Утверждено: решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30. 04
| Вид материала | Решение |
Содержание16. Порядок приема-передачи документов Согласовано согласовано Согласовано согласовано Номенклатура дел |
- Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики, 2109.15kb.
- Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики, 3787.09kb.
- Приказ Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, 1262.46kb.
- М. И. Боровой Председатель Комитета по архивам и делопроизводству, 1750.05kb.
- Приказ государственного комитета по имуществу республики беларусь 16 ноября 2009, 14.57kb.
- Постановление государственного комитета по авиации республики беларусь, 78.75kb.
- Международная конференция, 47.42kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1490.34kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1382.58kb.
- Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, 7450.85kb.
14.5. Подбор, расстановка и использование работников архива осуществляется в соответствии с главными задачами архива и утвержденным штатным расписанием.
Повышение квалификации работников архива на соответствующих курсах, совещаниях, семинарах проводится по согласованию с руководством организации (архива).
Для принятых в архив работников обязателен инструктаж по пожарной безопасности и технике безопасности.
15.* ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
15.1. Предельные сроки хранения документов в архиве
15.1.1. Документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, временно находящиеся на хранении в ведомственных архивах, передаются на постоянное государственное хранение по истечении следующих предельных сроков их хранения в организациях-фондообразователях:
для документов высших органов государственной власти и управления Республики Беларусь, Верховного, Хозяйственного судов и Прокуратуры Республики Беларусь, центральных органов общественных объединений, банков, других учреждений, организаций и предприятий республиканского подчинения - 15 лет;
для документов органов иностранных дел, государственной безопасности, внутренних дел, вооруженных сил - 30 лет;
для документов местных органов государственной власти и управления, организаций, учреждений и предприятий областного подчинения - 10 лет, городского и районного подчинения - 5 лет;
для научно-технической документации - по миновании надобности, но не более 25 лет;
для записей актов гражданского состояния и нотариальных действий, документов по личному составу - 75 лет;
для кинофильмов, киножурналов, фотоснимков, фоно- и видеозаписей, машиночитаемых документов - 3 года.
Художественные кино-, теле- и видеофильмы (подлинники) передаются на хранение после окончания производства (в период тиражирования).
15.1.2. Республиканские органы по архивам и делопроизводству могут продлевать организациям сроки хранения документов в порядке и на условиях, определяемых Администрацией Президента Республики Беларусь. При согласии государственных архивов документы ведомственных архивов могут быть приняты на постоянное хранение до истечения установленного срока временного хранения.
15.1.3. Сроки ведомственного хранения архивных документов Фонда данных о состоянии природной среды Государственного комитета по гидрометеорологии Республики Беларусь, Государственного картографо-геодезического фонда Республики Беларусь, Государственного комитета по земельным ресурсам, геодезии и картографии Республики Беларусь, Белорусского геологического фонда Республики Беларусь, Производственного объединения по геологоразведочным работам "Беларусьгеология", Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды, Национального фонда стандартов Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь, Академии наук Беларуси определяется в лицензиях, выдаваемых Госкомархивом.
15.1.4. Негосударственные организации передают свои документы на государственное хранение в сроки и на условиях, оговоренных в соответствующем договоре.
15.2. Порядок передачи документов на государственное хранение
15.2.1. Список организаций, документы которых должны передаваться на государственное хранение, определяется государственной архивной службой.
15.2.2. Прием документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение осуществляется, как правило, в соответствии со сроками их ведомственного хранения. Дела передаются в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. При этом передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения и два экземпляра историко-архивной справки к фонду помимо контрольных экземпляров, переданных в государственный архив после утверждения описи ЭМК (ЭПК) госархива. Организация оплачивает стоимость работ, связанных с передачей документов (картонных коробок, в которых должны храниться дела, если указанные дела передаются на государственное хранение незакартонированными, транспортирование и т.д.).
15.2.3. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (приложение 33), составляемым в двух экземплярах.
15.2.4. Если при приеме дел выявлена утрата документов постоянного хранения, организация, передающая документы, должна принять меры к их розыску. Причины отсутствия указанных документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду.
15.2.5. Документы действующих на территории Республики Беларусь международных организаций, организаций, созданных с участием государственных структур Республики Беларусь, передаются на государственное хранение, если иное не предусмотрено международным соглашением.
15.2.6. Организации, в деятельности которых не создаются документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, хранят свои документы в соответствии со сроками хранения, определенными перечнями документов с указанием сроков хранения.
15.2.7. При ликвидации государственных организаций их документы, включая ликвидационный баланс, передаются правопреемнику. В случае отсутствия правопреемника документы передаются на хранение в государственный архив, источником комплектования которого являлась организация.
15.2.8. При ликвидации или банкротстве негосударственных организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие их уставы, обязаны принять по описям на хранение документы этих юридических лиц. При согласии органов государственной архивной службы документы постоянного хранения ликвидированных негосударственных организаций могут приниматься на государственное хранение на договорной основе.
15.2.9. При реорганизации государственных или негосударственных организаций с передачей ее функций другой организации последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела и архив реорганизуемой организации. Если при этом из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.
15.2.10. Если состояние и качество научно-технической обработки документов ликвидированной или реорганизованной организации не соответствуют требованиям государственной архивной службы, то ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с действующими требованиями и передать документы по принадлежности*. ______________________________
*При проведении научно-технической обработки документов ликвидированных негосударственных организаций, не имеющих правопреемников, описи дел постоянного хранения согласуются с ЭК ликвидируемой организации, утверждаются ее руководителем и ЭК регистрирующего органа, а описи дел по личному составу согласуются с ЭК ликвидируемой организации, ЭК регистрирующего органа и утверждаются директором ликвидируемой организации.
16. ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ
ИЛИ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ
(ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ)
16.1. Порядок приема-передачи документов
при смене руководителя организации
16.1.1. При смене руководителя организации документы, находящиеся в делопроизводстве и в архиве, и научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи.
16.1.2. В акте приема-передачи раздельно указывается количество документов (дел), находящихся в делопроизводстве; количество дел, хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь (дел постоянного хранения); мебель и оборудование архива.
16.2. Порядок приема-передачи документов
при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив)
16.2.1. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов, учетно-справочного аппарата к ним, помещений архива, инвентаря и оборудования проводится по акту (приложение 39).
16.2.2. Приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3 человек, с обязательным включением представителя службы ДОУ.
16.2.3. При приеме-передаче документов и дел проверяется:
наличие документов и страховых копий в архиве;
соответствие количества единиц хранения архива сведениям, содержащимся в учетных документах;
научно-справочный аппарат;
печати и штампы архива;
условия хранения документов;
состояние сохранности документов на момент приема-передачи;
противопожарное и охранное оборудование.
16.2.4. В случае обнаружения при приеме-передаче недостачи документов об этом немедленно информируется руководитель организации и принимаются меры к их розыску. Виновные в утрате документов или несоблюдении условий их хранения привлекаются к ответственности.
16.2.5. Акт приема-передачи документов подписывается лицом, сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии и утверждается руководителем организации.
Приложение 1
к п.2.3.1
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Список
организаций - источников комплектования _______________________
(название архива)
на _________________________________
(годы)
:---:-----------------------:--------------------------:-----------:
: № : Наименование : Дата образования :Примечание :
:п/п: организации : организации : :
:---:-----------------------:--------------------------:-----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 :
:---:-----------------------:--------------------------:-----------:
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭМК (ЭПК)
Наименование организации архивного учреждения
____________ № _________ ____________ № _______
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма списка организаций - источников комплектования архива
Приложение 2
к разделу 3
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности
__________ № ____________ руководителя организации
__________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
на ___________ год Дата
:------:-----------------:----------:------------------:----------:
:Индекс:Название раздела,:Кол-во дел:Срок хранения дела:Примечание:
: дела : заголовок дела : (томов, :(тома, части) и № : :
: : (тома, части) : частей) :статей по перечню : :
:------:-----------------:----------:------------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 :
:------:-----------------:----------:------------------:----------:
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя службы ДОУ подписи
организации
Дата
Виза зав.архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭМК (ЭПК)
Наименование организации архивного учреждения
______________ № _______ _____________ № ______
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма номенклатуры дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ______________ году в организации
:-------------------------------:-----:----------------------------:
: По срокам хранения :Всего: В том числе :
: : :-----------:----------------:
: : :переходящих:с отметкой "ЭПК":
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:постоянного : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:временного (свыше 10 лет) : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:временного (до 10 лет : : : :
:включительно) : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:Итого : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя службы ДОУ подписи
организации
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности Подпись Расшифровка
передавшего сведения подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Приложение 3
к разделу 3
Наименование структурного
подразделения (общественной
организации)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
______________ № ____________
_____________________________
(место составления)
на ___________ год
____________________________________________________________________
Название раздела
:------:-----------------:----------:------------------:----------:
:Индекс: Заголовок дела :Кол-во дел:Срок хранения дела:Примечание:
: дела : (тома, части) : (томов, :(тома, части) и № : :
: : : частей) :статей по перечню : :
:------:-----------------:----------:------------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 :
:------:-----------------:----------:------------------:----------:
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя структурного подписи
подразделения (общественной
организации)
Дата
Виза заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
Дата
СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЭК структурного
подразделения
__________ № ___________
Председатель ЭК
Подпись
______________________________
*При наличии ЭК структурного подразделения.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
(общественной организации) организации
Итоговая запись о категории и количестве дел,
заведенных в ____ году в ___________________________________________
(наименование структурного подразделения
____________________________________________________________________
или общественной организации)
:-------------------------------:-----:----------------------------:
: По срокам хранения :Всего: В том числе :
: : :-----------:----------------:
: : :переходящих:с отметкой "ЭПК":
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:постоянного : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:временного (свыше 10 лет) : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:временного (до 10 лет : : : :
:включительно) : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:Итого : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
Руководитель структурного Подпись Расшифровка
подразделения (общественной подписи
организации)
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ
Наименование должности Подпись Расшифровка
передавшего сведения подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел структурного
подразделения (общественной организации) организации
Приложение 4
к п.4.5.1
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
АКТ
_______ № ________________
__________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании: ______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с
____________________________________________________________________
указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда
№ __________________________________________________________________
(название фонда)
:---:---------:---------:--------:-------------:-------:-----------:
: № :Заголовок:Дата дела:Номера :Индекс дела :Кол-во :Срок :
:п/п:дела или : или :описей :(тома, части):дел :хранения :
: :групповой: крайние :(номенк-:по :(томов,:дела (тома,:
: :заголовок:даты дел :латур) :номенклатуре :частей):части) и :
: : дел : :за годы :или № дела по: :номера :
: : : : :описи : :статей по :
: : : : : : :перечню :
:---:---------:---------:--------:-------------:-------:-----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:---:---------:---------:--------:-------------:-------:-----------:
Итого ________________________________ дел за _________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________________________ годы
утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) ___________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол ____________ № ___________)*
Наименование должности Подпись Расшифровка
лица, проводившего экспертизу подписи
ценности документов
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
_____________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись
Документы в количестве _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом ________________ кг сданы в __________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________________
№ _____________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника организации, подписи
сдавшего документы
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника архива (службы ДОУ), подписи
внесшего изменения
в учетные документы
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение 5
к п.5.1.17
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № __________
В деле подшито и пронумеровано _____________________________________
(цифрами и прописью)
лист(ов), в том числе: литерные листы ______________________________
пропущенные номера _________________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________
:---------------------------------------------------:-------------:
:Особенности физического состояния и формирования :Номера листов:
: дела : :
:---------------------------------------------------:-------------:
: 1 : 2 :
:---------------------------------------------------:-------------:
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего заверительную подписи
надпись
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение 6
к п.5.1.20
Внутренняя опись
документов дела № ____________
:-------:-------------:-------------:-------:-----------:----------:
: № : Индекс : Заголовок : Дата : Номера :Примечание:
: п/п : документа : документа : :листов дела: :
:-------:-------------:-------------:-------:-----------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:-------:-------------:-------------:-------:-----------:----------:
Итого ___________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________