаційного інструктування через інструкції, правила, вимоги;

- організаційного інформування з допомогою актів, протоколів, доповідних записок, службових листів, телефонограм, заяв.

Розпорядчі дії є способом короткострокового впливу для усунення недоліків у ході виробничо-господарської діяльності, які реалізуються через:

накази (директора або заступників);
розпорядження (нач. підрозділів, служб), які мають на меті виконання наказів;
вказівки (застосовують всі менеджери), основне призначення яких є виконання наказів і розпоряджень.

Практика управління свідчить, що чим вище рівень організації праці, виробництва та управління, тим менше видається письмових розпоряджень. Велика кількість розпоряджень послаблює їхній вплив, перетворюючи у формальні акти, збільшує обсяг роботи управлінського апарату.

Дисциплінарні дії використовуються для усунення недоліків або навмисного бойкотування при виконанні службових обов’язків. Виливаються в зауваження, догани, переміщення посадових осіб, звільнення тощо.

Рис. 10.3. Класифікація організаційно-розпорядчих методів

10.4. Характеристика соціально-психологічних методів менеджменту

Соціально-психологічні методи менеджменту ґрунтуються на використанні соціального механізму, що діє у колективі (неформальні групи, роль і статус особистості, система взаємовідносин у колективі, соціальні потреби та ін.).

Під соціальними методами розуміють систему засобів і важелів впливу на соціально-психологічний клімат у колективі, на трудову і соціальну активність колективу та його окремих працівників
(рис. 10.4.).

До методів соціального впливу належать: соціальне прогнозування; соціальне планування; моральне стимулювання; методи формування колективів.

Соціальне прогнозування використовується для створення інформаційної бази розробки планів соціального розвитку та застосування методів соціального впливу у конкретному трудовому

колективі. Параметри соціального прогнозу включають такі показники: вікові і статеві зміни в колективі; зміни загальноосвітнього та кваліфікаційного рівня працівників; зміни в матеріальному забезпеченні та в побутових умовах працівників; динаміку співвідношення фізичної і розумової праці.

Соціальне планування як метод соціального управління реалізується складанням плану соціального розвитку підприємства.

Моральні стимули впливають через нагородження орденами, медалями, грамотами, присвоєння звань тощо.

Класифікація психологічних методів управління представлена на рис. 10.5.

10.5. Значення правових методів в управлінні

Розглядаючи питання правового забезпечення менеджменту слід звернути увагу на те, що управління економікою держава здійснює в межах господарського законодавства яке являє собою систему встановлення правових норм, що мають однакову силу для всіх організацій і осіб, на яких вони поширюються.

З точки зору права, управління як єдиний процес розподіляється на ряд видів діяльності, кожний з яких тією або іншою мірою потребує правового регулювання.

Рис. 10.4. Класифікація соціальних методів впливу

Рис. 10.5. Класифікація психологічних методів управління

Виділяють чотири напрями діяльності, що потребують правового регулювання:

прийняття нормативних актів управління;
застосування права;
оперативно-організаційна робота;
матеріально-технічні дії.

В залежності від характеру відносин, що потребують регулювання, можна виділити такі основні види правових методів, що застосовуються в управлінні (рис. 10.6):

- адміністративно-правові методи менеджменту, за допомогою яких відбувається регулювання відносин між органами управління різного рівня;

Рис. 10.6. Правові методи управління

- цивільно-правові методи регулювання господарських зв’язків між організацією і зовнішнім середовищем;

- трудові методи, що регулюють трудові відносини всередині організації, а також зв’язки з державними органами.

10.6. Механізм взаємодії методів, принципів та функцій менеджменту

Дві найважливіші категорії менеджменту – функції та методи – діалектично взаємопов’язані між собою. Основним завданням функцій менеджменту є формування методів менеджменту, тобто способів і прийомів впливу на працівників. Виникнення функцій менеджменту пов’язане з необхідністю забезпечення впливу на колективи працівників та окремих виконавців.

Застосування конкретної функції менеджменту повинно закінчуватись розробкою певного методу впливу. Так, результатом планування, що здійснює планово-економічний відділ організації, є техніко-економічний план, який використовує керуюча система для впливу на керовану; результатом мотивації може бути розробка положення з преміювання працівників організації; за наслідками контролювання, готується наказ про усунення недоліків в технології виробництва, організації трудових процесів тощо.

Запитання для повторення і обговорення

Розкрити суть поняття „методи менеджменту”.
На що орієнтовані методи управління?
Навести класифікацію методів менеджменту.
Назвати економічні методи управління та дати їм характеристику.
На яких відносинах базуються організаційно-розпорядчі методи?
Назвіть методи організаційного впливу і дайте їм характеристику.
Дати характеристику методів розпорядчої дії.
В чому суть стимулювання?
Значення організаційного впливу на об’єкт управління.
Суть організаційного нормування.
Організаційно-методичне інструктування як ефективний засіб інформаційного впливу визначає...
Суть методів розпорядчого впливу.
Як класифікують соціальні методи менеджменту?
В чому суть авторитарного методу менеджменту?
В чому суть демократичного методу менеджменту?
Назвіть основні групи психологічних методів управління.
В чому суть методів психологічного спонукання?
Назвіть соціальні методи, які використовуються у менеджменті.
Значення правових методів в управлінні організацією.
Розкрити механізм взаємодії методів та функцій менеджменту.

Практична частина

Практичне заняття №1

Управлінське обстеження сильних і слабких

сторін організації

Внутрішнє середовище: сильні та слабкі сторони

Оцінюючи фактори внутрішнього середовища організації необхідно застосувати метод оцінки сильних та виявлення слабких сторін у діяльності організації.

Працівники.
1. Які поточні цілі, стратегії та програми підприємства в області управління персоналом?
2. Як функціонує персонал у відповідності до займаних посад?

Проаналізувати, як впливають на підприємство плинність кадрів, звільнення, страйки, необхідність впровадження системи перепідготовки, якість виробничої діяльності працівників. Які тенденції випливають із цього аналізу? Чи підкріпляються отримані результати минулими та прогнозними рішеннями?

Яка роль лінійного менеджера в процесі стратегічного планування?

Для відповіді на запитання 1.1…1.3 необхідно використати дані таблиці 1.

Навести аналіз діяльності організації в сфері управління персоналом порівняно з аналогічними показниками інших фірм. Для цього вибрати конкурента, який працює на тому ж сегменті ринку, що й Ваше підприємство. Аналіз провести в таблиці 2, де Ви позиціонуєте Ваше підприємство порівняно з обраним конкурентом (кращі позиції конкурента в таблиці знаходяться справа) після чого зробити висновки.

Таблиця 1

Аналіз системи управління персоналом

№ п/п	Проблемні запитання	Можливі варіанти
№ п/п	Проблемні запитання	1	2	3	4	5
1	2	3	4	5	6	7
1.	Чи доведені цілі організації до її працівників?	Ні	Мало-ймовірно	Частко во	Добре	В повному обсязі
2.	Чи приймають працівники організації участь при розподілі прибутку за підсумками року?	Ні	Інколи	До 5% прибутку	До 15% прибутку	Весь розпо-діляється між праців-никами
3.	Як в організації розподіляються повноваження та визначається відповідальність за виконання посадових обов’язків?	Не розподіляються, не визначаються	Нечітко	Інколи	Задовільно	Добре
4.	Як організація визначає необхідність в людських ресурсах на перспективу?	Не визначає	Через виробничу програму	Базується на ринковій кон’юнктурі	Базується на тактиці	Базується на стратегії
5.	Яка кількість працівників виконує подібну роботу, як 5 років тому? (%)	90	70	60	40	20
6.	Яка процедура прийому на роботу в організацію?	Проста	Через неформальні стосунки	Не регламенто-вана	Формалі-зована	Складна
7.	Яка частина персоналу не пройшла навчання за останні 2 роки? (%)	90	80	60	40	20
8.	Чи змінився рівень травматизму і прогулів по хворобі?	Зріс на 30%	Зріс на 10%	Не змінився	Зменшився на 10%	Зменшився на 20%

продовження табл. 1

1	2	3	4	5	6	7
9.	Чи оцінюється робота з регулювання оплати праці в організації?	Не оцінюється	Погано	Інколи	Періодично	Постійно
10.	Який рівень розуміння юридичних зобов’язань організації?	Нульовий	Дуже низький	Низький	Високий	Дуже високий

Blog

Національний університет водного господарства та природокористування В. П. Окорський Основи менеджменту Навчальний посібник Рівне 2009

Содержание