Утверждено: решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30. 04

Вид материала

Решение

Содержание 12. Работа с документами личного происхождения 13. Работа с электронными (машиночитаемыми) документами (эд) 14. Организация работы архива

Подобный материал:

• Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики, 2109.15kb.
• Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики, 3787.09kb.
• Приказ Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, 1262.46kb.
• М. И. Боровой Председатель Комитета по архивам и делопроизводству, 1750.05kb.
• Приказ государственного комитета по имуществу республики беларусь 16 ноября 2009, 14.57kb.
• Постановление государственного комитета по авиации республики беларусь, 78.75kb.
• Международная конференция, 47.42kb.
• Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1490.34kb.
• Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1382.58kb.
• Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, 7450.85kb.

11.1.13. При подтверждении архивной справкой биографических данных используются формулировки и названия, зафиксированные в документах архива. Расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки словами "так в документе". Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие одного из них.

11.1.14. Справки о размере заработной платы составляются на основании лицевых счетов рабочих и служащих. При отсутствии счетов допустимы ссылки на ведомости и машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные книжки. В справке о заработке колхозника приводятся сведения о денежной и натуральной оплате его труда.

11.1.15. Для составления архивных справок об образовании основными документами являются приказы о зачислении, отчислении и окончании учебного заведения, протоколы заседаний педагогических советов, государственных экзаменационных комиссий или выписки из них, книги регистрации выданных аттестатов, дипломов. При отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе он учился.

11.1.16. Для составления архивных справок об имущественных правах основными документами являются нотариально удостоверенные договоры, договоры на право застройки при индивидуальном строительстве, решения народных судов по имущественным претензиям, нотариальные реестры, дела о выдаче свидетельств на право наследования и др.

11.1.17. В случаях, когда сведения, включаемые в архивную справку, не вмещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется гербовой печатью организации.

11.1.18. Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности. Доверенные лица, кроме того, при получении ими подлинного документа предъявляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или организацией.

Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте.

11.1.19. Кроме архивных справок архив выдает архивные копии и выписки из документов, содержащие сведения социально-правового характера.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным или иным способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенное архивом. Архивная выписка - дословное воспроизведение части документа.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

11.1.20. Архивные копии (выписки) составляются на общем бланке организации с обозначением наименования вида документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

В архивной выписке не должны нарушаться связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами "так в документе".

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

11.1.21. Архивные копии (выписки) заверяются подписью руководителя организации, заведующего архивом и гербовой печатью (печатью) организации.

На архивных копиях поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.

11.1.22. Учет выданных архивных справок, копий и выписок документов ведется в специальном регистрационном журнале (приложение 30)*. ______________________________

*Допускается регистрация в журнале исходящих документов.


11.1.23. Социально-правовые запросы граждан исполняются бесплатно. Исполнение тематических запросов организаций и граждан, генеалогических запросов, запросов об установлении (подтверждении) родственных связей, наследовании имущества, по истории населенных пунктов, организаций, копирование документов может осуществляться на платной основе по договорным ценам. При расчете цены учитываются материальные затраты, расходы на оплату труда, трудоемкость и срочность работы, отчисления на социальные нужды, амортизация основных средств и другие затраты.


11.2. Выдача документов во временное пользование


Документы архива выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации и другим организациям.

Порядок выдачи документов во временное пользование изложен в пп.6.7.3-6.7.8 настоящих правил.


11.3. Культурно-просветительная работа архива


11.3.1. В связи со знаменательными событиями и юбилейными датами, а также в целях информирования потенциальных пользователей о документах архива организуются выставки документов, ведется составление тематических подборок, осуществляется подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации.

11.3.2. Выставки документов могут организовываться архивом как самостоятельно, так и совместно с другими организациями. Архив может предоставлять также документы на выставки, подготавливаемые другими организациями. Документы на выставках, как правило, экспонируются в виде копий.

11.3.3. В архивах могут подготавливаться тематические подборки копий документов (комплекты, альбомы, плакаты, диапозитивы), которые предназначаются для оформления стендов, выставок и для использования в качестве наглядных пособий.

11.3.4. Архив готовит материалы для печати, радио- и телепередач самостоятельно или совместно с органами массовой информации, с которыми предварительно согласовывается тематика статей (передач), их объем и сроки подготовки.

11.3.5. По предварительной договоренности архива с заинтересованными организациями возможна организация и проведение встреч, экскурсий, лекций.


11.4. Работа архива с исследователями


11.4.1. В целях создания условий для работы исследователей с документами в архивах действуют читальные залы (кабинеты). При отсутствии читального зала и невозможности его создания в помещении архива (вне хранилищ) организуется одно или несколько рабочих мест для исследователей. Выдавать документы для работы исследователям вне помещения архива запрещается. Обслуживание исследователей в архиве осуществляется бесплатно*.

11.4.2. Для оказания помощи в подборе документов и в работе над ними исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива и организуются консультации. Для работы с микрокопиями и документами, текст которых воспроизводится при помощи технических средств, архив предоставляет исследователю соответствующую аппаратуру.

11.4.3. Допуск исследователей из других организаций к работе с документами архива осуществляется на основании письма организации, направляющей исследователя, или заявления гражданина, в которых указываются фамилия, имя, отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические рамки и цели исследования. Письмо оформляется на бланке организации, направляющей исследователя, и подписывается ее руководителем. Если лицам, занимающимся исследовательской деятельностью в соответствии с планами научно-исследовательских работ учреждений Академии наук Беларуси, ведомственных учебных заведений и учреждений культуры Республики Беларусь, организация отказывает в доступе к документам архива, исследователь вправе потребовать мотивированное объяснение отказа в письменной форме*.

11.4.4. Исследователям дела выдаются только при наличии на письме (заявлении) разрешающей резолюции руководителя организации, в которую входит архив. Письма подшиваются в отдельные дела, постоянно хранящиеся в архиве. Разрешение выдается на срок, определенный объемом работы. При продлении срока исследования, изменении хронологических границ, перемене темы работы исследователь представляет новое письмо.

11.4.5. Исследователь, допущенный к работе над документами архива, должен ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале архива, предъявить паспорт.

11.4.6. Исследователю выдаются дела, относящиеся только к теме исследования. За каждое полученное дело исследователь расписывается в книге выдачи дел из хранилища (приложение 13) и несет ответственность за их сохранность. Одновременно за исследователем может числиться не более 20 дел.

11.4.7. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают дела заведующему архивом или сотруднику читального зала. Перед возвращением дел в хранилища, проверяется соответствие нумерации листов заверительной надписи и состояние документов. Если в возвращенных делах будет обнаружена недостача или повреждение документов, об этом составляется акт. Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале архива на срок, определяемый руководителем организации.

В случае умышленного повреждения или хищения документов, или внесения изменений в их текст, виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

11.4.8. Исследователи, работающие в архиве, могут делать выписки из документов и заказывать копии документов только по теме исследования. Копирование по запросам организаций и граждан производится за счет заказчика.

11.4.9. Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются исследователю под расписку в журнале регистрации выданных архивных справок, копий и выписок (приложение 30).

Копии документов могут быть использованы только по теме и для целей, указанных в запросе, и не подлежат передаче другим лицам и организациям.

11.4.10. Учет количества исследователей и числа посещений ими читального зала архива ведется по делам, в которых находятся письма организаций и заявления граждан с просьбой о допуске исследователей к работе с документами архива, и по журналу регистрации посещений исследователями читального зала (приложение 31).


12. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ


Документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности лица, семьи, рода, собранные либо приобретенные путем наследования, купли или дарения, включающие видеозаписи, научные, литературные, художественные, музыкальные и другие рукописи, переписку, рисунки, дневники, мемуары, документы по личному составу и иные категории документов, если они не переданы в собственность государства, составляют документальные фонды (коллекции) граждан. Название фонда состоит из фамилии, имени, отчества фондообразователя или фамилии семьи. Хронологические границы фонда - даты рождения и смерти фондообразователя.

В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" документы, находящиеся в собственности физического лица и зарегистрированные в установленном порядке государственной архивной службой, являются частным архивом.

Частные архивы являются составной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь.


12.1. Порядок приема-передачи частных архивов


12.1.1. Архив может принимать на хранение документы личного происхождения (частные архивы) по заявлению их владельца и (или) согласно договору между владельцем и архивом. В договоре оговариваются обязательства сторон, и к нему прилагается сдаточная опись документов личного происхождения (приложение 32).

12.1.2. Договор составляется в 2 экземплярах, и сдаточная опись - в 3 экземплярах. Один экземпляр договора и описи передается владельцу документов, остальные экземпляры остаются в архиве*. Владелец может ограничить доступ к документам частного архива на срок, не превышающий 75 лет с момента передачи. ______________________________

*Один экземпляр акта и один экземпляр сдаточной описи передается в государственный архив*.


12.1.3. При передаче документов личного происхождения (частных архивов) в архив владелец документов по возможности составляет краткую историческую справку, которая содержит:

основные биографические сведения о лице (или семье);

сведения об истории частного архива (полноте переданных документов, местонахождении не поступивших документов и т.д.).

Документы личного происхождения подлежат систематизации по следующим основным разделам:

документы к биографии;

документы творческой деятельности (рукописи, рисунки, чертежи и т.д.);

документы служебной и общественной деятельности;

документы, собранные фондообразователем;

личная переписка;

документы о лице (статьи, воспоминания, отзывы и др.);

изобразительные документы (фотографии, художественные портреты и др.).

12.1.4. Документы в делах не подшиваются и хранятся вместе с заверительными подписями в папках с клапанами.

12.1.5. Документы частных архивов, хранящиеся в архиве, используются с соблюдением норм авторского права и условий, на которых они переданы владельцами. До истечения срока ограничения доступа, если таковой оговорен в договоре, документы личного происхождения выдаются исследователям только с разрешения лица, передавшего их в архив.


12.2.* Порядок передачи документов частных архивов

на государственное хранение


12.2.1. Передача документов частных архивов на государственное хранение осуществляется по сдаточной описи в сроки, согласованные с государственным архивом, и оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение (приложение 33).

12.2.2. Акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр акта приема-передачи вместе с экземпляром сдаточной описи и делом фонда передается в государственный архив вместе с документами. Второй экземпляр акта приема-передачи остается в архиве. На основании его вносятся изменения в соответствующие учетные документы.


13. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ (МАШИНОЧИТАЕМЫМИ) ДОКУМЕНТАМИ (ЭД)


13.1. Работа с электронными (машиночитаемыми) документами (ЭД), относящимися к научно-технической, производственной и коммерческой деятельности организаций, а также организаций, имеющих специализированные архивы машиночитаемой документации и(или) передающими ЭД на постоянное хранение в государственный архив электронной документации, регулируется "Примерной инструкцией по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и ведомственных архивах Республики Беларусь", "Правилами учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение" и инструкциями организаций.

13.2. Архивы организаций, в деятельности которых формируются ЭД, относящиеся к управленческой деятельности, совместно со службами ДОУ обеспечивают учет и экспертизу ценности ЭД на основе действующих перечней документов со сроками хранения.

13.3. В номенклатуре дел организации указываются виды документов, ведущихся на машинных носителях. Их названия систематизируются и индексируются вместе с заголовками дел, но количество ЭД в конце года не фиксируется в графе "Примечание" и в итоговой записи номенклатуры дел. В графе "Примечание" делается пометка "ЭД".

13.4. Структурные подразделения, в деятельности которых образовалась электронная документация, под контролем службы ДОУ при участии архива заполняют ведомость учета ЭД по состоянию на 1 декабря текущего года. (Приложение 34). При этом работники службы ДОУ и архива проверяют соответствие видов документов на машинных носителях, включенных в номенклатуру дел, видам ЭД, образовавшихся в течение года, и вносят соответствующие коррективы в проект номенклатуры дел на будущий год.

13.4.1. В графе 1 ведомости учета ЭД указывается порядковый номер ЭД.

В графе 2 указывается наименование ЭД или группы ЭД, т.е. конкретное или обобщенное название документа или группы документов.

В графе 3 указывается информационная технология, создающая ЭД, т.е. система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации (автоматизированные системы, банки и базы данных, системы управления базами данных, информационные системы, локальные файлы с наборами данных, созданные текстовыми редакторами и текстовыми процессорами, программы, программные средства).

В графе 4 указываются имена файлов пользователей, входящих в состав ЭД.

В графе 5 указываются программные средства (ПС) и технические средства (ТС) для воспроизводства ЭД.

В графе 6 указывается срок хранения ЭД и номер статьи по перечню.

Ведомость учета электронных документов структурного подразделения подписывается его руководителем, визируется руководителем службы ДОУ и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив); согласовывается ЭК структурного подразделения (при его наличии).

ЭД по оперативному учету (со сроком хранения до 3 мес.) фиксируются в номенклатуре дел, но не вносятся в ведомость учета ЭД и могут уничтожаться без оформления акта о выделении ЭД к уничтожению.

13.4.2. На основании ведомостей структурных подразделений составляется сводная ведомость учета ЭД (приложение 35), которая подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается руководителем организации. Учреждения государственной архивной службы при плановых проверках проверяют наличие и правильность составления ведомостей учета ЭД организации*.

13.4.3. Документы постоянного хранения, созданные с помощью информационных технологий, переводятся на бумажный носитель, формируются в дела, включаются в соответствующие описи и передаются в архив в порядке, установленном для организационно-распорядительных документов.

13.4.4. При наличии соответствующих условий хранения и использования допускается постоянное хранение ЭД в машиночитаемом виде в структурных подразделениях под контролем архива.

13.4.5. Допускается создание страховых копий организационно-распорядительных документов на машинных носителях.

13.4.6. ЭД временного хранения по истечении срока хранения выделяются к уничтожению по акту (приложение 36). На выделенные к уничтожению документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт.


14. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА


14.1. Работа архива осуществляется в соответствии с положением об архиве, в котором определяется правовой статус, задачи, функции, права, источники комплектования архива и состав документов, поступающих на хранение.

Положение о центральном отраслевом архиве, центральном архиве министерства (системы, объединения) согласовывается с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь*.

Положение об объединенном ведомственном и ведомственном архиве согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь.

Положение об архиве, являющемся учреждением, согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы и утверждается руководителем организации.

Положение об архиве, являющемся структурным подразделением или частью структурного подразделения организации, утверждается руководителем организации, в составе которой он функционирует.

14.2. Согласно штатному расписанию на имеющиеся в архиве должности разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителем организации, руководителем структурного подразделения, частью которого является архив, заведующим архивом (если архив является структурным подразделением) или его директором (если архив является учреждением). Лицо, ответственное за архив, назначается приказом директора организации. Обязанности лица, ответственного за архив, оговариваются в соответствующей должностной инструкции.

14.3. В архиве составляются:

годовой план работы;

годовой план-график приема дел от источников комплектования архива;

годовой отчет архива.

Годовое планирование проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год с учетом бюджета рабочего времени. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работы, ее единиц измерения, объема, бюджета рабочего времени, срока исполнения и исполнителя (приложение 37). При разработке плана работы и определения бюджета времени используются действующие нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в архивах. Планы подписываются заведующим архивом и утверждаются руководителем организации, которой он непосредственно подчинен, или руководителем структурного подразделения, в составе которого функционирует архив*. ______________________________

*В организациях, в которых отсутствует штатная должность заведующего архивом, составление годового плана не является обязательной нормой.


План-график приема дел от источников комплектования архива и план представления годовых разделов сводных описей на рассмотрение ЭМК (ЭПК) составляется в произвольной форме. План-график имеет поквартальную разбивку и до утверждения его руководителем организации согласовывается соответствующим государственным архивом*.

По итогам работы архивом составляется текстовой отчет о выполнении годового плана. Один экземпляр отчета по взаимной договоренности госархива и организации может направляться в соответствующий госархив.

14.4. Архивы совместно со службой ДОУ осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве в подведомственных организациях. Работа архива с подведомственными организациями фиксируется в соответствующих карточках (приложение 38).

Проверки в подведомственных организациях проводятся не реже 1 раза в пять лет, а в структурных подразделениях самой организации не реже одного раза в год.

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой освещается состояние и работа архива, намечаются меры по ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы. По итогам проверки может издаваться приказ. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений. Допускается проведение внеплановых проверок.